OA办公系统管理计划办法.doc
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1、* OA办公系统管理办法1 目的为有效利用OA办公系统,建立信息化平台,规范信息的使用和传递,促进业务流程与信息流程的统一,提高经营管理的效率和效果,特制定本办法。2 范围本办法适用于公司OA办公系统(简称OA系统)的基本功能模块、报表系统和电子工作流程,其中,电子工作流程包括合同审批流程、公文审批流程、印章管理流程、文件处理单流程、费用报销流程等。根据公司发展需要,将对OA系统适用范围进行适时调整。3 职责3.1 OA系统的战略规划、重要信息系统政策等重大事项应当经由公司有权机构审批通过后,方可实施。OA系统使用部门应积极参与信息系统战略规划、重要信息系统政策等的制定工作。3.2 公司行政部
2、是OA系统的归口管理部门,可由其根据实际情况委托专业服务机构从事OA系统的开发、运行与维护等工作。3.3 行政部信息管理员具体负责以下工作:3.3.1 程序管理:负责保障并监控应用程序正常运行。3.3.2 数据库管理:对OA系统中的数据进行存储、处理、管理,维护组织数据资源。3.3.3 数据控制:确保原始数据经过正确授权,监控信息系统工作流程,协调输入和输出。3.3.4 终端操作:终端用户负责记录交易内容,授权处理数据,并利用系统输出的结果。3.4 行政部信息管理员,负责OA系统电子档案的存档工作。3.5 行政部信息管理员定期核对OA系统上的人员名单。3.6 行政部组织开展新员工培训及OA系统
3、培训工作。3.7 公司各部门、各分子公司,应配合开展OA系统电子工作流程的制定,积极参加培训,掌握OA系统使用技巧,实现熟练运用OA系统的目的。4 程序4.1 OA系统的开发、变更、运行与维护控制4.1.1 OA系统的开发控制4.1.1.1 公司行政部应当根据信息系统建设整体规划,提出信息系统项目建设方案,经审批后实施。4.1.1.2 OA系统开发过程中,应当明确提出开发需求和关键控制点,采取多种方式与开发单位进行充分沟通,为系统开发奠定良好基础。行政部应当加强信息系统开发全过程的跟踪管理。4.1.1.3 公司应当成立OA项目管理小组,负责信息系统的开发,对项目整个过程实施监控。4.1.2 O
4、A系统的变更控制公司应当制定详细的信息系统上线计划。对涉及新旧系统切换的情形,OA系统用户部门应当积极参与数据迁移过程,对数据迁移结果进行测试。4.1.3 OA系统的运行与维护控制4.1.3.1 公司新入职(或离职)人员,由行政部信息管理员在1个工作日内完成用户注册(或注销)工作。4.1.3.2 登陆OA系统后,新员工应首先进入“控制面板”,填写“个人信息”、“账号与安全”栏目。4.1.3.3 每位员工的存储空间(包括个人邮箱、个人文件柜、内部短信)为100M,如要增加容量,须向行政部提出申请。4.1.3.4 发布在OA系统“公告通知”的信息,经发文单位负责人审核、行政部经理审批后,方可进行信
5、息发布。4.1.3.5 电子工作流程发送后,流程发起人应根据工作的轻重缓急,对电子工作流程进行检查、催办。4.1.3.6 流程经办人应及时处理收到的电子工作流。4.1.3.7 公司各部门、各管理处,应指定专人,根据公司的规章制度,负责制作工作流程,填写工作流程信息调查表(详见附件1);填写完毕并签批后,提交给行政部信息管理员。4.1.3.8 行政部信息管理员根据工作流程信息调查表,制作OA电子工作流程,在通过试运行后,通过正式发文方式进行试运行,适时转入正式运行。4.1.3.9 出现以下情况时,必须对工作流程进行修改:a.公司规章制度和工作流程发生变动。b.国家法律法规变化。c.其他情况。4.
6、1.3.10 需要对工作流程做出修改时,相关人员填写OA系统电子工作流程修改意见单(详见附件2),经部门负责人、分管领导、总经理审批后,提交给行政部信息管理员组织修改工作。4.1.3.11 需要废止某类工作流程时,由编写部门起草工作流程废止申请报告,说明废止原因,报公司领导审批后方可执行。4.1.3.12 行政部信息管理员负责OA系统的存档工作。 4.1.3.13 涉及公司资金、法律权益、人事调整等重要事项的电子工作流程,如公文管理流程、合同管理流程、印章管理流程、招投标管理流程等,除进行电子存档外,还应打印纸质文本,根据公司档案管理制度进行存档。4.1.3.14 OA用户应定期清理所属数据,
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