《东方飞扬综合档案管理.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《东方飞扬综合档案管理.doc(19页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、书山有路勤为径,学海无涯苦作舟。东方飞扬综合档案管理 飞扬综合档案管理系统,主要有以下九个方面的功能,又可根据使用频率的不同,可将软件分为四大功能模块: 预归档管理模块:文件登记、文件打印;立卷管理模块:立卷归档; 档案管理模块:著录标引、打印输出、档案利用、档案统计;高级管理模块:系统设置、权限管理。 高级管理模块 本模块提供了系统定制、内(外)部数据交换及网页查询相关设置等功能。 系统设置 系统设置模块是本系统的核心模块之一,用于实现档案管理系统的部分个性化定制工作,使该系统符合用户的管理需要与特点,如为用户提供了全宗定制及其它初始化定制功能。 全宗定义 可定义本单位的全宗号及全宗名称,多
2、全宗集团版可定义多个全宗。 机构设置 用来设置本单位机构、处室或部门,为权限控制及立卷提供基础。 口令修改 设置超级用户或系统管理人员登陆口令,以确保系统的安全性。 主题词库维护 可对主题词库进行增、删、改等操作,实现在档案著录时主题词的自动标引。 分类库维护 各行各业的档案分类方法有可能不一样,系统允许用户按各自行业的特点进行分类库的定制,使系统中所用的分类方法符合用户的要求,为用户进行分类号的快捷录入及分类查询打下基础。 原文服务器设置 用来设置原文服务器的相关信息,如。服务器名、ftp路径、ftp用户名、ftp密码等。 权限管理 设置有权登录本系统的用户或组的权限。允许进行按角色进行赋权
3、的操作,可以将已定义完成的角色赋予新增加的用户及用户组,使其继承角色所拥有的权限,大大提高权限设置的速度及效率。 系统可按模块操作权限、预归档库、档案库及编研库进行分别赋权,并可就每个库进行原文浏览及打印的权限设置。 在本模块中还可以按时间段及登录次数进行临时权限的赋予。 预归档管理模块 主要完成文件的登记、传阅、文件催办、检索、数据的转入、分发处理、检索、数据的转出及其它文件库(如科技文件预归档)的登记、检索等;可打印输出相关的报表,可对相关的报表进行定制修改。文件登记 定义文件库模板 文件库的类型、结构及文件库的树形结构(层次结构)可以由用户按各自单位的要求自行定义,可定义及维护文件库、编
4、号库、文件内发库、传阅库、外发库等的库结构(增加、删除字段),可进行所需要输出的报表格式定义或增加新的报表,可对各个文件库进行排序设置等。 文件代码维护 用户在进行数据录入时,会发现有些著录项的内容输入重复性较高,如密级、保管期限、责任者等,系统可对此类著录项的输入内容进行定义,使其在录入时显示为下拉菜单供用户选择,提高录入速度。 还可对文件处理过程中使用的各类代码表进行维护、打印、备份、恢复等工作,这些代码表包括临时卷号表、单位表、分发方案表和类别表。系统根据设置好的代码可以自动生成文号或其它文件号,减少用户的录入工作量。 文件登记 在此模块中可完成收文和发文登记及其它归档前文件的登记、文件
5、分发、文件编号等工作,可实现主题词的在线维护与自动标引;并提供了多种途径的检索,如既可按单一条件进行检索,也可以同时设置复合条件检索或进行模糊检索(跨字段漫游检索)。 文件收文库、文件发文库只是所有文件库中的两个特例,用户可以在文件库树形结构中增加档案的预归档库节点,如科技文件预归档库、项目文件预归档库等。 字段代码维护 用户在进行数据录入时,会发现有些著录项的内容输入重复性较高,如密级、保管期限、责任者等,系统可对此类著录项的输入内容进行定义,使其在录入时显示为下拉菜单供用户选择,提高录入速度。 批量上传扫描文件 扫描文件上传到服务器上进行web发布有两种方式。一种是在文件条目信息录入的同时
6、,进行相关文件的扫描,并将扫描完的文件直接上传到ftp服务器;另一种是将条目信息的录入工作与原文的扫描工作分开进行,当条目信息录入完成且原文信息扫描完成后,可通过此功能批量选择本地硬盘需要上传的电子文件上传到ftp服务器中。 扫描路径设置 用来设置客户端扫描文件原件时,所形成的电子文件的存储位置。 批量挂接 可使文件扫描所形成的电子文件与其所对应的著录条目进行快速、批量的链接,使文件的信息著录与文件原件的扫描可分开进行。 文件打印 用户可以预览及打印所有文件库类型下所关联的报表、目录,如收文登记簿、发文登记簿、收文处理单、文件编号表等文件库常见的报表。用户还可以进行有条件的打印。 立卷管理模块
