秘书文档管理教材教学课件(全).ppt
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1、第一章第一章 文书和档案文书和档案第一节第一节 文书和档案的关系文书和档案的关系p文书的含义 文书是人们在生产和生活中为了记录事项、管理事务、交流情况,依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。 以上定义包含六项内容:文书的作者是从事社会活动的人;文书具有实用性;文书的记录方式为文字;文书的载体形式多种多样;文书具有广泛的社会作用;文书是一个类别名词,一般指一类文字材料,而不单指某份或几份材料。p文书、公文和文件之间的关系 文书、公文和文件三个概念,其内涵基本相同,都是人们在实践活动中形成和使用的信息记录。但在外延上有很明显的区分,按从大到小的顺序排列应该是:广义文件文书公文狭义文件。第一章
2、第一章 文书和档案文书和档案第一节第一节 文书和档案的含义和关系文书和档案的含义和关系p档案的含义 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。 档案的定义中包括以下几个要素:档案的本质属性是原始记录性;档案来源于各机关、社会组织和个人的社会实践活动;档案形式的多样性。第一章第一章 文书和档案文书和档案第一节第一节 文书和档案的含义和关系文书和档案的含义和关系p文书和档案的联系 文书是档案的重要来源,档案是文书的主要归宿。包括两层意思: 第一,文书和档案是同一文件在生
3、命周期中不同阶段的不同称谓,具有相同的来源。第二,文书有条件地转化为档案办理完毕的文书才能作为档案保存,正在承办中的文件不是档案;对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存;按照一定的规律将文件集中保存起来,才能最后成为档案。p文书和档案的区别 第一,在文件生命周期中所处的阶段不同,其作用和价值重点不同。 第二,档案只是文书的主要归宿,而不是唯一的归宿。 第三,档案中除由文书变来的部分之外,还有其他部分。第一章第一章 文书和档案文书和档案第二节第二节 文书和档案的种类和作用文书和档案的种类和作用p文书的种类 按其使用者的身份,可以分为私人文书和公务文书。公文的种类
4、按作用:通用公文 专用公文 按行文方向:下行文 平行文 上行文 按来源和使用范围:外发文件(发文) 收来文件(收文) 内部文件 按功能性质:法规性公文 指挥性公文 部署性公文 知照性公文 报请性公文 批答性公文 奖惩性公文 按时限要求:紧急公文 普通公文 按机密程度:机密公文 普通公文第一章第一章 文书和档案文书和档案第二节第二节 文书和档案的种类和作用文书和档案的种类和作用p档案的种类按档案形成的历史时期:古代档案 近代档案 现代档案按档案内容:文书档案 科技档案 专门档案 人物档案按档案的载体形式:甲骨、金文、石刻、贝叶档案,竹简木牍、缣帛、纸质、胶片、磁带档案等;国外还有纸草、羊皮档案等
5、。按档案的所有者:有国有档案 集体档案 个人档案按档案的内容体式:公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘档案等第一章第一章 文书和档案文书和档案第二节第二节 文书和档案的种类和作用文书和档案的种类和作用p文书和档案的作用文书处于生命周期三阶段论中的“现行”和“休眠”阶段,四阶段论中的“制作形成阶段”、“现行阶段”、“半现行阶段”,体现的是原始的“第一价值”,也就是为当前工作服务、用来管理事务的现实价值,具体表现为规范、指导、联络三种作用;档案处于生命周期的最后一个阶段,即“永久保存”或“非现行阶段”,体现的是从属的“第二价值”,也即作为凭证和参考的价值,具体表现为凭证、参考
6、和教育三种作用。文书和档案的作用具体表现为:规范作用、指导作用、联络作用、凭证作用、参考作用、教育作用。第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第一节第一节 文书工作文书工作p文书工作的含义文书工作的含义文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定,通过一系列相互衔接的环节,完成文书的制作、办理和管理,为组织工作服务的工作。此处的“文书”仅指公务文书,可以称之为“公文处理工作”,机关中也习惯称之为“办文”或“办文工作”。文书工作包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容,也是三项基本任务。文书工作具有法定的程序和严格要求。第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档
