采购部业务流程.doc
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1、供应部业务流程一、业务目标1、战略目标及时了解原材料的价格行情,采取集中采购优势和期货采购模式,在保证采购物资质量的基础上,节约物资采购成本,提高物资采购效率,为公司经营、发展提供有力的物资保障。2、经营目标 2.1、优化采购方案、优选供应商、优质保量地满足车间生产物资需求。 2.2、合理确定采购价格,降低采购成本。 2.3、及时安排采购资金,保证货款在计划内准确支付。3、财务目标 准确保送报表,保证K3系统真实、准确的输入。4、合规目标4.1、物资采购行为规范、过程公开、竞争公平公正,符合国家法律法规。4.2、物资采购合同符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度。二、风险评估1战略风险1
2、.1由于物资采购业务流程设计不合理或控制不当,可能导致采购物资及价格偏离目标要求,或上当受骗,出现舞弊和差错,影响物资采购质量和成本。1.2对于原材料质量的标准不统一,造成采购通道狭窄、难以形成供应商竞争机制,出现采购价格控制漏洞。1.3不能及时采购到所需物资或采购物资不能按时到货,影响正常生产建设进度,造成企业违约风险。2经营风险2.1采购的物资产品质量不符合技术质量标准需求,甚至采购了伪劣产品以及运输时发生丢失和毁损,出现质量问题或质量事故影响生产建设使用。2.2供应商垄断产品价格、串通报价,或设计、生产、技术等部门和使用单位指定供应商,致使采购价格严重高于市场价格。2.3对供应市场行情缺
3、乏了解、跟踪、分析,导致采购价格不合理。2.4分公司层层设库、重复储备,致使库存资源不能共享、储备资金占用大、仓储费用高。2.5资金分散使用、付款时间、付款方式、付款金额不恰当造成资金效益的流失。2.6合同对购销双方的权利、义务和违约责任表述不清楚,导致经济纠纷和经济损失。2.7未经审核,擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。3财务风险3.1多记、错记、漏记物资入库或应付账款,导致财务报告失真、不准确、不完整。4合规风险4.1制度不健全或有漏洞,制度执行不到位和监督考核不力,导致采购管理过程发生违规问题。4.2物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度的要求,造成
4、损失。三、业务流程步骤与控制点1明确物资采购供应职责1.1原材料采购管理工作由采购部门负责。1.2所有物资的采购必须在公司审批后的合格供方目录中选取供货方。1.2.1发生临时采购且合格供方目录中没有相应供货方的情况时,采购部门可列出供货方名单,提交审计部、财务部、质检部审核通过后方可进行采购事宜。1.3物资采购全过程中应注意各环节相互配合、相互监督分段管理模式,计划与采购、质检与采购、价格审核与采购、合同审核与采购、货款支付与采购等职责分离。2物资需求计划编制与审批2.1物资使用部门应根据需求编制物资需求计划,经部门负责人审核签字后,报分管领导审核批准。3物资采购计划编制与审批3.1采购部门对
5、审批合格的物资需求计划会同仓储部门进行库房清查核实库存。3.2对现存的物资,须在计划中注明,从仓库调配领用,不进入下一步采购程序。3.3经查库确系不存在或库存不足的,采购部门应编写物资采购计划,附上物资需求计划交财务部门核实,经分管领导审核后,安排采购组执行采购程序。3.4急需物资经分管领导、财务负责人、财务总监签字认可后,采购部门可先询价采购,物资采购计划报批相关手续必须在三个工作日补齐。4供应商选择与考核4.1合格供方的考核、评定及控制采购部门组织公司质管部、生产部、财务部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选,建立公司供应商网络,供应商网络实行动态考核和优胜劣汰机制,构成保证生产建设所需
6、物资的供应商网络体系。4.1.1合格供方的考核、评定过程4.1.1.1采购部门根据公司生产物资现有供方和待开发的供方,在满足合同程度、供货能力、保证质量能力、资信能力的条件下进行摸底考察,提出初选供方单位。4.1.1.2采购部门组织公司质管部、生产部和财务部对供方的质量管理体系认证资格、在同行业中的业绩、执行产品标准、质量等级、法人资格、企业规模、履约能力、企业资信、企业财务状况等相关能力等方面做出评价。4.1.1.3采购部门组织评审小组根据综合评价资料或实地调查结果,进行分析、评审,确定合格的供方,报公司价格委员会审定并报董事长批准。4.1.2合格供方的控制4.1.2.1采购部门在合格供方目
7、录中进行物资采购,并对合格供方的企业资金运作情况、执行能力等多方面进行动态管理。4.1.2.2采购部门每年须组织评审小组进行一次合格供方的评定,对上一年质量过硬、供货及时、服务周到的供方应于肯定,继续进入本年的合格供方目录。4.1.2.3相关部门验证采购产品首次发现不合格品时,通知供方暂停发货,并按不合格产品的有关规定处理,合格供方一年内两次出现不合格产品时,取消其合格供方资格。4.1.2.4合格供方须遵循诚信公平、货真价实的原则,及时供应性价比合理的物资,经查实一年内合格供方恶意虚高物资报价三次以上,取消其合格供方资格。4.1.2.5合格供方与公司合作过程中,违反相关技术商务合同要求,出现产
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