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1、廉洁从业风险防控工作推行小组第一次会议时间:2013 年 3 月 26 日 13:30地点:三楼四会议室参加人:推行小组全体成员议程:一、布置第一阶段部署排查阶段(3-5 月)的主要工作做什么(工作内容)怎么做(提供模版)责任部门完成时间对现有工作流程进行研究分析,梳理出与人财物有关的工作流程,形成工作流程目录提交到推行小组管理支撑各部门4 月 10 日前推行小组审核后提出需要进行廉洁从业风险防控工作流程目录见附件 1推行小组4 月 20 日前的工作流程。交由领导小组讨论决定领导小组4 月 30 日前二、部署三项重点工作的具体计划安排1、三项重点工作内容:科研项目的外包加工,基建项目的招投标,
2、科研诚信中的论文发表2、时间安排工作内容4 月 10 日前4 月 20 日前4 月 30 日前5 月 10 日前5 月 20 日前科研项目的外包加工基建项目的招投标科研诚信中的论文发表提交工作流程图(例子见附件 2)提交控制文档(例子见附件3)组织多个部门对工作流程图及控制文档进行讨论修改,提交领导小组审定审定工作流程图及控制文档,进行测试,并修改相关制度试运行3、组织机构:组别负责人成员监审室联系人科研项目外包加工组阮锦张欢欢、陈翱、刘妍妍、丁锐、刘爽、张春玉、居波莫成钢基建项目招投标组刘原知苑华舒、周军、雪伟强、程博韩玉石论文发表组刘文武李树军、金东明、王静轩、马洪雷、卢岩、张春玉、王红锋
3、王晓慧三、集中学习案例上海光机所廉洁从业风险防控典型案例介绍2013 年 3 月 26 日附件 1 工作流程目录填报部门: 填报日期: 填报人: 审批人: 序号流程名称涉及部门或岗位涉及制度名称所领导差旅费报销流程综合办、财务处所领导公务活动规定公务接待工作执行规范差旅费管理办法贯彻落实八项规定、六条禁令、十二项要求实施细则附件 2 外包加工流程图外协项目流程申请人科研管理处课题/项目负责人部门负责人经费管理员资产基建处财务处主管所长质量管理处验验收收阶阶段段申申请请阶阶段段合合同同签签订订阶阶段段实实施施阶阶段段2万元审审核核/审审批批 2万元填填写写“采采购购、委委托托 加加工工、试试验验
4、及及检检测测 合合同同申申请请表表,过过程程 控控制制表表”审审核核/审审批批审审核核/审审批批审审核核/审审批批审审核核/审审批批审审核核/审审批批YesYesYesNONONOYesNONO NO拟拟制制合合同同初初 稿稿审审核核/审审批批2万,20万审审核核/审审批批NO确确定定外外协协 产产品品三三家家 厂厂商商 报报价价20万,50万合合同同会会签签NO50万,120万120万拟拟制制 合合同同 初初稿稿拟拟制制标标书书 (邀邀请请招招标标)招招标标实实施施签签订订国国内内 合合同同YesYes签签订订国国外外 合合同同合合同同实实施施验验收收验验收收非受控报报销销、冲冲账账入入库库
5、、登登记记、 领领用用评评定定合合格格 供供方方厂厂家家调调研研、 询询价价 审审核核/审审批批YesNONO拟拟制制标标书书 (公公开开招招标标)受控审审核核/审审批批20万元NoYes基建项目招标流程图附件 3: 控制文档外协加工关键环节流程管控文档外协加工关键环节流程管控文档关键关键环节环节工作工作任务任务主要主要风险风险关键关键控制控制工作工作要求要求责任人责任人实施实施证据证据选择选择委托委托单位单位和询和询价价1.委托加工单位选择;2.询价。1.委托加工单位选择不当;2.价格不合理。1.通过 ARP 管理系统,实行公开操作;2.积累加工单位资料。1.申请人应事先进行市场调查;2.根
6、据加工内容选择委托单位;3.价格合理。课题或项目负责人委托加工申请表对于2 万元合同科研管理处 合同合同审核审核对于2 万元,20 万元合同1.对委托单位和价格缺乏足够了解,1.建立外协单位评估体系;2.根据以往记录对合同进行1.审核委托加工单位的资质;2.审核合同价格的合理性。科研管理处审批委托加工申请评估。对于20 万元,50 万元合同必须有三家不同单位报价情况科研管理处对于50 万元,120 万元合同组织邀请招标资产基建处对120 万元合同较难发现问题;2.专业性强。1.制订标书;2.提出特殊要求组织公开招标资产基建处招、投标文件非受控项目按合同、图纸进行验收研究室室主任或授权人签字的验
7、收单验收验收对外协加工项目按合同、图纸验收不按合同、加工图纸进行验收 受控项目按合同、图纸进行验收质量管理处质量处负责人签字的验收单上海光机所廉洁从业风险防控典型上海光机所廉洁从业风险防控典型案例(外协加工)简介案例(外协加工)简介一、外协加工原工作流程一、外协加工原工作流程1.根据科研项目提出需求2.设计3.选择委托加工单位和询价4.课题组提出合同申请5.合同审核6.合同签订7.财务处按合同付首款8.合同实施过程9.外协加工完成后验收10.课题组提出验收申请11.项目主管审批12.资产入库13.财务处按合同付款二、风险分析和防控措施二、风险分析和防控措施(一)风险分析(一)风险分析1、选择委
