人力资源部工作手册.pdf
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1、1.1. 加州城市花园物业管理有限公司加州城市花园物业管理有限公司人力资源部职责机构图人力资源部职责机构图总经理人力资源部人力培资源训开发招聘劳资管理2 2、人力资源部岗位职责、人力资源部岗位职责1.01.0人力资源部部门职责人力资源部部门职责1.1负责公司人员的招聘、录用、辞退及劳动合同的签订工作。1.2负责公司的培训、调配、劳资工作。1.3负责研究、制定公司的人才战略。1.4负责组织、制定、审核公司的组织架构及人员定编。1.5负责组织公司员工的教育、培训工作。1.6负责公司员工的考勤与工资福利管理工作。1.7负责处理公司的劳资关系及劳动纠纷。1.8负责处理公司员工的各项投诉与合理化建议。1
2、.9负责建立公司人事档案、人才资料库、人才储备库。2.02.0人力资源部主管岗位职责人力资源部主管岗位职责2.1在公司总经理领导下,负责人力资源部的全面工作,认真贯彻执行公司的指示与通知精神。2.2认真学习国家有关劳动政策及劳动用工方面的法律法规,以提高员工劳动效率和员工文化技能素质为目的开展人力资源管理工作。2.3负责新员工的招聘、培训、调配工作和定编工作。2.4负责制定公司年度培训计划,开展丰富多彩、贴近公司实际的员工培训活动。2.5负责处理公司的劳资关系及有关劳动、用人方面纠纷的投诉处理与合理化建议的采纳工作。2.6协调内外关系。对外与市区劳动局和社会保障局建立良好关系,对内积极配合个部
3、门主管做好员工的思想交流工作,使员工流动率保持在合理的范围内。2.7做好员工的职业生涯设计工作。积极为员工自学和参加公司内、外的各种培训提供服务。2.8完成领导安排的其他工作。3.03.0人力资源部人事员岗位职责人力资源部人事员岗位职责3.1在公司领导及部门主管的领导下,认真学习国家有关劳动政策及劳动用工方面的法律法规,规范有序地开展人事工作。3.2负责公司员工的考勤、劳动工资、员工进出手续的办理和人事月报工作。3.3负责公司员工的档案管理工作和“三金”的办理工作。3.4负责部门文件的打印、下发和内外文件的管理工作。3.5负责公司人事信息平台的建立、修改工作。3.6负责公司与人力资源工作相关的
4、合理化建议的征集工作和岗位测评工作。3.7完成领导布置的其他工作。3.3.人力资源部岗位任职条件人力资源部岗位任职条件1.01.0人力资源部主管任职条件人力资源部主管任职条件1.1遵守国家的法律、法规;遵守职业道德;有较强的事业心,克己奉公。1.2熟悉国家相关人事、劳资政策及人力资源管理的知识。1.3熟悉员工薪酬设计和劳动定额的人事定编原则1.4有较强的语言文字表达能力和内外协调、沟通能力,有良好的亲和力。1.5能处理公司有关劳动保障方面的投诉和纠纷。1.6具备大专以上学历;有物业管理部门经理上岗证或相应职称证书;会电脑操作;从事人事工作 2 年以上,年龄 50 岁以下;身体健康、精力充沛。1
5、.7能履行人力资源部主管岗位职责。2.02.0人力资源部人事员任职条件人力资源部人事员任职条件2.1熟悉国家相关人事、劳资政策;遵守职业道德;有较强的事业心,克己奉公。2.2能独立进行劳动工资、劳动保险方面的工作。2.3有一定的语言文字表达能力和协调沟通能力,有良好的亲和力。2.4具备大专以上学历;有1 年以上人事劳资工作经历;能熟练地进行电脑操作;年龄 50 岁以下;身体健康、精力充沛。2.5能履行人力资源部人事员岗位职责。4.4.组组 织织 架架 构构 与与 岗岗 位位 设设 置置 管管 理理标标 准准 作作 业业 规规 程程1.0目的规范公司组织架构与岗位设置的一般原则及调整方法。2.0
