OA需求分析.docx
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1、OA项目需求分析说明书文档编号TEMCO-OA-GZJZ-006状 态正式日 期2003-9-27版 本 号2.0目 录1引言31.1编写目的31.2背景31.3定义31.4参考资料42任务概述52.1系统目标52.2用户的特点52.3应用范围52.4假定和约束52.5系统平台及应用软件开发总体需求53需求规定63.1应用软件总体构成63.2对功能的规定83.2.1电子邮件83.2.2信息发布93.2.2.1电子公告93.2.2.2电子论坛93.2.2.3电子期刊103.2.3公文流程113.2.3.1收文管理113.2.3.2发文管理143.2.3.3呈批件管理163.2.3.3呈批件管理1
2、73.2.3.4函件管理203.2.3.5传真电报管理233.2.4会议管理263.2.5业务办公273.2.5业务办公283.2.5.1车辆管理283.2.5.2报表传递313.2.5.3合同管理343.2.5.4会议室资源管理363.2.5.5业务文件审批管理383.2.6档案管理系统393.2.6档案管理系统403.2.6.1文书档案管理403.2.6.2归档文件管理403.2.7待办事宜413.2.8个人办公服务423.2.8.1用户认证423.2.8.2密码修改423.2.8.3个性设置423.2.8.4外出设置423.2.8.5常用意见423.2.8.6日程安排423.2.8.7个
3、人通讯录423.2.8.8任务指派433.2.9系统界面443.2.9.1系统登录界面443.2.9.2系统功能界面443.2.9.3常用界面元素与图片443.2.10系统维护453.2.10.1人员与组织453.2.10.2工作岗位453.2.10.3组织机构453.2.10.4流程配置453.2.10.5检索配置453.2.10.6流程日志453.3对性能的规定463.4输人输出要求463.5数据管理能力要求464运行环境规定474.1设备474.2支持软件471引言1.1编写目的本文档是对广州市建筑机械施工有限公司办公自动化系统推广的需求进行详尽地分析和说明,是系统详细设计的基础,是甲乙
4、双方对开发任务的界定,以及签定合同的依据。1.2背景在计算机应用于管理领域的30多年里,发生了惊人的变化:信息系统开发与应用方面的进展相当神速,从单一文件处理到信息管理系统、办公自动化系统、企业资源计划系统的开发,乃至当今“信息高速公路”、“信息港”的建设,一浪高过一浪;信息系统建设的三大支柱(管理科学、信息技术、系统理论)的新成果不断涌现,尤其是信息技术(包括信息理论、计算机科学、网络通信技术)的发展更是日新月异。我们正处在从“工业社会”向“信息社会”过渡的伟大时代!随着我国国民经济的飞速发展、信息技术的不断进步,信息资源的开发和利用已成为企业发展和参与激烈市场竞争的重要战略因素。广州市建筑
5、机械施工有限公司是位列全国“中国的脊梁”国有企业500强,广州地区企业(集团)综合实力120强第二名的广州市建筑集团有限公司的全资子公司。是广州市大型国有建筑机械施工企业,履行“优质、快速、履约、服务好”的经营宗旨,以优良的服务和优质的质量深受用户的信赖和赞誉,为广州城市建设作出了巨大贡献,获得多项荣誉称号。为强化企业内部管理,提高企业办公效率,公司领导高瞻远瞩,审时度势,在集团公司的统一协调下,决定在全公司推广办公自动化。广州市建筑集团有限公司为了保证办公自动化系统的成功实施,派出了由主管OA的技术人员和广州市天工远科信息技术有限公司项目组成员组成的调研组赴广州市建筑机械施工有限公司进行OA
