秘书培训课程教材.pptx
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1、秘書學是一門獨立的科學是源于秘書工作又指導秘秘書學是一門獨立的科學是源于秘書工作又指導秘書工作的科學理論書工作的科學理論秘書學是研究秘書工作使其科學化理論化并充分秘書學是研究秘書工作使其科學化理論化并充分發揮其效能的學問發揮其效能的學問秘書的研究對象有秘書的研究對象有秘書人員秘書人員秘書部門秘書部門秘書工作秘書工作秘書工作分為群体及個体以秘書工作分為群体及個体以“為領導者的工作運轉為領導者的工作運轉和決策服務和決策服務”為宗旨為宗旨秘書人員從事助理性參謀性工作諸如秘書人員從事助理性參謀性工作諸如起草核對文件起草核對文件列印遞送文件列印遞送文件調查研究信息調查研究信息查証解決問題查証解決問題電話
2、交際接待電話交際接待會議日程安排會議日程安排重點事務提點重點事務提點文檔資料管理文檔資料管理應答回應咨詢應答回應咨詢其它等其它等秘書工作是秘書學的來源和基礎秘書工作是秘書學的來源和基礎秘書學又指導引發秘書工作的發展是秘書工作秘書學又指導引發秘書工作的發展是秘書工作的科學化理論化体現的科學化理論化体現秘書工作与秘書學關系密切又不相同把兩者分割秘書工作与秘書學關系密切又不相同把兩者分割開來或混為一談均不正确開來或混為一談均不正确秘書工作秘書學來源/基礎指導/引發樞紐作用樞紐作用處于各方中心位通過文件會議或其它方式承上處于各方中心位通過文件會議或其它方式承上啟下溝通左右啟下溝通左右助手作用助手作用為
3、上司辦事令上司有更多精力及時間應對更重要為上司辦事令上司有更多精力及時間應對更重要的事的事參謀作用參謀作用草擬文件處理信息提供參考建議為上司決策草擬文件處理信息提供參考建議為上司決策服務服務耳目作用耳目作用將所听所見的情況反映上司為上司決策工將所听所見的情況反映上司為上司決策工作指導提供參考信息作指導提供參考信息協調作用協調作用如會議安排活動安排等如會議安排活動安排等門面窗口作用門面窗口作用秘書部門或人員的工作態度工作質量辦事效秘書部門或人員的工作態度工作質量辦事效率等率等因日常處理上司文件參与各類會議故了解公司投資資訊因日常處理上司文件參与各類會議故了解公司投資資訊 運作方針運作方針/政策政
4、策/制度而任何資訊在出台之前需要經過反复制度而任何資訊在出台之前需要經過反复的修正故未發布實施之前不可過早泄漏否則造成負面影響的修正故未發布實施之前不可過早泄漏否則造成負面影響尤其對于人事調動投資策略重大決策改變等敏感資料更尤其對于人事調動投資策略重大決策改變等敏感資料更應守口如瓶應守口如瓶基礎基礎 知識面廣知識面廣 頭腦清楚頭腦清楚 思維敏捷思維敏捷 手腳勤快手腳勤快 經驗丰富經驗丰富能力能力n專業能力專業能力n理解和領會能力理解和領會能力n條理和駕馭能力條理和駕馭能力n口語表達能力口語表達能力n應變能力應變能力n交際能力交際能力精明的辦事本領精明的辦事本領文字表達能力是秘書人員的基本功几乎
5、整天与文字打交道文字表達能力是秘書人員的基本功几乎整天与文字打交道如草擬文件會議記錄等如草擬文件會議記錄等秘書人員的文字表達能力不是單純文筆技巧問題它實際秘書人員的文字表達能力不是單純文筆技巧問題它實際是較高的政治理論水平丰富的科學文化知識較強的分析是較高的政治理論水平丰富的科學文化知識較強的分析問題能力以及流暢的文筆等綜合能力問題能力以及流暢的文筆等綜合能力文字表達能力的形成和提高賴于長期反复刻苦的寫作文字表達能力的形成和提高賴于長期反复刻苦的寫作實踐由實踐中加以消化做到心領神會下筆才能左右逢實踐由實踐中加以消化做到心領神會下筆才能左右逢源源較強的文字表達能力較強的文字表達能力電腦操作電腦操