7、案工作第一节第一节 文书工作文书工作p文书工作的原则文书工作的原则文书工作的原则就是指导文书工作科学、高效、有序进行,是各社会组织在办文时都必须遵守的规定和准则。党和国家制定的文书工作方面的法规都对文书工作提出了明确的要求。中国共产党机关公文处理条例第四条规定:“公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则,做到做到准确、及时、安全、保密。”中央军事委员会颁发的中央军事委员会颁发的中国人民解放军机关公文处理条例(2005年版)第四条也规定:“公文处理应当坚持求实、精简、高效的原则,做到准确、及时、安全、保密。”文书工作的原则可被概括为及时、准确、安全、精简八个字。第二章第
8、二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第一节第一节 文书工作文书工作p文书工作组织文书工作组织文书工作组织包括文书工作组织机构和文书工作组织方式两方面含义。文书工作组织机构,是指在社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系;文书工作组织方式,是指社会组织里面开展文书工作的具体形式,也就是安排文书处理程序所采用的形式。第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第一节第一节 文书工作文书工作p文书工作组织机构文书工作组织机构中心机构:社会组织的办公厅(室),它是整个组织文书工作的总枢纽。专门机构:社会组织内专门从事文书工作的机构或部门,它们一般直属办公部门,所以
9、也称直属机构。分支机构:除中心机构和专门机构之外的职能部门,也就是业务部门。第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第一节第一节 文书工作文书工作p文书工作组织方式文书工作组织方式组织方式的类型:一是集中形式,二是分散形式。组织方式的选择:社会组织内部机构设置的层次和数量、社会组织形成和使用的文件数量、社会组织各内部机构空间距离的远近、工作人员的配备情况。 第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第一节第一节 文书工作文书工作p文书工作的组织领导文书工作的组织领导就全国而言,党、政、军系统的文书工作分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅负责指导。主要通过颁发有关
10、条例、制度、办法,作出指示与决定,通过召开会议等形式对文书工作进行业务指导。就社会组织之间而言,上级社会组织的办公厅(室)负责对下属社会组织的文书工作进行业务指导;党政机关的办公厅(室)负责对同级各部门的文书工作进行业务指导。就一个社会组织而言,其文书工作由本组织的秘书长或办公室主任负责领导。就文书工作同档案工作的关系而言,各级档案部门对同级社会组织及其下属机构、部门的文书立卷归档工作负有检查、监督和指导的责任。 第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作p档案工作的含义档案工作的含义广义的档案工作是指档案事业工作,包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事
11、业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。狭义的档案工作是指档案业务工作,就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项工作服务的工作。第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作p档案工作的性质档案工作的性质管理性:首先,档案工作的主要任务就是负责档案管理。其次,档案工作在一定的社会组织中属于组织管理工作的一部分。服务性:从档案工作同其他工作的关系说,它属于一项服务性的工作。政治性:首先表现在它是为一定阶级所掌握并为一定阶级服务的。其次,档案工作也是一项具有机要性质的工作。另外,档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重大事业。第二章第二
12、章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作p档案工作的内容档案工作的内容广义的档案工作,也就是档案事业工作,由社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育、档案理论与技术研究、档案宣传出版、档案外事工作等构成。狭义的档案工作,也就是档案业务工作,包含档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研八个环节,通常称为档案业务工作八环节。第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作p档案工作的基本原则档案工作的基本原则集中统一地管理国家全部档案国家全部档案由档案机构分别集中管理。全国档案工
