大用集团电子采购方案.doc
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1、大用集团采购方案1. 组织结构和权限管理 由集团指定管理员,维护集团总公司及各子公司的部门、用户信息和用户权限。 组织结构为树状结构,集团下是集团总公司和各个子公司,每个公司内可设置多个部门,每个部门下可再设置子部门或具体人员,如图所示: 每个用户的权限,分为功能权限、审批权限和统计监控权限。 功能权限,即拥有哪个菜单的使用权; 审批权限,即该用户提交的项目,走哪个审批流程; 统计监控权限,即该用户能够统计监控哪些部门或子公司的业务数据。如图:2. 采购目录管理2.1. 采购目录结构 采购目录采用多级分类,树形结构。每个最小分类下,设置采购品。2.2. 采购目录管理权限 对通过本平台采购的所有
2、采购品,集团建立统一的采购品分类目录,其他不通过本平台采购的采购分类和采购品,暂不纳入采购目录中。集团用户拥有对集团采购目录的全部管控权限。可以维护(添加、修改、废弃、查看)全部采购分类和所有采购品。每个采购分类和每个采购品都有编码,整个目录中的编码不能重复。子公司用户不能维护采购分类;可以通过采购计划新增采购品,但不能直接在采购目录中增加采购品,不能修改、废弃采购品,即便是自己通过采购计划新增的采购品也不能维护。子公司能浏览、使用(上传计划、招标等)集团采购品目录中的所有采购品。上图说明:绿色表示有维护权,红色表示没有维护权。3. 供应商管理3.1. 供应商准入流程3.2. 供应商管理权限
3、集团统一管理所有供应商的准入(认证)、停用、供货权限(供应商和采购品或分类的关联关系)、资质证书。子公司可以浏览所有认证的供应商的信息,但不能变更。3.3. 供应商供货权限 集团统一管理供应商的供货权限。 子公司,可以查看和使用供应商的供货权限。3.4. 供应商资质管理 系统提供供应商资质证书的录入、修改、删除、查询功能,能设置资质有效期并能到期自动提醒。供应商的资质证书,既可以由供应商上传,也可以由采购方导入。3.5. 供应商评估与评价供应商评估与评价是企业供应商管理中非常重要的两个环节。在新引进供应商时,需要通过供应商的评估模板进行评估,确定是否可以进行合作;在供应商成为合格供应商之后,会
4、结合在双方交易过程中的行为,来对供应商进行评价,实现优胜劣汰。3.5.1. 供应商评估 必联采购平台的供应商评估采用三级评估体系,如图所示(略) 模板管理员通过选择评估领域、建立评估项、设定评估项权重、制订评估项评分标准的步骤建立供应商评估的模板,并设定评估模板的适用范围、评估周期、评估角色分配、模板的有效期等,对模板进行保存。在需要进行供应商评估时,可以根据模板展开指标打分。3.5.2. 供应商发展 以供应商评估报告为依据,通过对供应商的评比,对供应商进行分级(例如ABC分级),针对不同等级设定供应商的供货比例,供货方式,以及为供应商确定供应商的目标。通过引入竞争激励机制,优化供应商队伍,将
5、不合格的供应商淘汰出去。3.5.3. 供应商评价 供应商评价主要是针对与供应商交易过程中的执行情况按照评分模板进行打分,并最终汇总形成对于供应商的动态评价数据,作为后续的选择供应商的一个重要依据,并最终建立更加科学的供应商退出体系,优化供应商资源。上述模板是针对每次项目执行情况而进行填写的,多次项目的评价汇总(按照一定的算法)就会形成对该供应商的动态评价信息。4. 采购计划管理 采购计划分为:导入、处理新增物料、核对、分配计划执行人、计划分解,共五部。 当采购计划中包含采购目录中没有的新物料时,允许直接导入采购目录的相应分类下中。5. 招标采购招标采购是指按照国家有关法规和规定的程序以招标公告
6、的方式邀请特定或者不特定的供应商参与投标,并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。对采购物料质量可靠性不易确定,市场价格波动较大应采用公开招标方式组织采购工作;对采购物料质量可靠性要求较高、价格弹性不大的也可采用邀请招标方式组织采购工作。根据大用集团采购管理的要求,招标采购流程如下图所建议:5.1. 项目建档 具有建项权的采购员可以建立采购项目,填写项目名称,招标方式,报价限制以及项目简介等。5.2. 邀请供应商 对于邀请招标的采购项目,业务员可以选择并邀请合适的供应商进行投标,选择供应商需要按照供应商的供货范围以及项目的属性(全部报价、部分报价)来进行确定,被邀请的供应商系统自动会进行短
7、信、邮件、消息等提醒,供应商可以通过平台进行响应并投标。5.3. 发布招标公告 对于公开招标的项目,采购建项人可以编制招标公告,招标公告需经过审批流程,可支持多级审批,审批流程可以根据大用集团的实际需求建立。招标公告审批不通过,则需要重新编制招标公告。审批通过后,可以发布招标公告,招标公告发布到采购门户网站上。5.4. 编写招标文件 招标公告发布后、或选择邀请供应商后,编写招标文件。招标文件由两部分组成,一部分是招标文件所包含的关键参数,这些参数值是由投标商填写,系统可以自动读取的。另一部分则是招标文件的主体内容。5.5. 招标澄清与变更 开标方式为网上时,开标时间到前一段时间(一般为30分钟
8、),可以进行标前答疑,供应商可在线提出疑问,操作者可给予回复。组织者可以查看供应商已提交的所有问题,包括提问人、提问时间及提问内容。5.6. 选择评标专家(略)5.7. 确定评标方法 选择评标办法,每种评标办法都可以选择评标模板,评标模板是根据不同的工程、物料的种类事先设定的评标指标和评分标准,每次招标选择评标方法时可以选择模板,系统自动根据提取模板的参数,也可以在模板的基础上进行修改。常用的评标方法有最低价中标与打分法(综合评价法)。 打分法又称综合评分法,是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下,按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后,以得分最高的投标供应商作为中标候选人或中标人的
9、评标方法。综合评分的各项因素即为上述评标体系中的指标,以及相应的比重或权值等。这些因素及其对应的比重或权值应当在招标前事先规定。评标时,评标委员会各成员独立对每个满足招标文件要求的投标供应商进行评价、打分,然后汇总每个投标人的得分值。5.8. 供应商投标 供应商在获知投标信息后(公开招标采购项目与被邀请参与的招标采购项目),按照供应商的招标文件要求的格式进行报价。供应商报价信息将会进行加密,确保数据安全,在项目开标大厅中方可根据采购商的通知,由供应商自行解密。5.9. 开标 开标是招标采购当中最重要的一个环节,包括采购业务员查看供应商报价状况、确定开标人员、投标商解密、以及进入开标大厅进行开标
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