6、作資料复印資料复印攝影技術攝影技術錄音錄像技術錄音錄像技術打字技術打字技術速記技術速記技術書法藝術書法藝術編輯校對技能編輯校對技能其它等其它等 特殊技能特殊技能知識積累知識積累積累意味著積少成多意味著勤奮好學絕不是積累意味著積少成多意味著勤奮好學絕不是听其自然坐待知識進門听其自然坐待知識進門思維訓練思維訓練語言能力語言能力(語言是表達思想進行交際的工具語言是表達思想進行交際的工具)邏輯能力邏輯能力思辨能力思辨能力 (邏輯思辯認識能力認識事物本質邏輯思辯認識能力認識事物本質)認識能力認識能力領會能力領會能力(對上級指意反應快領會准對上級指意反應快領會准)臨机應變能力臨机應變能力即臨机處置能力不只
7、是應變而且表現于反應即臨机處置能力不只是應變而且表現于反應迅速思路敏捷處置泰然机智靈活的智能迅速思路敏捷處置泰然机智靈活的智能以上思維的開發一靠思維開發以上思維的開發一靠思維開發 二是要在實際二是要在實際工作中學習和鍛煉做到靈机泉涌左右逢源分工作中學習和鍛煉做到靈机泉涌左右逢源分秒不誤毫厘不差秒不誤毫厘不差記憶訓練記憶訓練秘書人員必須善于認人記人記事強記博取秘書人員必須善于認人記人記事強記博取應付自如應付自如記人除了要掌握方法訣竅之外主要的還得記人除了要掌握方法訣竅之外主要的還得靠平時勤下功夫多動腦子靠平時勤下功夫多動腦子反思反思(自省自省)能力能力要善于隨時回顧自己的言行善于總結自己的成要善
8、于隨時回顧自己的言行善于總結自己的成功經驗和失敗教訓特別要善于發現自己過失和功經驗和失敗教訓特別要善于發現自己過失和不足不足多些樂觀和幽默多些樂觀和幽默樂觀和幽默是自信心的表現樂觀和幽默是自信心的表現培植自信心培植自信心既要看到自己的長處也要看到自己的短處既不既要看到自己的長處也要看到自己的短處既不滿足不陶醉于長處也不忌諱短處滿足不陶醉于長處也不忌諱短處鼓勵競爭精神防止嫉妒心理鼓勵競爭精神防止嫉妒心理正當競爭帶來的是積极成果是進步的動力嫉妒正當競爭帶來的是積极成果是進步的動力嫉妒是一种消极因素有百弊而無一利是一种消极因素有百弊而無一利辦事的職能辦事的職能辦事是秘書工作的兩大職能之一辦事是秘書工
9、作的兩大職能之一協助上司的工作運轉以提高上司工作效率協助上司的工作運轉以提高上司工作效率怎樣提高辦事效率怎樣提高辦事效率1. 領導要有權威員工要有紀律領導要有權威員工要有紀律2. 机制要优化体制要合理机制要优化体制要合理3. 工作環節安排合理緊湊工作環節安排合理緊湊4. 文件要發得少些再少些文件要發得少些再少些5. 文件寫得短些再短些文件寫得短些再短些6. 合理安排會議填平合理安排會議填平“會海會海”7. 堅持評審完善催辦制度堅持評審完善催辦制度8. 實現辦公現代化實現辦公現代化9. 工作人員的訓練有素和工作的快節奏工作人員的訓練有素和工作的快節奏10. 培養效率意識進行習俗革命培養效率意識進
10、行習俗革命1.起草核對文稿中的參謀作用起草核對文稿中的參謀作用2.資訊信息搜集研究的參謀作用資訊信息搜集研究的參謀作用3.會務安排的參謀作用會務安排的參謀作用4.公務活動中的參謀作用公務活動中的參謀作用5.制度評審完善的參謀作用制度評審完善的參謀作用6.協調工作中的參謀作用協調工作中的參謀作用7.信訪工作中的參謀作用信訪工作中的參謀作用8.議事制度超前預后工作中的參謀作用議事制度超前預后工作中的參謀作用定義一個人向另一人或多人傳遞信息并獲理解的過程表現形式談話(組織机构處理日常事物的主要方式)書面肢体(表情/手勢/臉色/眼神/語气)接受指示接受指示 認真听不明白的地方一定要問明白認真听不明白的
