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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateXX局内控与管理手册(二)中国中铁内部控制手册目录(草稿)第二部分内部环境分册-内部环境分册目录1 内部环境概述661.1 概念671.2 构成要素671.2.1 治理结构671.2.2 机构设置及权责分配671.2.3 内部审计671.2.4 人力资源政策671.2.5 企业文化671.3 本公司内部环境681.3.1 企业文化681.3.2 组织结构、职责与权限6
2、92 治理结构702.1 独立性702.1.1 控制要点702.1.2 主要控制措施和程序702.2 董事、监事的知识和经验712.2.1 控制要点712.2.2 主要控制措施和程序712.3 与内、外部审计师等的会面频率和时间712.3.1 控制要点712.3.2 主要控制措施和程序712.4 及时、充分地获得信息722.4.1 控制要点722.4.2 主要控制措施及程序722.5 获知和调查不正当行为732.5.1 控制要点732.5.2 主要控制措施和程序732.6 薪酬政策的监控732.6.1 控制要点732.6.2 主要控制措施和程序732.7 建立适当的高层基调742.7.1 控制
3、要点742.7.2 主要控制措施和程序742.8 监督管理层对审计发现的跟进752.8.1 控制要点752.8.2 主要控制措施和程序753 机构设置与权责分配753.1建立适应信息流通和公司管控模式的组织结构753.1.1 控制要点753.1.2主要控制措施和程序753.2 岗位职责界定,确保其对自身职责的准确理解763.2.1控制要点763.2.2主要控制措施和程序763.3 关键管理人员的知识和经验763.3.1 控制要点763.3.2 主要控制措施和程序763.4 适当的汇报机制773.4.1 控制要点773.4.2 主要控制措施和程序773.5 组织结构的变化773.5.1 控制要点
4、773.5.2 主要控制措施和程序773.6 足够的员工783.6.1 控制要点783.6.2主要控制措施和程序783.7 职责分配与授权783.7.1 控制要点783.7.2 主要控制措施和程序794 内部审计794.1 控制要点794.2 主要控制措施和程序795 人力资源政策805.1 制定适当的人力资源引进和开发制度及程序805.1.1 控制要点805.1.2 主要控制措施和程序805.2 制定适当的人力资源使用和退出制度及程序825.2.1 控制要点825.2.2 主要控制措施和程序825.3 核查候选人的背景845.3.1 控制要点845.3.2 主要控制措施和程序846 企业文化
5、856.1企业文化规范的建立与贯彻856.1.1 控制要点856.1.2 主要控制措施和程序856.2诚信和道德价值观规范的制定和执行876.2.1 控制要点876.2.2 主要控制措施和程序876.3公司及战略层面的风险考量876.3.1 控制要点876.3.2 主要控制措施和程序876.4管理层对数据处理、会计职能的态度886.4.1 控制要点886.4.2 主要控制措施和程序886.5高层管理人员相互交流的频率896.5.1控制要点896.5.2主要控制措施和程序896.6加强法制建设906.6.1控制要点906.6.2主要控制措施和程序90附录一:XX局集团有限公司组织结构图92附录二
6、: 内部控制体系运行管理制度(试行)931 目的932 适用范围933 定义934 规定和程序935 支持性文件和相关记录、图表97附录三:权限管理守则(试行)981 目的982 适用范围983 授权结构与分类984说明与解释985 权限管理规定98 1 内部环境概述1.1 概念内部环境确定了公司对内部控制体系建设的总体态度,是内部控制体系建设的基础,是有效实施内部控制的保障,直接影响着内部控制的贯彻执行、公司经营目标及整体战略目标的实现。1.2 构成要素内部环境包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等内容。1.2.1 治理结构治理结构是建立并实施内部控制的基础,是
