十条实用的Word办公软件应用技巧精选.doc
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1、十条有用的Word办公软件应用技巧 篇一:office办公软件使用技巧大全 办公软件使用技巧 1. 同时保存所有打开的Word文档 有时在同时编辑多个Word文档时,每个文件要逐一保存,既费时又费力,有没有简单的方法呢?在按下Shift键的同时,单击“文件”菜单,大家看,已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令,这可就方便多了 2. 巧妙设置文档保护 在用Word 2000/XP打印一份文件时,忽然头儿有要事吩咐,要临时离开一下,关闭文件吧,既费事又没必要,但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。如何办呢?执行“工具”菜单中的“保护文档”命令,在弹出的窗口中选择“保护窗体”,然后设上密码。如何样
2、,光标跑到了文件头,任你如何挪动鼠标、敲击键盘确实是无法编辑了,不错吧。等回来时,执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令,一切又正常了。 3. 编辑长文件更轻松 相信大家都有如此的经历:在使用Excel、Word编辑长文档时,有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回挪动特别苦恼,还会出错。事实上只要将鼠标挪动到滚动条上面的适当位置,觉察鼠标指针变成双箭头,现在按住鼠标左键向下拖动,文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容,在下面编辑区找到需要粘贴的位置,如此你就可以复制内容了,而不必来回切换。这种方法特别适宜复制相距特别远且处数较多的内容。 4.
3、给WPS文档添加水印 先用作图软件(画笔工具等)制造一张色彩特别淡的图片(直截了当将Word的水印效果图“抓”下来也行),然后打开需要添加水印的WPS文档,执行“格式页面背景设置”命令,打开“设置背景”对话框,切换到“图片”标签下,按“选择图片”按钮,选中刚刚制造的图片,并进展适当设置后确定,就可以为文档设置上水印了。 5. 在金山文字中快速打开“页面设置” 在用金山文字2002处理文档时,一个最常用的操作确实是设置页面。先执行“视图标尺水平(垂直)标尺”命令,展开“水平(垂直)标尺”打开,然后用鼠标在水平(垂直)标尺上双击,即可快速打开“页面设置”对话框,对页面进展设置了。 6. 在Exce
4、l中插入拼音 在我们使用Excel时,常常会遇到十分孤僻的字,但加上拼音注释就能使人看得更明白。详细的方法是:选中想要参加拼音注释的表格,打开Excel的菜单栏中的“格式”菜单,选中“拼音信息/设置”项,在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中,分别选择拼音的对齐方式和字体,最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”,即可以在单元格中输入拼音了。要查看拼音,可通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。 7. 取消“自作聪明”的超级链接 当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,假设不小心在网址上按一下,就会启动IE进入超级链接。但假设我们不需
5、要如此的功能,就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢?在Word中单击“工具自动更正选项”,单击“键入时自动套用格式”选项,将“Internet及网络途径交换为超级链接”工程前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项,将“Internet及网络途径交换为超级链接”工程前的小钩取消。再单击“确定”。如此,以后再输入网址后,就不会转变为超级链接了。 8. 巧设Word启动后的默认文件夹 Word启动后,默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置,我们可以自定义Word启动后的默认文件夹,步骤如下:(1)单击“工具”菜单中“选项”命令,程序将会弹出“选项”的对话框;(2)在对话框中,选择“文件位置
6、”标签,同时选择“文档”;(3)单击“更改”按钮,打开“更改位置”对话框,在“查找范围”下拉框中,选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮;(4)最后单击“确定”按钮,此后Word的默认文件夹确实是用户本人设定的文件夹。 9. 在Word中快速输入汉字偏旁部首 作为语文老师,在用Word编制练习时,常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入符号”命令,打开“符号”对话框,在“符号”标签下,将字体选定为“标准字体”,“子集”选定为“CJK统一汉字”,你就会觉察下面的汉字是按偏旁部首陈列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的,选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按钮就行
7、了。 10. 改变WPS Office 2000启动后的默认纸张和字号 1.进入WPS Office 2000,选择“文件页面设置”,将“纸张规格”设置为16开或B5,并按照需要设置好纸张边距,回车确定。可按照本人的写作习惯定义一下,比方“宋体、四号”。 3.选择“文件存为模板”,在左面模板类型中选择“通用”型,在右面“模板名”中输入模板名称,单击“确定”。然后退出WPS Office。 4.再次进入WPS Office,选择“文件新建”,单击“通用”模板,单击你刚刚输入的模板名称,单击对话框右下角的“设为默认模板”,单击“确定”,大功告成。如此,当你每次进入WPS Office后,纸张就变为
8、16开或B5、字体字号也变为你所需要的了。11. 将Word表格巧妙转换为Excel表格 先打开带表格的Word文件,接着选中整个表格,先将光标放在表格的任一单元,在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击,整个表格的字会变黑表示全部选中,单击右键,在出现的菜单中选择“复制”;然后打开Excel,再单击右键,在出现的菜单中选择“选择性粘贴”,在出现的对话框中有6项菜单可选,选择“文本”并确定就行了。 12. 巧存Word文档中的图片 有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档,想把文档里的所有图片全部保存到本人的电脑里,可以按照下面的方法来做:打开该文档,选择“
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