【管理制度论文】企业档案规范化管理制度体系建设探析.docx
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1、【管理制度论文】企业档案规范化管理制度体系建设探析问:实现企业档案制度化管理与企业档案标准化体系的关系是什么?答:在DA/T28-2018(建设项目档案管理规范)4.1中明确指出:“建设单位对项目档案工作负总责,实行统一管理、统一制度、统一标准,而所谓的建设单位就是(企业档案工作规范)中所讲的企业。在当代企业制度体系中,包括企业档案标准化体系在内的企业标准体系不可能自动运行,需要通过以某种形式制定、规章类的规范性文件,对企业部门职责进行必要的指导、监督、检查及考核,才能够保证企业标准体系正常运行。在这种情况下,制定、与施行相关的属于规范性文件的企业档案规章制度,就成为实现企业档案规范化管理的必
2、要手段。李和平等作者以为:“(企业档案工作规范)第6章档案工作制度,初次提出企业档案工作制度体系建设。企业档案工作规章、管理制度、业务规范构成了企业档案工作的制度体系从加强企业管理的角度,提出企业档案工作制度建设的要求。(P49)笔者则以为,假如从企业档案规范化管理的角度看,企业档案工作制度建设与企业档案标准化体系建设、企业档案工作流程建设是企业档案规范化管理体系的组成内容,三者相辅相成,共同实现企业档案规范化管理建设目的。问:实现企业档案制度体系建设的要点是什么?答:笔者以为,实现企业档案制度体系建设的要点在于行政推动,即通常所讲的领导重视(在(质量管理体系要求)GB/T19001-2016
3、中是“领导责任)。这就是讲,企业档案制度体系建设,必须由企业领导也就是通常所讲的“一把手(不仅仅是企业的“一把手,还包括企业内各职能部门的“一把手)担纲,推动企业建立自上而下的企业档案管理制度(体现企业档案制度行政管理的垂直关系)和体现企业档案管理部门职责的企业档案管理制度(体现企业档案制度协调管理的横向关系)。通过这种纵横交织、互相支撑的建章建制方式,构建起覆盖全企业的企业档案制度体系。而且,这种由上而下的企业档案制度体系和囊括企业各部门档案工作职责的企业档案制度体系应当是建立在当代企业制度下的企业规范化管理制度体系,而不是独立的、仅在企业档案管理体系内运行的管理制度体系。二、企业档案工作规
4、章问:为什么应当高度重视建立企业档案工作原则及管理体制?答:DA/T42(企业档案工作规范)的“6.1工作规章中提出了需要建立的规章内容,包括:档案工作原则及管理体制、归档责任、档案工作责任追查管理、档案应急预案管理等方面的内容。其中,建立企业档案工作原则及管理体制应当处于首要位置。建立完善的企业档案管理体制,是推进DA/T42(企业档案工作规范)贯彻落实的基本要素。长期以来,在我国企业档案管理中就有集中统一管理档案的良好传统,在新时期,十分是贯彻落实新(档案法)的经过中,在设计、构建企业档案管理体制时,需要因企制宜地考虑详细体现档案管理“统一领导、分级管理的原则,保证“集中统一管理企业档案的
5、原则真正在企业制度体系中得以落实,如在企业集团及下属企业中,在制定企业管理部门职责时,需明确企业集团档案管理部门的职能、企业集团下属企业档案管理部门的职能,明确相关企业分管档案工作主管领导的职责等。问:为什么要关注DA/T42-2020(企业档案工作规范)提出的档案管理体制建设问题?答:所谓“没有规矩、不成方圆,建立健全企业档案管理制度就是为全面管好企业档案立规矩。DA/T42(企业档案工作规范)提出要“制定企业档案工作规定,以为其主要内容为“档案工作原则及管理体制,文件的构成、积累与归档职责要求,档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求,资产与产权变动档案的处置原则,解释权限等。由于企业档
6、案制度体系是当代企业制度的有机组成部分,要建立和完善企业档案制度体系,就应当以“企业资产关系为纽带,结合“资产与产权变动来建立企业档案制度体系。因而,在建立企业档案制度体系以实现企业档案规范化管理时,应当根据本企业档案机构所处的位置(这个“位置指企业中的管理关系),制定相应的企业档案管理制度,即假如是有下级单位的企业档案管理部门,在规划企业档案制度体系时,应当根据“企业资产关系设计企业档案制度架构,明确规定本级企业及下级企业的档案制度体系架构,建立与构成对应关系;假如是独立的企业(指企业法人不是二级法人),则应当明确规定本企业档案工作的档案制度体系架构。问:为什么要明确文件的构成与归档责任?答
7、:档案工作者都了解,收集工作是档案工作的起点,所以DA/T42(企业档案工作规范)提出,要“明确企业文件构成、归档责任,指出“企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求,根据归档文件构成部门负有收集、整理本部门应归档文件的传统要求(由归档文件构成部门立卷即通常所讲的“文书立卷,这里的“立卷指由谁负责归档文件的收集和初步整理工作),由文件构成部门而不是企业档案部门来完成归档文件的收集与整理工作,本着“谁构成、谁归档“谁归档、谁受益的原则,把归档责任落实到企业各文件构成部门中。在制定文件构成部门收集归档制度时,应当有针对性地提出不同类型的文件的归档流向、收集要求,对
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