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1、 1 鄂州市烟草专卖局(公司)关于规范文电办理程序、提高公文运转效率的通知各科室(中心)、专卖稽查大队:为进一步规范文件、 领导批示件办理程序, 加强文电管理, 提高公文传阅速度,现参照国家有关规定,特对我局文电办理有关工作通知如下:一、外来收文的办理。收文流程:收文登记办公室拟办领导批办分送阅办拟归档办结。外来收文包括省委、省政府、省局(公司)、市委、市政府文件和会议纪要、电传等公文。收文统一由办公室签收、登记、分发,办公室文件管理员收文、 登记后,办公室负责人提出拟办意见, 按程序送局长或分管局长批示。 1、 收文登记。办公室文件管理员从全省烟草OA系统接收省局(公司)文件,利用电子扫描方
2、法在电脑中存入省委、省政府或市委、 市政府等纸质文件。对公文类型、来文单位、来文标题、来文文号、主题词等信息进行系统登记。2、办公室拟办。文件管理员将文件登记后传送给办公室负责人,办公室负责人对收文如何办理提出建议性处置意见。办公室负责人根据公文的性质、重要程序、涉密程度、办理时间要求、内容所涉及的职权范围将收文送呈给市局 (公司)主要领导或分管领导批示。 如收文涉及到行业重大政策调整,重要人事变动,重要活动要求或收文内容涉及到多个部门、多个方面工作的或其他分管领导不能定夺的事项等,则送呈给市局(公司)主要领导批示; 如收文内容涉及到单个部门、单个方面工作的, 则按市局(公司)领导工作分工,送
3、呈给相应的分管领导批示。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 5 页 - - - - - - - - - 2 拟办者要弄清来文的背景与意图,必要时还应查阅有关文件,对有关情况进行调查研究, 以便使拟办的意见具有法规依据与事实依据,切实可行。 3、领导批办。市局(公司)主要领导或分管领导对来文办理提出指示性、决策性意见,对相关领导或部门提出办理要求。 4、分送。文件管理员根据领导批示意见,将收文分送给有关领导或部门、人员阅知、办理。分办公文要求分清主次缓急,优先处
4、理紧急重要的公文。5、阅办。有关领导或部门、人员收到文件后对公文进行阅读、贯彻执行与办理, 公文只有经过传阅才能产生切实的效用,是公文处理的中心环节。做好阅办工作,要求熟悉与文件内容有关的方针政策与法律法规,熟悉有关的业务; 要求深入实际, 加强调查研究, 以便使公文所针对的问题得到因地制宜、 因时制宜的切实有效的处理; 在阅办中应注意分清主次缓急,努力协调与理顺各方面的关系,提高阅办的效率。6、拟归档。拟归档人员在打开需要拟归档的公文后对归档分类、归档期限、正文页数等信息进行归档。7、办结。点击“办结”按钮系统提示,至此整个“外来收文”的流程就结束了。“三秘”文件的办理按有关规定执行,不允许
5、在OA系统中流转。一是密件清点登记。 办公室机要员对收到的 “三秘”文件要认真进行清点登记,注明收文时间、文件编号、标题、密级、紧急程度、份数及每一份的编号等。二是领导传阅或办理。 机要员将收到的密件登记后送办公室负责人提出意见。需送领导传阅的,机要员用专用密级文件夹送委领导传阅( 重要密件按职务从高到低传阅,一般密件可不按职务高低进行传阅) ,每位领名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页,共 5 页 - - - - - - - - - 3 导传阅后要及时退回机要员继
6、续传阅。下班后机要员要及时将密件收回放机要室保管, 不能将密件存放在机要室以外的地方,以防失密、 泄密事件发生。需要办理的密件, 由机要员根据拟办意见办理,办理过程中要注意检查督促承办科室 (中心)、 专卖稽查大队按照保密法规要求管理好密件。办理完毕后承办部门要及时将密件退回机要室保管。三是密件保管。 密件传阅或办理完毕后, 由机要员收回存放于机要室专用保密柜保管。如有领导或业务室需借阅密件, 要按规定办理借阅手续,用后要及时退回机要室。四是密件清退。 密级文件处理完后, 机要员要按照有关要求及时做好密件清退工作。清退时机要秘书要注意清点密件的份数,核对编号、标题,列好清单,做到不漏不缺。清退
