会议要素-议题复习过程.ppt
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1、会议要素-议题v“听取部门汇报工作听取部门汇报工作”最好采用会议的形式,不能用每周或每月最好采用会议的形式,不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式,交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式,往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气,使公司往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气,使公司内部缺乏沟通,使问题和建议无法顺畅流通,长此以往,后果不内部缺乏沟通,使问题和建议无法顺畅流通,长此以往,后果不堪设想。因此,每月一定要召开正式的会议,听取部门汇报工作,堪设想。因此,每月一定要召开正式的会议,听取部门汇报工作,使各种信息在公司内部高效
2、流通。使各种信息在公司内部高效流通。v表扬和批评是两种很好的激励方式,而当众的表扬和批评具有更表扬和批评是两种很好的激励方式,而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会议的形式表扬或批评,有利于充分发挥表扬强的影响力。采用会议的形式表扬或批评,有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工明星员工”可以树立标杆,可以树立标杆,充分发挥榜样的好作用,有效推动竞争;当众批评某些情节严重充分发挥榜样的好作用,有效推动竞争;当众批评某些情节严重的错误行为,有利于警醒员工,避免同类事情再度发生。的错误行为,有利于警醒员工,避免同类事情再度发生。v当你给某一个项目
3、小组,或者给你的部门分配任务时,一定要举当你给某一个项目小组,或者给你的部门分配任务时,一定要举行会议,不能采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着行会议,不能采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的,只有通过会议把任务公要达到团结上下、协作完成任务的目的,只有通过会议把任务公共化、明确化,才能促进协作,从而保证任务的及时完成。共化、明确化,才能促进协作,从而保证任务的及时完成。3.3.73.3.7原则原则v所谓所谓“3.3.7“3.3.7原则原则”是指是指3 3种思考(种思考(3 Ways of 3 Ways of ThinkingThinking)
4、和)和3 3个原则(个原则(3 Principles3 Principles)以及)以及7 7条规条规定(定(7 Rules7 Rules)。)。v(一)(一)3 3种思考种思考 1.1.思考一下会议的必要性思考一下会议的必要性 2.2.思考如何最大限度地减少会议思考如何最大限度地减少会议 3.3.思考是否有能够与其他会议合并或委托的方法思考是否有能够与其他会议合并或委托的方法 (二)(二)3 3个原则个原则 第一个原则,确定不召开会议的工作日。第一个原则,确定不召开会议的工作日。第二个原则,将会议时间定为一个小时,最多不超过一个半小时第二个原则,将会议时间定为一个小时,最多不超过一个半小时第
5、三个原则,将会议记录整理成一张纸。第三个原则,将会议记录整理成一张纸。(三)(三)7 7条规定条规定 1.1.严格遵守时间严格遵守时间 2.2.写明投入会议的经费写明投入会议的经费 3.3.使会议规模尽可能小使会议规模尽可能小 4.4.明确会议目的明确会议目的 5.5.事先分发会议资料事先分发会议资料 6.6.要让所有参加者发言,并且相互尊重所发表的意见要让所有参加者发言,并且相互尊重所发表的意见 7.7.会议记录中仅记录决定了的事项会议记录中仅记录决定了的事项 WWWWWW原则:原则:v 将会议内容(将会议内容(WordWord)通过窗口()通过窗口(WindowWindow)迅速)迅速准确
