行政部管理规章制度.doc
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1、如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流行政部管理规章制度【精品文档】第 149 页行政部规范化管理工具箱目 录第一章 行政部组织结构与责权第一节 行政部职能与组织结构一、行政部职能行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。1参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”,更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解,从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。2沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令,沟通、协调各部门之间的工作,保证高效地完成任务。3管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、
2、总务后勤(卫生、食堂、员工宿舍)、安全保卫等工作。4服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。二、行政部组织结构由于公司所属行业和规模的不同,公司的组织结构也不尽相同。图1-1是依据行政部的职能分类而设计的组织结构。行政部经理办公事务主管总务后勤主管前台接待主管公关事务主管前台接待专员公关事务专员办公事务专员秘书宿管管理员食堂管理专员保洁绿化人员行政主管行政专员车辆主管司机安全保密主管安全专员行政总监图1-1 行政部组织结构示例第二节 行政部责权一、行政部职责行政部负责管理公司的日常行政事务,做好上传下达、沟通联系和综合协调工作,确保公司各项工作正常运行。其具体职责如图1-2所示。职责1
3、4职责13督促检查各职能部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况做好公司内部的联络沟通工作,及时向上反映情况,向下反馈信息职责11职责12协调各部门间的工作,督办检查各项工作和计划安排各种文体活动职责1制定公司各项行政规章制度,保证各项工作规范化进行负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作负责接待来访人员及对外联系工作负责管理公司办公设施,做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理工作负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事管理工作负责公司日常安全保卫及消防管理工作负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作负责公司会议组织、记录及归档工作
4、职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责公司公务车辆的管理调度工作负责公司总务后勤管理工作职责9职责10图1-2 行政部职责二、行政部权力为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开,行政部拥有6项工作权限力,如图1-3所示。权力1根据公司总体战略规划,对公司经营计划有建议权依照制度,对行政检查中发现的问题有处理权依照制度,按规定程序,对其他部门有处罚建议权依照制度,对公司员工违反行政制度有处罚建议权有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作对部门内部员工的聘任、解聘有建议权权力2权力3权力4权力5权力6图1-3 行政部权力第三节 行政部管理岗位职责一、行政总监岗位职责行
5、政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。其具体职责如图1-4所示。职责1组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度做好行政、人事部门的总体预算管理工作负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作定期组织办公职能检查,发现问题及时解决,同时督促采取纠正和预防措施管理公司的后勤服务工作,创造和保持良好的工作环境负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作,确保部门之间的良好协作负责公司固定资产及低值易耗品的统筹管理工作(包括管理员工宿舍、员工食堂和公务车辆等)接待公司重要来访客人,处理行政方面的重要函件职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8代表公司与外界有关部门和机构联络,并保持良好
6、的合作关系负责宣传企业文化,提升公司内外部形象职责9职责10做好行政管理的统筹安排,负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行政工作掌握公司行政管理工作的运行情况,适时向总经理汇报职责11职责12图1-4 行政总监岗位职责二、行政部经理岗位职责行政部经理负责全面规划、指导,协调公司内相关行政支持服务。其主要职责如图1-5所示。职责1组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划组织、协调公司的各种会议及大型活动做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作计划和总结报告后起草工作审核、修改以公司名义签发的有关文件,做好文书归档和用印管理工作负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作,拟订行政费
