高级办公自动化教材.docx
《高级办公自动化教材.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《高级办公自动化教材.docx(53页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、WORD中文字处理软件 中文Word 2003是包含在Microsoft Office 2003套装软件中的一个字处理软件,它运行在Windows98/2000/XP环境下。它功能齐全,从文字、表格、插图、格式、排版到打印,是一个全能的桌上排版系统。第一节 认识Word 2003一、启动与退出中文Word 20031.启动Word 2003如果已经安装过了中文Office 2003软件,那么我们可以用以下方法启动Word 2003软件。(1)单击“开始”菜单,将鼠标移到“程序”命令中,在“程序”子菜单中选择Microsoft Word命令,即可启动word 2003。(2)双击桌面快捷方式打开
2、WORD;则自动建立了一个空白文档文档1,默认纸型为A4型。2.退出Word 2003用以下三种方法可以退出Word 2003:(1)单击窗口右上角的关闭按钮。(2)单击文件菜单,选择“退出”命令。(3)利用快捷键“Alt+F4”,关闭窗口。在退出Word 2003时,Word 2003将关闭所有的文档,如果某些打开的文档没有保存、Word 2003将询问你在退出之前是否保存这些文档。如果要保存,单击“确定”按钮,否则单击“否”按钮。二、Word的窗口组成Word 的窗口组成如图2.1.1所示。标题栏任务窗格垂直标尺视图方式按钮菜单栏图2.1.1 Word2002的窗口绘图工具栏水平滚动条状态
3、栏常用工具栏格式工具栏文本区标题栏:用来指示当前所使用的软件的名称及所编辑文档的名称。菜单栏:在其中列出了Word 所有功能的命令清单。常用工具栏:包含常用的快捷命令按钮,可以快速完成工作。格式工具栏:包含可以快速改变文字外观和文档编辑格式的命令按钮。视图方式:视图分为普通、WEB、页面、大纲四种,建议我们一般将视图模式定在“页面”模式下(这样看起来是所见即所得的方式)。利用“水平滚动条”左边的视图方式按钮或者视图菜单中的相应命令,可以在四种视图之间转换。三、菜单与工具栏Word 2003执行的操作通常是利用菜单和工具栏完成的。1.使用菜单Office 2003及其以后版本提供了一个个性化短菜
4、单,其中显示的是用户常用的命令,单击底部的按钮,则显示完整命令。第二节 编辑文档在掌握了Word文档的创建、保存、打开等基本操作后,接下来就可在文档中输入文本,并对文本进行选定、删除、移动、复制、查找与替换等操作。一、输入文本在窗口顶部闪烁的光标表示输入文本将出现的位置,即插入点。提示:BACKSPACE键删除的是光标之前的字,DEL键删除的是光标之后的字。1.汉字输入如果要输入汉字,必须切换到中文输入法状态:(1)用鼠标切换。单击任务栏右侧的输入法图标,弹出一个输入法选择菜单,单击想使用的输入法。(2)用键盘切换。CTRL+空格键: 中/英文输入法切换SHIFT+空格键: 全/半角切换CTR
5、L+SHIFT: 输入法之间的切换提示:如果在文档中输入公式,选择【插入】【对象】命令,在弹出的“对象”对话框中选择“Microsoft 公式3.0”,即可打开公式编辑器。(2)用户也可以选择“插入” “符号”命令插入所需特殊符号。另外,在符号工具栏中也可以找到常用的符号。提示:特殊符号 ( z等都在以字母W开头的字符集里。按“CTRL+ALT+R”可输入注册符。 二、 插入文档用户可将已有文档直接插入到正在编辑的文本中,其操作步骤如下:(1) 将插入点置于要插入文档的位置。(2) 选择【插入】【文件】命令,打开“插入文件”对话框。(3) 在对话框中输入或选择要插入的文件名。(4) 单击“插入
