星级酒店采购流程(共11页).doc
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1、精选优质文档-倾情为你奉上酒店采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、 仓库补仓物品的采购工作流程:仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格;(2)平均每月消耗量;(3)库存数量;(4)最近一次订货单价;(5)最近一次订货数量;(6)提供本次订货数量建议。经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间。采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒
2、店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况,要向主管领导汇报。2、 部门新增物品的采购工作流程:若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告,经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按 “采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程:如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申
3、请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格;(2)最近一次订货单价;(3)最近一次订货数量;(4)提供本次订货数量建议。采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续,经董事会批准后,组织采购。4、 鲜活食品冻品的采购工作流程:蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果等物料的采购申请,由各酒吧、各部门总厨或主管,根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。5、 燃料的采购工作流程:采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划,填写采购申请单,按酒店采购审批
4、程序办理,并组织实施。6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程:工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格;(2)平均每月消耗量;(3)库存数量;(4)最近一次订货单价;(5)最近一次订货数量;(6)提供本次订货数量建议。大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格;(2)库存数量;(3)最近一次订货单价;(4)最近一次订货数量;(5)提供本次订货数量建议。以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审同
5、意后,按 “采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.二、采购工作流程中须规范事项:1、所有的采购申请必须填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后,整份共四联交给资产会计,资产会计复核后送董事。2、采购申请单一共四联,在经审批批准后:第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。3、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。(1)签置核对:检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。(2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采
6、购申请单上的数量是否正确。4、邀请供应商报价。三、货比三家工作流程:每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体做法是:1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,包括:填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名
7、,职务等。提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作1、采购订单的跟催当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。2、采购订单取消(1)酒店取消订单:如因某种原因,酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报董事会作出决定。(2)供应商取消订单:如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一
