变更签证流程【XX公司2020年版】.doc
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1、 (2020年发布)变更签证管理流程第一条 目标为了规范XXX公司自行开发项目的设计变更、非设计变更、工程指令单、签证的管理及流程,保证变更与签证的合理性、经济性、及时性,减轻设计变更与签证对成本、进度、质量带来的消极影响,特制定本流程。第二条 适用范围适用于自行开发项目的变更、签证办理工作。维修、改造项目参照本流程执行。第三条 概念3.1 变更分为设计变更和非设计变更。3.2 设计变更:指合同签订或施工图预算完成后,为了完善工程设计、优化设计成果、纠正设计错误、保证施工质量及满足现场条件变化而对我方设计文件进行的补充或修改。凡是涉及图纸漏、错、优化,依据各部门、销售、业主要求、保证施工质量及
2、满足现场条件变化而对施工图提出的补充或修改文件,只能由设计管理部发出。3.3 非设计变更:指不涉及竣工图纸、品质效果的变更,包括在施工过程中,由于施工条件变化、地下状况(如土质、地下水、地下障碍物、构筑物及管线等)变化,导致工程量增减;施工过程中出现的不包括在合同规定范围内的各种技术处理措施;在合同性质范围之外, 新增低于 10 万元的零星工程;非施工单位责任引起的施工问题处理等。非设计变更只能由项目管理部发出。3.4 工程指令单:依据设计变更、非设计变更在明源系统上生成的发给施工单位、供应商变更实施通知。3.5 签证:由变更导致的成本变化的费用确认单,此单由施工单位填报。3.6 签证审批单:
3、XXX公司内部签证流传的审批单,此单由项目部填写,内部流转完成后归档,严禁发给施工单位。3.7 完工确认单:指施工过程中,对于设计变更和非设计变更引起的工程内容发生调整后的现场实际完成情况的确认。3.8 本流程中所称变更指设计变更和非设计变更;设计变更和非设计变更在明源系统上的审批流程不相同。第四条 原则4.1 权利限制原则:XXX公司对变更及现场签证管理实行严格的权限规定,不在权限范围之内的签字一律无效,如对公司造成损失,追究越权签字人的责任。4.2 先批后做原则:设计变更与非设计变更的工程指令必须在设计变更或非审计变更经过审批后,才能发出。如确属于紧急变更事项的,按后续 9.8条的规定执行
4、,并及时补办正式的审批手续。4.3 一事一变更的原则:一张变更单反映一项变更事项,同一原因引起的不同专业的变更必须同时办理,不得拆分,包括出图、估算费用、以及给施工单位发出工程指令单。4.4 一单一估原则:所有的设计变更与非设计变更的调整,都必须每单进行成本估算,并及时反映到动态成本。4.5 一月一清原则:成本管理部门应每月核对各施工单位填报的指令及签证一月一清管理表,编制项目签证结算跟进表,做到一月一清。4.6 一单一结原则:签证的结算必须要有齐备的、有效的原件作为依据。签证办理必须依据工程指令单,一张工程指令单上的变更内容,无论涉及几个工种都只能在一张签证上办理完。XXX公司使用明源系统,
5、系统只支持一单一结。4.7 原件结算原则:现场签证的结算必须要有齐备的、有效的原件作为依据。4.8 标准表格原则:所有的工程指令单与现场签证单都必须使用公司规定的标准表格,工程联系单、技术核定单、会谈纪要均不能直接作为结算依据。4.9 完工确认原则:一张工程指令单上的变更工作全部执行完成才能填写完工确认。4.10 线下沟通线上审批原则:XXX公司新开工项目均登记入明源系统,所有变更在发起前设计、项目、成本应事前沟通好后在上线审批,减少线上流转时间。 第五条 部门职责5.1 公司执行董事/总经理/分管副总经理/总经理助理:根据权限负责设计变更、非设计变更、现场签证的审核、审批。5.2 项目成本主