6、”按钮,该文件就插入到文档中。三、打开旧文档若要打开以前保存的文档,可选择【文件】【打开】命令,或单击常用工具栏上的“打开”按钮,弹出如图2.2.2所示的对话框。图2.2.2 “打开”对话框在“查找范围”中选择指定的路径,然后选择要打开的文档,单击“打开”按钮,即可打开一篇旧文档。四、保存文档保存文档可采取三种方法。(1)使用文件菜单中的“保存”命令:如果是第一次保存则弹出的是“另存为”对话框,如图2.2.3所示。在“保存位置”框中选择保存该文档的路径,在文件名中输入保存的文件名称(Word提供缺省文件类型为“*.Doc”),单击“保存”按钮即可保存文档。图2.2.3 “另存为”对话框在工具命
7、令中为文档加密码提示:在“另存为”对话框中可以为文档加密,选择【安全措施选项】命令,在弹出的“安全性”对话框中设置文档的打开权限密码。(2)使用“另存为”命令。选择【文件】【另存为】命令,可以把存过盘的文档依照上述方法换个文件名保存起来,也可以更改保存路径。八、编辑文档完成文字输入工作后,可对WORD文档中的文字段落进行修改。1.选择文字: (1)选定一个单词:用鼠标双击该单词。(2)按住Ctrl键可以进行不连续区域的选择。(3)插入点置于要选择文字的第一个字前或最后一个字后,压住鼠标左键拖动选择(拖黑),即选择了拖黑部分的文字。(4)在一行字的左端使鼠标变为向右方向,单击左键则选中本行文字,
8、双击左键则选择本段文字,三击则选择全文。(5)把插入点置于要选择文字的第一个字前或最后一个字后,按住Shift键,鼠标移至要选的最后或最前一个字处,单击左键,即选择了变黑部分的文字,如图2.2.4所示。图2.2.4 选择文字(6)按“Ctrl+A”键或选择【编辑】【全选】命令,即可选择全文内容。(7)选择任意块:将鼠标指针置于要选择的一角,按住Alt键同时按住鼠标左键拖动到文本块的另一角,再松开鼠标左键。2.移动文字(1)选择要移动的文字,按“Ctrl+X”组合键将其剪切,再将光标移至目标位置,按“Ctrl+V”组合键粘贴。3.复制文字(1)选择要复制的文字,按“Ctrl+C”组合键复制,再将
9、光标移至目标位置,按“Ctrl+V”组合键粘贴。5.替换文字:选择【编辑】【替换】命令或按“Ctrl+H”键,弹出“查找和替换”对话框,其余方法同上。第三节 文档排版前面学习了如何制作一篇Word文档,接下来学习如何格式化文档。下面先来了解什么叫做格式化。在Word的学习中,一个比较重要的环节就是使用Word中的格式菜单,对一篇文章进行必要的修饰,因为很多文章如通知、公文是必须具有特殊格式的。我们现在就来了解格式设置的具体方法。一、格式化字体Word中提供了大量的中英文字体,我们可按照工作中的实际需要选择不同的字体,操作方法如下:(1)选择【格式】【字体】命令,弹出如图2.3.1所示的“字体”
10、对话框。(2)从格式工具栏中选取相应的命令,如图2.3.2所示“格式”工具栏:字形设置字体设置字体大小文字颜色文字效果图2.3.1 “字体”对话框图2.3.2 “格式”工具栏二、格式化段落格式化段落包括对齐方式、缩进、间距、行距的设置,有了这些设置可以让一篇很平淡的文章看起来更加的正规,例如在文档中有一些特殊的格式如标题居中、首行缩进等效果都是通过段落菜单来实现的。四、分栏使用【格式】【分栏】命令,打开“分栏”对话框。在该对话框中,选取相应的栏数、宽度和间距等。五、项目符号和编号在Word的编辑中还有一个常用的格式命令就是项目符号和编号,它可以将文字进行有序的编排。八、背景要设置文档背景,可以
11、点击【格式】【背景】进行设置。设置文档背景颜色为单色时,选择【格式】【背景】中的颜色或其他颜色进行设置。设置为渐变、图片、纹理、图案时,选择【格式】【背景】【填充效果】进行设置。设置水印效果时,选择【格式】【背景】【水印】进行设置,如图2.3.11。图2.3.11 “水印”对话框图片水印文字水印第四节 图片、艺术字、自选图形、文本框1.创建艺术字(1)选择【插入】【图片】【艺术字】命令,或者单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮 ,弹出“艺术字库”对话框,如图2.4.2所示。(2)在艺术字库中选择合适的艺术字样式,再输入需要的内容,选择合适的字体、字号。(3)单击“确定”按钮,艺术字就插入到
