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1、大学人事档案管理办法第一章总则第一条为进一步加强我校人事档案管理,提高科学管理 水平,及时地收集、整理和有效地保护利用人事档案,使之 更好地为我校的教学、科研和党政管理服务。依据干部档 案工作条例、关于干部人事档案材料收集归档规定, 结合我校实际,制定本办法。第二条人事档案是组织、人事等有关部门,按照党的干 部政策,在培养、选拔和任用(聘用)干部等工作中,记载 干部个人经历、政治思想、品德作风,业务能力、工作表现、 工作实绩和成绩贡献等内容所形成的文件材料,是历史地全 面地考察了解我校教职工的重要依据,是为贯彻党的选贤举 能、知人善用的用人政策服务的。第三条人事档案管理包括档案材料的归档范围及
2、要求, 档案的整理、保管与保护,档案的提供和利用,档案的转递 和档案管理人员职责的确定等内容在内的全部人事档案工 作,它是档案工作的重要组成部分。第四条我校教职员工的人事档案由人事处档案室统一 管理,负责维护档案的完整和安全,业务上接受上级人事档 案行政管理部门和学校党委组织部、人事处的监督和指导。第五条人事档案设置专职、专责、专库保管,严格贯彻 执行档案法和国家保密法。第二章档案材料的归档范围第六条对国家规定应立卷归档的人事档案材料,必须在 形成正式材料后一个月内,送交档案室归档,集中管理,其 归档材料的范围如下:(一)干部(工人)履历表、教职工登记表、任免呈报 表、毕业鉴定表、考察和考核等
3、工作中形成的各类人员登记 表、离退休人员审批表。(二)组织鉴定材料:组织审定、考察和考绩材料等工 作中形成的各类人员登记表和人员调动鉴定材料;组织审定 考察以及年度(或学年度)考核登记表。(三)更改姓名、民族、出生日期、国籍和参加革命工 作时间等过程中形成的个人申请、组织审批、上级批复以及 所依据的证明材料。(四)国民教育、成人教育(大中专)、党校及各种短 期业务培训学习中形成的学生(学员)登记表、考生登记表、 学习成绩表、毕业生登记表、毕业生鉴定表、授予学位的材 料、学历证明书;培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思 想小结(结业)、博士后研究人员工作期满登记表等材料。(五)评审(考试)专业技
4、术职称(资格)和聘任专业 技术职务工作中形成的有关材料:专业技术职务任职资格评 审表、申报表等材料。(六)办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级 审批表、各项工资变动审批表,登记表、提职晋级和奖励工 资审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、解决各种待遇问题 的批复等材料。(七)录用、聘用教职工工作中形成的审批表、合同书、 协议书,政审考核材料、续聘审批表、解聘和辞职审批材料。(八)办理出国(出境)人员审批表、备案表;在国外、 境外表现情况或鉴定材料;出国、出境审批表(要注明出国、 出境和返回的时间及出国、出境的目的)。(九)各种表彰、奖励材料:劳动模范、先进工作者、 有突出贡献者、优秀专家、国
5、家科技进步奖、优秀党团员审 批(呈报)表、先进事迹材料、校级通报表扬等材料。(十)学校纪律检查、监察和行政管理工作中形成的处 分决定或记过材料、学校通报批评材料;撤消处分的有关材 料等。(十一)入团、入党志愿书、申请书和转正申请书;综 合性政审材料及有关的证明、考察材料;自传、党员登记表; 民主评议党员登记表、优秀党员事迹及组织审批材料、取消 预备党员资格的组织意见;参加入民主党派的有关材料。(十二)学校组织布置填写的履历表、自传、组织鉴定 和自我鉴定材料。(十三)教职工取得专利的创造发明、重大科研成果、 著作或译著、有重大影响的论文等目录。(十四)其他可供组织参考有保存价值的材料。第三章归档
6、要求第七条对归档材料的要求:各单位应主动将平时形成的 归档材料及时送交人事处档案室存档,以保证人事档案材料 的完整性、及时性和便于提供利用。归档的材料必须是办理 完毕的正式材料。送交的材料必须完整齐全、真实,文字清 楚,结论、对象明确,手续完备,并写明承办单位及时间的 正式文件材料。凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章。 规定要同本人见面的材料,一般应有本人的签字(本人见面 后未签字的,可由组织注明)。任免呈报表(包括上报的考 察材料)和录用审批表,必须注明批准的机关名称、时间和 文号。教职工在校工作期间学习所获得的学历、学位相关材 料,以及评定专业技术任职资格方面的材料,应是报考前经 学校
7、备案或经学校同意送评的方可收录。第八条凡归档材料须按要求使用办公用纸、不褪色的纯 黑墨水书写(或打印)。一律不得使用铅笔、圆珠笔、红色 及纯蓝墨水和复写纸书写。第九条凡归档的材料一律用原件,不得采用复印件代替 原件存档。特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件 所在单位,并加盖公章。第十条凡需归档的材料,一律由人事处档案室负责审 定。其他单位和个人均不得任意将不该归档的材料归档。第十一条送交的归档材料不齐全或不清楚的,送交材料 单位或个人应按规定补齐整理到符合要求后再归档。第十二条各单位应主动将平时形成的归档材料及时送 交档案室存档,以保证人事档案材料的完整性、及时性和便 于提供利用。第十三