13、作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一地分级、分专业负责地进行指导和监督。实行党政档案和党政档案工作统一管理。 维护档案的完整与安全 维护档案的完整从数量上要保证档案的齐全,应该集中和已经保存的档案不能残缺不全;从质量上维护档案的有机联系和历史真迹。 维护档案的安全从物质上力求档案不遭受损害,尽量延长档案的寿命;要保证档案的政治安全,档案机密不被盗窃、不丢失、不泄密。 便于社会各方面的利用第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作p档案工作机构档案工作机构我国的档案工作机构有社会组织档案部门、档案馆、档案事业管理机构、档案教育机构、档案科研和宣传机构等
14、。在这些机构中,最基本的是社会组织档案部门、档案馆和档案事业管理机关。社会组织档案部门负责集中管理本社会组织的档案,档案馆统一保管各社会组织形成的需要长久保存的档案和历史档案,档案事业管理机关统一地、分层负责地指导和监督全国的档案工作。第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作p档案工作机构档案工作机构社会组织档案部门社会组织档案部门含义:社会组织档案部门包括社会组织设立的档案处(科)和档案室。性质:机关档案工作是机关工作的组成部分,是提高机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。任务:对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档
15、工作进行指导和监督;负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料;中央和地方专业主管机关的档案部门,应根据本专业的管理体制,负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。 档案室类型:机关档案室,科技档案室,影片、照片、录音档案室,人事档案室,综合档案室。体制:档案工作受办公厅(室)领导。业务工作受同级和上级档案事业管理机关的指导、监督与检查。驻地方的上级直属单位,实行以专业主管机关为主、地方档案管理机关为辅的管理体制。 第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作p档案工作机构档案工作机构档案馆档案馆性质:科
16、学文化事业机构,永久保管档案的基地科学研究和各方面工作利用档案。 任务:接收与征集档案;科学地管理档案;开展档案的利用工作;编辑出版档案史料;参与编修史、志的工作。第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作p档案工作机构档案工作机构档案事业管理机关档案事业管理机关含义:党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构,又是政府机构。 设置:国家档案局管理全国的档案事业,是全国档案事业的最高领导机关。省、自治区、直辖市设立档案局;地、市、州、盟设立档案局(处);县、旗设立档案局(科),负责统一掌管地方档案事务。专业主管部门设置档案业务管理机构档案处(科),
17、对所属系统各单位的档案工作进行指导和监督。 关系:档案事业管理机构,只负责管理档案业务。上级档案事业管理机构对下级档案事业管理机构,是业务指导和监督关系,而不是领导与被领导的关系。 任务:根据统一管理党、政档案工作的原则,管理全国或本地区、本系统的档案事务,对档案工作进行指导、监督和检查。 第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作p档案工作机构之间的关系档案工作机构之间的关系上级档案事业管理机关,对下级档案事业管理机关是业务指导和监督关系。档案事业管理机关对档案馆和社会组织档案工作,是业务指导和监督关系。档案室和档案馆之间是档案交接关系。各级各类档案馆(
18、室)之间均无隶属关系,只有一定的协作关系。第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作档案工作(合署)()()()()()()()()()中共中央国务院中共省委省人民政府中共市委市政府中共县委县人民政府国家档案局中央档案馆中央机关档案处、科、室中国第一历史档案馆中国第二历史档案馆中央机关直属单位档案科、室中央专业档案馆省档案局省 直 机 关档案处、科、室省档案馆省专业档案馆省级机关直属单位档案科、室(合署)市 直 机 关档案科、室市档案馆市专业档案馆市级机关直属单位档案室市档案局()()县档案馆第二章第二章 文书工作和档案工作文书工作和档案工作第二节第二节 档案工作