12、文档中了。二、自选图形1.启动“绘图”工具栏(1)选择【视图】【工具栏】【绘图】命令,即可打开 “绘图”工具栏。(2)单击“常用”工具栏上的按钮,也可以打开绘图工具栏,如图2.4.5所示。再次单击“绘图”图标按钮,可关闭绘图工具栏。图2.4.5“绘图”工具栏2.绘制简单图形单击“绘图”工具栏上的相应按钮,拖动鼠标即可画出直线、箭头、矩形、椭圆。3.插入自选图形(1)选择【插入】【图片】【自选图形】命令,显示“自选图形”工具栏,或单击“绘图”工具栏上的“自选图形”按钮,出现自选图形菜单,如图2.4.6所示。(2)单击自选图形工具栏上的某个类别按钮,或者在“自选图形”菜单中选择一种所需要的图形类型
13、,在所显示的类型中选择图形样式。(3)将鼠标移到文本区,拖动鼠标绘制所需图形。图2.4.6自选图形按钮及菜单小技巧:拖动时按住 shift键,可以画圆、正方形及0度至90度之间15度倍数角度的直线(包括垂直或水平的直线)。4.选择与组合对象使用绘图工具栏上的按钮:单击绘图工具栏上的按钮,然后从要选择的对象左上角拖动鼠标到右下角,把要选择的对象用虚线框包住,松开鼠标左键。6.阴影和三维效果“绘图”工具栏上的“阴影样式”按钮和“三维样式”按钮是为图形增加阴影和三维效果的,选中对象后单击这两个按钮,选择合适的样式,就可以看到阴影和三维效果了。图2.4.9“设置自选图形格式”对话框7.删除图形选中图形
14、后按Del键就可以将图形删除。三、插入图片1.插入剪贴画(1)将光标移到要插入图片的位置。(2)选择【插入】【图片】命令,选择“剪贴画”,就会在屏幕右边打开“插入剪贴画”任务窗格,如图2.4.10所示。3.插入来自文件的图片我们在选择图形时也可以选择来自文件的图片。如果用户需要在文档中插入一幅指定的图片,我们可以选择插入图片来自文件,那么用户就可以从硬盘上选择指定的图片文件了。图片的环绕分为:上下环绕、穿越环绕、紧密环绕、四周环绕、文字上方、文字下方等。调整图片大小有两种方式:4.移动与复制图片(1)选定图片。(2)将鼠标指针指向图片,待鼠标指针变成拖动形状时,拖动图片到新位置。(3)松开鼠标
15、左键。(4)如果要复制,拖动图片的同时按住Ctrl键即可。5.删除图片选中图片后按Del键即可删除图片。第五节 表格在处理列表等数据时,表格常常是最简洁有效的显示信息的方法。在Word 2003中创建表格是一件很容易的事。我们可以快速创建表格、排版表格,还可以在表格中进行计算。一、创建表格创建表格有以下两种方法。1.使用工具按钮使用工具按钮插入表格的具体操作步骤如下:(1)将插入点置于想插入表格的位置。(2)用鼠标单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮,如图2.5.1所示。(3)在方框上按住鼠标左键拖动鼠标指针以选取所需的行数和列数,松开鼠标。2.使用菜单插入表格(1)选择【表格】【插入】【表
16、格】命令,弹出如图2.5.2所示的对话框。(2)在该对话框中输入所需要的表格的行数和列数,单击“确定”按钮即可插入表格。图2.5.2“插入表格”对话框二、编辑表格1.选定表格选定表格包括选定一个单元格、选定一行、选定一列和选定整个表格。(1)选定一个单元格。移动鼠标指针指向单元格选定栏(在单元格左边缘),这时鼠标指针变成右上实心箭头时,单击鼠标左键,即可选定一个单元格。(2)选定一行。将鼠标指针指向某行左边的选定栏,这时鼠标指针变成右空心箭头时,单击鼠标左键,即可选定一行。(3)选定一列:将鼠标指针指向某一列顶部的边框线,当鼠标指针变成向下实心箭头时,单击鼠标左键,即可选定一列。(4)选定整个
17、表格:用鼠标左键单击表格最左上角的表格标志 ,即可选中整张表格。2.插入与删除(1)插入行或列:选择【表格】【插入】【列】或【行】命令。(2)删除行或列:选中要删除的行或列,单击鼠标右键,从快捷菜单中选择删除命令。4.合并拆分单元格(1)合并单元格:选定要合并的多个单元格,单击鼠标右键,选择“合并单元格”命令,就可以将多个单元格合并成一个单元格。(2)拆分单元格:选定要拆分的一个单元格,单击鼠标右键,选择“拆分单元格”命令,则弹出的如图2.5.4所示对话框。在其中输入要拆分行数和列数,最后单击“确定”按钮,就能将一个单元格拆分成若干个小的单元格。图2.5.4“拆分单元格”对话框图2.5.5“边
