企业日常工作行为管理规范.docx
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1、编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第31页 共31页办事处日常工作行为规范签发: SD2005818-01为了明确日常工作,规范工作行为,工作责任到人,同时为公司对员工的考核提供依据,特制定本规范:一、 办事处日常工作行为规范:1、 根据公司目前市场状况,办事处的设立以省级为单位,再根据网络分布情况,设立办事点。2、 省级办事处设立助理一名(可以由市场人员兼任,但必须由公司指派),负责协助办事处经理处理日常事务。3、 办事处作息时间:每周一至周六为正常工作日,每日工作时间为:上午8:3012:00、下午1:306:00,工作时间内,办事处必须保持有工作人员在岗。
2、4、 办事处日常行为规范: 、事处每日上班、下班必须进行卫生清理,以保持室内的整洁。 、办公地点内的各种物品必须摆放有序、整齐。 、工作人员接人待物必须使用文明语及礼貌用语,接听电话必须使用统一开场白:您好!飞鸽药业,请问有什么可以帮助您的吗? 、工作人员着装必须大方得体,保持整洁,男士不得穿短裤、背心及拖鞋,不得蓄发及胡须;女士不得穿奇装异服及过分暴露的服装,不留长指甲、不穿拖鞋、不得佩戴夸张饰品。 、办事处内人员必须保持团结,不准打架、斗殴、赌博、喝酒、在规定的作息时间内不准打牌以及进行他娱乐活动。必须注重与邻里间的公共关系,不得做出影响邻里生活的事情。 、办事处不得逗留无关人员或办事处工
3、作人员的亲属。 、办事处经理负责办事处财产的管理工作,若属人为损坏或发生丢失则由办事处经理负责照价赔偿。 、办事处所有员工必须保证24小时开通电话,每月规定时间内需按工作安排递交各类表格及相关文件。5、 办事处日常工作: 、月27日为月度会议时间(或遇节假日,可顺延)。 、每月28日,办事处必须向营销中心上报下月工作计划。(附一) 、每月2日,办事处必须向营销中心上报上月工作总结。(附二) 、因某事需临时沟通时,办事处需以工作联系单的方式上报。 、对于办事处所有上报文件,必须在得到批复后方可执行。 、对于突发事件,需紧急处理而不能及时以工作联系单(附三)进行上报的可直接通过电话汇报,得到允许后
4、执行,事后得补办工作联系单。 、办事处对各类文件需分类汇总、存档。 、办事处对下属员工组织定期培训。 、办事处对下属员工的工作进行指导、监督与考核。 、办事处不定期对各地区市场进行走访、了解网络情况(包括经销商、销售终端的运行、建立等)。 、办事处除产品样品及赠品外,不得存放产品,若因存放产品而受到当地检察机关的查处,后果由办事处人员承担。 、办事处负责产品与物料的统筹与管理。 、办事处负责区域市场推广活动方案的拟定、实施与监督。 、办事处于每月2日,上报竞争产品信息及行业动态报告(附四)。 、每个员工日常工作日清日结,做好工作日志。 、每个员工制定周工作计划与周工作总结。二、 办事处人员岗位
5、职责:1、 省级经理、 负责日常事务的协调、处理工作。、 负责办事处主管级以下人员的招聘、培训、考核及管理。、 负责省区内的区域划分。、 负责按照营销中心的营销方案完成各项指标与任务。、 负责区域推广活动方案的拟定、实施与监督。、 不定期走访市场,了解市场动态。、 收集市场信息、汇总整理上报营销中心。、 维护处理各种公共关系。、 各种市场费用的复核。、 媒体广告的监控。、 市场费用的控制。2、 商务主管、 区域内经销售(代理商的建立)、 招商信息的传递。、 经销商(代理商)关系的维护。、 经销商(代理商)产品的进、销、存跟踪。、 经销商(代理商)的回访跟踪。、 招商推广会的组织与协调。、 商务
