某电器集团编码原则指导手册eqzv.docx
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1、XXXXX电器集集团编码码原则指 导 说 明明 书Zhejjianng kinngdeee 客户服务务部二二二年三月月编码原则则说明:以以物料的的编码为为主线讲讲解编码码的原则则,但所所讲编码码原则同同样适用用于K33系统的的客户编编码、供供应商编编码、职职员编码码、部门门编码、单单位编码码、仓库库编码、各各种类别别编码和和其他需需要编码码的任何何项目等等。第一节 物料编编码的意意义物料编码码是以简简短的文文字、符符号或数数字、号号码来代代表物料料、品名名、规格格或类别别及其他他有关事事项的一一种管理理工具。在在物料极极为单纯纯、物料料种类极极少的工工厂或许许有没有有物料编编码都无无关紧要要,
2、但在在物料多多到数百百种或数数千、数数万种以以上的工工厂,物物料编码码就显得得格外重重要了。此此时,物物料的领领发、验验收,请请购、跟跟催、盘盘点、储储存等工工作极为为频繁,而而藉着物物料编码码,使各各部门提提高效率率,各种种物料资资料传递递迅速、意意见沟通通更加容容易。物物料编码码之功能能如下: 增强物料料资料的的正确性性物料的领领发、验验收、请请购、跟跟催、盘盘点、储储存、记记录等一一切物料料之活动动均有物物料编码码可以查查核,因因此物料料数据更更加正确确。至于于一物多多名,一一名多物物或物名名错乱之之现象不不致于发发生。 提高物料料管理的的工作效效率物料既有有系统的的排列,以以物料编编码
3、代替替文字的的记述,物物料管理理简便省省事,效效率因此此提高。 利于电脑脑的管理理物料管理理在物料料编码推推行彻底底之后,方方能进一一步利用用电脑作作更有效效的处理理,以达达到物料料管理之之效果。 降低物料料库存、降降低成本本物料编码码利于物物料库存存量的控控制,同同时利于于呆料的的防止,并并提高物物料管理理工作的的效率,因因此可减减轻资金金的积压压,降低低成本。 防止物料料舞弊事事件之发发生物料一经经编码后后,物料料记录正正确而迅迅速,物物料储存存井然有有序,可可以减少少舞弊事事件之发发生。 便于物料料之领用用库存物料料均有正正确的统统一的名名称及规规格予以以编码。对对用料部部门的领领用以及
4、及物料仓仓库的发发料都十十分方便便。第二节物物料编码码的原则则物料编码码必须合合乎物料料编码的的原则,合合理的物物料编码码,必须须具备下下列基本本原则:l 简单性l 分类展开开性l 完整性l 单一性l 一贯性l 可伸缩性性l 组织性l 适应电脑脑管理l 充足性l 易记性一、简单单性编码的目目的在于于将物料料化繁为为简,便便于物料料的管理理,如果果编码过过于繁杂杂,则违违反了编编码之目目的。因因此物料料编码在在应用文文字符号号或数字字上应力力求简单单明了,这这样可节节省阅读读、填写写、抄录录的时间间与手续续,并可可减少其其中的错错误机会会。物料相当当单纯时时,只要要将物料料简单分分类为几几项即可
5、可,物料料分类项项目多了了,就显显得很不不方便。若若物料相相当复杂杂时,就就要将大大分类再再加以细细分 ,这这种分类类展开也也称为多多级分类类。二、分类类展开性性物料复杂杂,物料料编码大大分类后后还要加加以细分分,如果果采用阿阿拉伯数数字十进进位,则则每段最最多只能能由十个个细分的的项目,如如果采用用英文字字母,则则每段有有26个个细分项项目,然然而细分分项目太太多,就就难于查查找,而而细分项项目太少少,则分分类展开开太慢,分分类细分分项目通通常以五五至九个个较佳。例例如采用用阿拉伯伯数字十十进位,有有十八个个项目时时,其分分类展开开可以利利用下列列方法。需要分类类的项目第一种分分类方法第二类
6、分分法第三类分分法1111001012120202313030341411045152210561622067221230782233089234410910244210112543111226551213331661131432621415336315163477161735881718369918(表一)三、完整整性在物料编编码时,所所有的物物料都应应有物料料编码可可归,这这样物料料编码才才能完整整。若有有些物料料找不到到赋予之之物料编编码,则则很显然然物料编编码缺乏乏完整性性。新产品新新物料的的产生容容易破坏坏物料编编码的完完整性。因因此每当当有新物物料产生生,即应应赋予新新的物料料编码
