MRO资材采购业务管理程序(doc 34)168.docx
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1、标准名MRO器器材采购购业务指指南修订号码码页数01/199第一章 总则第1条 (目的的)本指南明明确规定定了海外外法人(以下简简称“法人”)所发发生的与与各种MMRO器器材购买买业务相相关的业业务标准准和工作作程序及及方法,旨旨在最大大限度地地提高工工作效率率。第2条 (适用用范围)本指南规规定了法法人在进进行MRRO器材材采购申申请、采采购、库库存管理理及货款款支付等等相关业业务时的的工作程程序。第3条 (用语语定义)1. MRO(Maiinteenannce Reppairr Opperaatinng)器器材虽然然不是进进行生产产时直接接需要的的物资,但但是使公公司得以以顺利运运转所需需
2、的物资资,包括括除了原原材料以以外的所所有器材材,本公公司将其其分为SSparre PPartts、一一般消耗耗品和定定期消耗耗品。(参照附附件1MROO器材品品目分类类表)2 Sparre PPartts作为为设备维维护所需需物资,由由法人的的设备维维护部门门进行总总管。3 一般消耗耗品(非非库存管管理品目目)根据据特定部部门的购购买申请请而进行行购买的的物资。4 定期消耗耗品(库库存管理理品目)有2个个以上的的部门共共同使用用,采购购部门对对总需要要量进行行统计,事事前购买买后在MMRO共共同仓库库进行管管理,根根据部门门要求进进行出库库的物资资。第二章 责任与与权限第4条 (采购购申请主
3、主管部门门)采购申请请主管部部门是决决定MRRO器材材规格和和预算的的部门,SS/P及及测量仪仪由法人人设备维维护部门门,消耗耗品由法法人所有有部门负负责。第5条 (采购购主管部部门)是决定MMRO器器材价格格及购买买企业的的部门,由由法人采采购部门门负责。第6条 (货款款支付主主管部门门)根据MRRO器材材入库凭凭证向企企业支付付货款的的部门,由由法人财财会部门门负责。第三章 业务程程序第7条 (执行行审议及及P/RR作业)1 执行审议议1.1. 采购购申请负负责人应应进行以以下工作作。1) 了解库存存情况采购申请请负责人人根据各各部门各各器材适适当库存存标准,对对于不足足部分取取得内部部批
4、准后后申请采采购。 2) 起草执行行审议书书 根据规定定样式,起起草执行行审议书书,按照照报批规规定获得得内部批批准和管管理部门门负责人人的同意意。但,定定期消耗耗品以“定期消消耗品申申请书”代替。 在执行审审议书上上必须写写明产品品名称、规规格、数数量、品品牌、预预算金额额,如为为新购买买产品,要要附上产产品说明明书和用用途说明明书。 对于采购购部门要要求增加加预算的的在修改改了执行行审议书书上的金金额后重重新报批批并取得得同意。3) 采购申请请在执行行审议书书上追加加记录获获审批者者批准的的P/RR号码后后,将执执行审议议书全部部复印,交交给采购购负责人人。4) 在申请部部门管理理台帐上上
5、进行登登记对于于被通知知采购的的采购件件一定要要在管理理台帐上上进行登登记,在在从仓库库领收之之前一并并管理。1.2. 申请请部门审审批者应应进行以以下工作作。1) 审批执行行审议在在批准执执行审议议(以下下包括“定期消消耗品申申请书”)前一一定要先先了解申申请购买买的器材材的现况况,确认认是否适适当后再再进行批批准。1.3 管理部部门负责责人应进进行以下下工作。1) 对执行审审议进行行协议对对于已由由申请部部门审批批者批准准的执行行审议书书,确认认审议书书上预算算的适当当性,决决定是否否给予批批准,进进行协议议。1.4. 紧急急申请 由于于发生紧紧急情况况,不可可能按正正常步骤骤起草执执行审
