会议要素-会议时间.ppt
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1、1,5W1H原则,Why 目标,What 议题,When 时间,Who 与会者,Where 会址,How 为了实现会议目标进行的会议保障相关工作,第二章 会议要素,开会时间,4,开会时间,时间的步伐有三种:未来姗姗来迟,现在像箭一般飞逝,过去永远静立不动。 “一个人可以学会更有效地使用多种管理工具,以便在同样多的时间里使自己更加富有成效。” “一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。”,5,6,会议时间有三种含义,A 一是指会议召开的时间; B 二是指整个会议所需要的时间、天数; C 三是指每次会议的时间限度。,7,以下几个会议在什么时间召开比较合适: 工作周例会 职工代表大会 农业生产大会,周五下午
2、,年初,根据生产的季节性召开,8,确定开会时间的依据,1.需要 2.适宜 3.议题的时效,9,开学典礼开学一周之内召开,10,教师节座谈会9月10日之前1-3天内,11,会议时间管理,1.做好会议议程、日程的计划管理 2.时间管理“四象限”法 3.考虑不确定性,12,1做好会议议程、日程的计划管理,会议议程:是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排,会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务,通常由秘书拟写议程草稿,交上司批准后,在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议
3、内容的概略安排,它通过会议日程具体地显示出来。 会议日程:是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式,将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里,使人一目了然,如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排,它以天为单位,包括会议全程的各项活动,它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体,准确无误。,会议议程样式1,13,中国展览会组织者业务交流会议程表 会议主席:陈峰 中国展览组织者专业委员会秘书长 参加人员:中外展览会组织者 研讨议题: 1.异地办展的注意事项 2.国产品牌展览会的国际化战略 3.参展商参展知识培
4、训的必要性与操作难点 4.专业观众组织与数据库保密问题 5.如何让展览会网站与展览会自身实现互动 6.大型展览会的风险控制问题 7.中国展览组织者专业委员会介绍,会议议程样式2,14,15,会议日程,16,课堂练习:,天地酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。主要讨论以下问题:销售二部经理的人选、东部地区销售活动的总结、上次会议记录、销售一部关于内部沟通问题的发言、下季度销售目标、酒店销售人员的招聘和重组。请编制以上会议的会议议程,17,天地酒店销售团队会议议程表 酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在酒店三号会议室举行。 1.销售二部经理的人
5、选 2.东部地区销售活动的总结 3.上次会议记录 4.销售一部关于内部沟通问题的发言 5.下季度销售目标 6.酒店销售人员的招聘和重组,18,天地酒店销售团队会议议程表 会议名称:酒店销售团队会议 会议时间:2014年5月25日星期一上午9点 会议地点:酒店三楼会议室举行 会议议程: 1.宣布议程 2.说明有关人员缺席情况3.宣读并通过上次会议的记录 4.东部地区销售情况总结 5.销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言6.公司销售人员的招聘和重组 7.销售二部经理的人选 8.下季度销售目标,19,安排会议议程的原则,尽量避免安排重复的环节和重复的内容 严格规定发言时间 合理衔接各个环节,20,
6、重要,21,重要,不重要,紧急,不紧急,马上执行,制定计划,不必理会,交由下属完成,2.时间管理“四象限”法,有关时间管理的技巧,大约可以分为高、中、低三个层次。 低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录,在忙碌中自行调配时间和精力。 中层次的管理技巧强调行事历与日程表,反映时间管理已注意到规划的重要性。 高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理,按轻重缓急进行优先解决。,22,3.考虑不确定性,第一是为每件计划都留有多余的预备时间。 第二是努力使自己在不留余地,又饱受干扰的情况下,完成预计的工作。这并非不可能,事实上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。 第三是另准备一套应变计划。,23,为意外事
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