6、适用范围适用于物业管理有限公司及下属物业管理处的组织架构及岗位设置管理工作。3.0职责3.1公司总经理负责组织架构与岗位设置的审批。3.2人力资源部负责组织架构与岗位设置的制定和管理。4.0程序要点4.1组织架构的设置。4.1.1 公司设置为:总经理室、行政部、保安部、人力资源部、财务部、品质督察部、市场拓展部。各管理处设置为:管理处主任室、客户服务中心、工程维修部(含开闭所) 、保安队、综合服务部。4.1.2 组织架构的设置工作由公司总经理牵头组织制定后执行。4.1.3 一般情况下,组织架构每年末可依据实际情况进行调整(确有调整必要时) ,由人力资源部组织各相关部门写出组织架构的运作情况提交
7、总经理, 由总经理召开办公会议议定,需对组织架构进行调整的,报总经理审批后执行。4.1.4 各部门职责。a) 品质督察部职责:负责检查、督导公司的规章制度的有效落实与执行,查处公司员工违规违纪行为,并有针对性制定出纠正和预防措施;负责对公司工作任务、工作计划的完成与质量实施检查、督促与惩处;负责建立有效的绩效考核评价体系,并对员工实施绩效考评;负责对公司整个服务过程和服务质量进行监控、处置;负责 IS09000 质量体系文件的制定、编制、培训、实施监控与维持和改进;负责具体组织 IS09000 质量体系内审和质量运行状态的检查与考核;负责 IS09000 质量体系文件和资料的控制;负责对公司的
8、人事任免提供参考性意见和建议。负责处理其他与运作质量有关的事务;b) 行政部职责:负责公司各类文件、规章制度、计划、总结的制订、草拟及打印工作;负责统筹管理公司的行政、后勤、信息、公司车辆、办公设备及其他行政管理工作;负责组织安排公司各类会议,传达会议精神;负责处理公司的来往信函,对外信息发布及接待工作;负责统筹管理公司的合同和档案资料;负责或协助、组织、策划公司的有关活动,含公共关系的公关活动;负责公司机密文件资料及信息的保密工作;负责控制公司各项行政费用的开支;负责提供相关资料及数据,配合财务的成本核算;负责公司法律事务处理。c) 人力资源部职责:负责公司人事的招聘、录用、辞退及劳动合同的
9、签订工作;负责公司的培训、调配、劳资工作;负责研究、制定公司人才战略;负责组织、制定、审核公司的组织架构及人员定编;负责组织公司员工的教育、培训工作;负责公司员工考勤与工资福利管理工作;负责处理公司的劳资关系及劳动纠纷;负责处理公司的各项投诉与合理化建议;负责建立公司人事档案、人才资料库、人才储备库。d) 财务部职责:负责建立健全公司内部各项财务管理制度;负责制定公司年度财务计划,提供财务分析报告,协助公司领导搞好经营管理决策;负责制定物管费预算方案;负责监督物管费的收缴运用,抓好各种应收款项的收取工作,核算长期拖欠不清的款项,督促经办人限期清理、追缴;负责编制记账凭证, 及时记账, 及时编报
10、各种会计报表, 做到手续完备, 内容真实,数字准确,账目清楚;负责参与策划各种营销活动,并对重要的经济及投资项目进行评议和审定;负责按照合同的约定,做好各合同款项的拨付、结算工作;负责严格执行财务审批制度,按规定的开支范围和标准核报一切费用,负责按时发放员工工资;负责严格执行现金管理制度和支票及有价证券的使用规定,做好购买、保管、使用及回收工作;负责严格审查物资采购计划,统一物资采购,统一结算,严把物资采购关,确保采购物资的质量合格,并做好验收、入库、保管及出库的管理工作;负责公司固定资产与低值易耗品管理及清查工作;负责税收的核算与申报, 做好税务、 工商、 银行等部门和客户的沟通联络工作。e
