最新YCB-204-A沟通管理程序.doc
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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateYCB-204-A沟通管理程序程序文件制定部门文控中心制定日期2012.2.1生效日期2012.2.1版 本 号A/0受控状态分 发 号修 订 履 历修订状态修订日期修订内容提要修订页修订单号备注 批 准审 核制 定1 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息,作好信息的管理,特制定本办法。2 范围适用于公司内部信息的传递与处理,以及与外部各方的信息交流。3 定义
2、3.1 信息分类:一切与质量管理体系管理实现过程及有效性有关的内容都是内/外沟通交流的对象。3.2 外部信息:3.2.1 政策法规标准类信息,如产品标准等;3.2.2 质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息;3.3 内部信息:3.3.1 正常信息,如方针目标指标、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他的记录等;3.3.2 不符合(潜在)信息,如体系内部审核的不合格报告,纠正和预防措施处理单等;3.3.3 其他内部信息(如员工的建议等)。4 权责4.1 各部门各阶层:内部沟通;4.2 各部门负责工作范围内信息的传递与交流。4.3 资材课、业务课、品保课、总务课等部门负责对
3、应相关方信息的收集。5 内容5.1 信息的收集:信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式以传递。5.2 获得信息的方式和渠道包括:面谈、电话联系、信涵、传真、调查问卷、上网、媒体广告、板报、意见箱及报告等。5.3 信息沟通原则:各部门按照分级负责,各负其责的原则进行相互联系、沟通。实施逐级汇报,横向信息交流,实现资源和信息共享,使沟通交流贯穿于公司整个经营活动当中,力求全方位沟通,以减少因理解偏差或信息传达不到位造成失误。5.4 内部沟通管理流程图(见附件一)。5.5 内部沟通:5.5.1 各部门间的沟通:5.5.1.1 凡各部门需要协调的相关事宜,由部门负责人填写内
4、部联络单分发给收文单位,各单位根据协调事项的重要性可要求收文单位负责人进行签收并进行追踪确认后回复发文单位。5.5.1.2 事项负责人针对事项的严重性与紧急性需要召集相关单位进行开会讨论的(除每日生产协调会以外),应在会议前发出内部联络单,被通知部门须在开会前准备相关资料,并在会上予以说明,同时由会议召集部门进行会议记录,由主办部门保存,会议的决议事项由会议主持人指派追踪人并在会议记录上填写追踪结果,直到问题完全消除为止。5.5.1.3 会议召集部门应做好会议记录并予以保存,对会议的决议事项依据5.5.1.2执行,召开相关会议由如下人员主持:a 涉及管理体系的会议由管理者代表主持召开;b 工程
5、技术开发,由品技部经理主持召开;c 管理部工作会议由管理部经理主持召开;d 厂务部工作会议由厂务部经理主持召开;e 涉及采购工作、仓库物料管理与5S执行工作,由管理部经理主持召开;f 模具课、插针课、成型课的生产会议由厂务部经理主持召开;g 品质会议以及涉及到工程组、品保课之事宜,由品技部经理主持召开;h 出货进度完成状况及客户满意度资讯反馈,由业务课长主持召开;i 涉及到生产计划安排之协调工作,由厂务部经理主持召开;j 涉及各部门有关品质问题协调处理,由品保课课长主持召开;k 以上未涉及之事项由召集单位主管主持召开。5.5.1.4 各部门相关专案的工作事宜的沟通使用本部门看板或记录管理。5.
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