7、 本模块包含强大的组卷功能,既可按传统的方式组卷也按改革后的简化方式立卷,除可对收、发文进行立卷外,还可对用户自定义的文件库或科技档案库进行组卷。在立卷的过程中提供与用户的互动,大大提高了用户的工作效率,使用户摆脱手工劳动的繁琐。 在立卷过程中,用户可以按问题、机构、保管期限等进行归类生成临时库,并可进行手工的调整,未归档的文件、资料通过编目后由临时库转入正式的档案库,供检索、编研等利用。 文件立卷 对文件库的记录按照事先设置好的立卷规则、文件库与档案库的字段对应关系,将文件库中的数据转入到档案库,并自动形成相关的信息,如案卷号、卷内顺序号及档号等。进行立卷之前,先将相应年度的档案库建好,立卷
8、时由用户指定目标档案库。 系统中可以进行跨全宗立卷,即可将文件库数据分别转入到不同全宗的不同档案库内。 立卷选项设置 在此模块中设置立卷的方式,如。是多点立卷还是档案室单独立卷。设置文件库与档案库的字段对应关系及立卷后数据应转入的档案库等。 档案管理模块 在此模块中,用户可进行档案库模板的定义、档案条目的著录、输出相关的报表、档案案卷或卷内信息的统计及档案编研工作等。著录标引 定义档案模板 本模板主要实现定义档案模板的树形结构、定义及维护所有档案库著录项(增加、删除字段)以及其它相关功能,是档案管理的核心功能及基础。用户可根据本单位档案管理的实际情况进行档案类型、各档案类型的著录项、录入界面、
9、录入字段、相关需要输出的报表格式、著录项显示排序规则、档号生成规则、案卷号生成规则、卷内顺序号生成规则、盒号及件号的生成规则、网页发布字段设置、条形码打印及生成规则等的设置工作。 档案库管理 在此模块中,可根据建立的档案树形结构及档案库模板,建立年度档案库或删除已有的档案库。 档案著录 对各种类型档案的信息进行录入登记,并可同时进行所对应的原文的扫描录入,此处的工作将为日后进行档案的信息统计、检索及相关报表的输出打下基础。 字段代码维护 用户在进行数据录入时,会发现有些著录项的内容输入重复性较高,如密级、保管期限、责任者等,系统可对此类著录项的输入内容进行定义,使其在录入时显示为下拉菜单供用户
10、选择,提高录入速度。 批量上传扫描文件 扫描文件上传到服务器上进行web发布有两种方式。一种是在档案条目信息录入的同时,进行相关文件的扫描,并将扫描完的文件直接上传到ftp服务器;另一种是将条目信息的录入工作与原文的扫描工作分开进行,当条目信息录入完成且原文信息扫描完成后,可通过此功能批量选择本地硬盘需要上传的电子文件上传到ftp服务器中。 扫描路径设置 用来设置客户端扫描档案原件时,所形成的电子文件的存储位置。 批量挂接 可使档案扫描所形成的电子文件与其所对应的著录条目进行快速、批量的链接,使档案的信息著录与档案原件的扫描可分开进行。使用此功能前需对扫描形成的电子文件的命名规则进行定义。 报
11、表打印 系统利用录入的文件信息,通过“立卷归档”模块自动形成卷内库及案卷库后,即可进行各种报表的打印输出,系统已提供了五十多种各种档案的常用报表模板,如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、总目录及全引目录等。系统可通过设置各种打印条件,输出满足用户要求的各种报表。 定义档案查、借阅模板 本功能类似于定义档案模板,即用户可以自定义查阅库及借阅库的库结构,并且可以由用户建立年度查阅库及年度借阅库,即查、借阅库数据按照年度分开。 查、借阅登记 系统可对检索的数据定位后(当然也可以不通过检索直接定位),可对其进行借阅登记。系统可对借阅时间进行监控,当档案借阅出去,借阅人未按时送回,
12、这时系统会自动弹出提示,并可打印出催还单,还可适时监控当前借阅人数及超期人数。 同样,系统可对到档案室进行档案查阅的人员进行相关登记,系统可以自动对档案的查阅情况进行统计,并可形成档案资料利用情况统计表。 查、借阅管理 主要用于管理档案查、借阅记录,对超期的借阅记录进行催还管理,对借阅记录进行归还管理;并且可以将网上预约的档案查、借阅申请数据转入档案的查、借阅库,用户通过拖动操作即可将网上预约数据转入档案查借阅库。 跨库检索 用户利用此功能,可对多个库进行一次性的检索查询,大大提高了检索的效率及速度,对于检索出的记录,可以查看其所关联的扫描文件,对检索出的档案记录,系统可进行查、借阅登记。 跨
