公司全套详细活动策划执行流程.docx
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1、公关公司全套详细活动筹划执行方案一, 活动筹划执行流程图一接洽流程2二筹划流程3三管控流程3四标准管控工具:甘特图表4二, 活动筹划执行详细方案 TOC o 1-3 h z u 一前期准备41前期准备的宣扬类52前期准备的物品类63前期准备的其他6二活动现场8三, 后期工作总结流程一, 活动筹划执行流程图工程接洽工程接洽流程筹划方案工程筹划流程工程筹备工程执行执行总结人员分组物料准备现场台本活动筹划宣扬筹划预算物料申请, 审核流程现场照片媒体剪报客户评价执行人员评估执行管控流程开拓, 整合资源标准, 专业执行构建, 完善模式一接洽流程任务分工准备工作主要工作要求及内容说明, 洽谈重点参加人员联
2、系方式完成时间备注初步接触:公司宣扬册及相关资料本公司自有优势资源, 活动阅历; 了解工程规模, 场地及其可操作性; 了解合作方关键人物, 组织机构,合作意向,资金条件; 了解对方的想法与建议;1, 微小环节洽谈屡次自有资源, 案例介绍PPT文档工程初步筹划案框架包括:活动主题, 形式, 主要内容建议;执行流程支配;大体预算 探讨筹划案,获得客户对活动的详细要求及意见; 获知工程的着重点及难点; 客户的倾向性。2, 工程汇报依据客户意见修改后的筹划案(包含筹划执行方案, 宣扬筹划案;详细预算)准备汇报用投影仪, 手提电脑, 方案PPT文档;筹划文案打印, 装订成册;汇报流程支配:开场人员,主要
3、讲解并描述人员,答疑人员。 工程汇报; 合同条款认定二筹划流程任务分工参加部门探讨重点会后工作备注初次筹划会议联络人, 活动筹划, 执行统筹, 活动部负责人 工程背景, 需求; 是否值得接着跟进; 活动概念与形式。 撰写初步筹划案; 报筹划总监与分管副总。谈判后协调会议联络人, 活动筹划, 执行统筹, 活动部负责人;制作统筹, 设计师, 信息专员, 媒介负责人 客户意见; 筹划案大体框架; 形式与内容设计; 工程根本本钱; 宣扬炒作重点; 撰写筹划执行方案初稿含筹划方案, 宣扬方案, 预算方案 方案由设计师进展精包装;微小环节谈判后协调会议联络人, 活动筹划, 执行统筹, 活动部负责人;制作统
4、筹, 设计师, 信息专员, 媒介负责人, 部门总监 客户意见; 内容, 执行微小环节确定; 现场效果图; 宣扬方案确定; 物料方案 预算方案本钱/报价。 撰写筹划执行方案定稿包括活动内容, 执行流程, 人员分工, 宣扬方案及预算; 拟定合作协议; 确定需外包工作并开场联络演艺, 制作, 场地等 确定执行工作组。合同签订后协调会议执行工作组成员 工程分解及完成时间图表甘特图; 支配各项工作。 工程正式立项 落实各项资源, 外包 执行管控三管控流程管控环节主要工作要求及内容说明, 洽谈重点参加人员联系方式完成时间备注时间管控时间支配表与节点限制。活动进展的时间是不行更改的,时间管理必需依据活动进展
5、的时间来倒推。供应管控要是指对活动的效劳, 设备及物质资料的供应的管理。对外包效劳的管理。比方在活动执行过程中会涉及到食宿, 交通, 灯光, 音响, 舞台, 服装, 道具, 绝技, 录制等,这些对专业活动运营公司大都实行外包的模式,那就须要对外包的供应商进展有效管理。人力管控活动现场负责人,团队的人员配置与管理,甚至包括现场志愿者的管理。四标准管控工具:甘特图表任务:把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。时间段:对每一个任务设置一个时间段须要考虑的因素是开场与完毕的时间。优先依次:设定任务的优先依次。节点:因为此表是用来监控活动的进展状况的,所以对于那些特别重要的任务要指
6、定为节点,并在图表中标记出来。分工:每一个任务对应参加的人员,节点处找第一负责人。二, 活动筹划详细执行详细方案一, 前期准备任务分工主要工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注一前期准备的宣扬类1, 活动筹划书要筹备一次活动我们都会先有初步的方案,这样我们就须要先做一份比拟完整的活动筹划书,这样比拟便利接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份筹划书,筹划书最主要的是目的意义, 活动内容方式及经费预算等。2, 正式发文一次活动能否成功的完成还须要得到更多单位的支持与协作,这样就少不了一份正式的发文,这也是一个很好的宣扬方式。发文要标准,如文号, 主题词, 抄送单位等。3, 悬挂条幅,
7、张贴海报, 设置气拱门, 电子屏要完成以上这些宣扬形式还是有确定的程序的,首先这些宣扬形式的文字内容都要由上级确认,并通过相关部门的审查,然后在校园内宣扬。4, 幕布目前的活动一般都有背景幕布,我们须要事先量好尺寸大小在经过设计,最终悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米,高3米,学生活动中心条幅:长9米,高0.8米等。5, 借用展板展板是用于活动的宣扬,张贴海报等。6, 制作邀请函与节目单一场活动我们为了扩大宣扬都会邀请领导与嘉宾莅临现场,这样我们先制作好要邀请函并进展派发。现在最流行的生怕是学生自己设计的正面是邀请函反面是节目单,并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张,这样做一
8、来可融入创意,二来也还美观,三来节约这点特别让许多领导确定。7, 演示文稿PPT现在越来越多的活动须要用到多媒体,PPT就是其中一项,例如座谈会, 讲座等之类的这些活动都会经常用上,所以演示文稿我们要事先准备好,当然还有投影仪与电脑。这点要留意的一是要有组织的标记;二是要考虑到现场播放出来的效果,就是说背景颜色与文字的比照要比拟明显;三是内容的标准。8, 联系校内外媒体要做到三化:联系常规化:经过屡次与一个记者联系,就会建立感情,以后报道就简洁了;接待程序化:如要到宣扬部审批入校手续,由特地的工作人员进展接待, 准备相关材料;新闻通稿格式化:给媒体的新闻共三段,第一段写时间地点主题参加人员,第
9、二段写活动过程, 形式,第三段写意义, 同学反响。这样写可以减轻我们的压力,也便利媒体挚友找出他们各自的爱好点。9, 领导及嘉宾发言稿一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言,有些领导与嘉宾对我们的详细活动还不是特别了解,所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿,以备时常之需。领导发言是一个活动的灵魂,因为对活动的确定, 活动的意义, 对青年学生提出的渴望都要由领导讲出来。当然了,这个发言稿确定要由这个组织的最高指导者定稿。10, 主持稿为了使主持人能够对节目进展顺当的连接,为了让全部工作人员对整个活动详细流程都了解,提前把主持稿写出来是很必要的。11, 准备拍摄相机, 摄影机这
10、个环节每个组织都会强调,但我有几个建议:一是假如很重要的活动,最好邀请专业的人士;二是假如场面很大,最好准备广角照像机;三是要同时准备多台。12, 奖状设计及制作要留意标准, 美观与时尚。13, 热气球, 彩旗有些活动须要营造出热忱, 喜庆的气氛,这样热气球与彩旗就是最好的选择,不但可以营造气氛还可以扩大宣扬。当然,这个视活动的经费而定了二前期准备的物品类1, 水无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领导与嘉宾。2, 地毯无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的,现在许多的活动我们都须要铺上地毯。3, 灯光, 音响等设备现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光与音
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