6、系统需求调研,取得了许多宝贵资料,为办公自动化系统的实施奠定了基础。1.3定义为了便于阅读理解本文,在此解释一些在本文中用到的简写和专业术语:广州市建筑机械施工有限公司,以下简称机施公司或公司;广州市天工远科信息技术有限公司,以下简称天工公司;办公自动化系统,以下简称OA系统;现在正在集团公司使用的办公自动化系统,以下简称旧OA系统或旧系统。1.4参考资料本文挡的编写所依据的参考资料如下:(1) .集团本部旧系统;(2) .旧系统详细设计说明书;(3) .天工公司需求分析说明书编写规范;2任务概述2.1系统目标广州市建筑机械施工有限公司将以现有网络平台为基础,结合集团公司旧OA系统的特性与机施
7、公司办公业务的实际情况,全面考虑办公自动化的功能、性能、可操作性和可视性,使得设计的新系统能够克服旧系统中的不足,增强旧系统的功能,为公司决策层提供辅助决策的办公平台,为各职能部门办公人员实现无纸化和移动办公。在设计实施的过程中尽量要做到吸收和继承旧系统的优点,保留旧系统好的操作习惯,新系统还应具有良好的扩展性、易用性,安装、实施、管理简便,运行维护费用低的特点。通过办公自动化系统的建设和应用,逐步实现广州市建筑机械施工有限公司办公无纸化、信息电子化、办公事务处理并行化,以提高办公效率和办公质量为最高目标。2.2用户的特点广州市建筑机械施工有限公司有局域网和服务器,集团公司有Internet固
8、定IP,机施公司是拨号上网,集团公司和机施公司之间暂时是以拨号的方式相互连接。2.3应用范围本期系统的应用范围为: 广州市建筑机械施工有限公司。2.4假定和约束1、 机施公司至少有一台OA专用服务器,要求内存至少1G,硬盘至少有30G空闲空间;2、 机施公司和集团公司之间网络必须保证通TCP/IP协议,至少要求有1M带宽;3、 集团公司和机施公司必须有完备的局域网;4、 在硬件和网络能及时保障的情况下,机施公司办公自动化系统建设必须在2003年底基本完成。2.5系统平台及应用软件开发总体需求1、网络服务器:本期工程机施公司采用PC服务器作为系统的应用服务器2、操作系统与系统软件平台网络操作系统
9、:Windows 2000 Server 群件数据库:采用Lotus Domino 5.011企业版客户端安置:支持Window 2000、Window XP、Windows 98浏览器:采用IE 6.03、应用软件系统总体开发说明(1).新的OA系统将采用B/S模式,实现公文流程和业务流程处理的自动化,对办公流程可进行环节定义、路径设置以及路径规则的描叙,从而实现办公流程依照规则可灵活配置,如流程回退,流程的跳跃,流程路径的增加等,同时还可对办公流程进行流程监控;(2).通过电子邮件系统实现公司内部员工与外部用户自由通信和交流;(3).系统通过对使用者的注册和验证,来确保系统一级的安全性,防
10、止非法用户进入系统,系统通过对权限的定义和分配,防止用户对系统越权操作;(4).对个人到来的邮件、公务通知提供了声音或视觉提醒,方便用户即时处理邮件和公文。(5).由系统管理员对用户操作导致的流程死节点进行疏通,保证公文流程和业务流程的畅通,提高系统运行的容错性和可靠性。当主文档发生错误时,由系统管理员对出错的文档进行修正,并保证主文档修正后,其相关的传阅、会签的文档的正确。有效的防止错误文档的扩散。(6).可进行网上公告信息的发布,网上电子讨论;(7).新系统将增强文档编辑功能,拟采用word作为超文本的编辑器。提高OA的文字的处理功能,如插入图表、文字、的排版,增加红头文件加盖电子印章等;
11、(8).新系统将增强文件的查询功能,提供多种文件分类和多条件的组合查询,支持跨库查询。实现对公司和部门各种资料、文档、档案的分类保存和方便快捷的查找,达到信息的完全共享;(搜索引擎)(9).增加系统的稳定性,防止出现坏文档和死文档,强化文件的并行处理能力,有效解决文件的加锁和解锁问题;(10).对数据量大的系统分时间段建库,以提高系统的处理速度;(11).对公文流程处理和业务流程处理环节设置处理时限,对超时的处理进行提醒和督促,从而提高办公效率;(12).对公文流程处理和业务流程处理可进行授权,使得外出时,工作可交他人代理;(13).新系统提供个性化的服务,如:个人操作界面,个人常用意见等;