11、) 保安部职责:负责公司及所辖物业区域内治安、消防安全,并提供 24 小时保安服务;负责对保安员进行思想教育、军事化培训、使保安形象、纪律、作风等达到半军事化的管理要求;负责协调火安、消防、市政等职能部门的关系,配合或协助处理各类治安案件与小区纠纷;负责管理公司城管大队及市容市貌、广告、招牌的管理工作;负责对物业区域内的人员进出、物品进出的有效管理;负责对出租屋、 “三无”人员进行有效管理;负责交通及停车场的安全管理;负责处置各类突发事件和火警、 火灾抢救工作, 编制各类突发事件的应急报案;负责防火管理及消防宣传教育工作。f) 市场拓展部职责:负责对公司现有经营项目的管理与监控,对公司现有资源
12、进行开发与利用;负责市场调查与预测,不断拓展经营项目,为公司创收;负责公司家政服务质量,扩大客户数量,使其做大做强;负责公司停车场库的租赁管理工作与充分利用;负责公司综合经营项目的业务洽谈工作及公共部位的出租管理工作;负责公司市场营销的策划及公司形象策划工作;负责收集与整理物业市场和商业信息,掌握市场动态;负责拓展物业新项目及对新项目的调研、论证、策划,招投标与招投标书的编写工作;负责物业新项目前期介入的策划工作。g) 管理处职责:负责与业主委员会签订物业服务合同;负责编制本管理处的工作计划、采购计划和经费预算,审核下属部门的工作计划、采购计划、经济预算;负责执行公司各项规章制度、操作规程,并
13、提出修订、完善意见;负责执行公司 ISO9000 质量管理体系;负责落实总公司的指示与通知;负责参加建设单位、居委会、业委会工作会议;负责对下属部门的工作进行指导监督,并对工作现场、作业环境和操作规程进行抽查,确保服务质量满足住户的需求,住户满意;负责定期召开工作会议、沟通情况、安排工作、检查落实;负责组织员工的技能素质和业务知识培训;负责授权范围内的员工招募、面试、试用期评审和录用及调动和惩处;负责处理住户的投诉和求助工作;负责对外接待活动;负责二次装修管理工作;负责重大安全事件处理。h) 科创楼客户服务部职责:负责与客户签订物业服务合同 ;负责编制本管理处的工作计划、采购计划和经费预算,审
14、核下属部门的工作计划、采购计划、经济预算;负责执行公司各项规章制度、操作规程,并提出修订意见;负责执行公司 ISO9000 质量管理体系;负责落实公司的指示与通知;负责代表管理处参加建设单位、居委会工作会议;负责对下属部门的工作进行指导监督,并对工作现场、作业环境和操作规程进行抽查,确保服务质量满足客户的需求;负责定期召开工作会议、沟通情况、安排工作、检查落实;负责组织员工的技能素质和业务知识培训;负责授权范围内的员工面试、试用期评审及奖惩;负责处理客户的投诉和求助工作;负责对外接待活动;负责二次装修管理工作;负责重大安全事件处理。i) 客户服务中心职责:负责参与新接物业接管验收工作和对二次装
15、修工作进行受理;负责住户入住、装修、报修、投诉、求助、回访工作的组织、接待处理工作,建立健全详细的业主租凭户动静态档案;负责有偿便民服务及特殊服务的组织工作;负责康乐文体、文化活动的组织、实施及设施的管理工作;负责经常性的进行与业主、物业使用人的有效沟通,并建立良好关系;负责管理处与业主之间沟通协调的组织工作;负责协助财务部对物管费及相关费用的追缴工作;负责辖区公共环境的清洁、垃圾回收、清运工作;负责办公楼宇室内外保洁、外墙清洁工作;负责公共设施的保洁工作。j) 工程维修部职责:负责公用设备、设施和建筑物、场地的维修处理工作;负责编制各种设备、设施的维修保养计划并组织实施;负责开发过程中的质量