19、档案工作p文书工作和档案工作的关系文书工作和档案工作的关系联系:文书工作和档案工作的对象有交叉。文书工作和档案工作前后相继。文书工作和档案工作互相影响。文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。 区别 工作对象不同。工作任务不同。服务对象和工作目的不同。工作机构不同。 第三章第三章 文书制作文书制作第一节第一节 文书制作概述文书制作概述p文书制作的含义 :文书制作是文书形成主体为了一定的目的,以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。文书制作包括文书写作与文书印制两个方面,在文书处理程序中也称作“制文阶段”和“制发阶段”,前者是对文书内容的表达,后者是对文书形式的表达。文书内容反映了作者的
20、思想意图、发文目的,体现了作者的意志、决策、思路,是文书作者以一定的文字语言对思维结果作出的表达;文书形式反映了文书作者与文书接收对象之间的关系,体现了文书作者的法定地位、权力以及对文书所赋予的管理要求,是以一定的技术手段对文书特定形式作出的表达。 第三章第三章 文书制作文书制作第一节第一节 文书制作概述文书制作概述p 文书制作的过程 文书制作包括制文阶段和制发阶段 制文阶段交拟拟稿核稿签发复核第三章第三章 文书制作文书制作第一节第一节 文书制作概述文书制作概述交拟 组织的负责人将拟稿任务交给有关起草人员的办文环节,是文件制作的起点。 拟稿任务主要包括本组织主动向上级、平级、下级组织制发和本组
21、织作为收文的承办单位进行的回复性发文。拟稿 拟稿人根据组织负责人的意图,在发文稿纸上起草文件,是文书处理工作的基础。国家行政机关公文处理办法对草拟文件的规定 中国共产党机关公文处理条例对草拟文件的规定 按照国家标准发文稿纸格式 拟制定稿第三章第三章 文书制作文书制作第一节第一节 文书制作概述文书制作概述核稿 公文送负责人签发前,由办公厅(室)负责人进行审核的过程。 核稿的目的是为了加强对机关发文的管理与控制,保证公文质量,节省负责人审核签发的时间。 核稿主要从以下几方面着手:一看是否需要行文,二看文稿内容,三看文字表达 ,四看公文体式 。签发:组织负责人对呈批的文稿进行审定后,签署意见的过程。
22、 文稿一经领导签发,即可生效,领导签发的日期,即为文件成文日期。 签发又有正签、代签、核签、会签四种形式。 签发包括:签发意见 、签发人姓名 、签发日期 。第三章第三章 文书制作文书制作第一节第一节 文书制作概述文书制作概述 复核 秘书机构在文件正式印制前,对已签发的定稿进行全面检查的过程。 复核重点是:审批、签发手续是否完备;附件材料是否齐全;格式是否统一、规范。 第三章第三章 文书制作文书制作第一节第一节 文书制作概述文书制作概述制发阶段 打字排版 校对 核稿 签发 复核打字排版 打字员将领导签发后的文件定稿,按照文种选择文件格式进行打字排版的过程。 要做到: 打字排版以签发的定稿为依据,
23、忠实于原稿。 版面设计美观大方,严格按照文件格式排版。 打印排版要建立相应的登记制度 。第三章第三章 文书制作文书制作第一节第一节 文书制作概述文书制作概述校对 以负责人签发的定稿为基准,对打印出来的样本进行核对的过程。 核对要做到: 第一,认真负责,严格细致,杜绝差错。第二,以定稿为依据,忠实于原稿。第三,使用国家统一规定的校对符号。第四,根据具体情况选用不同的校对方法。 印制 指按照文件印刷要求和印制份数对文件进行印制的过程。 文件印制应使用符合存档要求的书写材料,做到准确、及时、规范、安全、保密。第三章第三章 文书制作文书制作第一节第一节 文书制作概述文书制作概述用印 在缮印好的文件落款
24、处加盖发文组织印章的过程。 用印要注意:以组织负责人签发为准,未签字的文件不得用印。与文件制发组织名义相一致。将印章端正、清晰地盖在文件落款处,做到上不压正文,下骑年盖月。用印要填写用印登记簿 第三章第三章 文书制作文书制作第一节第一节 文书制作概述文书制作概述p文书制作的要求第一,真实反映法定作者意图第二,严格遵守公文格式要求第三,准确把握公文写作特点第四,严密控制公文制作程序第三章第三章 文书制作文书制作第二节第二节 文书体式文书体式p体式的含义 所谓文书体式,简单地说就是文书的文体与格式。文书的文体是适应行政工作、公共事务的需要形成的语文体式,是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应
25、用文体。 文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规格置排的整体结构形式,包括文书的文体要求、内容结构、要素标记和格式安排等几个方面。 公文体式包括公文文体与格式两个方面,前者为对公文写作的要求,后者为对公文印制的要求,两者紧密联系、相互影响。 第三章第三章 文书制作文书制作第二节第二节 文书体式文书体式p法定公文格式 :法定公文格式是针对法定公文制定的规范格式,目前主要指国家行政机关公文格式。 公文格式国家标准适用于国家各级行政机关的公文。使用少数民族文字印制的公文可参照国家标准按有关规定执行。其他国家机关、企事业单位、社会团体可以结合自身实际,参照国家标准实施。 实施公文格式,还应结合办
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