6、地传达给相关者并反映到实际工作(准确地传达给相关者并反映到实际工作(WorkWork)中,)中,这可以称为三星的这可以称为三星的3 3元会议文化。元会议文化。5W1H5W1H原则原则Why目标目标What议题议题When时间时间Who与会者与会者Where会址会址How为了实现会议为了实现会议目标而进行的目标而进行的相关工作。如相关工作。如关机、准时、关机、准时、住宿、交通等住宿、交通等9会议议题会议议题会议议题会议议题课程导入课程导入天地公司的一次生产会议天地公司的一次生产会议 天地公司总裁秘书施林受总裁委托,去公司的生天地公司总裁秘书施林受总裁委托,去公司的生产车间主持第一季度的生产运营会
7、议,会议开始时,产车间主持第一季度的生产运营会议,会议开始时,她首先发言道:她首先发言道:“今天,我们主要谈一谈今天,我们主要谈一谈2009年第一年第一季度的生产运营计划,大家自由发言吧!季度的生产运营计划,大家自由发言吧!”11v大家先是面面相觑,会议出现冷场,过了一会,张大家先是面面相觑,会议出现冷场,过了一会,张副厂长开始说到生产设备需要更新的问题,王副厂副厂长开始说到生产设备需要更新的问题,王副厂长又由生产设备更新说到职业食堂设备也需要更新,长又由生产设备更新说到职业食堂设备也需要更新,大家七嘴八舌,施林发现讨论越来越偏离主题,谈大家七嘴八舌,施林发现讨论越来越偏离主题,谈了半天,正题
8、也没说几句,而且就听几个人在夸夸了半天,正题也没说几句,而且就听几个人在夸夸其谈,大多数人无法发表自己的见解。会议就这样其谈,大多数人无法发表自己的见解。会议就这样不了了之了。不了了之了。会议议题的概念会议议题的概念v会议议题是会议所要讨论、报告的主要内容,所反会议议题是会议所要讨论、报告的主要内容,所反映的是会议的目的、主题、任务,以及为了完成任映的是会议的目的、主题、任务,以及为了完成任务而将要采取的措施。务而将要采取的措施。1314扁鹊三兄弟谁的医术高扁鹊三兄弟谁的医术高议题的构成要素议题的构成要素v1 1)会议主题)会议主题 是会议的精神,要求清晰地表达是会议的精神,要求清晰地表达出会
9、议的目的,应该具有前瞻性和可持续性,并为出会议的目的,应该具有前瞻性和可持续性,并为大多数与会人员所接受。大多数与会人员所接受。v2 2)会议副标题)会议副标题 是主题的补充和说明,使主题范是主题的补充和说明,使主题范围更集中。围更集中。v3 3)会议专题)会议专题 主题之下可以分成若干个专题。主题之下可以分成若干个专题。v首届首届“中国国际会展文化节暨中国国际会展文化节暨20052005年中国会展年会年中国会展年会”由郑州市人民政府和中国会展杂志社联合主办,由郑州市人民政府和中国会展杂志社联合主办,主题为主题为“和谐社会与会展业发展和谐社会与会展业发展”17首届中国国际会展文化节首届中国国际
10、会展文化节会议一:中国展览会组织者业务交流会会议一:中国展览会组织者业务交流会会议主席:陈峰会议主席:陈峰 中国展览组织者专业委员会秘书长中国展览组织者专业委员会秘书长参加人员:中外展览会组织者参加人员:中外展览会组织者研讨议题:研讨议题:1.1.异地办展的注意事项异地办展的注意事项2.2.国产品牌展览会的国际化战略国产品牌展览会的国际化战略3.3.参展商参展知识培训的必要性与操作难点参展商参展知识培训的必要性与操作难点4.4.专业观众组织与数据库保密问题专业观众组织与数据库保密问题5.5.如何让展览会网站与展览会自身实现互动如何让展览会网站与展览会自身实现互动6.6.大型展览会的风险控制问题
11、大型展览会的风险控制问题7.7.中国展览组织者专业委员会介绍中国展览组织者专业委员会介绍18首届中国国际会展文化节首届中国国际会展文化节会议二:中国会展场馆经营发展圆桌会议会议二:中国会展场馆经营发展圆桌会议会议主席:陈若薇会议主席:陈若薇 中国展览馆协会理事长中国展览馆协会理事长参加人员:中外展览场馆负责人参加人员:中外展览场馆负责人研讨议题:研讨议题:1.1.寻找展馆运营机构过程中的经验和教训寻找展馆运营机构过程中的经验和教训2.2.淡季展馆的市场开发淡季展馆的市场开发3.3.如何处理自办展与出租场地之间的关系如何处理自办展与出租场地之间的关系4.4.展览举办期间的餐饮保障和安全保卫问题展
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