7、影响内部环境的重要因素。公司应按照公司法要求,结合公司实际,建立规范的治理结构(包括董事会、监事会和经理层),并制定相应的议事规则。1.2.2 机构设置及权责分配机构设置为公司提供了计划、执行、控制和监督其活动的框架。相关的机构设置包括确定权利与责任的关键界区,即确定权责的关键领域以及建立适当的报告负责部门。它强调权责分配的知情与监督,要求全体员工掌握内部机构设置,明确权责分配,正确行使职权。1.2.3 内部审计内部审计是公司内部的一种独立客观的监督和评价活动,它通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进公司目标的实现。1.2.4 人力资源政策人力资源是指公司组织生产经营活
8、动而录(任)用的各种人员,包括董事、监事、高级经理人员和全体员工。公司应当制定和实施有利于公司可持续发展的人力资源政策。它包括员工的聘用、培训、辞退、辞职、薪酬、考核、晋升、奖惩、关键岗位员工的强制休假、定期岗位轮换、掌握国家秘密或重要商业秘密的员工离岗的限制性规定等活动。1.2.5 企业文化企业文化是指公司在生产经营实践中逐步形成的、为整体团队所认同并遵守的价值观、经营理念和企业精神,以及在此基础上形成的行为规范的总称。企业文化主要包括积极向上的价值观和社会责任感、诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作精神、现代管理理念和风险意识;董事、监事、经理及其他高级管理人员应当在企业文化建设中发挥主
9、导作用;公司员工应当遵守员工行为守则;全体认真履行岗位职责。公司应当加强法制教育,增强董事、监事、经理及其他高级管理人员和员工的法制观念,严格依法决策、依法办事、依法监督,建立健全法律顾问制度和重大法律纠纷案件备案制度。1.3 本公司内部环境1.3.1 企业文化员工行为准则:诚信 文明 守法 敬业企业人才观:知人善用 人尽其才企业发展观:科技先导 以人为本 持续发展企业市场观:靠信誉打开市场 靠精品占领市场企业作风:严谨 务实 团结 创新企业精神:勇于争先 永不满足企业哲学:把每一次成功作为起点企业使命:发展自我 造福社会基本守则:1、遵守国家的法律、法规、法令。2、遵守企业的规章制度,严守纪
10、律,服从领导,不越权行事。3、大力弘扬“勇于争先、永不满足”的企业精神,爱岗敬业,勤奋学习,钻研业务,精益求精。4、发扬优良传统,树立团队意识,单位、部门、员工之间应相互尊重,团结合作,努力创造和谐的人际关系。5、顾大局,识大体,自觉维护集团公司的声誉和权益。职业道德:1、崇尚敬业精神,工作尽职尽责,积极进取且努力不懈。2、不断学习,以求进步,做一个称职的员工,对所从事的业务,应以专业标准为尺度,从严要求,高质量完成本职工作。3、坚持重合同,守信用,对企业和社会负有责任感、荣誉感,以实际行动塑造企业形象。4、文明施工生产,尊重当地民风民俗,广泛开展文明共建活动。5、诚信、正直,对公司各方面的工
11、作,应主动通过正常途径及时提出意见、建议,对有损企业形象等消极行为,应予以制止。6、在工作交往中,不索取或收受对方的酬金、礼品。7、工作中出现失误,应勇于承认错误,承担责任,不诿过于人。8、尊重客户,尊重同行,在与外商交往中,做到有礼有节,不亢不卑。9、保守国家及企业商业秘密和工作秘密,妥善保管文件、合同及内部资料,对公司资金状况、法律事务、市场营销策略、业务合同、员工薪酬、分红奖励等情况,除已公开通报的外,不得泄露。10、辞职者须提前一个月向单位人事主管部门提出申请,妥善交待工作,处理好善后事宜,否则,由辞职者本人承担一切不良后果和经济损失。1.3.2 组织结构、职责与权限1.3.2.1 目
