公司行政大纲内容.doc
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1、宗 旨为了切实提高陕西华宇实业有限公司项目建设管理水平,进一步推动公司项目管理趋于规范化、制度化、效益化、科学化,特依据国家相关规范及企业已成形的管理制度,编制本行政管理准则。本准则为各项目管理工作中使用的指导性文件,贯穿项目行政管理全程,并为项目在编制更加具体的管理办法提供思路和框架。原 则以“总部决策、一线执行”为总原则,在此基础之上做到“四个坚持”。坚持长期发展的原则。采取项目经理聘任制,项目团队考评制,管理干部交流制。实现人力资源统筹运用,以人为本,推动企业长期健康发展。坚持科学发展的原则。不断强化科技工具的使用,逐步实现企业信息化全程管控。坚持成本管控的原则。加强财务监督指导,实现低
2、成本开发,高效能运转,增加效益,按章纳税。坚持以品质求生存的原则。捍卫品牌、尊重业主、回馈社会,提升企业品牌价值。第一部分行政管理一、 员工手册各分公司、项目部成立后应编制陕西华宇实业有限公司xxx分公司(项目部)员工手册作为员工作规范的实用手册,编制依据为:陕西华宇实业有限公司员工手册。考虑到部分项目所在区域与总公司所在区域不同,实际状况亦不尽相同,各项目可在总公司员工手册基础上做增减改动,但变更内容不得与原手册之根本原则有抵触,背离或产生歧议之处。附:陕西华宇实业有限公司员工手册二、 公文管理行政类公文主要包括:命令、决定、方案、指示、公告、通告、通知、报告、请求、批复、函、证明、介绍信、
3、会议纪要等。事务类公文要主包括:会议纪录、计划、规划、总结、调查报告、规定、办法、章程、意见细则、条例、制度、守则、方案、建议、备忘录、大事记、述职报告等。分公司(项目部)所涉公文包括上述两类公文,从公文的行文方向分为收文和发文两种,具体要求如下:(一) 收文1、收文归项目行政部管理,行政文员为收文接收人,项目内外部往来文件均由行政文员接收记录,并按程序处置。特殊情况由行政部负责人接收处置。2、收文后须粘贴文件批阅单,通过经办批办处理结果等流程完成收文处置。3、经处理完毕的文件原件存档,需借阅时使用复印件,完成文件借阅审批单,按流程进行借阅。(二)发文1、项目部不得撰发红头文件,需要时经上报总
4、公司行政部按标准拟稿审核签发红头文件。2、分公司红头文件必须按照公司指定标准文号撰发。2012年现有分公司指定标准文号如下:乾县分公司指定标准文号为:陕华实乾县字2012*号阎良分公司指定标准文号为:陕华实阎良字2012*号临潼分公司指定标准文号为:陕华实临潼字2012*号北关分公司指定标准文号为:陕华实北关字2012*号武功分公司指定标准文号为:陕华实武功字2012*号平安分公司指定标准文号为:陕华实平安字2012*号平安第二分公司标准文号为:陕华实平字2012*号灵武分公司指定标准文号为:陕华实灵武字2012*号中卫分公司指定标准文号为:陕华实中卫字2012*号中宁分公司指定标准文号为:陕
5、华实中宁字2012*号吴忠分公司指定标准文号为:陕华实吴忠字2012*号宝鸡分公司指定标准文号为:陕华实宝鸡字2012*号岐山分公司指定标准文号为:陕华实岐山字2012*号各分公司红头文件必须在撰发的第一时间上报总公司行政部核查备案。文件正文所用字体字号依照关于统一使用标准公文字体字号的通知执行。 3、非红头文件的发文由分公司(项目部)行政部归口管理,行政文员具体操作,按拟稿审核签发存档流程办理。4、经处理完毕的发文原件存档,需要借阅时使用复印件,完成文件借阅审批单,按流程进行借阅。(三)收发文的保管收发文须设立收文台帐和发文台帐,分盒(分柜)存放,文件柜须加锁,钥匙指定专人保管,定期清理翻动
6、、通风、防湿防虫防霉、防丢失,机密文件可设专柜保管,保管责任落实到行政负责人,严防泄密。(四) 文件的存档详见行政档案管理办法(五) 文件的销毁分公司(项目部)任何人不得对文件进行销毁,违者严惩。三、办公用品管理1、办公用品管理范畴包括:价值在2000元以上的办公类固定资产,例如:办公用房屋、车辆、设备及电脑等办公用具等;2000元以内的办公用具用品,例如:办公家俱、空调、电视、采暖用具、厨房宿舍用具、装饰用品等以及价值易耗品,例如:办公文具等。2、办公用品归口行政部管理。3、办公用品采购须采取比质比价,综合评审、集中采购、定量供应的办法。4、办公用品管理按如下办法操作申购:申请部门填写办公用