7、用的预算并监督预算的执行合理调度公务用车,安排车辆的维修与保养定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审负责公司内部、外部公共关系管理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8做好员工、各部门及上级之间的沟通工作根据工作计划和目标,定期检查落实情况,及时向公司领导和其他部门反馈信息职责9职责10负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作,改善工作质量和服务态度职责11图1-5 行政部经理岗位职责第二章 前台接待管理第一节 前台接待岗位职责一、接待主管岗位职责接待主管在行政部经理的领导下,全面监督前台接待、文件处理等各项工作,及时解决前台工作中出现的问题,保证公司上下信息畅通,提高公司
8、的运行效率,确保实现公司的整体目标。其具体岗位职责如图2-1所示。职责1协助行政部经理制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件,并监督执行做好公司重要客人的接待工作,跟踪户留言的落实情况检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、礼仪及工作效率协助行政部经理做好公司内部的联系与协调以及公司外部公共关系的处理等工作培训、考核前台接待专员,不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量检查前台办公区域的安全、清洁和消防工作妥善处理前台接待中出现的各种突发事件职责2职责3职责4职责5职责6职责7图2-1 接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责接待专员在接待主管的领导下,全面做好前台的日常接待、电话函件的接转
9、、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责如图2-2所示。职责1负责来宾的登记接待工作负责接收转发电话、邮件和信函,并做好记录、整理和建档等工作配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的制作、打印和复印工作负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作帮肋出差员工预订机票、火车票和客房等,登记出差人员行程负责分发公司文件、通知,并做好分发记录执行公司考勤制度,负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作职责2职责3职责4职责5职责6职责8接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉,维护公司形象职责9职责7保持前台区域内的环境卫生图2-2 接待专员岗位职责第二节 前台接待管理制度一
10、、 前台接待礼仪规范以下是某公司的前台接待礼仪规范,供读者参考。制度名称前台接待礼仪规范编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员的职业形象,充分发挥前台接待工作的窗口作用,维护良好的公司形象,特制定本规范。第2条 适用范围公司前台接待人员均应遵守本规范。第2章 前台接待仪态规范第3条 前台接待仪表要求前台接待人员应注重仪表,工作期间一律着职业装,具体要求如下表所示。前台接待人员仪表要求表总体要求1适合性:服装、修饰要与容貌、体型、年龄、个人气质相符合2整体性:各部位的修饰要与整体协调一致3适度性:在修饰程度、饰品数量、修饰技巧上,要自然适度,注意分寸男士着装要求1西装:款式简洁
11、,单色为宜,西裤的长度应正好触及鞋面,并注意与其他配件搭配2领带:颜色必须与西装和衬衫协调,干净,平整不起皱;长度合适,领带尖应恰好触及皮带扣,领带宽度应该与西装翻领宽度协调3衬衫:领型、质地、款式都要与外套和领带协调,注意领口和袖口要干净4鞋:最好穿黑色或深棕色的皮鞋,并注意保持鞋的光亮、清洁5袜子:宁长勿短,以坐下后不露出小腿为宜;袜子颜色要和西装颜色协调女士着装要求1保持衣服平整,职业装质地要好,但不要过于华丽2袜子的颜色,以透明近似肤色或与服装搭配得当为宜3配戴饰品要适量,应尽量选择同一色系,注意与整体的服饰搭配协调第4条 前台接待仪容要求前台接待人员的仪容应整洁,并能够通过恰到好处的
12、修饰突出个人修养及自信心,具体要求如下表所示。前台接待人员仪容要求表总体要求大方整洁,凸显职业性细节要求1勤洗头发,并梳理整齐2勤剪指甲,不要过长,不留污垢3香水味不宜过于浓烈4不要戴墨镜或变色镜第5条 前台接待仪态要求前台接待人员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人,并善于控制自己的情绪,塑造完美仪态,具体要求主要有以下几点。1站姿要求男士站姿应体现出阳刚之美,头正、颈直、收下颌、挺胸、收腹,收臀,双脚大约与肩膀同宽,重心自然落于脚中间,肩膀放松,两眼平视前方,表情自然,面带微笑;女士站姿则主要体现出柔和与轻盈,丁字步站立。2坐姿要求(1)肩部放松,双手自然下垂,交握于膝上,五指并拢,或一只手放在