12、的通过建立分工合理、职责明确、报告关系清晰的组织结构,明确内控管理决策机构、管理机构、执行机构和监督机构的责任和义务,确保本公司内控管理职责明确、权限清晰,使内部控制体系得到有效运行。1.3.2.2 机构设置XX局集团有限公司的内部控制体系管理架构分为决策、管理、执行、监督四个层级,各层级职责分工如下:1、决策机构董事会是公司内部控制工作的决策机构,负责内部控制的建立、健全和有效实施。管理机构在领导小组的组织领导下,企业管理部是公司内部控制体系日常管理部门。2、执行机构经理层、各部门及各子、分公司为执行层,按照内部控制体系的统一要求,具体组织落实。3、监督机构在董事会的领导下,审计部行使监督评
13、价职能,负责对体系运行状况实施监督评价。为加强对内部控制体系管理工作的组织和领导,各子、分公司应当成立内控管理领导小组。内控管理领导小组由各子、分公司有关领导和部门负责人组成,由分管领导担任内控管理领导小组组长。内控管理领导小组下设内控管理办公室。XX局集团有限公司组织结构图请参见附录一。XX局集团有限公司内部体系运行控制制度请参见附录二。XX局集团有限公司权责管理手则见附录三。2 治理结构2.1 独立性2.1.1 控制要点董事会和监事会独立于管理层,可以对管理层的决策提出建设性的必要质疑,具体包括:1、对管理层的决定(如经营决策、重大交易)进行推断并提出质疑,对前期经营结果进行质询(如预算执
14、行差异)。2、有权询问和详查公司的经营活动,提出不同观点,并在认为必要时采取适当的行动。2.1.2 主要控制措施和程序公司应当根据国家有关法律法规和公司章程,建立规范的公司治理结构和议事规则,明确决策、执行、监督等方面的职责权限,形成科学有效的职责分工和制衡机制。公司董事会和监事会的构成及独立性应当符合公司法要求。董事会对股东负责,依法行使公司的经营决策权。监事会对股东负责,监督公司董事、经理和其他高级管理人员依法履行职责。公司目前的具体实施措施为:1、公司根据公司法制定了XX局集团有限公司章程、董事会议事规则和监事会议事规则。根据公司章程,公司董事会由9名董事组成,其中3名为独立非执行董事。
15、独立董事不在本公司担任除董事外的其他任何职务,不负责执行层的事务,但出席公司董事会会议,参与讨论决策有关重大事项,并以其丰富的专业知识和经验,就公司规范运作和有关经营工作提出意见,发表独立意见。董事会设董事长一名,任期三年,可以连选连任。董事会每年至少召开两次会议,由董事长召集,于会议召开7日以前书面通知全体董事和监事。经董事长、三分之一以上董事、总经理或者监事会,可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后7日内,召集和主持董事会会议。董事会形成董事会决议及会议纪要。2、公司章程规定,独立董事不在本公司担任除董事外的其他任何职务,不负责执行层的事务,但出席公司董事会会议,参与讨论决策有
16、关重大事项,并以其丰富的专业知识和经验,就公司规范运作和有关经营工作提出意见,发表独立意见。3、根据就XX局集团有限公司监事会议事规则监事会每年至少召开一次会议,由监事会主席负责召集,于会议召开7日以前书面通知全体监事。监事可以提议召开临时监事会会议,形成监事会会议决议及会议纪要。2.2 董事、监事的知识和经验2.2.1 控制要点董事及监事应具有足以履行其职责的知识和经验。2.2.2 主要控制措施和程序董事及监事应当拥有良好的职业操守及专业胜任能力,能有效地开展工作。公司目前的具体实施措施为:1. 公司在XX局集团有限公司章程中规定了董事及监事的任职资格。2. 公司慎重地选择董事及监事的人选,
17、经股东审议通过产生董事。并规定,董事及监事应具有丰富的知识和经验,独立董事应具有较高的威望,能为董事的监督提供质量保障。并公示董事会成员履历及监事会成员履历。3. 公司应对董事会、监事会的会议议程进行规定,保证与议题相关的议案、文件等资料能够提前送达相关人员,使其有足够的时间了解议案并做出正确判断。2.3 与内、外部审计师等的会面频率和时间2.3.1 控制要点1、审计部能有效负责审查公司内部控制,监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况,协调内部控制审计及其他相关事宜等。2、董事会和监事会应每年审核内部和外部审计师的工作范围。2.3.2 主要控制措施和程序董事会应保证单独与财务总监、会计人