13、类检索 如果当用户不知道要检索的档案数据是哪一个年度的档案,甚至不知道属于哪一种档案类型的档案数据,这样用户可以通过跨类检索实现。用户可以在多个全宗之间、多个档案类型之间、或者多个档案库之间选择多个节点。然后输入要检索的关键字,即可检索出所需要的档案数据。此功能涵盖了跨库检索功能,检索的范围比跨库检索还要大。 网页查询 对于已登录系统的用户,可直接进入ie浏览器进行档案资料的web方式查询。 全文检索管理 可以对已扫描挂接完毕的电子文件进行建立索引操作,经过此步骤后,即可在网页内实现对原文正文内容的全文检索。 档案统计 系统能自动对录入系统的档案库内的各种数据进行统计,并可根据用户定制的统计方
14、案形成各种统计图表,如打印直方图、饼图、柱状图等。可以完全替代以往由档案人员手工进行的统计工作。 年报管理 系统提供了较完善的年报录入、管理等功能,所形成的年报报表符合国家标准,并可形成上报盘上报给上级主管单位或上交当地档案馆,同时可接受下级单位上报来的数据,并可对报上来的数据进行数据汇总。 anerroroccurredwhileprocessingthisdirective 第二篇:综合档案管理员海曙区城市管理局 文件编号:bg-05-008版本/版次:a/0 综合档案管理员职务说明书第1页共2页 办公室 3.工作关系 3.1向上关系。受办公室主任领导。 3.2平行关系。与其他科室相关人员
15、保持合作监督关系。 3.3外部关系:区档案局 4.任职要求 (依据上级有关部门规定) 5.经验要求: (依据上级有关部门规定及实际工作需要) 海曙区 城市管理局 6.使用文件文件编号:bg-05-008版本/版次:a/0综合档案管理员职务说明书第2页共2页办公室 6.1bg-07-003档案保密制度 6.2bg-07-004档案鉴定、销毁制度 6.3bg-07-005档案利用管理制度 6.4bg-07-007库房管理制度 6.5bg-07-014档案管理制度 6.6bg-08-001文件材料归档和不归档范围 6.7bg-08-002档案保管期限表 6.8bg-07-003档案保密制度 6.9b
16、g-05-014(综合)档案管理流程图 6.10bg-r006档案利用登记表 6.11bg-r008档案销毁清册 6.12bg-r019档案移交清册 6.13bg-r020档案外借登记表 6.14中华人民共和国档案法 6.15中华人民共和国保密法2 第三篇:综合档案管理制度综合档案管理制度 本标准规定了档案管理人员的职责,档案的收集、归档等一系列的档案管理制度。 一、综合档案室的职责 1、负责贯彻执行党和国家的有关档案管理的方针、政策、法规及省市档案工作有关规定。 2、负责集中公司内部档案的统一管理和全部档案的保管工作。 3、负责制订档案发展规划和工作计划及年度工作总结。 4、负责制订修改档案
17、工作制度,办法和对业务部门执行情况的监督检查。 二、综合档案的任务 1、接收、整理编号、分类保管、编制检查工具、提供利用、组织鉴定、统计。 2、指导、督促和检查各部门兼职档案员的收集、整理、移交档案工作,把好入库的质量关。 3、参加公司重要设备仪器开箱工作。 4、办理档案借阅手续,主动开展档案资料的提供利用工作。 5、按保管期限和保存价值,做好档案资料的鉴定销毁工作。 6、档案室在接受档案时,应办理移交手续,档案人员调换工作时,必须办理交接手续。 第四篇:档案综合管理办法档案综合管理办法 第一章总则 第一条为加强档案管理,保护和利用档案信息资源,为本所各项事业发展服务,根据档案法以及国家档案管
18、理部门有关规定,结合本所实际,制定本办法。 第二条本办法所称档案,是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录,也是国家的宝贵财富,必须集中统一管理,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。 第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作,各部门及个人均应遵守本办法。 第二章管理体制 第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。 档案室隶属所办公室,档案室负责对全所档案工作实行统筹规划,组织协调,监督指导。 本所各部门均为档案立卷部门,其中所办公室、机关党委、