6、信息的收集与整理。、 经销商(代理商)的综合评估。、 回款任务的达成。、 销售任务的达成。3、 地区主管(临床主管)、 制定本区域月度工作计划。、 对月度工作进行总结。、 执行公司营销方案。、 本区域工作人员的招聘与管理。、 市场信息收集、整理与上报。、 销售网络的建立与维护。、 了解产品流向、确保减少(杜绝)窜货。、 推广方案的执行、监督与管理。4、 OTC业务人员(临床代表)、 开发销售终端网络。、 销售终端的客情维护。、 市场信息的收集与反馈。、 推广活动的执行。、 销售终端的进销存跟踪。、 制定周工作计划与总结。5、 办事处助理、 各种资料的汇总、统计、分类、归档。、 各种费用的初步、
7、审批。、 协助办事处经理处理日常事务。日常事务审批管理规定 签发: SD2005818-02为了明确各环节责任,保证市场与公司间沟通的顺畅,使营销中心决策快速的下达,促进市场正常、良性的发展,特制定本规定:一、 月度计划的上报与审批1、 各办事处于每月28日,上报本办事处的各种工作计划,本工作计划是根据各地区办事机构的实际情况,综合各地区主管的意见而形成。2、 工作计划的内容:、 广告宣传计划、 促销活动计划、 物料领用计划、 回款计划、 需货计划、 出差计划、 费用预算、 网络开发建设计划3、 根据工作计划内容,后附相应表格:、 广告宣传计划审批表(附五)、 促销活动审批表(附六)、 物料申
8、请表(附七)、 回款、需货计划表(附八)、 出差计划表(附九)、 网络开发计划表(附十)4、 针对相应需回复的表格,营销中心必须在2日内予以批复,并于3日回传各办事处,以免影响市场工作的开展。5、 媒体广告需提供媒介评估报告。6、 工作计划的上报审批程序。 汇总地区主管 办事处经理 大区经理 营销部经理 营销总监二、 月度总结的上报1、 各办事处必须于每月2日前上报上月工作总结(附二),以便营销中心对办事处的考核。2、 工作总结的内容.、 实际回款额、 广告宣传执行、 促销活动的评估、 物料使用及库存情况、 出差执行情况、 网络开发情况3、 根据工作总结内容,后附相应表格:、 回款、发货统计表
9、(附十一)、 广告宣传执行表(附十二)、 促销活动评估表(附十三)、 物料库存表(附十四)、 网络资料表(附十五)4、 工作总结作为营销中心对办事处考核的重要依据,经营销中心对各项表格及数据统计后,进行评估,并将统计结果传给办事处。5、 工作总结上报程序。 汇总 统计地级主管 办事处经理 大区经理 营销部 营销总监三、 工作联系单的上报与审批1、 工作联系单适用于临时或突发性的事务上报(见附三工作联系单)2、 工作联系单的审批程序。地级主管 办事处经理 大区经理 营销部 营销总监广告推广执行行为规范签发: SD2005818-03为了规范宣传、推广的执行行为,营销中心对宣传推广活动的监督与核查
10、以及对办事处人员的考核,特制定本规定:一、 媒体广告的执行1、 对于电视及报纸媒体的广告,应首先对媒体进行评估,包括时段、受众目标、发行量(收视率)及覆盖面积、投放费用等。2、 根据综合评估结果确定媒体。3、 制定媒体投放排期。4、 签订媒体投放协议:(协议必须经过营销中心审核批准后,方可签订)。5、 媒体投放监测。(电视广告的收视率、播放时段、报纸广告的投放日期、内容等)二、 宣传终端与销售终端的推广执行1、 宣传终端(社区)、 宣传终端的选择:目标群体相对集中的社区;销售终端同类产品销量较大的临近社区;老式住宅的社区。、 宣传方式产品试用活动物料宣传(鼓励以此方式进行,也可根据特殊原因单项