18、员、内部审计师和外部审计师会面的频率和时间,以讨论财务报告流程、内部控制体系,以及对管理层绩效的合理性等提出重大意见和建议。公司目前的具体实施措施为:1、董事会根据需要不定期召开会议,根据规定,有以下情况之一时,董事会秘书应于事实发生之日起7日内签发召开会议的通知:(1)董事会认为有必要时;(2)董事长认为有必要时;(3)三分之一以上董事提议时。2、审计部应承担以下主要职责:(1)贯彻执行国家和上级审计机构颁布的有关内部审计的法律、法规与制度,结合实际,制定本企业内部审计规章制度、业务操作规范。(2)根据企业发展战略,制定内部审计工作发展规划。围绕企业中心工作和年度奋斗目标,研究制定年度审计项
19、目计划并组织实施。(3)监督、指导成员单位按照有关规定开展审计工作;办理被审计单位提出的审计复议,处理审计机构与被审计单位有争议的事项。2.4 及时、充分地获得信息2.4.1 控制要点及时充分地为董事会、监事会和审计委员会提供信息,以便其能够及时监督管理层的目标和战略、公司的财务状况和经营成果。2.4.2 主要控制措施及程序董事会、监事会应当定期收集关键信息,例如,财务报告信息、重大合同和谈判信息、主要的市场变化趋势等。公司目前的具体实施措施为:1、公司制定了XX局集团有限公司章程、XX局集团有限公司董事会议事规则和XX局集团有限公司监事会议事规则等,规定董事会全体董事有权获得为履行职责所需的
20、公司信息。公司设有董事会秘书和董事会办公室,负责协调董事会和各委员会对所需信息的收集工作。公司定期向董事会成员提供日常信息,如快报、经营月报等。2、董事会每年至少召开2次例会,董事会例会议程的议案和文件至少在会议召开前7个工作日送达全体董事和监事、总经理、董事会秘书及需要列席会议的其他人员。除上述例会外,如果有代表1/3以上董事、或监事会、董事长、总经理提议开会,则可以召开临时董事会会议。临时董事会的议案和文件至少在会议召开前3个工作日送达全体董事和监事、总经理、董事会秘书及需要列席会议的其他人员。3、公司制定了信息披露相关流程,并遵循该办法进行对外信息披露,董事会秘书负责会同公司有关部门,做
21、好对外信息披露工作。2.5 获知和调查不正当行为2.5.1 控制要点董事会对敏感信息、不正当行为等重大事件调查和评价(例如,重大的法律诉讼、监管机构调查、贪污、挪用公款、滥用公司财产、违反内部人员交易法规、非法支付等)的充分性和及时性,具体包括:1、告知董事会重大问题的程序。2、在规定的范围内,信息得到及时沟通。2.5.2 主要控制措施和程序1、公司应建立并不断完善出现紧急事项时召开董事会的机制和重大事件汇报的程序(危机处理)。公司目前的具体实施措施为:公司制定了XX局集团有限公司重大事项内部报告制度。2、公司应建立相关程序,接收、保留及处理公司获悉的有关会计、内部控制或审计事项的投诉;接收、
22、处理员工有关会计或审计事项的投诉或匿名举报,并严格保密。公司目前的具体实施措施为:公司建立了XX局集团有限公司纪检监察信访举报工作实施办法,并且建立了信访日常处理流程和信访举报管理流程。3、审计部应定期向董事会汇报,汇报事项包括有助于董事会及时了解可能影响公司财务状况及经营业务的重要事项。公司目前的具体实施措施为:审计部对发现的内部控制存在的重大缺陷及其风险,及时向董事会报告。2.6 薪酬政策的监控2.6.1 控制要点董事会批准所有管理层与绩效挂钩的激励计划,对高级管理人员的薪酬监控。2.6.2 主要控制措施和程序董事会批准所有管理层与绩效挂钩的激励计划。公司目前的具体实施措施为:人力资源部负
23、责公司的薪酬管理,制定、修订公司薪酬制度改革实施方案及公司、成员单位经营者年薪制实施办法实施细则,经董事会批准后实施。人力资源部负责按照国资委和中国中铁股份有限公司的要求,严格执行工资总额预算管理。2.7 建立适当的高层基调2.7.1 控制要点建立适当的高层基调,高层基调主要是指公司管理层的诚信和道德价值观等,具体包括:1、董事会或审计委员会充分参与、评价高层基调的有效性。2、董事会采取行动以保证适当的高层基调。3、董事会明确强调管理层应该遵守的行为准则。2.7.2 主要控制措施和程序1、公司董事会应对高级管理人员遵守诚信与道德价值观规范的情况进行监督,并授权公司总经理负责实施和监督规范的遵守