6、管:负责项目的合约规划的拆分,负责检查各专业工程师拆分后的合约规划的准确性;同时将数据及时反映到动态成本控制表中;对变更导致的成本变化做评议;对明源系统中各部门变更使用不规范的行为做纠正。 5.3 成本采购部:对变更涉及的成本增减进行估价,从成本的角度,对变更费用进行分析、对比,包括对比目标成本是否超支,对变更经济性做出判断、对变更导致的费用是否属于合同签证内容判断和告知,因此变更对其他承建单位的成本影响进行分析等。所有对比分析的结论均应清晰记录在变更审批单上;参与签证现场收方,负责核定和结算签证单的费用,负责对变更涉及的非合同单价的认价工作。分析统计变更发生的原因,对于系统上不合理的跨部门发
7、变更的行为进行纠正;对变更涉及的材料设备成本增减进行估价,根据指令单办理采购材料设备的补充采购和补充协议;负责将变更的预估及结算金额按合约规划进行拆分,及时反馈到项目动态成本中。5.4 风控审计部:负责监督各部门是否按流程工作,对变更的合规性进行抽查,对签证进行全面审核;参与现场收方,具体详内部审核管理制度。5.5 设计管理部:收集各部门对项目的建议、要求,负责设计变更的发起以及引起变更原因的确认;评估判断设计变更的可行性、必要性;变更审核通过后负责发放设计变更图纸,并对变更图纸的质量、准确性、及时性负责;对设计变更做多方案的比选,选出经济合理的设计方案; 5.6 项目管理部:负责非设计变更流
8、程的发起、工程指令单的签发,组织变更的现场收方,变更实施完成填写完工确认单。5.7 市场营销部:负责审核设计变更对销售的影响,包括是否影响销售承诺等。5.8 外联部:负责评估审核变更对报建/验收的影响和风险。第六条 设计变更6.1 设计变更的发出单位只能是XXX公司设计管理部,设计院发出的设计变更,也必须由设计部转化为设计变更发出;凡是登录明源系统的项目,必须在系统上发起设计变更;6.2 办理设计变更的范围6.2.1. 为弥补设计图纸的漏、错、工种间的相互矛盾而发出变更;6.2.2. 为完善图纸、优化成本发生的修改;6.2.3. 因营销要求、物业管理需要、或其他职能部门的要求发生的修改;6.2
9、.4. 图纸会审纪要、例会纪要、技术专题讨论等;6.2.5. 专业施工单位的深化图纸;合同约定由施工单位出具的深化图纸、节点大样,必须经由设计管理部审核后转化为有效的设计变更才能实施;6.3 设计变更的分类:设计管理部在办理设计变更的同时,必须注明分类。 6.3.1. 设计类:各专业在项目进程中因图纸错漏或设计标准的不适宜等原因而发生的修改设计,分为A1-错误,A2-缺漏及二次设计,A3-超目标成本,A4-优化。6.3.2. 现场施工类:在项目施工过程中,因施工质量、施工进度、施工工艺等施工因素的影响而发生的设计变更,分为B1-施工进度要求,B2-施工错误,B3-施工困难。6.3.3. 营销类
10、:根据销售过程中市场营销部因销售而提出增加或补充的需求进行的设计变更,或根据客户要求进行的设计变更,分为C1-客户要求,C2-市场营销部补充修改。6.3.4. 其他类:分为D1-业主和代建方高层要求,D2-政府要求,D3-投诉,D4-其它。6.4 设计变更的提出:XXX公司各业务部门有设计变更需求或优化建议的,可通过会议纪要、邮件、联系单、0A单等向设计管理部提出,设计管理部与相关部门对拟变更事项进行初步沟通后,填报设计变更单,变更单应对拟变更内容进行清晰完整的描述;同时应分析变更的原因,处理方案的选择缘由。 6.5 设计变更单的审核流转:见17条;上明源系统的项目变更审核通过后系统自动生成工