11、进行)、 宣传步骤A、 与居委会联系、沟通、表达公司的公益意愿,进而确定产品试用活动的时间。B、 产品试用活动的前期铺垫:居委会信息的传递、张贴产品海报及活动信息。C、 借助居委会发放试用产品(活动当日应对居委会进行简单布置,使用一些形象宣传物料,如:X展架、横幅、POP等)D、 收集使用试用产品患者的资料。E、 维持社区内公司宣传物料的使用,并对试用客户进行回访。2、 销售终端、 销售终端的选择A、 人流量很大的药店。B、 同类产品销量较大的药店。C、 对产品及公司很支持的药店。D、 比较适合做形象宣传的药店。、 宣传方式各种物料组合使用,形式集中式包装(根据药店环境,可选择1种或多种物料)
12、、 宣传步骤A、 对药店进行综合评估,选择适合进行包装的药店。B、 与药店进行沟通,确定包装时段。C、 选择适当物料,进行组合包装。D、 物料维护,对于破损物料及时更换。3、 宣传物料的作用X展架内容企业简介及产品简介(5个为一组,企业简介一个,4个主要产品各一个)。用途整组可用于社区活动推广,产品简介单独使用于销售终端。大概位置社区活动时,应在工作台的一侧,终端包装时,立于药店入口醒目位置。喷绘内容产品简介。用途用于终端包装。大概位置终端的橱窗或终端货架上方广告位。折页内容以产品简介为主、企业简介为辅。用途用于社区活动的发放及终端的包装。大概位置用于社区活动时,可摆放于工作台或由工作人员流动
13、发放。用于终端时,放置于产品一侧。健康手册内容产品简介、治疗方法、健康知识。用途用于对准客户以及购买产品患者的发放。大概位置活动时,摆放于工作台,发放给有产品治疗病状并登记在册的准客户。四开招贴POP内容产品简介。用途用于社区宣传及终端包装。大概位置社区宣传时,应选择人流量大,又醒目的位置,并至少使用两连贴,用于终端包装时,可选择橱窗下部,店内墙体,货架上方广告位等。社区公益牌内容产品的简历及公益标语(治疗寒痛、关爱健康)。用途用于社区宣传,树立产品及公司良好的公众形象。大概位置选择人流量大,又醒目的位置。楼层贴内容楼层显示;产品简介;公益标语。用途用于楼层的提示。大概位置每层楼上楼梯对面的正
14、中,高度约在2米左右。展示架内容产品简介。用途用于大店的形象展示和社区推广活动。大概位置终端货架两端,社区活动则放置于工作台的一侧。展示盒内容为产品包装的放大,分为大小两种样式。用途小盒用于展示架,大盒用于终端包装。大概位置大盒可选择橱窗、货架上端无货品处或做专柜展示横幅内容治疗寒痛,关爱健康大型公益活动公司名称电话;产品广告词。用途用于社区推广活动和社区宣传或终端包装。大概位置挂于工作台上方和人流量大、醒目的位置,如社区路口、终端路口。粘贴式立牌内容产品简介公益标语(治疗寒痛、关爱健康)。用途用于终端包装,并与社区公益牌遥相呼应。大概位置选择醒目适合于粘贴的位置。塑料袋内容公司产品简介。用途
15、用于药店公关,送给药店。大概位置收银台。笔内容产品名称及公益标语(治疗寒痛)。用途用于维护与店之间的关系及终端促销用品。人事管理规定签发: SD2005818-04一、 工作人员招聘1、 因工作需要扩充市场人员时,应以人员招聘申请表(附十六)向营销中心提出申请。2、 经过营销中心研究通过后,主管级(包括主管)以上人员由公司人事部负责协调、招聘;主管级以下人员由办事处自行招聘。3、 被聘用人员的个人档案,一律上报交由人事部整理存档,个人档案包括:个人简历、身份证、学历证、其他证书的复印件及照片。4、 试用人员薪资按正式员工下浮50元100元。5、 试用期三个月,成绩优异者可适当缩短适用期。6、