24、情况。公司目前的具体实施措施为:公司成立了党风廉政工作小组,并实行党风廉政建设责任制,实行“谁主管谁负责;一级抓一级,层层抓落实;严格执纪,违纪必究”等原则。明确了公司机关党委、纪委、各级领导人员、公司机关党委、纪委的党风建设责任,并形成党风廉政工作档案及党风廉政建设评价表。2、公司管理层应当定期对高级管理人员遵守诚信与道德价值观规范的充分性和有效性做出评价,并根据评价情况和董事会的要求做出修改。公司目前的具体实施措施为:各级党政组织定期对本单位党风廉政建设责任制执行情况进行检查,并将检查情况及时报告上级党政组织。将党风建设责任制执行情况作为对各级领导人员的考核评议、提拔使用、奖惩评先的重要内
25、容和条件。对不履行或不认真履行党风廉政建设责任制的党政组织和责任者,要视情况进行处理;对在党风建设责任范围内发生了严重问题的,要追究该组织和责任者的领导责任。3、监事会应当按照公司法及公司章程、监事会议事规则,行使对包括董事在内的公司高层管理人员诚信与道德价值观规范遵守情况的监督。公司目前的具体实施措施为:公司建立了廉政谈话、诫勉谈话制度。对中高层管理人员实行了廉政档案建立制度,严格执行领导干部收入申报、礼品礼金登记、个人重大事项报告和出国(境)考察制度,在容易滋生腐败的领域和环节,加强各级领导干部的不廉洁行为发生的预防工作。 2.8 监督管理层对审计发现的跟进2.8.1 控制要点董事会依据其
26、发现,须采取适当的措施,包括专项调查。2.8.2 主要控制措施和程序1、董事会应向管理层就需采取的具体行动下达指令。2、董事会应根据需要进行监督和跟踪处理。公司目前的具体实施措施为:(1)公司制定信息反馈相关制度,董事会秘书在每次董事会后,将各位董事在会议期间及在各委员会会议上提出的意见和建议进行归纳、整理和分类,并按程序报批同意后,送达公司管理层。(2)根据董事会开会和闭会期间董事提出的意见和建议,管理层责令有关部门对相关问题进行研究并提出具体整改措施。(3)董事会秘书负责收集、汇总董事会提出的要求、意见和建议的落实情况,并以董事信息反馈的形式呈报各位董事。3 机构设置与权责分配3.1建立适
27、应信息流通和公司管控模式的组织结构3.1.1 控制要点公司应当结合业务特点和内部控制要求设置内部机构,明确职责权限,将权利与责任落实到各责任单位,以便其具备提供管理活动必要信息流的能力,具体包括:1、考虑公司经营业务的性质和管控模式,公司的组织结构应考虑适当的规模、层级与区域分布。2、组织结构须有利于信息的上传、下达和各业务活动间的流动。3.1.2主要控制措施和程序1. 公司应当按照科学、精简、高效、透明、制衡的原则,综合考虑公司性质、发展战略、文化理念和管理要求等因素,合理设置内部职能机构,明确各机构的职责权限,避免职能交叉、缺失或权责过于集中,形成各司其职、各负其责、相互制约、相互协调的工
28、作机制。公司目前的具体实施措施为:(1)公司按照公司法的要求,结合公司实际,建立了规范的治理结构(包括董事会、监事会和总经理负责的管理机构),即建立起所有权、经营权分离,决策权、执行权、监督权分离,董事会、监事会并存的法人制衡管理机制。(2)公司的经营管理实行分级授权管理,权责统一,逐级负责;公司的行政管理、业务管理实行公司、下属单位的多级管理体制。公司编制了组织结构图。3.2 岗位职责界定,确保其对自身职责的准确理解3.2.1控制要点将公司业务活动的职责和期望明确传达给负责这些活动的管理人员。3.2.2主要控制措施和程序公司制定并发布岗位职责。公司应当对各机构的职能进行科学合理的分解,确定具
29、体岗位的名称、职责和工作要求等,明确各个岗位的权限和相互关系。公司在确定职权和岗位分工过程中,应当体现不相容职务相互分离的要求。公司目前的具体实施措施为:(1)公司依照公司章程并结合实际工作需要设立职能部门,根据机构设置及定员编制,制定了组织结构图,明确部门职能,制定岗位标准。各职能部门也相应制定了岗(职)位说明书等内部管理制度或相关文件,使员工了解和掌握组织架构设计及权责分配情况,正确履行职责。(2)在确定职权和岗位分工过程中,充分体现不相容职务相互分离的要求。如将可行性研究与决策审批;决策审批与执行;执行与监督检查等岗位进行分离。3.3 关键管理人员的知识和经验3.3.1 控制要点关键管理
