Excel办公软件教程.doc
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1、【精品文档】如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流Excel办公软件教程.精品文档.Excel办公软件学习目 录1EXCEL是什么21.1文件21.2工作薄和工作表21.3认识Excel的工作环境22基本操作42.1启动Excel42.2使用Excel的菜单和工具栏42.2.1使用菜单52.2.2使用快捷键62.2.3使用快捷菜单62.2.4使用工具栏72.3建立工作表82.3.1在单元格里输入数据82.3.2简单的计算92.3.3调整行、列宽度102.4编辑工作表102.4.1选定操作区域102.4.2复制、移动112.4.3撤销和恢复112.4.4插入和删除122.4.5查找和替换122
2、.4.6工作表的保护132.5设置工作表的格式142.5.1单元格的格式设置142.5.2数据格式调整152.5.3数据表的美化152.6图表的使用162.6.1建立图表162.6.2修改图表192.7打印操作212.7.1纸张形式调整212.7.2页眉面脚设置231 Excel是什么Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件,确切地说,它是一个电子表格软件,可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算,进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能;现在的新版本Excel0还可以制作网页呢!1.1 文件用术语说,文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑,可以说我们几乎天天
3、都在和文件打交道。对我们初学者来说,要明白文件是有不同的类型的,我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软Office家族来讲,Word创建的文件文档文件后缀名为DOC,Excel创建的工作薄文件后缀名为XLS,PowerPoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等。 不过类型的文件,需要不同的应用程序才能打开它,有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上,可是无论如何也打不开它,后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。所以,要顺利地进行后面的学习,请现在你的电脑上安装Excel,其它版本的Excel虽然可以仿照操作,但是由于本系列课程都是以Exc
4、el为蓝本的,因此建议读者朋友尽量使用Excel进行学习。 1.2 工作薄和工作表学习和使用Excel,肯定要和两个概念打交道,那就是“工作薄”和“工作表”。前面已经说过,工作薄是一种由Excel创建的文件,而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解,工作薄是一个笔记本,而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel,绝大部分工作是在工作表中进行的。 1.3 认识Excel的工作环境启动Excel后,我们将看到Excel的工作窗口。如果你完全是一个新手,那么可能会这个工作环境感觉有点复杂。如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验,那么应该有点似曾相识的感觉。因为它们
5、的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的。图1下面我们来介绍一下这个工作环境的情况。了解各部分的称呼(名称),如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的,因为我们后面的操作将使用这些称呼。(1) 标题栏 这里显示程序的名称,以及当前工作薄文件的名称。(2) 菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆,将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中,菜单可以根据自己的习惯定制。(3) 工具栏 可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。(4) 公式栏 在单元格中输入数据或公式后,将在这里显示输入的内容。对输入数据或
6、公式的编辑在这里进行相当方便。(5) 列标题 从A到IV的256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列,从按英文字母顺序A开始到Z,Z之后是AA,AB,AC,依此类推到AZ。AZ之后是BA,BB,BC,依此类推到BZ,最后一列是IV。单击列标题可以选中整列。(6) 活动单元格指示器 这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格,所谓活动,即当前被选中的单元格。 (7) 行标题 从1到65536的数字,每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时,由于有256列,则Excel工作表的单元格总数为2566553616777216个,我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格,如A4,
7、代表第A列,第4行那个单元格,其余依次类推。(8) 任务窗格 这是2002版本开始出现的新特性,方便快速选择相关的任务,例如新建工作薄、使用剪贴板等。 (9) 垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表。 (10) 水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表。 (11) 工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工作表,每个工作表的名称都显示在标签上,选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表,但是为了方便管理,工作表数量最好不要太多。 2 基本操作2.1 启动Excel我们可以通过三种方式启动Excel。 1 通过开始菜单 操作步骤:依次单击桌面上的“开始所有程序Mir