11、地方一定要問明白 如有不同看法及時提出商量如有不同看法及時提出商量 表明如何落實執行表明如何落實執行匯報工作匯報工作先說結果再敘過程先說結果再敘過程條理清晰簡洁明了條理清晰簡洁明了切勿提出瑣碎或不相關的事情切勿提出瑣碎或不相關的事情反映工作問題反映工作問題實事求是實事求是准備好解決方案准備好解決方案提出工作意見以請教方式提出提出工作意見以請教方式提出提出對上司個人的建議提出對上司個人的建議方式委婉方式委婉 注意場合注意場合 接受批評接受批評不要反駁真心道歉不要反駁真心道歉如有必要可适當解釋如有必要可适當解釋接受表揚接受表揚感謝並表明會繼續努力感謝並表明會繼續努力功勞歸下屬如有其他人幫助過要提起
12、功勞歸下屬如有其他人幫助過要提起工作配合工作配合禮貌待人不卑不亢禮貌待人不卑不亢以解決問題為出發點平等互助以解決問題為出發點平等互助學習和欣賞同事的优點學習和欣賞同事的优點其它其它接受同事幫助后要表示感謝並告知結果接受同事幫助后要表示感謝並告知結果同事受批評時要給予安慰和鼓勵同事受批評時要給予安慰和鼓勵 同事受表揚時表示祝賀同事受表揚時表示祝賀委婉指出同事的缺點委婉指出同事的缺點多贊美同事多贊美同事自己不小心做錯事時要真心道歉自己不小心做錯事時要真心道歉不談論同事的個人隱私不談論同事的個人隱私不說有損他人形象或自尊心的話不說有損他人形象或自尊心的話 思考及討論思考及討論 我們公司常用溝通方式有
13、哪些我們公司常用溝通方式有哪些 你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能達到最佳的溝通效果達到最佳的溝通效果 過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的想法或做法為什么會有你現在如何看待想法或做法為什么會有你現在如何看待禮貌禮節禮儀禮貌禮節禮儀 v 禮貌禮貌指在人際交往中通過言語動作向交往對象表示謙指在人際交往中通過言語動作向交往對象表示謙虛和恭敬虛和恭敬v 禮節禮節 指人們在交際場合相互表示尊重友好的慣用形式指人們在交際場合相互表示尊重友好的慣用形式v 禮儀禮儀指在人際交往之中自始至終地以一定的約定俗成指在人際交往
14、之中自始至終地以一定的約定俗成的程序方式來表現的律己敬人的完整行為的程序方式來表現的律己敬人的完整行為 禮儀特征禮儀特征一一規范性規范性 約束人們在一切場合的言談話語行為舉止使之合乎禮儀約束人們在一切場合的言談話語行為舉止使之合乎禮儀是衡量他人判斷自己是否自是衡量他人判斷自己是否自 律敬人的一种尺度律敬人的一种尺度二二限定性限定性 主要适用于交際場合适合于普通情況之下一般的人際交往主要适用于交際場合适合于普通情況之下一般的人際交往与應酬与應酬三三可操作性可操作性 切實有效實用可行規則簡明易學易用便于操作切實有效實用可行規則簡明易學易用便于操作禮儀原則禮儀原則1遵守遵守 每一位參与者無論身份高低
15、都必須自覺自願遵守禮儀以禮每一位參与者無論身份高低都必須自覺自願遵守禮儀以禮儀去規范自己在交際活動中的一言一行一舉一動儀去規范自己在交際活動中的一言一行一舉一動2自律自律 要自我要求自我約束自我控制自我對照自我反省自要自我要求自我約束自我控制自我對照自我反省自我檢點我檢點3敬人敬人 要求日常要互謙互讓互尊互敬友好相待和睦共處要求日常要互謙互讓互尊互敬友好相待和睦共處4寬容寬容 多容忍他人多体諒他人多理解他人多容忍他人多体諒他人多理解他人5平等平等 禮儀允許因人而宜但對任何人必須一視同人禮儀允許因人而宜但對任何人必須一視同人 給給予同等程度的禮遇予同等程度的禮遇6适度适度 要求應用禮儀時為保証取