8、条教职工辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)、 开除后另就业的,其档案转到有关的组织、人事部门保管; 不具备保管条件的单位,应转人事部门所属的职业介绍服务 中心保管。在本校重新就业的,其档案仍由我校保管。第十四条教职工被开除公职后未就业的,其档案仍由我 校保管,另就业的,其档案转有关的人事劳动部门保管。第十五条出国出境不归,失踪或逃亡人员的档案仍由我 校代为保管。第十六条学校教职工去世以后,其档案在人事处档案室 继续保管5年,5年后转至学校档案馆按规定保存。第四章档案的整理、俣管与保护第十七条人事处档案室专门负责整理、保管、保护人事 档案。第十八条整理人事档案,须熟知党的干部、人才、人事 政策
9、、熟知档案工作专业知识,熟知档案管理有关规定,掌 握修复、打印、抄写、压平、剪裁、糊表等档案整理工作的 方法和技能,做到收集完整,鉴别准确、整理有序、保管安 全,便于利用。第十九条人事档案的卷皮、目录和档案盒(袋)的样式、 规格、按国家统一的标准制作。第二十条人事处档案室应根据安全保密、便于查找的原 则,对人事档案进行科学地保管。要建立严格的登记和统计 制度,每年全面检查核实一次,发现问题及时解决。第二十一条严禁任何个人保存他人档案。对利用人事档 案材料营私舞弊的,应视情节轻重,予以严肃处理,对违犯 档案法、保守秘密法的,依法处理。第五章档案的提供和利用第二十二条因工作需要(如考察、任免、调动
10、、政治审 查、组织处理、确定参加工作时间、入党、出国、职称待遇 等)查阅或借用人事档案,须遵守下列规定:(一)校内查阅档案的人员必须是各单位履行组织、人 事、纪检工作职责的正式党员。本校处级以上(含处级)党 员领导干部、学校下属事业单位的党组织负责人,可查阅本 单位有关人员的档案。(二)校内非主管单位一般不予查阅人事档案。如需利 用人事档案材料,经人事处主管领导批准,可由人事档案管 理员查阅后,以口头或书面形式提供有关情况。确因查办案 件等特殊情况,经书面申请报人事处主管领导批准,可指派 两名党员干部查阅。(三)校外单位因工作需要查阅我校的有关人员的档 案,一般仅限于上级组织人事部门办理组织人
11、事业务和政法 机关、纪检监察机关查办案件时予以提供查阅,并须按程序 办理审批手续获准后,方可提供查阅。查阅档案的人员必须 携带单位保密本或专用笔记本,严格遵守保密制度。(四)凡查阅人事档案,必须先填写查阅人事档案报 告表,再到人事处办理批准手续。(五)任何人不得查阅本人及亲属的档案,一般也不准 直接查阅比本人职务高人员的档案。(六)查阅档案时,必须凭单位党组织介绍信。不能使 用行政介绍信和外调证明介绍信查阅人事档案。(七)查阅档案时,必须严格遵守保密制度和阅档规定, 严禁涂改、圈划、拆散、抽取、撤换、增添、打杠、批注、 污损、摘抄和复印。查阅者不得随意向无关人员泄露或擅自 向外公布档案内容,违
12、者按档案法有关规定处理。(A)人事档案应在阅览室查阅,原则上不外借。如确 因工作需要借出时,应在“查阅档案报告表”上说明理由, 并经人事处主管领导批准,严格履行登记手续后,通过组织 借出,并按期归还。借阅期间不得私自转借他人或由他人归 还。如需超期使用,需续办延期手续。人事档案不允许对个 人外借。(九)查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄、复印档 案内容。因工作需要从档案中取证的,必须经人事处主管领 导批准同意,在人事档案管理员监督下拍摄、复印。(十)查阅档案时需要摘抄有内容的,应经人事处主管 领导批准,对摘抄的内容须经档案管理员审核。摘抄必须使 用单位保密本或专用笔记本。(十一)凡因个人升学、
13、出国、职称评审等需要从档案 中复印材料的,一律由人事档案管理员代为复制,并按规定 收取复印工本费和档案保护费。第六章档案的转递第二十三条档案的转递须遵守以下规定:(一)因工作调动或辞职时,档案管理部门应及时将档 案转出。档案转出一律通过机要发出或派专人转递,严禁个 人携带。不准邮寄。(二)转递档案必须按统一规定的“档案转递通知单” 的项目详细登记,严密包封。转出的档案必须完整齐全,并 按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出;对 转出的档案,应索要回执,逾期一个月未见回执者,转出部 门应催问查实,防止丢失。(三)离校人员的档案一经寄出,有关单位如再发现缺 少归档的单项材料,原则上应由形成该材料的单位负责补办 并提供给人事处档案室再予以寄出。第七章附则第二十四条人事档案管理工作岗位属于管理岗位附设 专业技术岗位,受聘上岗人员必须是档案专业技术人员。人 事档案管理人员执行专业技术岗位工资,并按专业技术人员 管理使用,不列入管理职员职务等级序列。第二十五条本规定自公布之日起执行。
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