8、供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。3.违反合同:合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理。4.档案储存:所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.5.采购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填写采购交货延迟检讨表,说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。6.采购物品的维护保养:如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时,
9、事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况餐饮采购的12点漏洞餐饮采购的12点漏洞1负责采购物品原料的领导说了算,少数人说了算,缺乏对商品原料的质量价格比较,2采购部门缺乏计划,盲目采购,库存量大,库损高,造成浪费和流动资金呆滞。3采购人员缺乏相关知识,信息不灵,责任心不强,图省事,怕麻烦,采购前不货比三家,季节差价,时断差价掌握不准。4酒店用人不当,把领导的红人,上级塞来的熟人或其他有背景关系人选为采购员,即使发现问题也是大事化小;小事化了,长此以往漏洞越来越大。5是不能坚持多人知情,多人参与。多人采购制度。6大件商品采购暗箱操作,现金交易,
10、未能实行公开竟标,大宗底值易耗品采购质次价高,损耗增大。7是进货体现不出买办(采购)之功居其次的要求,厨房癣活原料采购多以半成品为全,海干货采购多以市场发制好的为全,对原料优劣缺乏鉴别能力,导致增大厨房成本,还影响了菜肴制量8是吃市场提成,捞供货回扣,直接损害企业利益。9是采购员脑子灵活,点子多,有利先给当官的堵住嘴,自己攀靠大树捞好处。10是采购进货打游击战,无法享受供货商的批零差价,更无法稳定采购成本支出。11是对采购监督的部门失查。12是采购缺乏市场调查,缺乏价格走势分析,缺乏同行业比较分析,预见性差,无意中造成的损失也不容忽视成本控制是餐饮管理的主要内容之一,对餐厅餐厅的经营具有决定性
11、意义。餐饮业成本控制方案一、成本控制的重要性1餐饮成本控制关系到产品的规格,质量和销售价格,因产品的售价是以食品成本和规定的毛利率来计算的,成本的高低直接影响其售价,因此搞好成本控制是餐饮工作的必需。2成本控制有利于满足宾客需要并维护宾客的利益。宾客到餐厅就餐,不仅希望能够享受到精美的菜点和热情的款待,更希望餐饮产品物美价廉,而为保证这一点,就必须进行成本控制。3成本控制直接关系到餐厅以至于整个餐厅的营业收入和利润。餐厅在满足宾客的餐饮需求的同时,还担负着为餐厅提供盈利的任务。如果成本失控,就会影响餐厅的经营成果,甚至造成不应有的亏损。因为,为保证餐厅的既得利益,就必须加强成本控制。4成本控制
12、可以改善餐厅的经营管理。成本控制的关键取决于餐厅的经营管理水平,经营管理水平越高,成本控制就越好,反之就会产生成本失控现象。因此,搞好成本控制也既改善了餐厅的经营管理。二、成本控制餐饮成本,包括食品原料成本、劳动力成本和设备折旧费用。而餐饮成本控制主要是控制原料成本,原料成本随着营业收入的变化而变化。营业收入增加,原料成本也随之增加,营业收入降低,原料成本也随之减少,如果没有营业收人,也就没有成本可言。而劳动力成本和设备的折旧费用等等,不随营业收入的变化而变化,因此在这里只介绍食品、酒水的成本控制。(一)食品成本控制在餐厅的营业收入中,除去成本即为毛利。食品成本与营业收入之比,或减去毛利率,就
13、是食品成本率,用公式表示为:食品成本率=食品成本/营业收入100%或:食品成本率=1-毛利率所以说,在确定毛利率的同时也就决定了食品成本率。餐厅的食品成本率一旦确定,餐饮管理人员就应以此为依据,努力控制食品成本。餐厅的业务活动从食品原料的采购,验收、库存,发放、粗加工、切配,烹饪、服务到收款,其经营环节较多,且每一环节都会影响到食品成本。因此,餐厅必须加强餐饮产品生产,服务,销售全过程的成本控制。1、采购采购进货是餐厅经营的起点和保证,也是食品成本控制的第一个环节,要搞好采购阶段的成本控制工作,就必须做到:(1)制定采购规格标准,即对应采购的原料,无论从形状,色泽,等级、包装要求等诸方面都要加
14、以严格的规定。当然,并不要求对每种原料都使用规格标准,一般只是对那些影响食品成本较大的重要原料使用规格标准。(2)餐厅只应采购即将需要使用的食品原料。采购人员必须熟悉菜单及近期餐厅的营业情况,努力使采购计(3)采购人员必须熟悉食品原料知识并掌握市场动态,按时、保质保量购买符合餐厅需要的原料。(4)采购时,要做到货比三家,以最合理的价格购进尽量优质的原料,同时要尽量就地采。购以减少运输等采购费用。(5)对采购人员进行经常性的职业道德教育,使他们树立一切为餐厅的思想,避免以次充好或私拿回扣。(6)制定采购审批程序。需要原料的部门必须填写请购单(见表9-2),一般情况下由厨师长审批后交采购部,如超过
