Office--2007软件应用标准教程.ppt
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1、第第1 1章章第第2 2章章第第3 3章章第第4 4章章第第5 5章章第第6 6章章第第7 7章章第第8 8章章第第9 9章章第第10 10章章第第11 11章章第第12 12章章第第13 13章章第第14 14章章第第15 15章章返回返回内容提要内容提要: Office 2007是微软Office产品史上最具有创新性与革命性的一个版本。它几乎包括了Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等所有的Office组件,不仅窗口界面比前面的版本界面更美观大方,给人以赏心悦目的感觉。而且功能设计比早期版本更加完善、更能提高工作效率。本章通过学习Office 2007的
2、特色及其新功能,来了解该办公软件的使用方法。返回返回 Office 2007的特色 Office 2007的新增功能 Office 2007的窗口操作 Office 2007的功能简介返回返回 Office 2007是一个庞大的办公软件与工具软件的集合体,并以新颖实用的界面博得广大用户的青睐。其,Office 2007中的图像功能可以帮助用户创建美观的文档、电子表格与演示文稿,高级的数据集成功能可帮助用户筛选、分类、可视化与分析数据,强大的管理任务与日程的日历功能可以帮助用户筛选、分类、排序邮件。另外,用户还可以利用Office 2007新增的功能区、图形与格式设置、时间与通信管理工具等功能,
3、快速、高效与轻松地完成各种艰难任务。返回返回 Office 2007中的功能区替代了旧版本中的菜单,从而使用户方便、快速的查找相应的功能。除了新增的功能区之外,Office 2007相对于老版本还新增了许多新的功能。返回返回 Office 2007中的功能区替代了旧版本中的菜单,从而使用户方便、快速的查找相应的功能。除了新增的功能区之外,Office 2007相对于老版本还新增了以下新功能:u 新增功能区模块u 引入构建基块u 富有视觉冲击力的图形效果u 避免拼写错误返回返回 Office 2007程序中引进了的一种基于XML的全新默认文件格式,可以形成.docx、.pptx 和 .xlsx
4、等形式的文件扩展名。相对于Microsoft Office 97-2003版本默认的.doc、.ppt 和 .xls 文件扩展名而言,在装有Microsoft Office 2007的计算机上默认保存的文件,将在安装Microsoft Office其他旧版本的计算机上无法打开。返回返回 在用户发送文档草稿以征求其他人的意见时,Office 2007会帮助用户有效地收集和管理他们的修订和批注。另外,在用户准备发布文档时,Office Word 2007会帮助用户确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。返回返回 可以通过添加数字签名来为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在Office
5、 2007中,用户可以向文档中添加不可见的数字签名,也可以插入Microsoft Office签名行来捕获签名的可见表示形式以及数字签名。返回返回 Office 2007为用户提供了发生问题时使用的诊断与恢复功能。其中,诊断功能是根据一系列的诊断测试来帮助用户发现并解决计算机崩溃的原因,同时还可以确定解决其他问题的方法。 Office 2007的恢复功能,是指在计算机在异常关闭时,重启计算机后Office便会自动恢复程序,可避免因导常问题而造成的文件丢失。返回返回 Office 2007是Microsoft公司推出的主流办公软件,其应用程序包含了应用于各个领域的多个组件。例如,用于文字处理的W
6、ord、电子表格处理的Excel、创建演示文稿的PowerPoint等组件。返回返回 Word 2007是Office应用程序中的文字处理程序,可以对文本进行编辑、排版、打印等工作,从而帮助用户制作具有专业水准的文档。另外,Word 2007中丰富的审阅、批注与比较功能,可以帮助用户快速收集和管理来自多种渠道的反馈信息。返回返回 Excel 2007是Office应用程序中的电子表格处理程序,也是应用较为广泛的办公组件之一,主要用来进行创建表格、公式计算、财务分析、数据汇总、图表制作、透视表和透视图等。返回返回 PowerPoint 2007是Office应用程序中的演示文稿程序,可运用Pow