8、cosoft OfficeMicrosoft Office Excel”命令,一会出现Excel的闪屏,随即可启动Excel。2 通过桌面快捷方式 操作步骤:如果在桌面上建立过Excel的快捷方式,则双击该快捷方式的图标即可启动3 通过Excel工作薄文件 操作步骤:如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件,则可双击该文件启动Excel。2.2 使用Excel的菜单和工具栏要想熟练地使用Excel完成自己的任务,菜单和工具栏是必须掌握的。 我们要让Excel做事,必须向它发出命令。发出命令的方法通常有四种:使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏。 下面通过一个具体任务的操作进行
9、说明。 任务:在A1单元格中输入字符“语文”,并把该内容复制到A5单元格。 2.2.1 使用菜单 操作步骤: (1) 选中A1单元格在其中输入“语文”,可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态,Excel等待我们输入其它的内容,因为确认输入完毕,则按下键盘回车键,可以看到活动单元格指示器跳到B1单元格。 (2) 现在用鼠标单击A1单元格,可以看到活动单元格指示器重新回到A1单元格,这时单击菜单“编辑”,在展开的菜单选项中选择“复制”命令,可以看到A1单元格周围出现黑白相间的滚动条,表示复制命令已被执行。 图2(3) 然后选中A5单元格,再单击菜单“编辑”,在展开菜单选项的中选择“粘贴”命令。
10、可以看到A1单元格中的内容被复制到了A5单元格中,按下键盘回车键完成操作。图3说明:在第1步中,为什么输入“语文”后,要按下回车,再重新选择A1单元格呢?这是因为,当输入“语文”后,插入点光标在单元格中闪动,这时如果直接通过菜单执行复制命令,那么该命令是针对单元格中的插入点光标的,由于该光标什么也没选中,因此相当于没有复制任何内容。而按下回车后重新选择A1单元格,可以看到A1单元格中没有插入点光标,所以这时通过菜单执行复制命令,就是复制A1单元格中的内容“语文”。 值得注意的一个区别是:单击A1单元格是激活它,让它成为活动单元格,可以直接输入数据或公式,执行复制粘贴等命令;而双击A1单元格是编
11、辑它,可以在内部修改数据或公式。其它单元格依此类推。 2.2.2 使用快捷键 如果你认为展开层层菜单操作比较麻烦,那么可以通过快捷键操作。大部分常用的命令都有快捷键。比如图4中复制的快捷键为“CtrlC”,Excel把常用命令的快捷键放在了菜单列表中对应命令的右边。 图4操作步骤: (1) 先删去A5单元格中的“语文”,然后用鼠标单击一下A1单元格,按下键盘组合键“CtrlC”,和前面一样,A1单元格周围出现黑白相间的滚动条,表示复制命令已被执行。 (2) 选中A5单元格,按下键盘组合键“CtrlV”,可以看到“语文”已被贴贴到A5单元格中,按下键盘回车键完成操作。 2.2.3 使用快捷菜单
12、操作步骤: (1) 先删除A5单元格中的“语文”,然后选中A1单元格,并单击鼠标右键,在弹出的菜单选项中选择“复制”命令。 图5(2) 然后选中A5单元中,并单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“粘贴”命令,按下键盘回车完成操作。 2.2.4 使用工具栏 操作步骤: (1) 先删除A5单元格中的“语文”,然后选中A1单元格,单击工具栏“复制”图标。 图6(2)选中A5单元格,单击工具栏的“粘贴”图标,按下键盘回车键即可完成操作。 图7上面通过一个简单的任务,初步介绍了一下向Excel发出命令的常用方式,大家可不要小看了这些基本技能的学习,以后完成更复杂的任务,都要靠它们哦。 2.3 建立工作表2.
13、3.1 在单元格里输入数据我们在建立表格之前,应该先把表格的大概模样考虑清楚,比如表头有什么内容,标题列是什么内容等,因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头,然后就是确定表的行标题和列标题的位置,最后才是填入表的数据。首先把表头输入进去:单击选中A1单元格,输入文字,然后从第三行开始输入表的行和列的标题,然后再把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能,先输入一个,然后把鼠标放到单元格右下角的方块上,看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动,到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法:例如,输入一个7-11,回车,它就自动变成了一个日期,向下填充,日期
14、会按照顺序变化。图82.3.2 简单的计算在电子表格中经常需要计算数据,当然可以在外面把数据计算好了再输入进来,不过,我们最好还是使用Excel自身的计算功能,这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格,把每人每次的购买总额计算出来:选中“总值”下第一个单元格,在编辑栏中单击,直接输入“=C5*D5”,在这里,不用考虑大小写,单击“输入”按钮,确认我们的输入,就在这个单元格中输入了一个公式。图9输入公式可以从表里选,也可以直接输入,只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途:有时输入有困难,就要从表里选择;而有时选择就会显得很麻烦,那就直接输入。还有一点要注意,这里是在编辑公式,所以一定要在开
15、始加一个等号,这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。2.3.3 调整行、列宽度调整单元格的宽度,可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小,当鼠标变成如图所示的形状时,直接双击这个竖线,Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。图102.4 编辑工作表2.4.1 选定操作区域选定操作区域的方法有很多:如单击行标可以选中一行,单击列标可以选中整列,单击全选按钮(表格左上角的第一个格)可以选中整个工作表,还有单击哪个单元格就可以选中哪个。如果要选择一些连续的单元格,就是在要选择区域的开始的单元格按下左键,拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。如果要选
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