会务介绍资料最新整编汇总版.doc
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1、*. XXXXXXXXXX 集团集团 会务执行手册会务执行手册 目目 录录 一、手册说明一、手册说明.4 *. 二、会议制度及规范二、会议制度及规范.4 三、流程图三、流程图.7 四、程序四、程序.10 会前工作(按顺序)会前工作(按顺序).10 议题及参会人员范围的确定议题及参会人员范围的确定.11 会议场所的选定:会议场所的选定:.10 会议通知的起草会议通知的起草.11 申报会议预算申报会议预算.12 人员确认人员确认.12 设备准备设备准备.12 预定预定.12 车辆安排车辆安排.12 会务通知起草会务通知起草.12 议程议程PPT制作制作.错误!未定义书签。 食品的采买食品的采买.1
2、3 指导服务员工作指导服务员工作.13 会议场地布置与熟悉会议场地布置与熟悉.13 会中工作(按顺序)会中工作(按顺序).14 会议室保障会议室保障.14 汇报人员的保障汇报人员的保障.14 用餐的保障用餐的保障.14 娱乐的保障娱乐的保障.错误!未定义书签。 住宿的保障住宿的保障.14 会后工作(按顺序)会后工作(按顺序).15 离会车辆安排离会车辆安排.15 *. 退房退房.15 设备整理设备整理.15 结帐结帐.15 设备归还设备归还.15 费用报销费用报销.15 会务总结会务总结.16 五、注意事项五、注意事项.16 附件:附件:.18 会议通知草稿会议通知草稿 .19 会务通知草稿会
3、务通知草稿 .22 会议预算草稿会议预算草稿 .27 会务分工明细表会务分工明细表 .28 主要会议场所明细表主要会议场所明细表 .29 *. 一、手册说明手册说明 为了便于客服部会务组掌握会议服务的各项流程,更好地为总代赢 利系统做好服务保障工作,特编写了中研国际时尚管理咨询公司会务手 册供大家参考,会务手册内容主要包含组织一次会议中所应做好的 各项工作(会前,会中,会后)及注意事项。 望随时提出修改意见 ,谢谢! 二、会议制度及规范二、会议制度及规范 为保障总代项目课程顺利召开和课程的效果,客服部特制定并颁发了 会议制度(试行版),对会议的全程工作做了要求,现将制度附下: 会议制度(试行)
4、会议制度(试行) 1. 目的:目的:会务服务工作作为客户服务部的一项重点工作,应以“以客户 为中心”为基本服务理念,在做好会务工作的同时,客服人员更要明 确服务的过程是一次企业形象全面的展示,是加深客户信任度的最佳 机会。为完善客服部会务管理流程,细化工作分工,制作本会务管理 手册。 2. 适用范围:适用范围:本制度主要适用于总代会务,商学院会务工作可做参考。 3.3. 会议通知起草与发送会议通知起草与发送 3.1 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备,一项会 议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的 占用,因此在组织会议前应有充分的客户意识,使与会人员能够 *.
5、准确了解本次会议的关键信息,以便提前准备,保证会议目标的 实现; 3.2 会议通知应该包括以下几项内容 3.2.1 会议目的:会议目的:明确说明举行此次会议要达到的效果, 3.2.2 会议时间:会议时间:应包括会议的开始时间和结束时间 3.2.2.1 由多个部门参加的会议:上午的会议定为 9:10 开始, 下午的会议定为 14:10 开始。由于特殊情况无法按以上规 定时间开始的会议,需由会议组织者在会前通知中明确说 明。 3.2.2.2 为保证会议效率和质量,在议题和内容有限的情况下, 会议时间一般应控制在 2 小时以内。 3.2.3 会议地点:会议地点:会议地点应该明确标出,如果会议地点在公
6、司外 部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图; 3.2.43.2.4 会议议程:会议议程: 3.2.4.1 会议议程的第一项是主持人讲解会议要求 3.2.4.2 根据会议内容的不同,会议可分为汇报、通报、研讨 等内容(参见名词解释) 3.2.4.3 会议议程应以 30 分钟为单元,列出本单元的会议内容, 如果某项内容多于 30 分钟,也应该分为多个单元,其目 的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。 3.2.4.4 每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、 列席人员和主持人的名单;组织会议人员在确定与会人员 时,应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会,哪 些
7、人可参加可不参加;努力做到既不因某些人的缺席而影 响会议效果,也不因使与本次会议关系不大的人员原因参 *. 加此次会议而影响他们的正常工作,同时又给相关人员以 学习、观摩的机会; 3.2.53.2.5 会议注意事项会议注意事项 3.2.5.1 着装要求:在总代会务期间需着统一教练服,由公司统 一发放,每次会议前从客服部领取。 3.2.5.2 会议内容保密要求:会议组织者根据会议的性质和内 容确定会议内容是否要保密;如果需要保密,需要采取必 要的保密措施。例如:涉及公司商业秘密的会议,参会人 员如果委托他人代替参加会议,必须事先报会议主办部门 批准。除主办会议部门外,一律不得录音、摄像。会议中