7、品申购单交行政部上报项目经理或被授权主管确认,获得申购资格。购买执行部门经三家(含)以上比质比价后告知申请部门选择结果,经申请部门认可并经项目经理或被授权主管签字后进行购买。申购单作为财务报销的凭据由财务部保管。入库:建立办公用品管理台帐,办公用品购回后即刻办理入库手续,明确时间、品名、数量等内容经移交人和接收人签字完成入库登记。大宗物品应由行政主管签字监交。领用:坚持“谁领用谁保管谁负责”的原则,所有物品均须签字领用,明确领用时间、品名、数量、领用人等信息。公用物品由该物品所处区域的主管负责签字领用。归还:当办公用品保管者离职,异动或退休时须将所领物品予以归还(低值易耗品除外),发现物品损坏
8、的要赔偿,赔偿办法参照清算管理办法相关规定。报废处置:办公用品报废或处置时,必须填写办公用品报废处置单,填明物品名称、原值、数量、时间以及报废理由,处置办法等相关内容,经申请人、管理人、项目主管领导签字同意后由行政部统一处置。物品原值在5000元(含)以上的报废处置需上报总公司行政部审批。未经报告,擅自损毁、处置、丢弃办公用品的分公司(项目部)应追索责任人照价赔偿并履行赔偿手续,如无手续则在项目清盘时由项目经理或被授权管理者承担赔偿责任。例检:行政部每月对办公用品进行例检,发现问题及时处理。年末汇总实物,做到帐实相符。四、 印鉴管理1、 印鉴的刻制:分公司(项目部)或立后(以公司红头文件为准)
9、由总公司行政部持文至咸阳市相关机构办理手续,刻制防伪印章,包括:行政公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人或被授权人私印等,省外项目根据当地相关部门要求,可由项目派员刻制后上缴总公司行政部。2、 印鉴的领用:印鉴制成后总公司预留印模,并设定启用日期,分公司(项目部)即可领用印章,领用分为两个步骤,一是项目经理或项目负责人向总公司申请领用印章,经审核批准后签字领取印章。二是待项目组织机构建成,各部室人到位后将印章交付部门归口管理,并向总公司行政部上报印章管理人姓名,实施印鉴分管,落实管理责任。3、 印鉴的使用:使用印鉴必须填写印鉴使用记录,记录必须完整,清晰。4、 印鉴的保管:坚持印鉴分管制,
10、一人不得同时掌管两枚(含)以上印章,坚持印鉴归口保管,设立保管负责人,“谁保管谁负责”,坚持印鉴入柜加锁存放,不得转交他人代管。5、 印鉴的借用:原则上印鉴不得带出企业,确因工作需要外带印章时,由印章保管人携带外出办理业务,并填写印鉴使用记录。如特殊情况由公司其他人员外带印章时,须填写印鉴借用申请单,经项目经理和行政主管双人签字后方可外借,归还时做归还登记。非公司员工不得持用印章。6、 印鉴的丢失:印鉴丢失即刻上报总公司行政部并向当地公安机关报备。7、 印鉴的销毁:分公司(项目部)不得销毁印鉴,需要销毁时须上缴总公司行政部办理销毁手续。五、 会议管理1、会议分类:分公司(项目部)会议主要分为例
11、行会议、项目经理办公会、专题会议和项目董事会四种。例行会议是以周、月、季度、半年和年度为时间节点召开的项目管理例行会议;项目经理办公会是由项目经理召集的议事性会议;专题会议则由行政、财务、人资、工程、营销、策划等职能部门提报召开专题性会议;项目董事会由项目董事按照章程规定组织召开。分公司(项目部)也可依据本项目实际情况确定会议名称和分类。2、会议组织:例会由行政部组织,包括完成拟定议程、会场布置、会议通知、会议签到、会议纪要、会场纪律、会后整理纪要等工作;项目经理办公会由项目经理组织,设专人记录,专用记录本;专题会议则由提报部门上报,通过后拟定议程交行政部组织召开,会议记录一般由行政部完成,必
12、要时,主持人可根据所涉业务需要,临时指令会议记录员;项目董事会由项目执行董事召集,行政部组织召开,专用记录本,专人记录,会后各参会董事应在记录本上签字确认。3、会议记录:设立例会记录本、项目经理办公会记录本、专题会记录本和项目董事会记录本。记录人员根据实际需要安排,但必须记录完整,会议有决策性决定时须和与会代表签字。4、会议纪要:需要时,会后整理会议记录形成会议纪要,经项目经理签字后上报或下发。5、会议档案:会议记录和会议纪要,包括因会议形成的视(音)频资料均为行政类档案纳入档案管理范畴。六、车辆管理1、本车辆管理中所指车辆为总公司、分公司(项目部)名下的行政办公用车。2、车辆必须由专职驾驶员
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