7、,并并规定新新的物料料没有编编码,采采购部门门不得从从事采购购,即使使没物料料编码的的新物料料采购进进来了,仓仓库部门门或会计计部门发发现物料料订购单单缺少物物料编码码,即应应请采购购部门补补填物料料编码,否否则不予予入库、不不予付款款。这样样才能确确保物料料编码的的完整性性。四、单一一性物料编码码的单一一性是指指一个物物料编码码只能代代表一种种物料,同同一种物物料只能能找到一一个物料料编码,而而绝无一一个物料料有数个个物料编编码,或或一个物物料编码码有数项项物料,一一般地,只只要物料料的物理理或化学学性质有有变化、只只要物料料要在仓仓库中存存储、就就必须为为其指定定一个编编码,举举例,如如某
8、零件件要经过过冲压成成型、钻钻孔、喷喷漆三道道工序才才能完成成。如果果该物料料的三道道工序都都在同一一车间完完成,不不更换加加工单位位,即冲冲压成型型后立即即进行钻钻孔,紧紧接着进进行喷漆漆,中间间没有入入库、出出库处理理,则该该物料可可取一个个代码。如如果该物物料的三三道工序序不在同同一个车车间完成成,其顺顺序是冲冲压、入入库、领领料、钻钻孔、入入库、领领料、喷喷漆、入入库,则则在库存存管理中中为了区区分该物物料的三三种状态态,必须须取不同同的物料料编码。例例:30000AA,30000BB,30000CC三个编编码分别别表示三三种不同同加工状状态的物物料。五、一贯贯性物料编码码要统一一而有
9、一一贯性,如如以年限限分类为为标准时时,就应应一直沿沿用下去去,在中中途不能能改变用用籍贯或或姓氏别别来分类类,若要要这么做做必须要要分段或或分级进进行。六、伸缩缩性物料编编编码要考考虑到未未来新产产品发展展以及产产品规格格的变更更而发生生物料扩扩展或变变动的情情形。预预留物料料的伸缩缩余地,并并不能仅仅就目前前物料的的现状加加以物料料编码的的安排,否否则他日日新物料料产生时时,就有有新物料料无号可可编的情情况。七、组织织性物料编码码依其编编码的系系统,作作井然有有序的组组织与排排列,以以便随时时可从物物料编码码查知某某项物料料帐卡或或资料。物物料编码码的组织织性,对对物料管管理可以以省掉不不
10、必要的的麻烦。八、适应应电脑管管理电脑的应应用已经经比较普普及,因因此在编编码时一一定要考考虑录入入的方便便性,如编码码尽可能能短、少少使用其其他符号号,如#、-、*等。九、充足足性物料编码码所采用用的文字字、记号号或数字字,必须须有足够够的数量量,以便便所组成成的个别别物料编编码,足足以代表表所有个个别物料料,以及及应付将将来物料料扩展时时的实际际需要,以以免遇有有特殊物物料时无无号可编编。否则则物料系系统被破破坏,费费时误事事。十、易记记性在不影响响上述九九项原则则之下,物物料编码码应选择择易于记记忆的文文字、符符号或数数字,或或赋予暗暗示及联联想性。但但这原则则是属于于次要原原则,若若上
11、述九九项原则则俱全而而独缺乏乏此项原原则的物物料编码码,仍不不失为优优秀的物物料编码码。第三节 物料编编码的方方法目前工商商企业所所采用的的物科编编码方法法,主要要有下列列几种:1. 阿拉伯数数字法2. 英文字母母法3. 暗示法4. 混合法一、阿拉拉伯数字字法阿拉伯数数字法,是是以阿拉拉伯数字字作为物物料编码码的工具具,采用用以一个个或数个个阿拉伯伯数字代代表一项项物料。这这种方法法容易了了解,只只是需另另外准备备物料项项目与数数字的对对照表,又又要记忆忆对照项项目,因因此有关关人员必必须经过过一段时时间的训训练与适适应才能能运用自自如。以以阿拉伯伯数字做做物料编编码的,较较常见的的有下列列几
12、种: 连续数字字编码法法 分级式数数字编码码法 区段数字字编码法法 国际十进进制分类类法1连续续数字编编码法连续数字字编码法法是先将将所有物物料依某某种方式式大致排排列,然然后自11号起依依顺序编编排流水水号。这这种物料料编码方方法可做做到一料料一号,只只是顺序序编码除除显示编编码时间间的先后后,往往往与所代代表项目目的属性性并无关关联。因因为新购购物料无无法插入入原有排排列顺序序的料号号内,例例如: 10778为33/8“3/44”之六角角铁制带带帽螺栓栓,而新新购的六六角铁制制带帽螺螺栓为33/8“1”,其物物料编码码无法插插入(因因过去没没有库存存或采用用这种物物料,故故无编码码),故故