8、使用的文件一律由会议主办部门统一收发,若需要会后带 走的必须履行相应的登记手续。等等。 3.3 会议通知的发送 3.3.1 跨部门的会议,会议组织部门应该提前 3 个工作日发出会议 通知;如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加,应该提 前 5 个工作日发出通知,涉及总经理使全体成员参加的会议, 应该提前 10 个工作日发出通知;以便与会人员能够事先调整 好时间安排并为参会做好准备; 3.3.2 如果因特殊情况需要临时召开会议(会议通知发出距离会议 召开 24 小时以内),跨部门的会议应该由本系统的总经理室 成员批准,总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总 经理的批准; 会议纪律会议纪律
9、 3.4 会务人员在会议期间,每日应于 8:30 前到达会场,做前期的各 项准备工作; *. 3.5 会议期间在场内避免随意走动,对手机做消音处理; 会务组织:会务组织: 3.6 会议预算:会议应本着高效,节约的原则进行会议预算,并报营 销总监审批; 3.7 交通、食宿:如果会议在公司外部举行,会议组织部门应该视会 议时间安排组织与会人员的交通和食宿。如果下午有会议议程, 午餐应安排为工作快餐; 三、流程图 *. 整体流程整体流程 会会 前前 Y N 确认开课时间, 参会人数 选址及确定 起草会务通知 会议预算 人员确认 (住宿,交通) 设备准备 预定会议室,房 间,用餐 车辆安排 物料归总
10、食品采买 到达会场 场所布置与熟悉 开 始 产品出库 *. 四、四、组织架构组织架构 会务总监会务总监 会务主管会务主管 会务专员会务专员 会务专员会务专员会务专员会务专员 五、工作职责 详见附表 六工作程序六工作程序 会前工作(按顺序)会前工作(按顺序) 会议场所的选定:会议场所的选定: 在会前至少会前至少 30 个工作日个工作日确定好会议地点,并详细了解场地的具体费用 标准。 要求要求 :详见附件一 说明:说明:对符合上述条件的场所最终提请营销总监。 参课人员数量的确定参课人员数量的确定 会议通知的起草会议通知的起草 在会前一周会前一周确定本次会议的议程议程,其中包括 汇报的具体时间汇报的
11、具体时间,主要内容及安排主要内容及安排,汇报人汇报人,列席人员列席人员 等事项。 举例如下:举例如下: *. 议议 程程 时间时间汇报议题汇报议题主要内容及时主要内容及时 间安排间安排 主要汇报人主要汇报人 员员 列席人员列席人员 1 19:009:00 1010:0000 汇报人:汇报人: 、 、 1010:00-00- 1010:1515 休息休息 2 2 1010:1515 1111:4545 汇报人:汇报人: 、 、 、 结合会议议程起草会议通知,其中应注明会议的时间,地点,主持人, 议程,会议的注意事项(必须包括着装要求,内容保密要求,会议文件的 要求,请假的要求,会议的纪律等)及路
12、线图,并在会前十天会前十天 发出。 申报会议预算申报会议预算 依据会议参课人员数量及工作人员情况的确认,做如下费用明细, 包括:会议室费用,住宿费用,餐饮费用,茶歇费,广告安装费,交通 费,办公用品费等相关费用。 会议预算要求在会前四天由会前四天由会务总统筹筹 完成,报营销总监和财务总监 审批。 人员确认人员确认 结合派出工作人员情况及携带物料数量,确认住宿,安排交通(往返)情 况。 *. 设备准备设备准备(详见附件二)(详见附件二) 预定预定 依据征询结果,与酒店最后确定:会议室,房间,餐饮的具体安排。 车辆安排车辆安排 依据会议议程确定车辆往返的安排,一般选用金杯车。要求明确发车时间, 地
13、点,路线。 会务通知起草会务通知起草 结合已确定的参会及预定情况,起草会议的会务通知,要求所有安排 确定并详细。 应包括时间、地点、参课流程、住宿安排、就餐安排、车辆安排、会 务组联系方法、会议注意事项及会址路线图。 会务通知要求在会前五天会前五天 完成,发营销统筹后由其通知销售人员分别 发放给参课人员。 会务通知要求在会前三天会前三天 发给参会人员。 食品的采买食品的采买 依据会议的长短及人数,采购相应的水果、干果及小点心。 指导服务员工作指导服务员工作 确定每次会议至少需有 3 名名服务人员。 通知服务人员全程服务茶歇。 指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。 *. 会议场地布置与熟悉会
14、议场地布置与熟悉 事先与酒店人员联系,保证服务人员的及时到位。 所有会议所需用品需在会前一天会前一天运到会场;会议室所需用品(投影仪, 胶投,幕布,白板,激光笔)等需在会前会前 1 天天摆放并调试完毕。 会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前一天会前一天准备并调试完毕。 讲师台需放置矿泉水一瓶,并注意增补。 摆放指路牌,指明会议室及会务组的地点。 通知汇报人员于会前会前 5 分钟分钟就座并准备好汇报资料。 签到签到 确定签到台的摆放与人员 摆放签到处 会中工作(按顺序)会中工作(按顺序) 会议保障会议保障 会议的全程要有一名会务人员留在会议室,保障会议的服务工作。 每次汇报开始时,要随时关注
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