自治区林业和草局视频会议工作规程.doc
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1、自治区林业和草局视频会议工作规程第一章第一章 开机开机第一条第一条 检查网线是否已经连接,视频设备、电视电源是否插入电源插板。 第二条第二条 打开电视遥控器电源开关,将视频输入信号切换到与视频会议终端相应视频源。 第三条第三条 打开视频会议终端遥控器电源开关,启动视频会议终端,摄像头进行自检,听到视频会议终端发出的声音,看到会场图像,等待主会场呼叫。 第四条第四条 检查话筒连接线并将麦克风放在合适的位置。 第二章第二章 会议发起会议发起第五条第五条 范围:自治区林草局机关及合属办公事业单位、驻乌各直属单位、各地州林草局、天西、阿山、天东林管局、各县市林草局和林管分局。第六条第六条 发起:会议范
2、围内的各单位各部门均可根据工作需要,作为发起单位填写林草系统视频会议申请表(附件 1)或会议文件,提请召开会议。第七条第七条 审批:全区会议或跨地州市会议由局办公室报局党委领导批准。各地州市林草局、天西、阿山、天东林管局及其所属单位专题会议由发起单位报地州林草局、天西、阿山、天东林管局主要领导批准。批准后,将林草系统视频会议申请表或会议文件、 林草系统视频会议告知单(附件 2)报林业宣传信息中心,同时将林草系统视频会议告知单报当地电子政务办。第三章第三章 会议通知会议通知第八条第八条 全区或跨地州的会议。由林业宣传信息中心根据局领导批示或会议文件,按照会议发起单位的要求,在工作群中发出会议系统
3、调试、组会通知,通知内容主要为:会议名称、参加会议单位、调试时间(一般提前 1 天)、组会时间(一般会前 2 小时)、技术保障电话。第九条第九条 专题会议。部分地州县市、直属单位发起的专题会议由发起单位及其联系人发出会议通知,林业宣传信息中心配合,会议通知的内容及调试的时间可适当缩减。第十条第十条 参会单位联系人接通知后 1 小时内,应在工作群中反馈信息,并向单位领导汇报。未反馈通知信息的,地州及直属林业单位由林业宣传信息中心会议联系人负责核查,县市及林管分局由地州林草局、天西、阿山、天东林管局视频会议联系人负责核查。因特殊原因无法参会及调试的,联系人应以文字方式向会议发起单位及林业宣传信息中
4、心报告。第四章第四章 调试流程调试流程第十一条第十一条 开机。各参会单位联系人按技术规程和会议通知调试时间开机,查验设备运行及网络链接情况。第十二条第十二条 调试。主会场现场负责人按技术规程逐一测试系统情况,特别是音频、视频是否正常。第十三条第十三条 反馈。设备及网络运行正常的,参会单位联系人现场示意。发现故障的,参会单位联系人应在工作群中或电话联系技术保障人员,及时排查并向发起单位及现场负责人汇报情况。第十四条第十四条 报告。测试完成后,现场负责人要以文字方式向会议发起单位报告测试情况及建议。第五章第五章 组会流程组会流程第十五条第十五条 查验。一般于会前 2 小时,主会场现场负责人、参会单
5、位联系人按调试流程查验系统情况。参会单位联系人应在工作群中反馈系统运行情况。第十六条第十六条 启验。一般于会前 1 小时,主会场现场负责人关机并重新启动会议系统,检查会议系统及参会单位运行情况。第十七条第十七条 组会。一般于会前半小时,主会场现场负责人在工作群中通报系统情况,并向发起会议单位报告会议准备情况。第六章第六章 会务管理会务管理第十八条第十八条 工作职责:各单位视频会议联系人负责所属单位会议联络、设备管理工作。地州及天西、阿山、天东林管局的视频会议联系人还负责所属县市、下属单位的会议协调工作。工作人员调整的,要负责将新工作人员加入工作群中,并做好技术培训工作。第十九条第十九条 工作报
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