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1、公司经营部文件档案管理控制工作程序更多精品源于 方案公司经营部文件档案管理控制程序经营部档案定义:从经销商合同、采购合同、合格供方资料及评审记录、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料(含总代理及所有专卖店)、客户经营情况、客户订单(包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料广告画订单)、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。一、目的通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完
2、整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。二、适用范围适用于于经营部所有工作人员的档案管理,并做为经营部人员文件处理程序指导文件。三、管理职责3.1经营部搭载档案管理员运用专用电脑及文件柜积极开展档案管理工作。3.2档案管理员负责管理经营部档案的电脑输出、输入处置及分类整理、保密管理,提供更多档案处理意见;负责管理对档案的完整性及审核程序与公司工作程序及制度的录入工作;负责管理档案的借书、外调;负责管理客户定单的或电子邮件、证实工作。3.3经营部主管负责管理档案管理员的工作指导、监督及档案资料处置的建议工作;负责管理经
3、营部职员经营资料的监督管理及有关经营资料评审程序监督管理。3.4经营部职员按工作程序积极开展工作并协调档案管理员工作及时提供更多精确、全面的经营资料,以便于转变为经营部档案。3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。3.6总经理负责管理财务部与经营部档案管理工作的协同及监督;负责管理经营部经营资料档案情况的监督;负责管理经营部档案借书、外调的审核及经营部档案处置的最终审核。3.7董事长负责管理财务部对经济类档案管理工作的监督审查及报告的审核。四、管理程序4.1经营部合约必须依照公司有关建议逐级审核后签定并
4、融合合约评审文件方可视作有效率文件档案。4.2客户订单经逐级审核后发货的文档方可视作有效率文件档案。4.3客户意见反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可以视作有效率文件档案。4.4经营部会议记录由与会人员亲笔签名后做为有效率文件档案。4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人亲笔签名后做为有效率文件档案。4.6经营部投标文件经公司领导证实标书内容之日起档案。4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。4.8发货记录自仓库发货并或电子邮件客户证实之日起做为有效率文件档案。4.9经营部职员上班记录、经营部制度及工作程序文件由
5、经营部负责人亲笔签名证实后交档案管理员整理记录做为有效率文件档案。4.10档案管理员将1-9文件转变为档案时必须依据有效率文件建议展开录入后方可以展开文件转变处置。4.11档案管理员辨认出不符合要求的文件应当意见反馈至经营部负责人展开监督协同,确保文件的有效性。对于未按程序建议奠定的文件经营部负责人应当调查研究事情原因并出示说明性文件缴总经理审核后做为该文件的补足资料一同缴档案管理员展开档案管理。4.12档案管理员应付不完备的文件监督并劝说有关人员或领导补足完备展开转变并管理。4.13档案管理员应先对有效率文件展开分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、档案时间、档案年限、放置边线等有
6、关内容输出专用电脑并按数据库管理建议展开档案管理。4.14档案管理员的档案柜应当展开分类编号并将档案按电脑内右图内容及放置边线放进专用档案柜。4.15经营部列印资料由档案管理员于专用电脑及设备展开操作方式,易于文件的切换工作。未在专用电脑中处置过的合约文件必须原文输出电脑,合约原件摆于档案柜内。4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并展开保护工作。易于随时查询、审查、统计数据合约、发货单、客户订单等有关经济类档案资料。4.17借书经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并存有总经理亲笔签名同意。档案管理员应付借书、外调档案展开备案并及时严格执行废旧。4.18档案
7、管理员应当参考公司机密管理程序确保经营部档案的保密工作,设置电脑密码、关好档案柜,看管不好钥匙。确保档案的干净,展开对档案柜防潮、防虫处置,对电脑资料展开及时备份处置。五、奖惩条例5.1档案管理员恪尽职守,确保了文件转变为档案资料相关手续的精确非正规,确保了档案资料的机密性、确保了公司经营的有效率上溯的将展开表扬及适当的经济奖励。5.2经营部职员能够主动、及时、精确、全面的提供更多文件资料展开档案工作,全力协调档案管理员展开工作的将展开表扬并将能够此工作协调和档案资料内彰显的内容做为经营部职员工作考核、测评工资、奖金的主要依据。5.3对于违背档案管理程序条例,未按程序展开文件审核,不精确、全面提供更多文件资料,未协调档案管理员工作的将进行批评、警告及经济行政处罚并做为工作不当记录档案,可供工作考核、测评工资、奖金时的重要依据。5.4对于未按照本程序展开操作方式的档案管理员按所导致的影响和损失进行批评、警告及适当经济行政处罚,并做为工作考核、测评工资、奖金的主要依据。5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自打开档案柜,私自调取档案资料,私自对展开档案资料影印、拷贝的将依照公司机密管理程序有关条款展开行政处罚并做为不当记录档案。
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