12、(14).打破部门间的藩篱,实现公文流程和业务流程在部门间的协作和交流;(15).实现集团公司与机施公司之间的文件收发回执功能,以避免文件收发有遗漏;(16).对附件文档修改后可以直接保存,而不必拆离。3需求规定3.1应用软件总体构成电子邮件(收件箱、发件箱、草稿、废纸篓) 信息发布 电子公告(公司公告、常用信息、人员外出)电子论坛(技术交流、员工天地、企业文化论坛、焦点话题)电子期刊(企业文化、领导讲话、精彩回放) 公文流程收文管理(公司收文、部门收文)发文管理(公司发文、部门发文、会议纪要)呈批件管理(公司请示、部门请示、公司报告、部门报告)函件管理(公司函、部门函)传真电报管理(公司传真
13、电报、部门传真电报) 会议管理(计划内会议、计划外会议) 业务办公车辆管理报表传递合同管理业务文件审批 会议室资源管理档案管理 文书档案管理 归档文件管理 待办事宜(待办文件、待阅文件、已办工作) 个人办公服务用户认证修改密码个性设置外出设置常用意见日程安排 个人通讯录 任务指派系统界面系统登录界面系统功能界面模块界面元素与图片系统维护人员与组织工作岗位组织机构流程配置检索配置流程日志3.2对功能的规定3.2.1电子邮件在公司的OA网上,用户可在全公司和各子公司范围内相互收发电子邮件,邮件系统内具有收件箱、发件箱、草稿、废纸篓功能,在系统内可对邮件进行转发、删除、保存、回执等多种操作,此外还需
14、达到如下要求:(1).当有新邮件到达时,系统以声觉和视觉的形式对收件人进行提醒;(2).OA邮件可通过Internet发出,也可接收Internet上的邮件;(3).可以将邮件归到设定的文件夹内,也可将邮件归到本地(OutLook)保存;(4).可对邮件按时间、人员排序查寻;(5).可对邮箱大小进行限制;(6).可在邮件系统内进行个人的工作计划或任务的日程安排,并可自动提醒;(7).外出时,可对别人发来的邮件进行自动应答;(9).发送邮件时,可通过地址本选定发送人和群组,也可通过按部门和科室选定发送人和群组,查询群组成员可通过查询基础数据。3.2.2信息发布3.2.2.1电子公告公司公告:在O
15、A系统中,对公司级和部门级的一些告示、通知等公告信息进行管理,为企业提供公告信息的编辑、审批、播发、清除等功能,其设计要求如下:(1).由系统管理员设定公告信息管理员群组,公告信息管理员群组成员可维护;(2).只有公告信息管理员群组中的成员才能编辑、播发、清除公告信息;(3).公告信息管理员群组中的成员编辑的公告信息必须经过领导审批才能进行发布;(4).系统可将超过播发期限的公告信息做自动清除;(5).公告信息可在屏幕上循环滚动播发,同时滚动播发的速度可设定。人员外出:在OA系统中,为员工提供其他员工外出授权信息的查询。当公司某些员工由于特殊原因不能及时登陆OA系统处理日常公务时,在其外出前能
16、在OA系统中设置一个或多个员工代理其处理日常公务,在其外出设置完成后,其他员工可以查阅到外出员工的信息。3.2.2.3电子期刊为公司和部门提供需要对所有员工发布的规章制度、企业文化、技术资料等在OA网上发布的空间,方便员工及时学习和了解公司规章制度、企业文化、技术资料。系统管理员可以设定电子期刊管理员群组,只有电子期刊管理员群组中的成员才能编辑、修改期刊信息,一般员工只能查询相关信息。企业文化:电子期刊管理员定期将公司企业文化建设方面的信息发布到企业文化专栏,方便员工及时了解公司的企业文化。领导讲话:电子期刊管理员定期将公司领导在一些大型会议上的讲话发布到领导讲话专栏,让员工随时有机会领会公司