30、人员须具备执行相关职责的知识和经验,具体包括:管理人员的技能素质满足要求,具备执行其业务必备的知识、经验并接受适当培训。3.3.2 主要控制措施和程序 公司应当加强对关键岗位人员的管理,保证关键管理岗位职员具有专业胜任能力。公司目前的具体实施措施为:1、公司制定XX局集团管理人员管理办法等相关规章制度,内部培养、聘用机制与市场配置相结合,确保管理人员的技能素质满足要求,具备执行其业务必备的知识、经验。 2、公司制定领导干部选拔推荐责任制暂行办法、领导干部选拔任用实行任前公示制暂行办法,对领导干部采取组织推荐和个人推荐,组织考察小组对领导干部进行考察,并对领导干部实行任前公示,增加选拔任用的透明
31、度。3.4 适当的汇报机制3.4.1 控制要点1. 明确、有效的报告关系(正式的或非正式的,直接的或矩阵式的),能够向经理人员提供与其责任和权力有关的信息。2. 经营活动的管理人员有与相关的高级管理人员进行沟通和交流的通畅渠道。3.4.2 主要控制措施和程序1. 公司应当通过分级管理的组织结构和员工岗位的职责描述对汇报关系进行清晰的定义。公司目前的具体实施措施为:职能部门向上级请示、报告工作,要先按照公司领导的工作分工向分管领导请示、报告,再根据请示报告类别,按照职务层级或业务层级管理体制向对口的上级请示、报告。正常情况下不得越级请示、报告工作。2. 公司注重高层管理人员之间的沟通,建立相应的
32、沟通和交流渠道并确保其畅通,公司目前的具体实施措施为:(1)公司每周召开司务交班会,定期召开经营分析会。公司总部、下属单位定期举行各类工作会议,管理层定期或不定期走访、调研基层单位等,使负责经营活动的管理人员能够与相关的高级管理人员进行沟通和交流。(2)公司建立员工向管理层反映问题和建议的渠道(包括信箱,网上平台等),并对员工向管理层反映问题和建议的信件及电子邮件妥善保存。(3)发生紧急情况时通过电话、办公网络、面谈等形式进行交流和沟通,并形成文字性记录。3.5 组织结构的变化3.5.1 控制要点组织结构会在何种程度上随环境的变化而变化。例如,管理人员定期根据变化的业务或行业环境来评价公司的组
33、织结构。3.5.2 主要控制措施和程序公司应当定期对组织架构设计与运行的效率和效果进行全面评估,发现组织架构设计与运行中存在缺陷的,应当进行优化调整。公司组织架构调整应当充分听取董事、监事、高级管理人员和其他员工的意见,按照规定的权限和程序进行决策审批。公司目前的具体实施措施为:1. 公司制定机构编制管理程序,明确人力资源部为公司机构编制业务的归口管理部门,各子、分公司人力资源部为本单位机构编制业务归口管理部门,并明确界定XX局集团有限公司和各子、分公司机构编制管理的范围。2. 人力资源部根据各需求部门申报的情况和公司发展的要求编制机构编制及定员定岗议案,编制机构编制及定员定岗议案并按照规定程
34、序经审批后实施,形成关于成立/调整XX部门的通知。3.6 足够的员工3.6.1 控制要点公司应配置合理数量的员工,特别是管理和监督人员,具体包括:1、管理和监督人员拥有足够的时间来有效地履行职责。2、员工的数量应恰当,以保证协作完成复杂任务。3.6.2主要控制措施和程序公司应当配置足够的的员工,且员工的知识结构、能力素质应当满足履行职责的要求。公司目前的具体实施措施为:1、公司确定人员编制,以核准的工作量和工作任务为前提,以科学先进的定岗定编标准为依据,先定任务、定职责、定岗位,后定编制,并按编制配备人员,确保公司任用足够数量的员工和管理人员,保证各项业务工作顺利进行。2、公司颁布实施XX局集
35、团有限公司总部部门岗位职责等制度,明确组织机构和相关岗位的设置标准,确保管理岗位人员配备的适当性。3、公司要求所属各单位在每年6月30日前,根据本单位的用人需求,填写高校毕业生需求计划表及人员结构分析简表,确定人力资源需求量。3.7 职责分配与授权 3.7.1 控制要点根据公司的目标、经营职能和监管要求,分配职责和授权,具体包括:1、员工被授予适当的职权和职责。2、决策的责任与其职权和职责相对应,制定岗位描述。3.7.2 主要控制措施和程序公司应当制定明确的岗位职责和授权范围,权责分明,以防止员工在工作时互相推诿,无人承担责任。公司目前的具体实施措施为:1、公司根据经营目标、职能和监管要求,发
