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1、人事档案管理制度第1章 总则第1条 目的 为进一步加强公司人事档案管理工作,有效地保护和利用档案,实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化、根据相关规定,结合公司实际,特制定本制度。第二章 材料归档管理第2条 收集的人事档案材料必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归入人事档案。第3条 不属于档案范围的材料,不得擅自归档,可分情况予以处理。凡销毁材料,均须详细登记,并报请有关负责人审查批准,由专人负责监销。第3章 档案的借阅与查阅第4条 档案一般不借出查阅。如必须借阅时,须持注明借阅理
2、由的单位介绍信,经综合管理部门负责人批准后办理借阅手续。外单位来公司查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信及本人工作证或身份证,经总经理批准后方可查阅。第5条 本公司各部门因工作需要查阅员工档案时,应由部门出具证明,由综合管理部负责人批准后方可查阅。第6条 借阅档案要如期归还。逾期不还的,档案员必须及时追回。第7条 借阅档案时,档案管理员和借阅者要当面点清材料份数和页数,登记签名。归还时当面交清,双方签字认可。借档人员要保证档案的安全完整,有遗失、缺页、损坏等情况时,应承担相应责任。第8条 未经同意,不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。第9条 人事档案管理人员每月检查、
3、核对一次借用和查档次数,并及时做好档案的入库归位工作。第10条 公司建立档案查阅登记制度,对查阅员工档案的情况做好记录。第4章 档案的转递第11条 档案应通过公司机要部门转递或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。第12条 调出人员持“调档通知”要求转递档案的,必须经单位综合管理部门负责人同意并签署意见后方可进行。第13条 按收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执时应及时催问,以防档案丢失。第5章 人事档案安全保密管理第14条 档案室门窗必须坚固耐用,有防盗,防火等设施和其他安全措施。严禁在档案室内吸烟、放置易燃易爆物品,以确保档案安全。第1
4、5条 档案应由专人负责保管,档案管理人员离开档案室时,应及时将门窗锁好。第16条 档案管理人员应经常检查档案,做好防火,防蛀、防潮、防光、防盗等防范工作,发现隐患及时采取措施处理。第17条 档案处理人员不得擅自向他人提供档案或泄露档案内容;整理档案过程中不得丢失档案材料,不随但议论档案内容;不得随意泄露人事软件密码,不得将档案材料带至公共场所。第18条 个人不得擅自转移、分散和销毁档案材料,需要销毁的材料,必须进行登记,经领导批准后方可按照规定的程序进行销毁。第19条 档案管理人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案,对所了解的档案内容不得向外泄露。非人事档案管理人员不得擅自进入人事档案库房,以
5、确保档案安全。第6章 档案整理工作规定第20条 员工人事档案由综合管理部集中保管,其任务是:收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料,办理档案的查询、借阅和转递,建立科学的档案检索工具,调查研究档案管理工作情况,逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。第21条 解除(终止)劳动合同人员的档案,在其办理解除(终止)劳动合同手续后,由公司综合管理部在 日内转交至新的工作单位或劳动保障行政部门。第22条 加强档案管理,提高档案的保存价值。应做到每月归档材料一次,每年整理档案及时装订一次,不得在存在有档案未整理,未装订的现象。第23条 对人事档案应建立登记和统计制度,建立各类档案名册,每上检查核对一次档案,做到档号与档案名册编号一致,发现问题及时解决。严格执行保密制度,确保档案的绝对安全和准确无误。第24条 做好档案管理的各项基础工作,编制检索工作,逐步实现人事档案的现代化管理。第25条 本制度由综合管理部拟定,经总经理批准后生效执行,并由综合管理部负责解释。
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