19、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。 档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名,各部门设兼职档案员1名。 第六条档案室工作列入年度工作计划和总结,由行政副所长分管。 第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案,包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案(含出版物)等。 第八条专职档案员必须具备中专以上文化,受过档案专业培训,并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识,并接受档案管理培训。 第三章档案管理 第九条各部门应遵守本所档案管理制度,按照本所档案管理办法、保管期限表
20、和分类方案开展档案立卷工作,并保证档案的安全。 第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料,按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的,必须收集齐全和立卷,并移交本所档案室集中管理,不得据为己有或者拒绝归档,更不得伪造或者擅自销毁档案。 第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责,各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。 第十二条各部门应按下列标准组卷,保证案卷质量。 (一)归档的文件材料齐全完整。 (二)按照本所档案分类要求,对立卷归档材料进行分类。 (三)组卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成规律和有机联系,便于查找和利用,确保管理期限准
21、确。备考表应有立卷人、签字人签字。 (四)案卷标题简明扼要,准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份,并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写,字迹工整清晰。 (五)卷内文件排列有序,按文件形成的时间或重要程度排列,卷内目录填写正确,编写页号无误。 (六)案卷装订牢固,整齐美观,案卷中无金属物,装订线不压盖字迹。 (七)编制案卷目录、全引目录,并交档案室统一编制目录。 第十三条按照规定要求和时间,将档案编录入库。 (一)各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。 (二)保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全,并编制案卷目录、全引目录,经检查无
22、误后,一次性向档案室移交,并认真填写移交清册。 第四章档案保护 第十四条档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架,并进行妥善保管。 第十五条所办公室负责对档案室进行维护,设置专用库房,并保证有充足的档案柜。 第十六条维护档案安全,保证档案库房坚固,安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况,对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。 第十七条保证档案库房内清洁,无非档案用品;档案排列科学,整齐美观,便于查找。 第五章档案的统计和利用 第十八条档案室应根据管理工作需要,编制必要的目录、专题卡片等检索工具,编纂档案文件汇编等
23、参考资料,积极主动地提供利用,为各项工作服务,为档案管理手段现代化创造条件。 第十九条档案室应建立档案登记、统计制度,设置登记本、统计薄册,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务,向农业部档案部门报送农业系统档案工作情况统计表。 第二十条档案的借阅,应严格执行档案借阅制度。 本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意,基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意,科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。 外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后,再按上述借阅程序办理。 借出的档案,不得私自转借、拆散、涂改,借