16、转正必须按人事部规定填写转正申请表逐级上报。二、 工作人员的离职与辞退。1、 工作人员离职必须提交辞职报告,无辞职报告不发放薪资。2、 辞职报告必须经逐级审批,主管级以下人员报告至营销部长,主管级以上人员必须报告至总经理审批。3、 辞职人员必须提前递交辞职报告,试用期人员提前半个月,正式员工提前一个月。4、 离职人员工资按实际工作日发放,试用期人员工作日未满七个工作日不发放工资。5、 辞退人员必须按7日交接进行工作交接程序的办理。6、 辞退人员工资按一下比例执行,辞退日期未满半月的按半月工资发放,超过半月的,按整月工资发放。7、 无论离职或辞退人员都必须交接清楚;离岗档案必须上报人事部归档。三
17、、 员工休假制度1、 员工请假必须填写请假单,特殊情况并且请假时间在一天内的,可先执行电话请假,再进行补单;2、 员工请假三天以上的,必须填写请假单并经办事处经理审批后,方可休假;3、 员工请假在七天以上的(含七天),必须上报营销中心,经批准后方可休假;四、 节假日加班制度五、 申请程序办事处经理人员招聘申请表 至大区经理签署意见 营销中心 人力资源部出差管理规定签发: SD2005818-051、 办事处每月制定出差计划。(见附9出差计划表)2、 出差计划经审批后即可执行,若因工作需要临时调整,费用应控制在出差计划额度之内,且需在月出差总结表(附17)中予以说明出差原因。3、 办事处出差人员
18、在公司设有办事处或有租房的地区出差,应住自有房屋,若属特别局限或其他特殊原因(如不能提供住宿或有接待活动)则允许住招待所或宾馆,住宿、交通及用餐标准参照方案相关规定执行。4、 大区经理、省级经理、业务人员在享有市内交通补贴的情况,跨区域出差的,区域间的往返车费实报实销,属包干区域的则在包干总费用支配。5、 属公司新开区域,跨区出差的,其费用标准参照营销方案的差旅标准执行,新开区域的业务代表跨区出差,其出差费标准按营销方案中办事处主任的规定执行。6、 费用核销见费用管理规定。7、 程序样品、赠品管理规定签发: SD2005818-06一、 样品管理规定1、 办事处因工作需要样品时,必须提交样品、
19、赠品审批表(附十八)。2、 经营销中心批准后,由营销中心立即组织发货。3、 用于政府行政主管部门存档备案的;应提供行政主管部门的样品使用说明。4、 用于客户存档备案的,应提供其收据说明。5、 用于招商使用及宣传的,应注明样品批号、规格、数量,并选择适当位置摆放于办事处(点),摆放整齐、陈列展示。6、 样品核销见费用管理规定。二、 赠品管理规定1、 办事处因工作需要使用样品时,必须提交样品、赠品审批表(附十八)。2、 经营销中心批准后,由营销中心立即组织发货。3、 赠品的使用必须进行严格的登记备案,以赠品使用表(附十九)表明流向。4、 赠品不得由经销单位发放,只能由公司工作人员执行。5、 赠品必
20、须存放在办事处(点),由专人负责管理,领用赠品必须登记,见赠品领用表(附二十)。6、 每批赠品使用完毕,办事处必须将赠品使用表赠品领用表整理成册,上报营销中心。7、 程序:退换货管理规定签发: SD2005818-07一、 退货管理制度1、 公司产品非质量问题,一律不予退货。2、 产品出现质量问题,业务人员必须第一时间向上级领导汇报,并迅速前往现场,对产品进行鉴别、检验。3、 产品鉴别、检验后应立即向主管领导汇报并提出解决意见,得到批示后立即解决。4、 需退货的,业务人员必须填写退货清单(附二十一),由双方签字确认;并传回公司;同时补批工作联系单。5、 公司同意后业务人员即可办理退货的运输,公
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