36、布XX局集团有限公司部门职能,明确集团总部各职能部门的职责。2、公司在明确管理层、部门职责的基础上,组织实施员工岗位的职责描述,将职责分解到具体岗位;同时公司应编制授权体系和权限指引,更好地落实分级授权制度。通过岗位的职责描述和权限指引,公司对职责权限进行适当分配。3、公司规范信息系统的授权,由管理相关信息系统的职能部门根据授权体系和权限指引设置用户授权,经批准后进行设置和维护。4 内部审计4.1 控制要点内部审计应该保证良好的有效性,主要包括以下几个方面:1、执行内部审计活动人员的能力与水平是否合适。2、审计部门负责人是否按规定或要求向董事会、审计委员会报告工作。3、内部审计的职责和权限是否
37、恰当。4、内部审计的范围、责任和计划是否恰当。4.2 主要控制措施和程序1、审计人员能力公司应当加强内部审计工作,保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性。公司目前的具体实施措施为:(1)公司制定了XX局集团有限公司内部审计制度,在制度明确规定,审计人员数量、专业能力和结构、经费预算等方面须确保内控审计部能够全面有效地开展工作。(2)公司在公司内部审计制度中明确规定内部审计人员应该具有的资质和执业能力,制定内部审计职业道德规范,要求审计人员在办理审计事项时必须遵守。2、审计部与董事会的沟通内部审计机构应当结合内部审计监督,对内部控制的有效性进行监督检查。内部审计机构对监督检查中发现的内部控
38、制缺陷,应当按照公司内部审计工作程序进行报告;对监督检查中发现的内部控制重大缺陷,有权直接向董事会及监事会报告。 公司目前的具体实施措施为:(1)公司制定了XX局集团有限公司内部审计制度,审计部根据授权可以参加或列席公司有关经营和财务管理决策会议,获知公司管理的薄弱环节、重大经营管理活动等,从而编制年度审计计划。(2)审计部对审计中发现的违反国家法律法规和公司管理规定的事项提出审计建议,做出审计决定,并对审计建议、审计决定的落实情况进行跟踪监督。必要时对责任单位、责任人按有关规定提出追究责任的建议;对发现的公司内部控制缺陷,及时提出改进建议,形成审计报告等。(3)根据公司内部审计制度,审计部定
39、期或应要求向董事会、监事会、总经理等报告工作,重要审计发现要及时报告并提出处理意见,形成审计意见书等。(4)公司内部审计工作接受董事会的检查监督。5 人力资源政策5.1 制定适当的人力资源引进和开发制度及程序5.1.1 控制要点人力资源引进和开发制度具体包括:1、现有人力资源政策和程序可以招聘并培养公司需要的人才,以支持内部控制体系有效运行。2、对公司员工应实施有针对性的培训。5.1.2 主要控制措施和程序1、公司应当根据人力资源总体规划,结合生产经营实需要,制定年度人力资源需求计划,完善人力资源引进制度,规范工作流程,按照计划、制度和程序组织人力资源引进工作。公司目前的具体实施措施为:公司要
40、求所属各单位在每年6月30日前,根据本单位的用人需求,填写高校毕业生需求计划表及人员结构分析简表,确定人力资源需求量。公司制定中XX局集团院校毕业生引进、管理办法和XX局外聘人员管理办法(试行)对人力资源引进工作流程进行了规范,使得该工作能够有组织有计划地开展。2、公司应当根据人力资源能力框架要求,明确各岗位的职责权限、任职条件和工作要求,遵循德才兼备、以德为先和公开、公平、公正的原则。公司应当通过公开招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才,重点关注选聘对象的价值取向和责任意识。公司选拔高级管理人员和聘用中层及以下员工,应当切实做到因事设岗、以岗选人,避免因人设事或设岗,确保选聘人员能够胜任岗位