6、议议书时,必必须由申申请部门门审批者者向采购购部门审审批者进进行通报报,在达达成口头头协议后后再进行行采购,并并在第二二天内填填写执行行审议书书并报批批法人长长批准后后,向采采购部门门通报。1.5. 文件件保存期期限执行行审议书书及附件件需保存存5年。2. PP/R作作业2.1. 申请请负责人人应进行行以下工工作。1) 确认器材材编码并并进行申申请 执行审议议书获得得批准后后,根据据产品规规格,在在SAPP R/3中确确认是否否存在该该器材的的编码。 如果不存存在,通通过MRRO编码码赋予系系统(SSPARRE PPARTTS为PPIMSS,消耗耗品为BBCS),申请请新编码码。(必须输输入事
7、项项:产品品名称、规规格、数数量、单单位、品品牌)2) 生成P/R 申请负责责人利用用该产品品的编码码在SAAP RR/3填填写P/R。* P/R管理理项目ii) 非非库存品品目(在在处理GGR时GGI也同同时进行行的品目目) 消耗性性:在AAccoountt asssiggnmeent cattegoory中中指定为为“K”成本中中心选择择与申请请者所在在部门相相关的内内容。资产性/投资性性: 在在Acccounnt aassiignmmentt caateggoryy中指定定为“A,MM”。通过事事前生成成资产号号码,进进行部门门资产登登记。ii) 库存品品目(GGR与GGI分别别进行的的
8、品目)消耗性性、资产产性/投投资性:指定为为MROO器材用用Stooragge LLocaatioon。iii) 共同同输入事事项预算算:获得得批准和和已达成成协议的的执行审审议书上上的预算算金额PPlannt:申申请者所所属部门门Plaant申申请者:按照“申请者者姓名(内线电电话)”形式输输入。iv) P/RR按照采采购部门门制定的的各器材材采购负负责人所所属采购购小组分分类填写写。 采购部门门要求增增加预算算的采购购件也必必须以被被批准的的价格对对P/RR进行修修改后再再执行。2.2. 申请请部门审审批者应应进行以以下工作作。1) 批批准P/R 确认认是否与与执行审审议书的的内容一一致后
9、,在在SAPP R/3进行行批准。2.3. 采购购负责人人应进行行以下工工作。1) 批准器材材编码并并通告采采购负责责人每天天通过MMRO编编码赋予予系统(消耗性性器材为为BCSS)确认认新申请请的编码码是否有有重复,并并确认必必须填写写事项后后,迅速速判断是是否予以以批准,并并将结果果用Siinglle通知知申请者者。但,根根据法人人情况,采采购负责责人也可可根据申申请部门门的编码码生成申申请直接接申请编编码。* SPPAREE PAARTSS由总部部的PIIMS管管理负责责人决定定是否批批准。第8条 (执行行审议书书的接收收与报价价工作)1. 执执行审议议书的接接收1.1. 采购购负责人人
10、应进行行以下工工作。1) 管理接收收明细单单在接收收审议书书时一定定要在执执行审议议书上标标明接收收日期,并并在管理理台帐上上进行登登记。2. 报报价工作作2.1. 采购购负责人人应进行行以下工工作。1) 要求报价价 参与与企业数数原则上应应以明确确均等的的条件向向2家以以上企业业提出报报价请求求,但以以下情况况为例外外。* 作为单单一报价价处理ii) 专专利产品品、试用用新产品品等购买买处为特特定企业业时iii) 与与本公司司共同开开发,需需要对外外保密时时iiii) 为为了保证证质量或或因技术术研究关关系,必必须依赖赖供货企企业的技技术时* 省略略报价单单 签订订单价合合同的产产品在合合同
11、期内内进行采采购时。 按产产品特性性的参与与企业选选择基准准i) 签签订单价价合同的的产品a. 为为了决定定合同单单价,需需以法人人所在地地供货商商和其他他地区供供货商为为对象同同时进行行。但,如如果其他他地区供供货商所所报价格格比本地地供货商商所报价价格低时时,可以以以此价价格为根根据,对对本地供供货商的的价格进进行诱导导。b. 即即使单价价合同期期限为11年,也也应在每每个季度度调查、了了解市场场情况。ii) 未签订订单价合合同的产产品基本本上以本本地供货货商为对对象进行行,但如如属以下下情况必必须与其其他地区区的供货货商报价价相比较较。a. 在44个月期期间价格格无变动动时b. 所报报价