8、托加工单位和询价环节。主要由课题组负责选择加工单位和洽谈价格。主要风险是:委托加工单位选择不当,价格不合理。2、合同审核环节。管理部门形式审核多,实质性审核较难。主要风险:对委托单位和价格往往缺乏足够了解,较难发现问题。3、外协加工的验收环节。主要由课题组组织验收,质量受控的由质量管理处负责。主要风险:由课题组负责,难以完全把握加工质量。(二)防控措施(二)防控措施建立 ARP 网上审批流程,在一定范围内使外协加工的过程在阳光下运作,加强管理,提高管理效率。外协加工的风险点控制:1、选择委托加工单位和询价环节。要求填写合同申请表,必须有三家委托加工单位的报价情况。2、合同审核环节。 (1)实行
9、分类管理,按合同金额的大小,分别由科研处组织进行审批、会签、组织评审等不同的三种审批方式。(2)建立评审专家库。通过建立相关专业的专家库,对加工合同进行实质性的审核。3、外协加工的验收环节。建立外协加工验收制度,除受控加工项目由质量处负责验收外,其他外协加工项目由研究室负责验收。三、完善后的外协加工流程图三、完善后的外协加工流程图详见附页。四、外协加工关键环节流程管控文档四、外协加工关键环节流程管控文档关键关键环节环节工作工作任务任务主要主要风险风险关键关键控制控制工作工作要求要求责任人责任人实施实施证据证据选择选择委托委托单位单位和询和询价价1.委托加工单位选择;2.询价。1.委托加工单位选
10、择不当;2.价格不合理。1.通过 ARP 管理系统,实行公开操作;2.积累加工单位资料。1.申请人应事先进行市场调查;2.根据加工内容选择委托单位;3.价格合理。课题或项目负责人委托加工申请表对于2 万元合同科研管理处合同合同审核审核对于2 万元,20 万元合同1.对委托单位和价格缺乏足够了解,较难发现1.建立外协单位评估体系;2.根据以往记录对合同进行评估。1.审核委托加工单位的资质;2.审核合同价格的合理性。科研管理处审批委托加工申请对于20 万元,50 万元合同必须有三家不同单位报价情况科研管理处对于50 万元,120万元合同组织邀请招标资产基建处对120 万元合同问题;2.专业性强。1
11、.制订标书;2.提出特殊要求 组织公开招标资产基建处招、投标文件非受控项目按合同、图纸进行验收研究室室主任或授权人签字的验收单验收验收对外协加工项目按合同、图纸验收不按合同、加工图纸进行验收 受控项目按合同、图纸进行验收质量管理处质量处负责人签字的验收单四、在四、在 ARPARP 管理系统中对外协加工进行信息化管理管理系统中对外协加工进行信息化管理为了实现外协加工在阳光下进行操作的目的,在院 ARP 中心的大力支持下,我们在 ARP 管理系统中增设了外协加工和原材料采购的信息管理平台,经过试点部门的使用,基本达到了我们进行信息化管理目的。对 ARP 管理系统进行二次开发的优势在于:一是外协加工
12、和原材料采购工作涉及与人员、财务和库存等管理领域的业务衔接,目前我所 ARP 系统已经实现了对上述领域的管理功能。在 ARP 系统上开发,可以有效的整合已有资源,避免形成“信息孤岛” ,减少开发工作量。二是在 ARP 系统上进行二次开发,可以实现用户的单点登陆,只要登陆 ARP,即可应用此系统。ARP系统已在我所使用相当长的时间,无论使用习惯还是浏览习惯都已为用户所接受,沿用 ARP 系统可以免去用户在新系统使用初期的适应性调整,也降低了用户培训的难度。三是 ARP 系统是我院自主研发、维护的系统,在开发成本和后续的技术支撑服务方面都较其他商业软件具有先天的优势。 上海光机所纪委二一二年十一月
13、十三日外协项目流程申请人科研管理处课题/项目负责人部门负责人经费管理员资产基建处财务处主管所长质量管理处验验收收阶阶段段申申请请阶阶段段合合同同签签订订阶阶段段实实施施阶阶段段2万元审审核核/审审批批 2万元填填写写“采采购购、委委托托 加加工工、试试验验及及检检测测 合合同同申申请请表表,过过程程 控控制制表表”审审核核/审审批批审审核核/审审批批审审核核/审审批批审审核核/审审批批审审核核/审审批批YesYesYesNONONOYesNONO NO拟拟制制合合同同初初 稿稿审审核核/审审批批2万,20万审审核核/审审批批NO确确定定外外协协 产产品品三三家家 厂厂商商 报报价价20万,50万合合同同会会签签NO50万,120万120万拟拟制制 合合同同 初初稿稿拟拟制制标标书书 (邀邀请请招招标标)招招标标实实施施签签订订国国内内 合合同同YesYes签签订订国国外外 合合同同合合同同实实施施验验收收验验收收非受控报报销销、冲冲账账入入库库、登登记记、 领领用用评评定定合合格格 供供方方厂厂家家调调研研、 询询价价 审审核核/审审批批YesNONO拟拟制制标标书书 (公公开开招招标标)受控审审核核/审审批批20万元NoYes
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