7、完后要请对方在清单上签字,以示负责。文电传阅要做到快捷、 高效。收文的分办, 应在文件收到当日分办完毕,当天进入阅文程序。如遇局(公司)领导公务繁忙一时不能阅批的,应及时提示。 如局领导出差或其他原因不能阅批公文时,办公室文件管理员应及时以电话等方式与领导联系, 确保以最快的速度让领导知晓公文内容,并根据领导的意见对公文作出相应处理。领导当天的批件公文原则上要批完,不得留置。公文不得横传。二、内部发文的办理。发文流程:拟稿部门审核办公室审核会签签发编号校对排版电子签章分发拟归档办结内部各部门拟稿的发文, 统一由办公室进行核稿, 之后送分管局长审核会签,分管局长会签后再送局长审批签发,之后由文件
8、管理员送拟稿人校对后方可形成正文。 对不符合行文规则的发文, 由办公室退回拟稿人重拟。1、拟稿:由各部门根据工作需要进行发文拟稿,拟稿人在对公文类型、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页,共 5 页 - - - - - - - - - 4 主送机关、文种、文件标题、主题词等确定后,再编辑底稿,输入正文内容,必要时还要添加上载附件。2、部门审核:拟稿人拟稿保存后送达给部门负责人,部门负责人对所发文件的标题、文种、正文等进行审核修改,再送达给办公室核稿。3、办公室审核:
9、办公室负责人对所发文件的标题、文种、主题词、正文等进行审核修改,再送达给分管领导进行会签。4、会签:分管领导对所发文件进行审核修改,如同意会签,则签上“同意”字样,再送达给主要领导签发。5、签发:主要领导对所发文件进行审核,如同意签发,则签上“同意”字样,再送达给文件管理员进行编号。6、编号:文件管理员对所发文件按下发文件顺序进行编号,再送达给拟稿人进行校对。7、校对:拟稿人对发文进行校对、修改,再在送给文件管理员进行排版。8、排版:文件管理员对所发文件按现行文件的标准格式进行规范排版。9、电子签章:排版之后文件管理员对所发文件按照公文类型进行电子盖章。10、分发:电子签章形成正式文件后,文件
10、管理员按照文件份数,在分发范围之内将文件下发给相关人员及部门。11、拟归档:文件分发后, 文件管理员在打开需要拟归档的公文后在“允许归档”的栏目中选择“归档”或者“不归档”进行保存,把公文送到最后一个环节“办结” 。12、办结。点击“办结”按钮,至此整个“内部发文”流程结束。三、有关要求名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页,共 5 页 - - - - - - - - - 5 ( 一)局(公司)领导对相关文件作出批示后,由办公室文件管理员按照批示要求,及时将批示件送分
11、管领导阅批或交有关部门、人员办理。 (二)在局(公司)领导批示件交办过程中, 对领导明确批示需要报告办理结果的, 应按照办理要求, 交承办部门或承办人办理, 并按时报送办理结果。一般批示件按照政策程序办理。 ( 三)对内容明确、 承办单位单一的批示件, 由办公室文件管理员直接转交指定的承办单位办理; 对内容交叉或涉及几个部门的批示件,由办公室文件管理员及时送达相关单位; 对少数不宜交下级办理或领导明确要求办公室直接办理的事项,经领导阅示后,由办公室督办。( 四)局(公司)领导批示件办理要及时。 无论是外来收文还是内部发文,具体承办人要及时办理, 每个环节滞留时间原则上不超过一天,从领导交办之日或拟稿发文之日起,到文件拟归档环节, 文件最长流转时限不得超过 7 个工作日。内容紧急或领导批示有特别要求的,办理时限视内容紧急程度或按领导要求确定。主题词:文秘工作公文 效率 通知名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页,共 5 页 - - - - - - - - -
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