12、格被被提高时时 在选择报报价企业业时的优优先顺序序i) 产品品品牌(调调查是否否有直接接交易可可能性和和出库价价)iii) 营营业所及及总代理理店iiii) 各地代代理店及及销售店店iv) 本公公司客户户中可以以供货的的企业2) 接收报价价报价单单必须是是封印好好且在截截止日期期前收到到的文件件。3)要求求二次报报价 报价价单拆封封后如果果审批者者有进行行二次报报价的指指示,或或负责人人判断有有协商的的必要时时,必须须在当天天内向该该企业提提出提交交第二次次报价单单的要求求。 此时时的报价价单提交交截止日日和最初初提交截截止日期期相同,但如果属于协商报价,则可以提示新的截止日。4)管理理报价
13、如是是为了进进行市场场调查,马马上开封封也无妨妨,如是是为了决决定个别别价格和和选择供供货企业业,需交交给采购购部门审审批者开开封。 已提提出的报报价单不不能返还还或作废废,要附附在相关关合同审审议书或或报告书书后,不不管是否否中标都都不得泄泄露报价价内容。2.2. 采购购部门审审批者应应进行以以下工作作。1) 对报价进进行开封封及确认认每日业业务开始始和结束束时将从从采购负负责人处处接收的的报价单单一并开开封并确确认。2) 决定是否否进行二二次报价价报价单单开封后后发现内内容和提提出的基基本条件件不同,或或没有比比执行审审议书上上的预算算更低的的企业时时,指示示进行二二次报价价。此时时参考第
14、第一次报报价单决决定二次次报价提提交公司司。2.3. 文件件保存期期限报价价单和单单价合同同产品清清单等相相关文件件须保存存5年。第9条 (决定定报价及及选择供供货企业业)1. 决决定价格格1.1. 采购购负责人人应进行行以下工工作。1) 决决定内定定价 以从从前购买买价格和和(非)定期市市场调查查为依据据决定,不不能对外外泄露。 在决决定内定定价时,需需考虑购购买数量量的多少少、交货货的难易易度、交交货期的的长短、运运输等交交易条件件。 内定定价不得得超过申申请部门门拟定的的预算,如如果预算算不够,需需提出计计算内定定价的依依据,向向申请部部门提出出增加预预算的要要求。2) 合合同及价价格协
15、商商在将报报价单开开封后,即即使最低低报价低低于内定定价,根根据采购购负责人人或采购购部门审审批者的的判断,也也可以进进行价格格协商。但,货款支付基准和交货期须符合要求报价时提出的条件。1.2. 采购购部门审审批者应应进行以以下工作作。1) 对对于以下下产品直直接参与与合同及及价格协协商。 需签签订单价价合同的的产品 有必必要事前前进行储储备的产产品 虽然然单价很很低但总总金额很很高 其他他以相关关公司为为对象的的购买2. 选选择供货货企业为了使依依据价格格决定入入选的企企业成为为最终供供货企业业,必须须符合以以下“交易企企业基本本条件及及资格”2.1. 交易易企业基基本条件件及资格格1) 根
16、据本公公司评估估标准,被被登记为为可交易易企业的的企业。2) 对于定购购产品可可以保证证稳定的的供货量量和质量量的企业业。3) 拥有或租租赁了履履行供货货所需设设施的企企业。4) 根据相关关法令的的规定,获获得了许许可、认认可、执执照或符符合相关关资格条条件的企企业。5) 如为需对对安全进进行检测测的企业业时,需需通过相相关机构构的检测测。6) 未被发现现有贿赂赂集团内内职员的的行为,不不是由有有过受贿贿经历的的退职人人员经营营的企业业。7) 在价格、质质量、交交货期等等方面信信誉良好好的企业业。8) 具有适当当水平的的技术实实力、管管理能力力、竞争争力、信信息提供供能力、合合作可能能性的企企
17、业。9) 财务结构构及经营营者意识识结构良良好的企企业。2.2. 交易易企业基基本条件件及资格格的例外外情况以下情况况即使不不能满足足交易企企业基本本条件及及资格,在在得到部部门负责责人的批批准后可可作为例例外处理理。1) 由于紧急急情况无无法事前前对企业业进行评评价的新新交易企企业。2) 专利产品品或试用用新产品品所有企企业。但但在这种种情况,采采购负责责人得在在最初进进行交易易后1年年内对该该产品的的一般化化和发掘代替替品做出出努力,并并将结果果报告给给审批者者,保存存记录。3) 需需要保密密的产品品、共同同开发产产品或需需要利用用交易企企业所拥拥有技术术时。第10条条 (合合同审议议书)