16、得成效必須注意技巧要求應用禮儀時為保証取得成效必須注意技巧合乎規范把握分寸認真得体合乎規范把握分寸認真得体 對公司職員在辦公地點內的儀容儀表言談言語舉止行為和對公司職員在辦公地點內的儀容儀表言談言語舉止行為和待人接物所作的基本規范待人接物所作的基本規范儀容干淨儀容干淨, ,整洁整洁( (但私人梳理但私人梳理, ,避免公開的操作避免公開的操作) )舉止与動作要大方得体舉止与動作要大方得体非必要的合作非必要的合作, ,同事之間不能允許說閑話同事之間不能允許說閑話, ,開玩笑開玩笑對上級要尊重對上級要尊重, ,支持支持, ,理解和不卑不亢理解和不卑不亢. .對同事要真誠合作對同事要真誠合作, ,公平
17、競爭公平競爭, ,寬以待人寬以待人. .平等交往平等交往, ,沒有貴賤之分沒有貴賤之分. .a.a.聯系實際聯系實際b.b.重复漸進重复漸進c.c.自我監督自我監督d.d.多頭并進多頭并進v有助于提高人的自身修養v有助于人們美化自身,美化生活v有助于促進人們的社會交往,改善人們的人際關系檔案范團信函文件合同會議記錄計划法律文件檔案范團信函文件合同會議記錄計划法律文件媒介報道廣告人事記錄財務報表原始賃証等媒介報道廣告人事記錄財務報表原始賃証等檔案分類方法檔案分類方法v按人名分按人名分v按主題分按主題分v按區域分按區域分排列存檔法排列存檔法v按字母按字母/代號代號/顏色排列有利歸檔和檢索顏色排列有
18、利歸檔和檢索v按數字排列有利于計算机應用和檢索按數字排列有利于計算机應用和檢索有有條理地進行歸檔分類資料端正地放在工作台上條理地進行歸檔分類資料端正地放在工作台上對齊邊沿對齊邊沿資料按一定順序排列便于查找資料按一定順序排列便于查找避免資料又厚又重避免資料又厚又重每份文件標上日期或代號以表明這份文件的保存時每份文件標上日期或代號以表明這份文件的保存時間及入檔時間間及入檔時間 熟悉運用适合自己部門的特殊編索以便在提取使用時迅速熟悉運用适合自己部門的特殊編索以便在提取使用時迅速准确而代號則便于歸檔和檢索資料比如准确而代號則便于歸檔和檢索資料比如以個人姓名編制索引以個人姓名編制索引以部門名稱編制索引以
19、部門名稱編制索引以文件項目編制索引以文件項目編制索引 索引首先分成條目(標題和頁碼)條目可依次分為次條目索引首先分成條目(標題和頁碼)條目可依次分為次條目次次條目次次條目用途用途記載傳達會議情況和議定事項記載傳達會議情況和議定事項寫作要求寫作要求根据會議主要精神進行歸納根据會議主要精神進行歸納 會議往往人多議論多意見不盡一致不能兼收并蓄會議往往人多議論多意見不盡一致不能兼收并蓄所謂會議紀要顧名思義就是所謂會議紀要顧名思義就是“紀實其要紀實其要”要根据會議要根据會議的精神進行整理歸納的精神進行整理歸納要使內容條理化要使內容條理化 大型會議多項議題体現會議精神的材料縱橫交錯頭大型會議多項議題体現會
20、議精神的材料縱橫交錯頭緒紛繁會議紀要要綜合分析按事物內部聯系分門別類緒紛繁會議紀要要綜合分析按事物內部聯系分門別類使問題集中觀點鮮明條理清晰使問題集中觀點鮮明條理清晰要准确具体要准确具体 議定事項是有關部門議定事項是有關部門/人員執行的依据具很強政策性人員執行的依据具很強政策性表述必須准确具体特別是研究財力物力指標分配表述必須准确具体特別是研究財力物力指標分配人員編制等數字更要寫得准确無誤人員編制等數字更要寫得准确無誤具体寫法具体寫法標題會議全稱加上標題會議全稱加上“紀要紀要”如配件短數控制會議紀要如配件短數控制會議紀要開頭介紹會議概況包括召開會議目的時間人員主開頭介紹會議概況包括召開會議目的
