会计档案的电子化管理研究.docx
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1、会计档案的电子化管理研究摘要:信息化时代,一些企业规模庞大、经济业务复杂、会计核算区域跨度大,给会计档案管理工作带来了众多问题。以A公司为例,对信息化条件下会计档案电子化管理工作进行了研究分析,总结其成效和存在的问题,并提出相关建议。关键词:会计档案;信息化;原始凭证以电子计算机为基础的现代电子技术与信息技术,为会计实务工作提供了众多便利,拓宽了会计档案的职能范围,提高了会计档案管理的效率1。A公司经营范围涉及物业管理、房屋租赁、园林绿化设计、施工及市政环卫维护管理、酒店经营管理等十余个领域,下设分公司、项目筹备组等近20个单位。复杂的经济业务和庞大的核算区域给A公司的会计档案管理工作带来了众
2、多不便,主要表现为难以实现对异地原始凭证的适时审核、异地报销不能及时处理、审计工作需要查阅会计凭证工作量大等问题。鉴于此,为了实现对异地核算点原始凭证的远程审核,为审计等相关工作提供方便、防备财务风险、加强财务管控能力,A公司充分利用信息化环境和条件,推广施行了包括原始凭证电子化在内的会计档案电子化建设。1A公司会计档案电子化建设实践1.1宣传发动,统一认识会计档案电子化系统是公司财务管理信息化工作的重要组成,体现了公司集约化、精细化管理的需要。公司召开系统启动会议,明确了有关会计档案电子化系统的功能、作用和开发目的,以及推广的要求和注意事项,对公司全体财务人员进行了宣传发动,统一了认识,明确
3、了会计档案电子化系统推广应用的目的和要求。1.2起草办法,制度保障为确保会计档案电子化系统推广应用工作有序开展,A公司资产财务部召集财务人员就原始凭证的扫描范围进行讨论,群策群力,起草了(原始凭证电子化暂行办法)和(原始凭证电子化清单),对原始凭证电子化的原则、范围和操作流程进行了规范,使得会计档案电子化系统的推广应用工作有章可循。填制记账凭证的财务人员负责相关原始凭证的电子化,并对电子化原始凭证的正确性、完好性负责,电子化的原始凭证由审核人员在审核记账凭证的同时进行审核。根据公司设备条件和财务人员状况,A公司采取在每个核算点配置公用扫描仪的方式完成要求的原始凭证扫描,将关键的纸质财务原始凭证
4、,如各类纸质发票、回执、合同等,予以关联或利用扫描信息加工处理最后构成PDF格式的电子文件,上传到财务软件系统中并与记账凭证相关联。1.3组织培训,了然于心A公司在会计档案电子化系统推广施行前,聘请专业的科技公司为会计档案电子化系统推广应用技术施行方,对公司全体财务人员进行了培训,使大家对会计档案电子化系统的操作有了初步的了解。推广应用经过中对各核算点的财务人员进行一对一的现场培训。推广应用工作结束后,对全体财务人员进行集中培训,教学互动、答疑解难。技术施行方还制定了会计档案电子化系统操作手册,便于夯实实际操作,有利于财务人员在工作中的熟练运用。1.4统筹安排,圆满施行推广应用会计档案电子化系
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