11、程指令单。设计经办人发起变更时要根据变更涉及的内容选择会签部门,项目管理部是必须选择的,项目管理部会签时主要说明现在的施工情况,变更部位是实施还是没实施,或正在施工中;如变更涉及材料设备供应,必须先传阅给成本采购部(设计发起人选择);设计发起人在系统上发起变更时要根据变更内容选择合同(即选择施工单位),没有签合同的要选择合约规划,没有合约规划的通知项目成本主管处理。6.5.1. 设计变更单发出后,项目部经理在会签时需明示变更涉及的内容目前的完成情况,并考虑签证内容对其他专业的影响,若有影响要在意见栏内明示。6.5.2. 项目管理部经理、设计管理部经理须熟悉售房合同及附件的内容,判断变更是否与售
12、房合同及销售承诺冲突,若变更涉及任何最终产品本身的变化、售房合同及销售承诺,则项目管理部应及时提请XXX公司设计管理部提供补充或变更图纸。6.6 在设计变更通过XXX公司审核后,设计变更涉及的图纸均由设计管理部将纸质版本发放到XXX公司各部门,设计管理部要做变更图纸发放登记台账。6.7 设计变更通过XXX公司审核后,设计管理部变更经办人打印出审定的设计变更单,并附上全部变更文件(含图纸)提供给相关部门,若不是设计院提供的图纸,则下发的图纸由设计管理部经办人和负责人在每张图上签字,变更部位及变更内容应在图上明示。 6.8 设计变更单的发放时间:设计变更经XXX公司审批完成后1个工作日内将变更图纸
13、发到XXX公司相关部门;项目部在接到正式的设计变更单后再打印工程指令单发施工单位。6.9 设计变更的立项审批:原则上从经办人发起开始 10 天内审批完成。6.10 根据集团规定,需集团确认审批的文件需在10个工作日内完成。6.11 设计变更以外的设计文件的管理以及设计管理工作,按XXX公司规划设计管理办法执行。6.12 所有设计变更必须统一编号,上明源系统的项目由系统自动生成编号。第七条 非设计变更7.1 项目部根据现场情况或施工方的信息,收集相关资料,填报非设计变更审批表单。若产生技术核定单,也必须以非设计变更方式发出;7.2 非设计变更范围:现场发生的施工方案、措施、工艺工法改变、工作界面
14、变、工期、施工质量标准等的变化,和设计图纸没有关系的变更,由项目部发出的变更通知;非设计变更项目发起人在系统上发起变更时要根据变更内容选择合同(即选择施工单位),没有签合同的要选择合约规划,没有合约规划的通知项目成本主管处理。7.3 非设计变更的审批流传流程:详17条;由项目部根据变更内容选择相关部门进行会签审核,成本/采购部根据变更相关资料对涉及本部门的变更进行费用估算;分管领导、 总经理根据权限进行审核/审批。凡是登录明源系统的项目,必须在系统上发起非设计变更;7.4 通过XXX公司审核的非设计变更必须由项目部转化为工程指令单发放施工单位,凡是登录明源系统的项目,在非设计变更审核通过后系统
15、会自动生成工程指令单。7.5 技术核定单由项目管理部负责经办,其中“建设单位”一栏由项目管理部专业工程师和部门经理签署。具体流程为:施工单位/监理/建设单位提出,经施工单位与设计院协商解决方案后,由施工单位、监理、建设单位、设计院依次签署意见,然后进入非设计变更类的审批程序。 7.6 对于比较紧急的、成本估算困难的,见 9.8条。7.7 非设计变更的立项审批:原则上从经办人发起开始 7 天内审批完成。7.8 所有非设计变更必须统一编号,上明源系统的项目由系统自动生成编号。第八条 设计变更/非设计变更管理要点规定8.1 如变更内容涉及“返工”的,要求如下:1) 项目部在收到会签办理的通知时,应立
16、即了解和确认拟变更的部位处于施工准备/在施工/已完工的哪个阶段。对于已按原设计处于施工准备阶段的或已在施工的,项目部须提出后续处置建议如是否要发出暂缓动工或暂停施工等。2) 项目部在会签时应签署建议或将建议方案作为附件,随变更一同报领导审批决策。3) 收到决策或变更审批结论后,项目部须第一时间通知施工单位暂停或恢复施工,并同时通知成本/采购部对已施工部位的工程量进行现场测量。8.2 如变更内容涉及“因材料设备更换引起索赔”的,要求如下:在收到会签办理的通知时, 项目部应立即会同成本/采购部一起与施工单位/材料设备供应商确认原定的材料设备处于已订货/已生产/已进场的哪个阶段,评估和测算需涉及索赔
