合同管理制度.doc
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1、公司合同信用档案管理制度公司合同信用档案管理制度(目(目 录)录)第一章 总则第二章 成立公司合同信用管理部门及成员职责第三章 合同的签订和履行第四章 合同的变更和解除第五章 合同风险防范机制 第六章 合同纠纷的处理第七章 合同档案管理第八章 合同的监督管理第一章第一章 总总 则则第一条 为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范,保证依法签订、履行、变更和解除合同,最终保障经营活动的顺利进行,依据 中华人民共和国民法通则及中华人民共和国合同法等有关法律、法规规定,结合我公司实际情况,特制订本制度。第二条 本制度所称合同是指本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的
2、所有书面合同。第三条 公司应遵循:依法签订合同,保证合同的合法性原则;切实履行合同,提高合同的履约率原则;及时处理合同纠纷,维护公司合法权益原则。第四条 公司加强合同管理,指定法务部负责合同管理工作,建立健全合同管理台帐,完善合同管理制度,提高合同管理水平。第二章第二章 成立公司合同信用管理部门及成员职责成立公司合同信用管理部门及成员职责第一条 公司对合同实行信用综合归口、分类专项管理。法务部是公司合同管理的信用综合归口部门,可以提名专职或兼人员,经公司董事会批准任命为公司合同信用管理员,负责公司合同信用管理的日常工作。法定代表人(总经理)是公司合同信用管理主管领导,公司分管副总为合同信用管理
3、的分管领导,法务部负责人为第一责任人。第二条 法务部作为公司合同信用管理的综合归口部门主要职责是: (一)负责组织学习宣传和贯彻执行合同法律法规、培训合同信用管理人员和业务人员,依法保护本企业的合法权益。(二)制定和完善本公司合同信用政策、制度、办法组织实施合同信用管理工作的考核。(三)统一办理法人授权委托书严格管理本公司合同专用章的使用。(四)对客户进行资信调查建立客户信用档案并进行动态化管理。(五)客户授信管理:进行客户信用审批跟踪客户活期对客户的信用状况统计分析。(六)应收账款管理:控制应收账款平均持有水平日常监督应收账款的账龄随时将潜在的不良账款进行技术处理防范逾期应收账款的发生。(七
4、)合同债务处理:建立标准的催账程序和一支工作高效的追账队伍及时制定对逾期应收账款处理的方案并组织有效的追账。(八)汇总、分析客户信用数据向有关部门提供咨询服务。 (九)协调经营、财务、工程、技术等部门的关系。第三条 合同信用管理员的主要职责: (一)协助合同承办人员依法签订合同参与重大合同的谈判与签订。(二)审查合同防止不完善或不合法的合同出现保管好合同专用章。(三)检查合同履行情况协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷。(四)登记合同台帐做好合同统计归档工作汇总合同签订履行以及合同纠纷处理情况。 (五)发现不符和法律规定的合同行为及时向公司副总报告。(六)参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁
5、、诉讼。 (七)活期向董事会汇报信用管理情况。(九)负责客户档案管理与服务。 (十)参与合同债务追收。 (十一)配合有关部门共同搞好信用管理工作。 第四条 经营部的主要职责:依法签订变更解除本部门的合同;严格审查本部门所签订的合同重大合同提交有关方面会审;对所签合同认真执行并活期自查合同履行情况;在合同履行过程中加强与其它各有关部门联系,发生问题及时向法务部合同信用管理员通报;本部门合同的登记、统计、归档工作;参加本部门合同纠纷的处理;配合公司法务部做好合同信用管理工作。第五条 财务及工程技术部的主要职责:加强经营等有关部门的联系及时通报合同履行中的应收应付情况;做好与合同有关的应收应付款项的
