美国档案目录检索系统的最新进展.doc
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1、美国国家档案馆美国国家档案馆 ARCARC 检索系统的专名索引研究检索系统的专名索引研究崔屏 (南京政治学院上海分院信息管理系 200433)文文 摘摘 美国国家档案馆 ARC 检索系统的专名索引是在其原有系统上的新增功能,在结 构上它打破了传统专名索引的固有形式,使得索引的使用更为简便、信息量更为丰富,在 功能上它不仅具备了传统专名索引的所有功能,而且凭借其特有的结构,该索引能够满足 多种不同的检索需求,提高了检全率、检准率和检索方便性。本文就是从结构和功能这两 个方面分析研究了美国国家档案馆 ARC 检索系统的专名索引提高检索效率的内在机制,并 结合我国档案检索系统建设的现状提出完善我国档
2、案检索系统专名索引的若干策略。 关键词关键词 美国 ARC 检索系统 专名索引 机构名索引 人名索引随着人类社会进入数字时代,信息资源作为战略资源的地位日益突出,因此,世界各 国为了抢占信息资源这个制高点,无不投入巨资研究与开发信息资源检索系统。美国国家 档案馆 ARC 检索系统就是在国际档案领域众多的档案检索系统中一个最具代表性的信息检 索系统。该系统无论从检全率与检准率上看,还是从检索速度、检索方便性上看,都具有 很高的检索效率,尤其是该系统中的专名索引凭借其简洁独特的结构和详细丰富的内容信 息在很大程度上提高了系统的检索效率,从而使美国 ARC 检索系统在众多档案信息检索系 统中脱颖而出
3、。他山之石,可以攻玉,目前在我国各档案检索系统中,用于浏览检索用的 专名索引的建设几乎是空白,因此,借鉴美国国家档案馆 ARC 检索系统的经验,或许会给 我国档案信息化中的检索系统建设提供有益的启示。 1 1 美国国家档案馆美国国家档案馆 ARCARC 检索系统的概况检索系统的概况 美国国家档案馆的档案检索系统“ARC” ,其全称是“档案检索目录” ,英文名 为“Archives Research Catalog” , 该系统于 2002 年 10 月正式推出。ARC 的前身是“美国 国家档案馆信息检索系统” ,其全称为“NARA Archival Information Locator” ,
4、与“美 国国家档案信息检索系统”相比,ARC 检索系统不仅增强了原有的关键词检索功能,而且 还在系统中新增了档案专名索引,从而大大增强了系统的检索功能。 所谓专名索引,在这里注意要区分的是,它不是指计算机数据库内部所建的索引,专 名索引是指一种能够显示于计算机界面,将档案材料中的专有名词(如机构名、人名和地名)作 为索引的检索词,按字顺排列,为用户提供从专名途径浏览检索档案的一种索引,它的基 本原理和基本形式与传统手工检索工具中的档案索引相同,但是计算机中的专名索引其功 能却远比手工检索工具中的专名索引强大得多。美国国家档案馆 ARC 检索系统的专名索 引主要分为机构名索引和人名索引两类。 2
5、 2美国国家档案馆美国国家档案馆 ARCARC 检索系统机构名索引的结构分析检索系统机构名索引的结构分析美国国家档案馆 ARC 检索系统的机构名索引其基本结构与传统手工档案检索工具中的 机构名索引的最大不同是:ARC 的索引其基本结构分为“著录的简要级次部分”和“著录 的详细级次部分” , “著录的简要级次部分”其功能是使用户方便快捷地浏览,便于快速确 定其所需要查找的索引条目,以提高检全率;“著录的详细级次部分”其功能是提供机构 的详细背景信息,便于用户准确地确定是否是所需查找的档案材料,以提高检准率。 21 机构名索引著录的简要级次部分的款目结构分析美国国家档案馆 ARC 检索系统,其机构
6、名索引著录的简要级次部分的结构示例如下:机构名索引著录机构名索引著录的简要级次部分的款目结构(示例的简要级次部分的款目结构(示例 1 1)如示例 1 所示,我们可以看出机构名索引著录的简要级次部分,其款目结构的构成有 两类,一类是由“索引款目词”构成,用户检索到某一索引款目词后,就可直接链接到机 构名索引著录的详细级次部分,如示例 1 中的款目 6,就是这样的结构;另一类是由 “索 引款目词” 、 “用”参照符和“参照项”三部分构成,如示例子中的款目 1 至款目 5 就是这 样的结构。每条款目按款目词的字顺排列。采取这一种结构是因为在现实生活中,一个机 构很可能有全称、简称,或由于某种原因机构
7、的名称曾经改变过不止一次,在这种情况下, 一个机构实体就会对应多个不同的机构名称,如果用户对所检索的机构不熟悉,不能完全 掌握所检机构的所有名称则很容易出现漏检的情况。为了解决这个问题,在著录的简要级 次部分区设置了“用”参照,将各个机构名之间的用代关系清楚地显示出来,并将代表同 一机构的多个不同名称指引到最常用的规范名称上,并链接到机构名索引著录的详细级次 部分。这样一方面关于某一机构不同机构名的档案材料最大限度地集中,提高了检全率, 另一方面无论索引词是否是规范词都可以通过链接直接进入该机构的内容区,从而增加了 索引检索的入口,免去了分散多头查找的麻烦,提高了系统的检索方便性。 例如,示例