13、只好编编以最后后一个号号码89974。两两种物料料本应排排在一起起,现在在物料编编码相距距如此遥遥远,在在物料管管理、仓仓储管理理上很不不方便。2分级级式数字字编码法法分级式数数字编码码法是先先将物料料主要属属性分为为大类并并编定其其号码。其其次再将将各大类类根据次次要属性性细分为为较次级级的类别别并编定定其号码码,如止止已继续续进行下下去。在在分级式式数字编编码法中中,任一一物料项项目只有有一个物物料编码码。表二为三三种属性性的阶级级式数字字编码法法,共可可组成336个(3343)编编码,这这种方法法的优点点一方面面显示编编码的规规律性,一一方面达达到一物物料项目目仅有一一编码的的目标,其其
14、缺点是是无用空空号太多多,一方方面显得得浪费累累赘,另另一方面面常导致致物料编编码位数数不够用用。来 源(大类)材 料料(中类)用 途途(小类)1 = 自制1 = 非铁金金属1 = 零部件件2 = 外购2 = 钢铁2 = 包装用用料3 = 委外加加工3 = 木材3 = 办公用用品4 = 化学品品(表二)3区段段数字编编码法 区段数数字编码码法介于于连续数数字编码码法与分分级式数数字编码码法之间间。使用用位数较较级次式式数字编编码法更更少,而而仍能达达到物料料编码的的目的。例例如有664项,分分为5大大类,其其情形如如下:A类12项B类10项C类17项D类15项E类10项合计64项(表三)上述情
15、形形,如用用阶级式式数字编编码法必必须3位位数,但但如改为为区段数数字编码码则仅需需二位数数即可,其其情形如如下:类别分配编码码剩余备用用编码A类12项(001-220)8项B类10项(221-337)7项C类17项(338-661)7项D类15项(662-883)7项E类10项(884-999)6项(表四)4国际际十进分分类(UU. DD. CC. ) 这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创,其方法新颖而独到,可以无限制展开,颇受欧洲大陆各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础,作更进一步发展,其后经众多数学专家的确究与发展,最后完成所谓国际十进位分类法(Univ
16、ersal Decimal Classification),目前已有许多国家采用为国家规格。所谓国际际十进位位分类法法是将所所有物料料分类为为十大类类,分别别以0至至9之数数字代表表之,然然后每大大类物料料再划分分为十个个中类,再再以0至至9之数数字为代代表,如如此进行行下去按按金字塔塔Pyrramiid形态态展开。其其情形如如下:6应用科科学62工业技技术621机械的的工业技技术6218动力传传动62188挟具6218822螺丝、螺螺帽62188222各种小小螺丝6218822211金属用用小螺丝丝62188222115丸螺丝丝62168222115.33平螺丝丝采用国际际十进分分类的物物料
17、编码码,如编编码编至至三位数数字之后后仍须继继续延长长时时,即即应加以以“.”符号以以表示划划分,国国际十进进分类法法可无限限展开,任任何新物物料之产产生均可可插入原原有物料料编码之之系统而而不混淆淆原有之之物料编编码系统统,国际际十进分分类法所所能运用用之符号号只有十十个(00-9),故故使编码码趋长而而又无暗暗示作用用,实在在美中不不足。二、英文文字母法法是以英文文字母作作为物料料编码工工具的物物料编码码法。英英文字母母中I、OO、Q、ZZ等字与与阿拉伯伯数字11、0、99、2等等容易混混淆,故故多废弃弃不用,除除此之外外,尚有有23个个字母可可利用。如如以A代代表金属属材料,BB代表非非
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