6、统计、分析提出处理建议;解决合同履行中有关技术方面的问题;依法签订、变更、解决技术合同;本部门合同的登记、统计和归档工作;配合公司法务部做好合同信用管理工作。第三章第三章 合同的签订和履行合同的签订和履行第一条 签订合同应当遵守国家法律法规,符合产业政策,遵循平等自愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。第二条 公司签订合同应当使用合同专用章。合同专用章实行专人管理、用印审批制度。公司对外签订合同应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。禁止无权代理,委托代理人签订合同的, 必须由法定代表人签发“法人授权委托书”, 委托书中应明确委托代理的权限和期限等重要内容,同时加盖本公司合同专用公章和法人代
7、表私章生效。委托代理人代表公司签订合同, 必须在授权范围及有效期限内行使代理权, 禁止滥用代理权、超越代理权。第三条 合同签订前,合同承办人员要切实了解对方当事人是否符合签订合同主体资格, 资信状况是否良好,并验证对方相关有效证件。签订重大经济合同前, 合同承办人员应组织公司领导和有关部门对合同草案进行评审。各部门对涉及各自业务范围内相关合同条款的合法性、可行性和履约能力做出明确判断, 各有关部门应对合同的主体、内容、形式是否合法、条款的完备性等提出书面意见并对此负责。第四条 签订合同,除小额且能够及时清结的外,应当采用国家标准合同文本或公司统一制订的合同文本形式。第五条 签订合同需要担保时,
8、应当签订书面担保协议。担保人必须是能够承担经济责任、具备法人资格的经济实体;对方以财产进行抵押的,抵押物必须是抵押人的合法财产,并提供其产权证明,按规定办理相关手续。未经公司董事会决议通过,公司不对外提供合同担保。第六条 依法应当公证、签证的合同,应及时到有关部门办理相关法律手续。第七条 依法签订的合同,合同正本我方不少于两份,一份由公司经营部保留,以便借阅或用于经营投标;一份交由法务部存档。第八条 合同管理人员对已生效的合同,要及时建立本公司的合同管理台帐及各类报表,实行分类管理,并于每年年底将合同管理台帐及各类报表报送上级合同管理部门备案。与合同有关的文书(含图纸、往来信函、电报、电传、报
9、告、批示等)应当附在合同卷内存档, 合同履行终止后,统一存档保管。第九条 合同生效后,应当全面履行,如合同不能履行,应当采取补救措施,减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时,应当及时以书面形式通知对方,并注意保存有关证据。发现对方不履行或不完全履行合同时,合同承办人员除催促对方继续履行外,应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导和法务部。第四章第四章 合同的变更和解除合同的变更和解除第一条 当事人可依法变更合同。公司发生需要变更合同的情况时,应当书面通知对方,并说明理由。公司在接到对方要求变更合同的通知时,应当立即审查对方的理由是否正当,如果符合变更条件,同意变更的,应当签订变
10、更协议。因变更造成经济损失的,应当及时向对方提出索赔。第二条 当事人可以依法解除合同。发生需要解除合同的情况时,应当书面通知对方,并说明理由。在接到对方解除合同的通知时,应当立即审查解除合同的理由是否正当,如果因解除合同而损害了自身利益,应当及时向对方提出书面索赔请求。第五章第五章 合同风险防范机制合同风险防范机制 第一条 做好合同对方的资信调查,建立信用等级评价第二条 了解合作对方的基本情况,有助于在签订合同的时候在交易条件上采取相应的防范,减小或避免风险的发生。(一)企业可以制定签约主体资信调查制度企业在建立交易合作关系之前,应通过各种渠道详尽了解客户的工商登记情况、资质、财务状况、行业信
11、誉等信息。同时在合同的履行过程之中,也要随时收集对方主体资格变更、财务状况变化等情况,视其履约能力及时做出相应的调整。调查了解的具体内容包括:1、履约能力。财产状况的调查:注册资金、实有资本、其他形式的财产;生产能力的调查:厂房、设备、原材料、生产规模、技术水平、交货能力;经营能力的调查:经营金额、销售渠道、市场竞争能力的强弱。2、履约信用。经营历史、经营作风、客户的评价、与金融机构、政府间的关系等。(二)对方签约资格的审查:我国法律对某些行业的从业资格做了限制性规定,没有从业资格的单位和个人不得从事特定的业务,否则会导致合同无效。如法律对合同项目资质有要求的,在签约前应对合同对方有无相应资质
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