福建师范大学声像档案工作规范.doc
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1、闽师档20112 号关于印发关于印发福建师范大学声像福建师范大学声像 档案工作规范档案工作规范的通知的通知各单位:现将福建师范大学声像档案工作规范印发给你们,请遵照执行。二一一年十二月十九日2福建师范大学声像档案工作规范声像档案具有直观、生动、形象的特点,可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证,是学校的宝贵财富。为建立、健全我校声像档案,更好地开发利用声像档案资源,根据档案法、 普通高等学校档案管理办法、 磁性载体档案管理与保护规范以及电子文件归档光盘技术要求和应用规范等规定,结合我校实际情况,制定本规范。本规范所称声像档案是指我校各种重要工作活动中产生的、具有保存价值的、以磁性材料和感
2、光材料为主要载体,以声音、影像为主要表现形式的历史记录。其载体仅限于磁性载体(录音带、录像带)、光盘、缩微胶片、幻灯片、磁盘等;照片类参照福建师范大学照片档案管理实施细则执行。一、声像档案工作基本原一、声像档案工作基本原则则(一)声像档案的主体是声像载体材料,其记录档案信息的形式、制作方法、保管条件、利用方式与纸质载体不同,必须遵循声像档案的特点和规律,进行特殊的管理。(二)我校声像档案必须实行集中统一、双套制(每份声像档案以两种载体形式保存)管理原则,以确保声像档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。(三)声像档案工作实行“谁形成,谁归档;谁保管,谁维护”原则。(四)声像档案材料的形成、
3、积累、整理、归档是我校各单位的工作职责之一,要将声像档案工作纳入管理制度中,与各项管理3工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。(五)声像档案形成数量大、利用率高的部门(如:现代教育技术中心),经批准可设立分室。分室可保管本部门形成的声像档案,业务上接受档案馆的指导,同时呈报声像档案归档、利用等情况。(六)逐步采用先进技术手段,实现声像档案信息资源数字化、网络化,大力开发声像档案信息资源,为学校教学、科研和管理工作服务。二、声像档案的二、声像档案的归归档范档范围围(一)归档我校各项活动中形成的或校外单位形成的与我校有关的声像材料,必须对我校
4、和社会当前、长远具有参考和凭证作用。(二)归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料,具体内容:1.中央级、省级领导来我校视察、检查和指导工作的声像材料;国内外有一定影响的教授、专家、社会知名人士、代表团等来校访问、讲学、演出的声像材料。2.由本校主办、承办的各种重要教学、科研、管理类会议及各项活动的声像材料;由本校主持召开的国际、国内学术会议的声像材料;本校国家级、省级精品课程的相关声像材料。3.本校召开的各类代表大会及重要会议的声像材料,如:党代会、教代会、校庆活动、文艺演出、运动会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议。4.本校领导、教师出国访问、讲学、进修等重要外事活动的声
5、4像材料。5.具有一定影响的研究生论文答辩、学生重要社团活动、新生开学典礼、毕业典礼、海内外校友活动等声像材料。6.本校历届党政领导、博导、人大代表、政协委员及省市级模范、先进人物及其典型活动的声像材料;各大电台、电视台介绍、采访我校教授的声像材料。7.本校荣获厅级以上的各种荣誉性奖状、证书、锦旗、礼品等实物的声像材料,先进集体、个人表彰大会、先进事迹等仪式的声像材料。8.反映本校不同历史时期变化、发展的校景和基建的声像材料。每一个主楼、校园内主要景色应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括:开工前的原景和场地,招标会议和活动,平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。9.其
6、他具有保存价值的声像材料。(三)不归档的声像材料1.不能反映本校工作、活动的声像材料。2.音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。3.重份的声像材料。三、声像材料形成部三、声像材料形成部门门立卷与立卷与归归档流程档流程(一)形成积累1.声像材料形成部门均为立卷单位,要按照归档范围做好声像档案的积累工作。 2.声像项目负责人、编导和其他制作人员,要按分工认真做好制作记录,整个工程结束后,按归档要求向本单位兼职档案员移5送全套案本(包括文字材料、声像载体材料)以及备份光盘。3.各单位兼职档案员收集声像档案材料时,应遵循如下几个要求:(1)用音频电子设备获得的声音文件,收集时应将其转换为W
7、AV、MP3 通用文件格式再归档。(2)用数码摄像机、视频采集卡等视频设备捕获的动态影像文件,收集时应将其转换为 MPEG、AVI 通用文件格式再归档。(3)使用光盘作为声像档案归档载体时,必须选用档案级光盘,其寿命大于 20 年。(二)整理组卷1.立卷原则(1)根据声像材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。保管单位形式为盒、盘、张等。(2)对同一载体多项内容的,应建立声像材料目录清单;对同一内容、多种载体的,应注明参见号,既保持声像载体的原始顺序,又保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。(3)两个以上单位共同制作的,由主办单位立卷归档;外单位制作的反映我校活动的声像材料,由档案馆
8、负责征集或委托征集。(4)根据声像载体材料的形成规律,按照保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅,进行系统整理,组成保管单位。2.归档整理(1)检查归档材料是否完整、准确、系统。音响、画面是否清楚,6对有局部划伤、断裂的,应及时修补、粘结;生霉、发潮的,要及时冲淡、风干。(2)声像材料必须附上相应的文字说明,填写声像材料卡片。录音带,要标注事由、讲话人姓名、职务、录制日期、地点、讲话时长、密级等。如为数码录音,其文件名称应包含时间、事由、人物及其职务。录像带,要标注事件名称、制式、录制部门、地点、放映时长、摄制日期、密级等。如为数码影像,其文件名应包含时间、事
9、由等。光盘,需要简要说明盘中贮存的文件内容、文件格式、制作日期、制作单位、运行的软硬件环境、版本号等。(3)声像材料要与相应文字材料编号互相照应,互记参见号。(4)声像材料归档时,需要一式两份,即制作成两种不同的载体,首选光盘载体备份。对于原版材料载体也是光盘,则选用另一张光盘备份,并注明为副版。(三)归档移交内容、时间1.每年 3 月份各单位按照归档范围一式两份(母版及其备份光盘档案)移交上一年度形成的声像档案。2.声像档案分室根据实际情况,按照双套制原则归档保存本单位声像档案,同时向档案馆移交一套光盘载体的声像档案。现代教育技术中心声像档案分室移交的材料主要包括三大类:每期校园视线及其新闻
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