山东科技大学使用档案管理系统立卷归档步骤.doc
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1、1山东科技大学使用档案网络管理系统立卷归档的方法与步骤山东科技大学使用档案网络管理系统立卷归档的方法与步骤1.收集齐全 注重平时积累,随时收集; 注意收集领导手中的重要材料; 用纸规格要符合要求,要做到三个统一:表单与正文统一,附件与正文统一,目 录与卷内材料统一; 立卷材料用纸不能使用背面有字迹的废纸,左侧要留出装订线位置; 字迹材料要符合要求,必须是黑碳素或蓝黑墨水; 文件表单、附件、批复(若有的话)要收集齐全。 2.分类组卷 分年度(注意跨年度的材料) 分机构(不同单位的材料不能放在同一卷里,批复与报告要放在同一卷里) 分问题(按山东科大各类档案归档范围与保管期限表进行) 分期限(永久;
2、长期;短期) (按上述“保管期限表”进行) 3.排序编号 材料排序: 一般按重要程度或时间顺序排列; 批复、批示在前,请示、报告在后; 正件在前,附件在后; 正本在前,定稿在后; 转发件在前,被转发件在后; 非诉讼案件材料,结论性材料在前,依据性材料在后。 编号:按照排列顺序,用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号,空白 页不编号,页号位置在每页材料正面的右下角,背面在左下角,一律用铅笔书写。 4.拟写案卷题名 案卷题名要求结构完整,由卷内文件的主要责任者、问题、名称组成,拟写时要 求做到简明扼要,概括确切,文字通顺,正确地把卷内文件内容揭示出来。一般采用 段落式标法,末尾不加“。 ”
3、如, “山东科大土建学院关于领导分工、成立机构、职务任免的通知、请示、决 定” ,责任者缩写为“山东科大土建学院” ,问题是“领导分工、成立机构、职务任免” ,问题不能超过三个,名称是“通知、请示、决定” ,名称也不能超过三个。 归档文件的第二套按文号排列的案卷,题名拟写为“山东科大*学院 2010 年行 文*院字20101-*号” 。 5.进入管理系统,添加案卷(注:密级文件不得上传系统,直接将案卷移交档案 馆) 选择系统自带的 IE 浏览器,输入管理系统 IP 地址 192.168.100.92(或者 http/ ,进入如下系统界面,输入用户名和密码,登录系统;2添加案卷:在档案管理界面,
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