17、会议精神。精彩回放:电子期刊管理员定期将公司一些大型活动中记录的文字、图片、视频等资料在精彩回放专栏中发布,供员工浏览查询,以便提供公司集体荣誉感和员工凝聚力。3.2.3公文流程3.2.3.1收文管理对公司和部门收到上下级公司、或其它单位的来文后所进行的一系列处理过程进行计算机管理,收文管理分为公司收文和部门收文两种,公司收文基本处理环节包括登记、拟办、批示、分发、部门签收、部门批示、部门办理和传阅等处理环节,部门收文基本处理环节包括登记、部门批示、部门办理和传阅等处理环节。其设计要求如下:1、 收文管理为分公司收文和部门收文两种。收文环节和路径可由管理员自行设定,默认可设为登记、拟办、批示归
18、档等。其默认工作流程如图【、分发、部门签收、部门批示、部门办理、传阅、督办、公司收文业务流程图】和【部门收文业务流程图】所示;2、 收文原件支持多种形式的文档格式,对纸质文件可直接扫描引入;3、 可自动形成收文登记流水号,对文件分类、来文单位等有一定规律的栏目,应做到选择和输入方式相结合;4、 对涉密文件,系统可以只填写收文登记表,而不引入原件;5、 可按收文处理状态、文件类型、文件字号、来文单位等进行查询,并提供全文检索;6、 文件在办理的过程中,要求承办者与协办者相互之间可动态查阅,办理完毕后督办人可查看承办与协办意见和结果,并可视办理情况可打回承办者和协办者重新办理,或送交归档;7、 文
19、件传阅者传阅完毕应可签传阅意见和签名,传阅文件的分发者应可感知文件传阅人的传阅意见和签名;8、 文件在归档状态后应在设定的时间内保留,超过时间后系统自动清除;9、 当流程进行中遇到死结点时,收文系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进行疏通,以保证流程的通畅;10、 系统可进行监控督办文件的办理情况,对到期和逾期未办的文件,系统能自动催办。广州市建筑机械施工有限公司(部门)收文处理单收文日期b2008-1-1收文序号b1来文单位b广州市市政府文件字号b广州市政务发(2006)89来文标题b关于2008年市区绿化建设收文主题词b文件类型b法定/常用公文 紧急程度b特急/急件份 数b1性质b通
20、用/专用/经济/科技密 级b绝密/机密/秘密收文流水号b09120801拟办c意见承办部门:技术部协办部门:施工部拟办意见c速办批示意见d同意办理情况【公司收文业务流程图】函件数据收集库A登记B拟办C协办K承办拟办F协办拟办J承办G督办H分发E批示D传阅L归档IA:从函件数据收集库中文件转入收文系统,如果是纸制文件,则扫描文件B:办公室收发员将文件登记编号C:办公室领导或秘书拟办来文,提出流转意见D:公司领导对来文进行批示E:办公室收发员将文件发放给相关部门,发放形式有三中:承办、协办、传阅,根据文件性质具体发放形式由领导和收发员决定F:承办部门领导对文件提出处理意见,指定人员办理G:承办人员
21、办理具体事宜H:办公室相关人员对文件进行督办I:办公室相关人员将文件送入档案室J:协办部门领导拟办文件K:协办人员办理具体事宜L:传阅部门和人员传阅文件【部门收文业务流程图】A:从函件数据收集库中文件转入部门收文系统,如果是纸制文件,则扫描文件B:部门收发员将文件进行登记C:部门领导拟办来文,提出流转意见D:部门收发员将文件发放给相关人员,发放形式有三中:承办、协办、传阅,根据文件性质具体发放形式由部门领导和收发员决定E:传阅人员传阅文件F:部门收发员对文件进行督办G:承办人员办理具体事宜H:协办人员办理具体事宜I:部门收发员将文件送入档案函件数据收集库A登记B拟办C协办H承办G督办F分发D传
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