15、采购金额的最高限额时,应报餐厅经理审批。请购单一式三份,第一、二联送采购部,第三联由请购部门负责人保存,供以后核对使用。表9-2请购单年月日NO:要求进货日期:部门:原料名称数量质量要求备注审核:请购人:2、验收:餐厅应制定原料验收的操作规程,验收一般分质、量和价格等三个方面的验收。(1)质:验收人员必须检查购进的食品原料是否符合原先规定的规格标准和要求。(2)量:对所有的食品原料查点数量或复核重量,核对交货数量是否与请购数量、发票数量一致。(8)价格:购进原料的价格是否和所报价格一致。如以上三方面有一点不符,餐厅应拒绝接受全部或部分原料,财务部门也应拒绝付款,并及时通知原料供应单位。如验收全
16、部合格则填写验收单及进货日报表(表9-3)。表9-3验收单及进货日报表年月日原料名称单位发票数验收表 备注 数量单价金额数量单位金额合计验收员:采购员:3库存:库存是食品成本控制的一个重要环节,如库存不当就会引起原料的变质或丢失等,从而造成食品成本的增高和利润的下降。为此,餐厅必须搞好仓库的贮存和保管工作。原料的贮存保管工作必须由专人负责保管人员应负责仓库的安全保工作,未经许可,任何人不得进入仓库,另外为防止偷盗原料,还必须定期换锁等。食品原料一旦购进应迅速根据其类别和性能放到适当的仓库,在适当的温度中贮存。餐厅都有自己的仓库,如干货仓库、冷藏室,冰库等。原料不同,仓库的要
17、求也不同,基本要求是分类、分室贮存。所有库存的食品原料都应注明进货日期,以便搞好存货的周转工作。发放原料时要遵循“先进先出”原则(FIFO:FIRSTIN,FIRSTOUT),即先存原料早提用,后存原料晚使用。另外,保管人员还必须经常检查冷藏、冷冻设备的运转情况及各仓库的温度,搞好仓库的清洁卫生以防虫、鼠对库存食品原料的危害。每月月末,保管员必须对仓库的原料进行盘存并填写盘存表(见表9-4)。表9-4盘存表年月日原料名称单位单价实在量帐存量盈余数亏损数盈亏原因合计&n餐厅经理:成本核算员:保管员:盘存时该点数的点数,该过称的过称,而不能估计盘点。盘点时应由成本核算员和保管员共同参加。应该说,各
18、原料的库存金额应与财务部的帐面金额相符,但实际上这是不可能的,有时因为损耗,或把价格搞错等原因出现库存金额与财务部的帐面金额不符。对发生的盈亏情况必须经餐厅经理严格审核,原则上,原料的盈亏金额与本月的发货金额之比不能超过1。例如:某,仓库上月结存金额459000元,本月购入原料为1200000元,本月发货金额为1250000元,月末盘存余额为291000元,则该仓库当月的误差率*用公式表示为:本月库存金额+本月发货金额-本月购货金额-上月余额/本月发货金额100%=3910+12500-12000-4500/12500100%=-0.72%即误差率为072,在1内,因此被认为是允许可接受的损耗
19、。在查明原因后,其误差金额应在当月由财会人员作帐面处理。4原料发放原料的发放控制工作有以下二个重要方面:(1)未经批准,不得从仓库领料。(2)只准领取所需的食品原料为此,餐厅必须健全领料制度,最常见的,就是使用领料单(见表9-5)。领料单一式四份,一份留厨房,一份交仓库保管员,一份交成本核算员,一份送交财务部。一般说来,厨房应提前将领料要求通知仓库,以便仓库保管员早作准备。表9-5领料单领料部门:年月日原料名称单价数量小计合计&5粗加工粗加工过程中的成本控制工作主要是科学,准确地测定各种原料的净料率,为提高原料的净料率,就必须做到:(1)粗加工时,严格按照规定的操作程序和要求进行加工,达到并保
20、持应有的净料率。(2)对成本较高的原料,应先由有经验的厨师进行试验,提出最佳加工方法。(3)对粗加工过程中剔除部分(肉骨头等)应尽量回收,提高其利用率,做到物尽其用,以便降低成本。酒店餐饮部门在经营和为客人提供服务的过程中,既要耗费一定的生产资料(物化劳动),又要耗费一定的劳动时间(活劳动),还要耗费其它的一些消耗。在财务核算中,上述消耗统称为成本费用。根据现有的财务管理制度,又将成本费用具体分为营业成本、营业费用、管理费用、财务费用。根据经营管理的需要,在实际工作中又往往根据成本费用的性态,将成本费用划分为固定费用、变动费用两类。在酒店餐饮规模一定的情况下,如何减少变动费用的支出成为酒店餐饮
21、成本费用控制的关键,而在变动费用中,营业成本所占的比重最大,与餐饮经营收益有直接的关系,因此控制变动费用支出的重要义意在于如何控制餐饮营业成本的支出。成本的高低直接影响酒店餐饮的经营好坏,也对酒店的竞争能力产生巨大的影响,成本的高低也反映了酒店餐饮的经营管理水平。从酒店餐饮经营情况的发展过程看,其变化特点是:酒店餐饮收入与客房收入相比呈现相对下降、成本率呈现不断提高的趋势。从XX酒店1989年-1999年11年的收入构成可以看出:该酒店餐饮食物收入由1989年的593万元(不包括服务费,下同)增长到1992年的862万元,达到历史最高峰,之后就呈现一种逐步下滑的局面;餐饮成本率的走势基本上与餐
22、饮收入走势相反,由1989年的41.06%下降到1992年的35.15%,基本达到低点,之后就呈现上升的趋势;而在同期,餐饮收入与客房收入的比例系数为1989年1.85,1991年为最高2.01;1992年为1.69,之后就逐年下降。到1999年下降到0.77。这种变化反映了目前酒店餐饮经营的三大发展趋势:一是酒店餐饮业高额利润时代(或者是暴利时代)已经结束,餐饮经营的社会平均利润时代(或微利时代)已经来临;二是非酒店餐饮业(或酒楼式餐饮经营业)的蓬勃兴起,分流了酒店餐饮的部分客源;三是消费者消费心理逐渐成熟,量入为出,追求理性的消费行为。这些变化,都直接影响了酒店餐饮收入的提高。在新的酒店餐
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