16、监理及有效的合理建议;负责住户家庭的维修工作;负责各类检测设备的管理;协助参与设施设备的采购评审工作,参与物业接受验收工作;负责水电的正常供应;负责工程技术档案的建立,设备台账及动态台账的建立;负责重要场所和公共场所,各类设施设备的表态标识的申请制作和保持。4.2岗位设置。4.2.1 岗位设置的基本原则。a)直线管理、层级管理的原则:一般情况下,每个岗位只有一个直接上级,只对直接上级负责,只向直接上级汇报工作,避免多头管理;b)同一级别,不重复设置岗位的原则:一般情况下,部门有正职的原则上不再设副职;c)扁平化管理的原则:在层级管理的前提下,尽量减少管理层次, 以提高工作效率。4.2.2 岗位
17、的设置由总经理根据工作需要设定,不涉及调整架构的,由总经理批准后执行,涉及调整组织架构需要总经理审批后执行。4.2.3 增加新岗位设置后,由人事部拟定新岗位的职位描述报总经理审批,岗位描述应包括以下内容:a)工作范围;b)层级管理中所处位置;c)岗位的性质(管理级、技术级或文职级) ;d)该岗位应具备的能力。4.2.4 岗位描述经总经理批准后,由品质部跟踪岗位的工作范围,并在两个月内编制出与其岗位工作相关的标准作业规程。4.2.5 人力资源部应于每年年初将岗位设置情况用一览表的形式随组织架构一起公布。4.3资料保存:经批准的组织架构与岗位设置资料归入档案室永久保存。5.0记录6.0相关支持文件
18、6.1 人事定编管理标准作业规程7.0 附录物业管理公司的组织架构5.5. 人人 事事 定定 编编 管管 理理 标标 准准 作作 业业 规规 程程1.0 目的规范人事定编管理工作,确保公司人力资源的合理配置。2.0 适用范围适用于物业管理公司人事定编的管理。3.0 职责3.1 总经理负责人事定编计划的审批。3.2 人力资源部主管负责人事定编计划的审核。3.3 各部门负责人负责人事定编计划的制定。4.0 程序要点4.1 人事定编计划的制定与审批。4.1.1 公司机关各部门主管每年年初于公司组织架构确定后,依据部门岗位工作劳动定额制定出人事定编计划报人力资源部审核。4.1.2 管理处主任组织各部门
19、主管依据管理处组织架构及本部门工作劳动定额制定出人事定编计划报人力资源部审核。4.1.3 人事定编计划包括以下内容:a)各岗位人员的配置数额;b)各岗位人员负责的区域工作;c)有关定额的依据。4.1.4 人力资源部主管给出审核意见后报总经理审批。4.1.5 经总经理审批的人事定编计划由人力资源部监督执行。4.2 人事定编的调整。4.2.1 人事定编调整的依据:a)公司业务发展与变化;b)员工的工作水平发生变化;c)劳动定额的调整;d)作业规程发生改变。4.2.2 调整的时间:每半年调整一次,时间分别为 1 月中旬和 7 月中旬。4.2.3 由各部门负责人提出调整的申请,报人力资源部主管复核后报
20、总经理审批。4.3超编与缺编情况的处理。4.3.1 超编。a)有下列情况之一时,管理处可申请临时超编:物业接管处于过渡期;员工培训技能尚未达到工作标准要求;作业规程以外的工作出现。b) 超编时,由部门负责人填写员工需求申请表报人力资源部审核登记后,报总经理审批,栏目包括部门、定编人数、岗位、人数、超编原因、备注等。c) 对超编的员工一般按临时工对待(公司另有安排的除外) 。d) 部门超编人数达到本部门人数 25%以上时,必须书面写出超编说明报人力资源部备案并报总经理审批。内容包括:超编的理由、超编人员的处理。4.3.2 缺编。a) 正常情况下,部门缺编由部门负责人及时填写员工需求申请表报人力资