24、阅人要负责保密和保管,不准携带档案离开档案室,复制档案须经所办公室主任同意。 第二十一条职工调动工作,必须在归还所借档案后,方可调离;档案管理人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。 第六章档案的鉴定、销毁和移交 第二十二条档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责,组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后,应写出鉴定报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经分管所领导批准后方可销毁。 第二十三条销毁档案应指定专门的监销人,以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。 第二十四条机构变动时,应对档
25、案做出妥善处理。 (一)机构撤销或合并时,其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料,应移交相应部门继续处理。 (二)批准恢复或新成立的机构,应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。 (三)各种临时工作机构撤销时,其档案材料应向有关部门或档案室移交。 第七章奖励与处罚 第二十五条档案室每年组织档案考核工作,对本所各部门档案工作进行考核,并实行奖惩。 (一)对遵守本办法,认真完成档案收集、整理、立卷工作,或在编研和业务指导方面成绩突出,或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人,给予表彰。 (二)对违反本办法,损毁、丢失档案,或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密
26、,或未按规定归档,不按期移交档案的部门或个人,视情节给予处罚。 (三)违反本办法的部门,年度不能评为先进集体;违反本办法的个人不能评为先进个人,年度考核不能评为优秀或甲等。 第八章附则 第二十六条本办法由所办公室负责解释。 第二十七条本办法自公布之日起施行,原有办法同时废止。 第五篇:安全生产综合管理档案工艺制品(深圳)有限公司安全生产综合管理档案 人员安全职责 (一)总经理安全职责(第一责任人) 1.直接负责公司的安全管理工作; 2.认真贯彻执行各项安全生产法律、法规和安全标准; 3.建立健全安全管理责任制,包括单位领导职责、各部门领导职责、班组长职责和员工安全生产职责; 4.建立健全安全管
27、理制度和安全操作规程; 5.根据公司安全生产情况,组织开展安全技术研究工作,推广先进的安全技术管理方法,审核重大灾害事故的预防和处理方案、事故应急处理预案; 6.建立健全安全管理组织机构,配备公司安全管理专业人员,提高安全管理人员的专业素质; 7.主持召开公司安全管理专题会议,及时通报公司安全生产工作情况及有关安全生产的生大问题; 8.组织开展安全生产大检查,整改事故隐患和不断改善安全条件; 9.发生重大事故时,及时组织抢险,并参与事故的调查处理工作,及时向上级有关部门报告。 (二)生产经理安全职责(直接责任人) 1.协助总经理贯彻执行各项安全生产法律、法规、标准和制度; 2.按谁主管谁负责原则,对分管业务范围内的安全工作负责,监督、检查分管部门安全工作各项规章制度执行情况,及时纠正下属失职和违章行为; 3.认真做好安全工作“五同时”(在计划、布置、检查、总结、评比生产的时候,周时计划、布置、检查、总结、评比安全工作); 4.组织制订、修订和审定分管部门安全规章制度、安全技术操作规程,并认组织实施; 5.组织分管部门的安全大检查,落实重大事故隐患的整改; 6.负责分管部门的安全教育考核工作; 7.组织对分管部门事故的调查、处理,并及时向总经理报告; 工艺制品(深圳)有限公司 更新2021-11-18 第 19 页 共 19 页
限制150内