17、的金额;提出供领导决策的包括对于已订货/已生产/已进场的材料设备的后续处置、是否要发出暂缓订货/暂停加工生产/暂缓进场等措施的后续处理方案并随变更一同报领导审批; 在决策或审批结论确认后, 须立即通知施工单位或材料设备供应商采取暂停或恢复订货/生产/进场的相应措施, 以减少损失发生。8.3 如变更内容涉及“销售说辞、销售承诺、样板房的”的, 要求如下:1) 营销部在会签中应列出对营销产生影响的内容及后续建议措施。2) 如果变更立项通过, 营销部要对变更内容进行跟踪或组织实施,如调整销售说辞和推广广告;调整销售合同中涉及的交房标准、交付日期、产证办理日期等销售承诺;协助项目部对样板房、全装修房所
18、用材料设备的展示样品等进行合理的调整; 对已购房客户进行必要的告知、沟通商谈,对可能发生的群诉和索赔风险等情况制定应对及处置预案。8.4 如变更内容涉及“需重新报批报建或影响规划、消防等验收”的,要求如下:1) 根据工作责任范围, 前期(配套)部或项目部在会签中应列出将产生的影响,并提出后续建议措施。2) 在实施变更内容前,应保持与相关部门的沟通,如提前事先征询,制定合适的处置预案等。8.5 如变更内容涉及 “反扣款或我方主动提出经济索赔”的, 原则上应先认定责任方及责任事实,向责任方发出责任事实确认联系函,责任方对责任事实予以回复确认,该函件将作为变更审批的附件(如果因时间紧急来不及联系确认
19、,可以在变更审批中先予以说明)。变更事项在完工确认后,由成本/采购部根据合同及相关签证结算等依据计算出反扣款和我方经济索赔的金额,向责任方发出扣款或经济索赔金额的确认联系函,要求责任方予以确认,该确认联系函应作为对责任方的合同结算中扣款的附件依据。1) 涉及反扣款或我方主动提出经济索赔的变更内容, 一般分为三类情况:a)因设计错误或缺漏; b)成品被第三方破坏; c)原合同单位不履约。a) 因设计错误或缺漏引起且已经发生了返工损失,如果设计合同中有相应违约责任条款,由设计部向设计单位发出经由监理签署见证意见的责任认定联系函,要求设计单位对责任事实予以回复确认; 如果设计合同没有相应违约责任条款
20、, 由双方商议解决(参加人员应包括部门负责人及以上),尽可能把我方损失降低到最低。 设计合同中须增加此条款。b) 因成品被第三方破坏造成损失的,项目部发现破坏事实后须立即组织监理、施工单位及总包单位一起认定责任方,并由项目部向责任方发出责任认定的联系函,要求责任方对责任事实予以回复确认。c) 因原合同单位原因不愿或不能实施原合同范围内的某些工作内容,需由其他单位替代实施的。由项目部向原合同单位发出经由监理签署见证意见的责任认定联系函,要求原合同单位对不愿或不能履约的事实予以回复确认。2) 如果责任方对责任事实不予回复确认, 设计部或项目部应及时通知该变更的发起部门,变更发起部门在相应的变更发起
21、时要予以说明;在签证结算时, 成本/采购部计算反扣款或经济索赔金额后,由公司法务对反扣款或经济索赔认定联系函审核后,由设计部或项目部向责任单位发出扣款通知,无须责任方予以确认可直接作为合同结算依据。3) 现场签证结算时, 如果责任方对扣款金额或经济索赔金额有异议时,经成本部部门经理同意可以向责任方出示我方与变更实施单位的现场签证结算资料中与之相关的造价金额。8.6 成本/采购部对变更成本的估算:成本/采购部除估算变更的实体成本外,还须综合考虑其他业务部门评估的可以预测和量化的索赔等风险因素成本。变更估算数据由成本部及时反馈到项目动态成本中。成本部应每月组织设计部、项目部、采购部等相关部门对变更
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