18、框和底纹”对话框 三、设置表格格式1.给表格加边框和底纹(1)选中要加边框和底纹的表格或单元格,选择【格式】【边框和底纹】命令,弹出如图2.5.5所示对话框。(2)在“应用于”的框中选择“表格”或“单元格”,即边框和底纹的应用范围。(3)选择适当的边框或底纹样式,然后在右边“预览”框中单击鼠标进行设置。(4)最后单击“确定”按钮,即可给选定的单元格或表格加上边框或底纹。2.表格自动套用格式设置表格自动套用格式的具体操作步骤如下:(1)将光标放在表格中的任意位置。(2)选择【表格】【表格自动套用格式】命令,弹出“表格自动套用格式”对话框,如图2.5.6所示,按需要的格式进行选择。(3)单击“确定
19、”按钮即可完成表格的格式设置。图2.5.6“表格自动套用格式”对话框四、表格的计算和排序在Word中确定一个单元格有两个参数:行和列。行用数字1,2,3,表示;列用A,B,C,表示。表示数据范围时用“:”隔开。例如:A1表示第一行第一列单元格,C2表示第二行第三列单元格,B1:C2表示B1,C1,B2,C2这四个连续的单元格。1.表格中的计算插入公式的方法:将光标放置在需要插入公式的单元格,选择【表格】【公式】插入公式。对表格内的数字可以自动进行求和、求平均值、求最大值等计算。=SUM(LEFT)对左边单元格数值求和=SUM(RIGHT)对右边单元格数值求和=SUM(A2:C2)对A2到C2之
20、间的单元格数值求和=MAX(A2:F2)对A2到F2之间的单元格数值求最大值=MIN(A2:F2)对A2到F2之间的单元格数值求最小值=AVERAGE(A2:F2)求A2到F2之间全部单元格数值的平均值=COUNT(A2:F2)求A2到F2之间所有数值单元格的个数例:美创科技公司产品销售业绩表品名一月二月三月合计显示器363456126打印机221436=SUM(LEFT)扫描仪26212269总计8469114267 2.表格排序图2.5.7“排序”对话框将光标放在表格当中,选择【表格】【排序】命令,弹出“排序”对话框,如图2.5.7所示。选择排序关键字后按照升序或降序即可对表格进行排序。五
21、、表格与文字之间的转换1.表格转换成文字(1)要将行或表格转换成段落,首先选定行或表格。(2)选择【表格】【转换】【表格转换成文字】命令,弹出如图2.5.8所示对话框。(3)在“文字分隔符”选项组中选择所需的选项,作为替代表格列边框的分隔符。 (4)表格各行用段落标记分隔。2.文字转换为表格(1)将要转换为表格段落选中。(2)选择【表格】【转换】【文字转换成表格】命令,弹出如图2.5.9所示对话框。(3)在“文字分隔位置”选项组中单击所需分隔符前的单选按钮,此种分隔符会转为列边框。 (4)单击“确定”按钮,即可将文字转换为相应行数和列数的表格。图2.5.9“将文字转换成表格”对话框图2.5.8
22、“将表格转换成文字”对话框六、创建图表创建图表的方法是:选择【插入】【图片】【图表】命令,即可。 第六节 高级应用一、制表位如果我们想在Word文档中让一行文字具有两种或两种以上的对齐格式,就需要采用制表位了。制表位的操作方法如下:(1)选定要在其中设置制表位的段落。(2)单击水平标尺最左端的按钮、,直到出现所需制表符类型:(3)在水平标尺上单击要插入制表位的位置。 提示:选择【格式】【制表位】命令可精确设置制表位的位置。用户也可以利用Word 2003提供的“即点即输”功能在空白行中的任意位置插入制表位。其方法是先切换到页面视图或 Web 版式视图,移动 I 型指针直至出现“左对齐”、“居中
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 高级 办公自动化 教材
限制150内