7、erPoint 2007提供的组综合功能,创建具有专业外观的演示文稿。其,PowerPoint 2007的新增功能包括创建并播放动态演示文稿、共享信息、保护并管理信息等功能。返回返回 Outlook 2007是Office应用程序中的一个桌面信息管理应用程序,提供全面的时间与信息管理功能。其中,利用“即时搜索”与“待办事项栏”等新增功能,可组织与随时查找所需信息。返回返回 在Office 2007中,用户还可以实现翻译文字与简繁转换的语言处理。其中,翻译文字是把一种语言产物,在保持内容不变的情况下转换为另一种语言产物的过程。而简繁转换是将文字从简体中文到繁体中午之间相互转换的一种语言过程。返回
8、返回 用户可以运用Office 2007中的“信息检索”(或直接运用“翻译”)功能,来实现双语词典翻译单个字词或短语,及搜索字典、百科全书或翻译服务的参考资料。即启用【审阅】选项卡【校对】选项组中的【信息检索】命令。在弹出的【信息检索】任务窗格中,启用【搜索】下拉列表中的【翻译】选项。同时,启用【翻译为】下拉按钮,选择相应的语言,单击该任务窗格中的【开始搜索】按钮 ,即可翻译出所需的信息。返回返回 英语助手是Microsoft Office Online的一项服务,用于帮助以英语为第二语言的Office用户书写专业的英语文字。该服务提供了集成的参考指南,帮助提供拼写检查、解释和用法,以及对同义
9、词和搭配(一般或经常一起使用的两个单词之间的关联)的建议。启用【校对】选项组中的【英语助手】命令。在弹出的【信息检索】任务窗格中,启用【搜索】下拉列表中的【同义词库:英语(美国)】选项即可。返回返回 用户在排版过程中可以运用简繁转换功能,来增加文档的古韵。下面来介绍如何实现中文简繁体的互相转换,以及简体繁体自定义词典功能。其中,主要包括中文简繁转换与自定义词典2部分功能。返回返回 在一般情况下,用户很少同时使用Office 2007套装中的多个组件进行协同工作。实际上,用户完全可以运用Office各组件协同工作,在提高工作效率的同时增加Office文件的美观性与实用性。返回返回 Word是Of
10、fice套装中最受欢迎的组件之一,也是各办公人员必备的工具之一。利用Word不仅可以创建精美的文档,而且还可以调用Excel中的图表、数据等元素。另外,Word还可以与PowerPoint及Outlook之间进行协同工作。返回返回 Excel除了可以与Word组件协作应用之外,还可以与PowerPoint与Outlook组件之间进行协作应用。返回返回 内容提要内容提要: Word 2007是Office 2007软件中的文字处理组件,在计算机使用者中占据着重要地位。利用Word 2007不仅可以创建纯文本、图表文本、表格文本等各种类型的文档,而且还可以使用字体、段落、版式等格式功能进行高级排版
11、。本章主要来了解一下Word 2007的工作界面、文本操作,及设置文本与段落格式。返回返回 Word 2007界面介绍 文档的基础操作 编辑文档 设置文本格式 设置段落格式 设置版式返回返回 Word 2007相对于老版本的Word窗口界面,更具有美观性与实用性。在Word 2007中,选项卡与组替代了传统的菜单栏与工具栏,用户可通过双击鼠标的方法快速展示各组命令返回返回 标题栏,位于窗口的最上方,由Office按钮、快速访问工具栏、当前工作表名称、窗口控制按钮组成。通过标题栏,不仅可以调整窗口大小,查看当前所编辑的文档名称。同时还进行新建、打开、保存等文档操作。返回返回 Word 2007中
12、的功能区位于标题栏的下方,相当于旧版本中的各项菜单。唯一不同的是功能区是通过选项卡与选项组来展示各级命令,便于用户查找与使用。用户可通过双击选项卡的方法展开或隐藏选项组,同时用户也可以使用访问键来操作功能区。返回返回 编辑区位于Word 2007窗口的中间位置,可以进行输入文本、插入表格、插入图片等操作,并对文档内容进行删除、移动、设置格式等编辑操作。在编辑区中,主要分为制表符、滚动条、标尺、文档编辑区与选择浏览对象5部分。返回返回 状态栏位于窗口的最低端,主要用来显示文档的页数、字数、编辑状态、视图与显示比例。返回返回 对Word 2007的工作界面有了一定的了解之后,便可以对文档进行简单的
