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1、物控管理制度 物控流程管理制度 第一部分工作职责 一、物控总监 1、制定物流管理工作计划并组织实施。 2、物流系统的设计、调整,对货物储存、运输、调拨等工作进行管理。 3、根据库存情况及市场部需求及时与供货商联系进行采购订货。 4、协助销售部做好发货计划,及时了解发货与库存的动态变化。 5、及时与销售部、市场部、运维部、财务部沟通协调相关业务信息,并维系好与各相关方的良好关系。 6、处理由销售部、客服部确认的退换货、报损等业务。 二、库管 1、核对所有出入库产品的规格、数量与单据是否相符。对入库物资检查验收,及时入帐,准确登记,做到帐、卡、物相符。 2、将仓库划分为成品库、样品库、赠品库和废品
2、库,做好货品移库管理。 3、合理规划库房储存空间及货物储存方式,制定各仓库储位的规划和标识,贯彻五防措施(防火、防盗、防潮、防虫、防鼠)。 4、对仓库进、出库等各项工作进行跟踪,签收货仓各级文件和单据。 5、及时反映仓库库存状况,确保库房帐、卡、物数量一致,确保库存数据准确性。 6、负责仓库的货物、人员安全及防护,确保仓储物资免受损失。 7、每月组织仓库物资盘点,做到帐实相符、帐卡相符。 8、控制库房货品损耗,发生库损后及时上报处理。 三、销售内勤 1、收集、分析、制定、审核产品需求计划,结合销售情况进行产品销售和产品需求量预测,制定产品发货计划。 2、负责销售合同的起草、审批、保管及合同政策
3、的审批。 3、按时收集有关统计资料,及时、准确呈报各类统计报表。 4、及时提供、分析指标计划的完成情况。 5、每日与财务衔接、核对仓库各项单据。 6、按照上级要求做好定期报表的统计、分析和检查。 7、保管并汇编各类仓库单据、销售合同及公司资料。 四、发货员(库管代) 1、全面负责从接收发货单到成品发货的货运信息和过程控制。 2、检查发货过程中货物丢失及损坏情况,并及时进行处理。 3、评价并选择货运方案,提出运输工具及线路的建议。 4、负责第三方物流公司、快递公司和客户的沟通维护。 五、财务会计 1、根据物控部提出的采购申请及市场部的销售反馈调配资金。 2、付款确认:收到审批合格的采购申请单后,
4、同采购人员确认付款信息和发票信息。要求对方开具增值税专用发票,合同中约定金额为含税金额。 3、采购商品发货:根据发货通知单或物流单号确认采购商品发货状态,及时掌握在途物资状态。 4、入库:采购商品经技术部检验后,根据市场部、物控部签字的入库单, 采用实际成本法确认入库商品。 5、在途物资损毁的处理:当发生在途物资损毁时,对于合同中约定在合理损耗区间内的,应向供应商和外部运输单位收回物资短缺或赔款;对于有明确过失人的物资损毁,应由相关责任人赔偿。 6、出库:销售部需持由物控部签字发出的出库单到财务部进行确认: (1)对直接对外销售的商品,财务需保证收入款项已到账或现金收款方可签字确认。 (2)对
5、代销商品(即经销点和二级库),需填写出库(代销)单,经物控总监签字后报财务确认,并在账务上对库存商品进行调整,计入“委托代销商品”,待代销点定期上缴款项时,确认收入,需开具的发票信息由代销点定期汇总上报本部财务,开具后返回代销点。 7、盘点:财务部每月配合物控部进行仓库物资盘点,做到帐实相符、帐卡相符。 第二部分 工作流程 一、采购申请流程 1、流程内容 销售内勤根据市场部需求填写采购申请单,填写信息包括产品名称、型号、数量,单价在库管签字后填写。市场总监审核签字后,转交库管进行库存核实,填写库存数量。物控审核后的单据转交主管副总审核,审核后交财务经理签字,最后由总经理批准。审批过程中由销售内
6、勤配合行政部负责单据流转。 采购申请单一式四份,第1联交行政部进行采购实施;第2联交财务部进行付款审核;第3联交销售部进行备档;第4联交总经办备档。 2、相关表单:采购申请单 申请 人: 部门 总监: 物控主 管: 财务 经理: 主管副总/ 总经理: 附:表单编码规则:年份(四位)+月份(两位)+日期(两位)+序号(三位),示例:20220922-001 采购申请单 日期: 单号:20220920-001 二、入库流程 1、流程内容 产品从工厂发货到公司后,库管同销售内勤核对采购单号,库管验收货品数量,技术部验收货品质量,验收合格后签字确认,交物控总监审核签字确认无误后交主管副总签字确认。库管
7、负责填写入库单及单据流转。入库单一式四份,库管一份、销售内勤一份,财务部一份,总经办备档一份。 2、相关表单:入库单 入库单 采购单号:入库单号:入库日期:入库类别: 管: 技术总 监: 物控总 监: 主管副 总: 三、出库流程 1、流程内容 申请人(销售内勤)根据部门需求填写出库单,交部门总监(市场总监)签字审核后由主管副总审批,最后交库管出库。其中,赠品须由总经理签字。由申请人(销售内勤)负责单据流转。出库单一式四份,申请人(销售内勤)一份、库 管一份、财务部一份,总经办备档一份。 2、相关表单:出库单 出库单 出库单号:客户名称:出库日期:仓库类别: 人: 部门总 监: 主管副 总: 库
8、管: 四、发货流程 1、流程内容 销售内勤负责填写发货单,包括出库单号、发货单号、客户名称、联系人、联系电话、发货地址等内容,填报无误后交市场部总监签字,市场总监签字确认后交发货人,发货人签字确认后组织发货。发货时,一联交销售内勤留存,另外三联由发货人交客户签字,客户联交客户签字后保管,库管联返回库管存档。发货单一式四份,销售内勤一份、库管一份、客户一份,总经办备档一份。销售内勤负责单据流转。 2、相关表单:发货单 五、退换货流程 、流程内容 库管员根据市场部要求填写退/换货通知单。产品返回公司后,须先经技术部做质量鉴定。经鉴定产品无质量问题的,交主管副总签字确认,返回正常销售。有质量问题应由
9、厂家调换的,交主管副总签字确认后,发供应商签字确认后,由厂家给予退换货。对有质量问题但厂家无法换货的,经主管副总签字后,由库管填写报损通知单履行报损程序。退/换货通知单一式四份,库管、销售内勤、供应商各一份,总经办备档一份。库管负责单据流转。 2、相关表单:退/换货通知单 退/换货通知单 填表人: 填表日期: 发货单 出库单号: 发货单号: 发货日期: 客户名称: 联系人: 联系电话: 发货地址: 销售内勤: 市场总监: 发货人: 客户接收人: 库管员:技术总监:主管副总:供应商: 3、已售商品发生退换货时,需做如下区分: 五、报损流程 1、流程内容 库管员根据被技术部鉴定为“公司接收”的退货通知单填写报损通知单。报损通知单应由技术总监签字确认出具报损意见,经主管副总、总经理签字后, 将报损产品调入废品库,同时予以更换产品。报损通知单一式三份,库管、财务各一份,总经办备档一份。库管员负责单据流转。 2、相关表单:报损通知单 报损通知单 填表人:填表日期: 鞠躬尽瘁,死而后已。诸葛亮
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