8、 1 中“ABC 电视广播公司”还有两个名称分别是款目 1 的“ABC 电视台” 和款目 2 的“ABCTV” ,虽然在索引中都将这三个名称都作为索引款目词列出,但款目 1 和款目 2 的索引款目词通过“用”参照指向了“ABC 电视广播公司”这一规范词,从而 使关于“ABC 电视台” 、 “ABCTV”的档案材料都被集中在了“ABC 电视广播公司”这 个规范词下,使用户不但免去了分散多头查找的麻烦,而且无论用这三个机构名中的哪一 个都可以快速准确地检索到关于该机构的所有档案材料。 2 22 2 机构名索引著录的详细级次部分的款目结构分析机构名索引著录的详细级次部分的款目结构分析机构名索引著录的
9、详细级次部分包括有丰富的机构背景信息,用以帮助用户详细地了 解机构的各方面情况,从而确定所查检的有关机构的档案材料是否符合检索需求,这对于 提高检准率很有帮助。根据各个机构的不同情况和检索者不同的检索需求,机构名索引著机构名索引著录的简要级次部分结构机构名索引著录的简要级次部分结构 A A 1 1AsAs ( (篮球队篮球队),), 用用 费城运动费城运动 (篮篮球球队队) 2 2A.B.A.,A.B.A., 用用 美国律师协会美国律师协会. 3 3A.C.L.U.,A.C.L.U., 用用 美国公民权利联盟美国公民权利联盟 4 4ABCABC 电视台电视台, , 用用 ABC 电视广播公司电
10、视广播公司 5 5ABC-TV,ABC-TV, 用用 ABC 电视广播公司电视广播公司 6 6ABCABC 电视广播公司电视广播公司索索 引引 款款 目目 词词“用用”参参 照照符符参参照照项项录的详细级次部分主要有以下三种款目结构:第一种结构的示例如下: 机构名索引著录的详细级次部分款目结构(示例机构名索引著录的详细级次部分款目结构(示例 2 2)如示例 2 所示的第一种结构,这种结构的索引款目只包含三个部分,即机构名称、条 目出处和链接,这是索引中的最基本的结构,与手工索引中的结构相同。这种结构适用于 机构名唯一,一般不会出现机构名混淆不清的情况,而且被大多数人所熟知的机构。如示 例 2
11、中的“南阿拉巴马大学”就属于这样的机构,当用户要检索有关南阿拉巴马大学的档 案材料时, 可直接通 过索引内 容区的超 链接得到 相关档案 材料信息。第二种 结构示例 如下:机构名索引著录的详细级次部分款目结构(示例机构名索引著录的详细级次部分款目结构(示例 3 3)如示例 3 所示第二种结构,这种结构的索引款目包括有六个部分,即机构名称、条目 出处、机构前身、机构现用名、多种称谓和链接。在这个索引款目中“机构现用名”是指 该机构目前使用的名称, “机构前身”指在该机构成立之前成立的与该机构有相似职能的机 构名称,通过这样两个著录项,就给用户提供了机构从过去到现在历史变迁的背景信息, 从而可以使
12、用户了解到该机构的历史沿革。象这样的款目结构适用于一些历史较悠久、机机机 构构 名:南阿拉巴马大学名:南阿拉巴马大学 条目出处:条目出处:以责任者身份出现在以责任者身份出现在 4 4 个类别中个类别中机机 构构 名:美国劳工联合会名:美国劳工联合会 条目出处:以主题词形式出现在条目出处:以主题词形式出现在 1 1 个条目中个条目中 机构前身:美加贸易与劳工联合组织同盟机构前身:美加贸易与劳工联合组织同盟 机构现用名:美国劳工联合会机构现用名:美国劳工联合会美国产业工会联合会美国产业工会联合会 多种称谓:多种称谓: AmerikanskaiaAmerikanskaia federatsiiafe
13、deratsiia trudatruda劳工联会劳工联会链链 接接链链 接接构名称变 化较大的 机构。对用 户而言, 一方面可 以使得与 该机构有 关的档案 材料都能 快速地被 检出,提高 了检全率, 另一方面 为用户区 别与该机 构同名的 机构提供 了判断的 依据,提高 了检准率。如示例 2 中的“美国劳工联合会”就属于这样的机构,当用户要检索有关美国 劳工联合会的档案材料时,一方面可以利用“美加贸易与劳工联合组织同盟” 、 “美国劳工 联合会美国产业工会联合会”这两个机构名检索到关于该机构更多的更全面的档案材料, 另一方面这两个机构名也有助于用户判断其所检的机构是否含有能满足其检索需求的档
14、案 材料。 第三种结构示例如下:机机 构构 名:立法部调查局名:立法部调查局 机构建立时间:机构建立时间:19341934 机构撤销时间:机构撤销时间:19351935 条条 目目 出出 处:处: 以责任者身份出现在以责任者身份出现在 5454 个条目中个条目中 机机 构构 授授 权:权: 联邦调查局是根据联邦调查局是根据 19351935 年年 3 3 月月 2222 日通过的一项日通过的一项 法案建立的,它隶属于立法部。在这项法案中还法案建立的,它隶属于立法部。在这项法案中还 将调查部更名为立法部。联邦调查局的主要工作将调查部更名为立法部。联邦调查局的主要工作 是执法和犯罪调查,其直属机构
15、是一个技术实验是执法和犯罪调查,其直属机构是一个技术实验 室和一个国立警官学校。此机构主要负责对犯罪室和一个国立警官学校。此机构主要负责对犯罪 证据档案的收集、整理、保存和利用工作。证据档案的收集、整理、保存和利用工作。 机构曾用机构曾用 名:名: FBIFBI 机机 构构 成成 员:员: 杰克杰克李,李, (1895-19721895-1972) 机机 构构 职职 能:能: 犯罪调查犯罪调查案件调查案件调查执法执法链链 接接机构名索引著录的详细级次部分款目结构(示例机构名索引著录的详细级次部分款目结构(示例 4 4)如示例 4 所示的第三种结构,这种结构包含九个部分,即机构名称、机构建立时间
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