41、职责要求。公司选聘人员应当实行岗位回避制度。公司目前的具体实施措施为:(1)公司人力资源部制定了XX局集团有限公司机关员工岗位职责和岗位标准,对公司各个部门的岗位设置以及岗位人数、各个岗位的职责、权限、工作内容、专业技术能力以及道德品质素质等进行了相应的规定,确保公司岗位设置合理,做到人职匹配,相关人员具有相应的岗位胜任能力。(2)公司已成立毕业生招聘小组,负责大中专毕业生的招聘录用日常工作。人力资源部目前招聘人才的方式有公开招聘、内部推荐、竞争上岗等,招聘程序通常为资格审查、面试、笔试、考察、相关人员和部门审批及公示,确保选聘对象具有相应的岗位胜任能力以及道德水准、价值观念。(3)公司实行管
42、理人员任职回避和公务回避制度,并对回避程序进行了相应规范,明确回避申请或回避建议的提出以及审批权限等事项。3、公司确定选聘人员后应当与员工依法签订劳动合同,建立劳动用工关系,并依据劳动法和公司相关管理规定对员工实施必要的管理。公司目前的具体实施措施为:公司与形成劳动关系的全体员工依法订立书面XX局集团有限公司劳动合同书,劳动合同文本由公司人力资源部提供,公司和员工双方可根据实际需要补充完善。公司与员工订立劳动合同遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。除合同中规定的条款外,公司与员工约定培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。4、公司应当建立选聘人员试用期和岗前培训制度,对试
43、用人员进行严格考察。试用期满考核合格后,方可正式上岗;试用期满考核不合格者,及时解除劳动关系。公司目前的具体实施措施为:(1)公司实施“先培训后上岗”措施,新提拔的管理人员经过适当的培训后方能上岗,确因特殊情况在提任前未达到培训要求的,应当在提任后一年内完成培训。公司通过培训促进选聘员工全面了解岗位职责,掌握岗位基本技能,适应工作要求。此外,公司将管理人员在培训期间的考试成绩和学习体会等材料纳入本人档案,作为考察评价的一项重要内容。(2)公司实行新招录员工试用期制度,根据具体情况可以和新员工约定试用期,公司对新录用员工在试用期内进行能力考核。试用期满符合录用条件的,由员工拟写转正申请表或技术总
44、结并经部门/单位领导审核后,报公司人力资源部办理转正手续;在试用期间被证明不符合录用条件的,公司与其解除劳动合同。5、公司应当重视人力资源开发工作,建立员工培训长效机制,营造尊重知识、尊重人才和关心员工职业发展的文化氛围,加强后备人才队伍建设,促进全体员工的知识、技能持续更新,不断提升员工的服务效能。公司目前的具体实施措施为:(1)公司制定XX局集团职工教育培训管理规定等相关规章制度,对培训内容和培训方式进行了规定,并对培训结果的考察做出了要求。根据该管理办法,公司有计划地组织管理人员从事学习和培训,努力提高公司管理人员的综合素质、履职能力和工作水平。(2)公司每年制定培训工作计划,有针对性地
45、组织业务和知识培训,确保员工技术素质和业务能力达到岗位要求。每年末,XX局集团有限公司及所属各公司、分公司各部门提出第二年培训需求,填写年度培训计划申报表送人力资源部。人力资源部根据各部门的培训需求编制XX局集团年度职工教育培训计划,报总经理办公会审批后,由相关部门配合人力资源部组织实施。培训内容主要包括持证上岗培训、专业知识技能培训、提高性培训、企业文化建设和职业道德培训等。(3)公司对培训效果进行评估,保存培训记录。培训结束后,主办单位征求员工对培训工作的评价意见,从中寻找培训工作不足,并填写相应记录,并通过考试、日常工作考核来反映培训的有效性。每一次培训结束后,由培训主办单位形成培训通报,以反映培训计划的完成情况,并将相关记录按规定存档。5.2 制定适当的人力资源使用和退出制度及程序5.2.1 控制要点1、提供科学合理的晋升渠道。2、公司应实施全面的绩效考核,并建立与其挂钩的激励制度。5.2.2 主要控制措施和程序1、公司应当建立和完善人力资源的激励约束机制,设置科学的业绩考核指标体系,对各级管理人员和全体员工进行严格考核与评价,以此作为确定员工薪酬、职级调整和解除劳动合同等的重要依据,确保员工队伍处于持续优化状态。公司目前的具体实施措施为:(1)公司制定了XX局集团有限公司机关效能建设实施办法,成立了XX局集团有限公司效能建设工作
限制150内