18、1. 合合同审议议书1.1. 采购购负责人人应进行行以下工工作。1)起草草合同审审议书根据规定定样式起起草合同同审议书书,附上上执行审审议书副副本、报报价单、个个别合同同书(已标标明合同同条件的的),并并依据报报批规定定获得批批准。追加附附件 如从从前有过过购买记记录 须附上上相关合合同审议议书的副副本(包括P/O号码码,最终终选定企企业,支支付价格格等)。 如为为单价合合同品目目 须须附上单单价合同同清单中中相关部部分的复复印件2)在管管理台帐帐上登记记对于已已获批准准的审议议件将其其登记在在管理台台帐上,在在产品入入库及付付款前进进行一并并管理。3) 记录P/O号码码P/OO获得批批准后,
19、在在合同审审议书上上追加记记录获批批的P/O号码码。1.2. 采购购部门审审批者应应进行以以下工作作。1) 批准合同同审议书书 与执执行审议议书的内内容相比比较,审审查合同同审议书书的内容容是否适适当后批批准。 利用用SAPP R/3确认认是否有有过购买买纪录 利用用SAPP R/3了解解该器材材的库存存情况,避避免发生生库存过过多的情情况。2) 单单价合同同书的管管理如属属签订单单价合同同的产品品,同时时检查相相关个别别单价合合同书的的管理状状态。1.3. 文件件保存期期限合同同审议书书及附件件须保存存5年。第11条条 (PP/O)1. PP/O1.1. 采购购负责人人应进行行以下工工作。1
20、) 在在P/OO生成前前确认必必备事项项A. 已被批准准的合同同审议书书B. 由申请部部门生成成并被批批准的PP/R2) Purcchassingg Maasteer DDataa作业 合同同(Coontrractt)管理理所有器材材都通过过合同功功能加以以管理。) 新新品目合同审议议书完成成后,如如该品目目的供货货商为新新交易企企业,先先在Veendoor MMastter登登记后,再再生成合合同, 如为有有过交易易的企业业,按增增加合同同项目进进行。) 旧旧品目对于事前前已签订订单价合合同的品品目,仍仍使用原原有合同同,如不是,按按照前一一项新品品目的规规定处理理。 Soourcce LL
21、istt管理Sourrce Lisst的期期间设定定与合同同相同。 33) 生生成P/O 确认执执行审议议书上记记录的PP/R号号码,并并利用其其生成PP/O。 P/O必须须与合同同审议书书上记录录的内容容和条件件相一致致,如果在生生成P/O前,发发生了变变动事项项,必须须在修改改合同审审议书并并再次获获得批准准后再以此为为依据生生成P/O. 但,如果果价格发发生变动动,必须须根据申申请部门门的要求求,对PP/R进进行变更更后,依依据变更更后的PP/R生生成P/O. 在P/O SSheeet上得得标明以以下文字字,实物必必须与IInvooicee一起发发送,在在Invvoicce上必必须标明明
22、产品P/O号码码、P/OO Ittem号号码、器材编编码、Desscriiptiion、数数量. 为了使使用以入入库基准准为根据据的ERRS处理理I/VV(生成成凭单),在PP/O中中需选择择GR-Bassed I/VV, EERS, GRR功能。但,即使是采用分件生成凭单的法人也得采用以入库为基准的货款支付规定,因此得选择GR-Based I/V功能。4) 发发送P/O 向企业发发送将已已获得审审批者批批准的PP/O Sheeet打打印并获获得管理理者签字字后,将将其发送送给企业业。 向仓库管管理者发发送将已已获得批批准的PP/O Sheeet复复印件22份在当当日内发发送给仓仓库负责责人,
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