21、時間人員主要活動和收獲等要活動和收獲等主体集中表述會議主要情況和議定事項主体集中表述會議主要情況和議定事項按問題寫先主后次鋪排開來按問題寫先主后次鋪排開來按議定事項寫按議程的先后順序分條列項按議定事項寫按議程的先后順序分條列項摘引与會者的發言講話要點通過具体言論反映會議摘引与會者的發言講話要點通過具体言論反映會議精神精神結尾提出貫徹執行的意見和要求或提出希望或意結尾提出貫徹執行的意見和要求或提出希望或意盡則止不另寫結尾盡則止不另寫結尾書刊部書刊部超額物料領用申請超額物料領用申請David Leung本部門6月份箱頭筆用量配額為50盒因咭書生產量大增至今日(25日)已用盡指標特向您申請再領用10
22、盒以應對生產需要敬請批准 書刊部 2002年6月25日嚴禁在工作崗位進食的通告嚴禁在工作崗位進食的通告全体職工近來發現不少職工在工作崗位進食造成影響環境衛生影響公司形象招引虫蟻老鼠有机會誘發傳染病其它等鑒此公司全体職工嚴禁在工作崗位進食任何食物一旦發現有違將追究責任特此通告 簽署 _ 2002年2月20日會議通知會議通知各部門主管請出席今日下午由本人主持的會議詳情如下a. 時間2:00pmb. 地點三樓培訓課室c. 參加各部主管d. 主旨施政報告宣傳敬請所有人員准時出席特此通知 簽署 _ 2002年2月20日打印机使用告示打印机使用告示政策部全体人員為減少打印机故障延長使用壽命請政策部所有人員
23、留意以下事項請勿使用單面紙列印請勿使用硬咭紙列印裝紙前將紙張松散篤齊列印時請選用正确的紙張size請勿擅自按打印面板掣以免程序出錯特此告示 政策秘書及支援部示 2003年2月20日警告信警告信据觀察近向你工作表現十分之差表現在上班遲到/早退工作懶散不能跟上進度完成預計工作工作錯誤頻頻發生現發此警告信望即刻改善以上惡劣行為否則將予以嚴厲處罰特此警告 簽署_ 2003年2月20日(例文例文1)廣東省日用工業品展銷會定于4月5日上午9時在鶴山市体育館舉行開幕式敬請光臨 此致先生 廣東省日用工業品展銷會籌備組 200年月日于鶴山市 (開幕后5天內全部商品按九五折优惠价供應)(例文例文2)謹定于公歷20
24、02年5月日(星期)下午5時在賓館為舉行結婚典禮敬備薄酌 恭候光臨送呈 先生 女士 席設閣下午6時入席恕乏价催敬約雅圖仕歡樂嘉年華雅圖仕歡樂嘉年華歡迎詞歡迎詞各位領導各位來賓雅圖仕全体職工 表示歡迎-最后預祝活動取得圓滿成功祝各位身体健康 200年月日祝詞祝詞鴻圖百貨商場正值我市被定為沿海開放城市之際貴商場落成開業這是我們商業界也是全市人民生活中的一件喜事借此向貴商場同仁致以熱烈的祝賀祝開業大吉生意興隆 公司全体職工 200年月日 版面設定邊界(快捷鍵Alt-F-U)檔案檔案選擇版面設定選擇版面設定版面設定內容邊界版面設定內容邊界為文字与紙邊的距離為文字与紙邊的距離通常上通常上/下左下左/右對
25、稱右對稱 版面設定紙張大小版面設定紙張大小選擇版面設定選擇版面設定選擇打印紙張大小選擇打印紙張大小設定打迎方向設定打迎方向特別介紹當第特別介紹當第1頁為縱向第頁為縱向第2頁需橫向時將光標移至第頁需橫向時將光標移至第1頁頁最后最后1個字節處依次選擇檔案版面設定紙張大小橫向個字節處依次選擇檔案版面設定紙張大小橫向套于用插入點之后套于用插入點之后選擇插入點之后選擇插入點之后 編輯剪下复制貼上方法一點擊“檔案”進行選擇方法二直擊“快速列”方法三鍵盤快捷鍵剪下Ctrl-X复制Ctrl-C貼上Ctrl-V編輯編輯 編輯尋找編輯尋找/取代取代此功能适用于將文章中某個字取代為另一個字比如將此功能适用于將文章中
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