13、操作了。在本小节中,主要讲解如何创建文档、保存文档、打开文档及在文档中输入文本、转换文档视图等基础操作。返回返回 当用户启动Word 2007时,系统会默认打开名为“文档2-Micrsosft Word”的新文档。除了系统自带的新文档之外,用户还可以利用【Office按钮】或【快速访问工具栏】来创建空白文档或模板文档。返回返回 创建文档之后,便可以在文档中输入中英文、日期、数字等文本,以便对文档进行编辑与排版。同时利用Word中的【插入】选项卡,还可以满足用户对公式与特殊符号的输入需求。返回返回 在编辑或处理文档时,为了保护劳动成果应该及时保存文档。保存文档主要通过【Office按钮】中的【保
14、存】与【另存为】命令,保存新建文档、保存已经保存过的文档及保护文档。返回返回 在使用Word 2007制作文档时,编辑文档是最重要、最基础的操作。在编辑文档时,首先需要利用键盘或鼠标选择文本,然后对选择的文本进行删除、剪切、复制等操作。另外,用户还可以在整个文档中查找并替换部分文本。返回返回 在Word 2007中,用户可根据使用习惯选择使用键盘或鼠标操作方法,来选择单个字符、词、段、整行或者整篇文本。例如:u 选择任意文本:首先移动鼠标至文本的开始点,任何拖动鼠标即可选择任意文本。u 选择单词:双击单词的任意位置,即可选择单词。u 选择整行:将鼠标移动至行的最左侧,当光标变成 时单击鼠标即可
15、选择整行。返回返回 选择文本之后,便可以利用Word 2007中【开始】选项卡中的【剪贴板】选项组中的命令,来移动与复制文本。同时还可以利用【快速访问工具栏】来撤销与恢复文本、利用【编辑】选项组来查找与替换文本。返回返回 对于长篇或包含多处相同及共同文本的文档来讲,修改某个单词或修改具有共同性的文本时,显得特别麻烦。为了解决用户的使用问题,Word 2007为用户提供了查找与替换文本的功能。返回返回 输入完文本之后,为了使整体文档更具有美观性与整齐性,需要设置文本的字体格式与段落格式。例如,设置文本的字体、字号、字形与效果等格式,设置段落的对齐方式、段间距与行间距、符号与编号等格式。 返回返回
16、 在所有Word文档中,都需要根据文档性质设置文本的字体格式。用户可以在【开始】选项卡【字体】选项组中,设置文本的字体、字形、字号与效果等字体格式。返回返回 设置完字体格式之后,还需要设置段落格式。段落格式是指以段落为单位,设置段落的对齐方式、段间距、行间距与段落符号及编号。返回返回 版式主要是设置文本为纵横混排、合并字符或双行合一等格式;而背景是图像或景象的组成部分,是衬托主体事物的景物。在Word 207中主要是设置背景颜色、水印与稿子等格式,使文档更具有特色与趣味标识性。返回返回 中文版式主要用来定义中文与混合文字的版式。例如,将文档中的字符合并为上下两排,将文档中2行文本以1行的格式进
17、行显示灯。选择【开始】选项卡,在【段落】选项组中选择【中文版式】 列表中的各项命令即可以设置中文版式。返回返回 在Word 2007中默认的背景色是“白色”,用户可启用【页面布局】选项卡【页面背景】选项组中的【页面颜色】命令中的纯色背景颜色,来设置文档的背景格式。返回返回 在文档中不仅可以设置纯色背景,还可以设置多样式的填充效果。例如,渐变填充、图案填充、纹理填充等效果。启用【页面背景】选项组中的【页面颜色】命令,选择“填充效果”选项,在【填充效果】对话框中设置渐变、纹理、图案与图片4种效果,从而使文档更具有美观性。返回返回 水印是位于文档背景中的一种文本或图片。添加水印之后,用户可以在页面视
18、图、全屏阅读视图下或在打印的文档中看见水印。启用【页面布局】选项卡【页面背景】选项组中的【水印】命令,可以通过系统自带样式或自定义样式的方法来设置水印效果。返回返回 稿纸样式与实际中实用的稿纸样式一致,可以区分为带方格的稿纸、带行线的稿纸等样式。选择【页面布局】选项卡,启用【稿纸】选项组中的【稿纸设置】命令,在对话框中可以设置网格、页面、页眉/页脚、换行等格式。返回返回内容提要内容提要: 在Word 2007中,版面是文档的灵魂,一个优秀的文档首先需要具有一个美观与简洁的版面。用户可以通过设置文档的分页、分节,插入分栏等格式,来提高文档版式的灵活性;并通过页眉页脚等格式来增加文档的美观性。另外
19、,用户还可以利用目录与索引,来了解文档的结构与快速查找内容信息。返回返回 设置分页 设置分栏 设置分节 使用目录与索引 设置页眉与页脚 使用样式返回返回 Word 2007中的分栏功能可以调整文档的布局,从而使文档更具有灵活性。例如,利用分栏功能可以将文档设置为两栏、三栏、四栏等格式,并根据文档布局的要求控制栏间距与栏宽。同时,利用分栏功能还可以将文档设置为包含一栏、两栏与三栏布局的混排效果。返回返回 设置分栏在一般的情况下可以利用系统固定的设置,即启用【页面布局】选项卡【页面设置】选项组中的【分栏】命令,在列表中选择 “一栏、两栏、三栏、偏左与偏右”5种选项中的一种即可。返回返回 仅仅依靠上