21、源部审核;b)人力资源部审核编制无误后,应优先进行内部调配,调配不了的,再行对外公开招聘;c)部门缺编人数达到部门定编人数的 10时或本部门全年员工流失率达到 30%时,部门负责人应做出缺编专题报告,报人力资源部备案。4.3.3 超编缺编的有关数据作为各部门负责人目标管理完成情况的考评依据之一。5.0记录员工需求申请表 。6.0相关支持文件6.1 组织架构与岗位设置标准作业规程 。员员 工工 需需 求求 申申 请请 表表RL-QR-07RL-QR-07填表时间:填表时间:编号编号:申 请部 门岗位申 请日 期职 务岗 位编 制需 求人 数现 有人 数希到岗日期类 别正式员工临时人员兼职需 求原
22、 因工作内容描述其他要求申请部门意见人力资源部意见总经理意见6.6.培培 训训 管管 理理 标标 准准 作作 业业 规规 程程1.0目的通过对公司所有员工实施必要的培训,使其掌握相应岗位需要的技能和服务质量意识,确保员工素质满足服务和管理要求。2.0适用范围适用于物业管理公司所有员工培训工作的管理。3.0职责3.1公司人力资源部负责年度培训计划的制定和监督实施工作,负责公司一级培训的组织工作。3.2副总经理负责审核年度培训计划,总经理负责批准。3.3各部门负责人提出培训要求,并按照公司年度培训计划负责组织实施本部门组织的培训。4.0程序要点4.1培训管理的基本原则。4.1.1 一般情况下遵照“
23、先培训、后上岗,培训合格方允许上岗”的原则,公司人力资源部于每月中旬组织一次新员工入职培训。每一位员工在进行某一项工作之前,必须事先经过相关的业务培训;培训考核未获通过的员工不准上岗工作。4.1.2 培训对公司的整体工作水平至关重要,必须制度化、法制化、规范化。培训是确保员工工作技能达到工作标准要求最重要的手段。4.1.3 理论培训和实际操作培训相结合,培训必须和实际工作需要及公司的整体工作要求相吻合。4.1.4 培训必须经过结果的验证,员工的培训必须和员工的绩效考评相结合。培训结果不验证就无法保证培训的效果; 培训不同绩效考评相结合就无法确保员工参加培训的积极性和培训质量。4.1.5 培训计
24、划的制定、审批与实施监控。每年 12 月 20 日之前, 公司各部门、 各管理处必须制定完毕各自的年度培训计划,报公司总经理审批。4.1.6 年度培训计划应符合下列要求:a)有明确的培训内容和培训要求;b)有具体的实施时间;c)有培训的方式说明;d)有培训考核的要求和培训结果的验收方法;e)有培训费用的预算;f)不违背法律、法规。4.1.7 年度培训计划汇入年度工作计划中报总经理,经总经理在公司经理办公会议上讨论通过后,由总经理审批后执行。4.1.8 审批后的年度培训工作计划由公司人力资源部负责实施监控:a)每月末,人力资源部应当依据对各部门培训监控的结果审核各部门的工作小结;b)公司统一组织
25、的培训由人力资源部具体组织实施;c)各部门各自的业务培训,人力资源部一般均应派人到场监控。4.2培训费用的保证。4.2.1 每年 1 月 1 日前公司总经理应当依据公司的年度培训计划,最后确定全年度培训费用额度。4.2.2 经总经理批准后,财务部应当将培训费用列为专项开支,调拨资金、专款专用,确保公司的培训费用落到实处。4.2.3 一般公司每年的费用可以按 100 元/年人进行预提。4.3培训质量的监控。4.3.1 培训效果的验证每次集中培训结束后, 人力资源部均应对培训效果作出评价, 评价的方法可以是:a)发调查问卷,就授课的效果征询接受培训的员工的意见;b)人力资源部组织专人对培训的质量、
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