13、沙发或椅子扶手上,另一只手放在膝盖上。(2)双腿、双膝并拢,脚自然着地,一般不要翘腿,两脚踝内侧互相并拢,两足尖距离10厘米左右。(3)坐下后上半身应与桌子保持一拳左右的距离,坐在椅子的2/3处,不要只坐一个边或深陷椅中。(4)坐姿应尽量保持端正,身体不要前倾或后仰,双肩齐平。(5)移动位置时,应先把椅子搬到相应位置,然后再坐下。身体不能在座位上来回晃动。(6)与人交谈时,双眼应平视对方,但时间不宜过长或过短;也可使用手势,但手势不可过多或幅度过大。3走姿要求(1)走路时头正颈直,上身挺直,挺胸收腹,两臂收紧,前后自然摆动,前摆稍向里折约35度,后摆向后约15度。(2)身体重心在脚掌前部,尽量
14、走在一条直线上。(3)靠道路的右侧行走,遇到同事要主动问好;上下楼梯时,应让长者、女士先行。(4)在行走的过程中,应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。4手势要求前台接待人员可通过手势,表达介绍、引领、请、再见等含义。这些手势也有一定的规范要求,具体规定如下表所示。前台接待人员手势礼仪要求表手势礼仪要求详细说明大小适度手势的上界一般不超过对方的视线,下界不低于自己的胸区,左右摆的范围应在人的胸前或右方。一般场合,手势动作的幅度不宜过大,次数不宜过多和重复自然亲切多用柔和的手势,少用生硬的条手势,以求拉近双方的心理距离避免不良手势1在与人交谈的过程中,讲到自己时不要用手指自己的鼻尖,而应用
15、手掌按在胸口2谈到别人时,不可用手指别人,更忌讳背后指指点点等不礼貌的手势3避免交谈时指手划脚或手势动作过多过大4不可在接待客人时出现抓头发、玩饰物和剔牙齿等行为指向目标在指引方向时,手指应自然并拢,手掌以肘关节为轴指向目标,同时要看目标5传递物品要求前台接待人员在递物时须使用双手,以示对对方的尊重,并要考虑接物人员是否方便;在接物时,身体应向前倾,用双手接住,并表达谢意。第3章 违纪处理第6条 前台接待人员如违反本规范,公司将视情节提出批评,或处 元以上 元以下的罚款。第7条 经多次批评、罚款仍屡教不改者,公司可视情节严重程度给予降级、辞退处理。第4章 附则第8条 行政部对本规范拥有解释权。
16、第9条 本规范自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、来访人员接待管理制度以下是某公司来访人员接待管理制度,供读者参考。制度名称来访人员接待管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员对来访人员的接待行为,提高接待效率,树立公司形象,特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司所有前台接待人员。第2章 人员来访接待第3条 接待预约来访人员时,接待人员应礼貌大方、热情周到。第4条 客人到来进行来后,接待人员要立即通知被访者;如需引导,则应使用正确的引导方法和引导姿势,具体如下表所示。引导规范表引导方法详细说明在走廊的引导方法接待人员在客人两三步
17、之前,配合步调,请客人走在内侧在楼梯的引导方法当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面;若是下楼时,应由接待人员走在前面,客人走在后面。上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全在电梯的引导方法引导客人乘坐电梯时,接待人员应先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门;到达时,由接待人员按“开”钮,请客人先走出电梯客厅里的引导方法当客人走入客厅,接待人员应用手指示,请客人坐下;看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人误坐下座,接待人员应请客人改坐上座第5条 安排时接待地点,接待人员主要遵循以下原则。1对于普通来宾,一般安排在公司会议室内接待。2对于贵宾,应由具体接待者安排接待地点。3对于面试
18、人员,如果会议室条件允许,应尽量安排在会议室接待。4对于来公司学习培训的人员,由行政部协助相关部门安排接待。第6条 预约人员到达后,若被访者由于种种原因不能马上接见,接待人员一定要说明理由与等待时间,若来访人员愿意等待,则应向其提供饮料和杂志,如有可能,还应该不时为来访人员更换饮料。第7条 如果预约来访人员要找的负责人不在,接待人员要明确告知负责人的去向及回公司的时间,请来访人员留下电话、地址,并明确是来访人员再次来公司,还是本公司人员回访来访者单位。第8条 如果采访人员未预约,接待人员应首先明确对方姓名,委婉询问对方来意,并初步判断能否让他与相关人员见面。第9条 接待人员经过初步判断,如果不
19、能直接回答,应使用“让我看看他是否在”等言辞,及时与相关人员沟通,最后决定是否安排接待。第3章 附则第10条 行政部对本制度拥有解释权。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、前台电话接听管理制度以下是某公司前台电话接听管理制度,供读者参考。制度名称前台电话接听管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员接、打电话的礼仪和行为,为客户提供优质、高效的服务,展示公司良好的形象,特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司所有前台接待人员。第2章 接听电话管理第3条 迅速、准确接听1电话铃响两声后,接听人员必须接听。如果超过三声再接电话,接听人员必须先说:“对不起
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