20、述5种固定选项来设置文档的分栏,在日常工作中无法满足用户的需求,也无法控制栏间距与栏宽。启用【页面设置】选项组中的【分栏】命令,在列表中选择“更多分栏”选。在弹出【分栏】对话框中可以设置栏数、栏宽、分割线等。返回返回 页眉与页脚分别位于页面的顶部与底部,是每个页面的顶部、底部和两侧页边距中的区域。在页眉与页脚中,主要可以设置文档页码、日期、公司名称、作者姓名、公司徽标等内容示。返回返回 启用【插入】选项卡【页眉和页脚】选项组中的【页眉】命令,在列表中选择选项即可为文档插入页眉。同样,启用【页脚】下拉按钮,在列表中选择选项即可为文档插入页脚返回返回 插入完页眉与页脚之后,用户还需要根据实际情况自
21、定义页眉与页脚,即更改页眉与页脚的样式、更改显示内容及删除页眉与页脚等操作。返回返回 在文档中将光标放置于需要插入日期和时间的页眉或页脚中,启用【设计】选项卡【插入】选项组中的【日期和时间】命令,弹出【日期和时间】对话框。在【可用格式】列表框中选择一种样式即可。返回返回 在使用文档时,用户往往需要在文档的某位置插入页码,便于查看与显示文档当前的页数。在Word 2007中,可以将页码插入到页眉与页脚、页边距与当前位置等文档不同的位置中。返回返回 在文档中,系统默认为以页为单位对文档进行分页,只有当内容填充满一整页时Word 2007才会自动分页。当然,用户也可以利用Word 2007中的分页与
22、分节功能,在文档中强制分页与分节。返回返回 分页功能属于人工强制分页,即在需要分页的位置插入一个分页符,将1页中的内容分布在2页中。如果想在文档中插入手动分页符来实现分页效果,可以使用【页码设置】与【页】选项组进行设置。返回返回 在文档中,节与节之间的分界线是一条双虚线,该双虚线被称作为“分节符”。用户可以利用Word 2007中的分节功能为同一文档设置不同的页面格式。返回返回 在使用Word 2007编辑或查看文档时,用户可以利用目录与索引功能了解整个文档的层次结构,及文档中某个词或短语在文档中出现的次数及所在的页码。返回返回 对于内容复杂的文档,需要创建一个文档目录用来查看整个文档的结构与
23、内容,从而可以帮助用户快速查找所需信息。在Word 2007中不仅可以手动创建目录,而且还可以在文档中自动插入目录。返回返回 选择文档目录,启用【引用】选项卡【目录】选项组中的【更新目录】命令,在弹出的【更新目录】对话框中启用【更新整个目录】命令即可返回返回 在文档中选择需要标注的文本,启用【引用】选项卡【索引】选项组的【标记索引项】命令,在弹出【标记索引项】对话框中设置索引项格式即可。返回返回 为文本标记索引页之后,便可以为标记的索引文本创建索引,从而帮助用户快速、快捷的查找关键内容。创建索引分为插入索引与自动索引2种创建方法。返回返回 样式是一组命名的字符和段落格式,规定了文档中的字、词、
24、句、段与章等文本元素的格式。在Word文档中使用样式不仅可以减少重复性操作,而且还可以快速地格式化文档,确保文本格式的一致性。返回返回 在Word 2007中,用户可以根据工作需求与习惯创建新样式。启用【开始】选项卡【样式】选项组中的【对话框启动器】命令,选项【新建样式】选项,在弹出【根据格式设置创建新样式】对话框中创建样式。返回返回 建新样式之后,用户变可以将新样式应用到文档中了。另外,用户还可以应用Word 2007自带的标题样式、正文样式等内置样式。返回返回 页面设置是指在文档打印之前,所需对文档进行的页面版式、页边距、文档网格等格式的设置。由于页面设置直接影响着文档的打印效果,所以在打
25、印文档时用户可以根据要求在【页面布局】选项卡中的【页面设置】选项组中随意更改页面布局。返回返回 页边距是文档中页面边缘与正文之间的距离,用户可通过【页面设置】选项组中的【页边距】命令,来设置页边距。返回返回 用户可通过启用【页面设置】选项组中的【纸张大小】命令,在下拉列表中选择相应的选项即可。另外,用户也可以在【纸张大小】下拉列表中选择“其他页面大小”选项,在弹出的【页面设置】对话框中的【纸张】选项卡中全面的设置纸张大小与纸张来源等选项。返回返回内容提要内容提要: 在Word 2007中不仅可以实现分页、分节、插入页眉页脚等排版功能,而且还可以实现图片、艺术字等美化图像的功能。该功能可以轻松设
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