《秘书实务》.pptx
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1、第第5章章 信息工作信息工作会有效地收集信息并科学地进行整理会有效地收集信息并科学地进行整理 会选择合适的形式与方法传递会选择合适的形式与方法传递 会选择恰当的载体存储信息会选择恰当的载体存储信息 认知信息的开发、利用与反馈认知信息的开发、利用与反馈本章学习要求本章学习要求第一节第一节 信息的收集与整理信息的收集与整理一、情景案例一、情景案例 新飞电器公司产品销售量一季度很不景气。秘书小杨深入到各个市场,了解市场情况和产品需求,与消费者直接交谈,发放问卷,收集消费者对产品的价格、性能、服务等方面的评价,通过网络查询更为全面的相关信息。经理根据小杨收集的信息对产品作了充分定位第二季度该公司销售量
2、就直线上升。二、基本知识二、基本知识(一)信息的收集(一)信息的收集1信息的含义信息的含义 信息是事物存在的方式或运信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现信息是一种普遍存在的社会现象,但不是事物本身,而是对象,但不是事物本身,而是对事物现象及本质的反映。它具事物现象及本质的反映。它具有客观性、时效性、可塑性、有客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开共享性、依附性、传递性、开发性、无限性等特征。信息的发性、无限性等特征。信息的收集是通过各种渠道和方式获收集是通过各种渠道和方式获取信息的过程。取信息的过程。 2信息收集的渠
3、道信息收集的渠道(1)大众传播媒介渠道。大众传播媒介渠道。(2)联机信息检索渠道。联机信息检索渠道。(3)调查渠道。调查渠道。(4)信息机构渠道。信息机构渠道。(5)贸易交流渠道。贸易交流渠道。(6)关系渠道。关系渠道。3信息收集的方法信息收集的方法(1) 观察法。(2) 询问法。( 3)问卷法。(4) 网络法。(6) 购买法。(5) 交换法。(二)信息的整理(二)信息的整理 1筛选筛选 (1)看来源)看来源 (2)看标题)看标题 (3)看正文)看正文2分类分类(1)字母分类法)字母分类法. (2)地区分类法。)地区分类法。 (3)主题分类法。)主题分类法。 (4)数字分类法。)数字分类法。
4、(5)时间分类法。)时间分类法。 3校核校核(1)溯源法。溯源法。(2) 数理统计法。数理统计法。(3)核对法。核对法。(4)逻辑法。逻辑法。(5)调查法。调查法。(6)比较法。比较法。第二节第二节 信息的传递与存储信息的传递与存储 一、一、 情景案例情景案例 二、基本知识二、基本知识(一)信息的传递(一)信息的传递 1信息传递的要素信息传递的要素 (1)信源信源 (2)信道信道 (3)信宿信宿 2信息传递的形式信息传递的形式(1)信件)信件(2)备忘录)备忘录(3)通知)通知(4)传阅单)传阅单(5)内部刊物)内部刊物(6)新闻稿)新闻稿(7)新闻发布会)新闻发布会(8)声明)声明 3信息传
5、递的方法信息传递的方法 (1)口头传递。)口头传递。 (2)书面传递。)书面传递。 (3)电讯传递。)电讯传递。(二)信息存储的载体(二)信息存储的载体1.信息储存的载体信息储存的载体(1)纸质载体。)纸质载体。(2)磁性载体。)磁性载体。 2信息存储的程序信息存储的程序(1) 登记登记(2) 编码编码(3) 排列排列(4) 保存保存(5) 保管保管第三节第三节 信息的开发和利用信息的开发和利用(一)信息的开发(一)信息的开发1信息开发的形式信息开发的形式 2信息开发的方法信息开发的方法(1)汇集法)汇集法 (2)归纳法)归纳法 (3)纵深法)纵深法 (4)连横法)连横法 (5)浓缩法)浓缩法
6、 (6)转换法)转换法 (7)图表法)图表法 (二)信息的利用(二)信息的利用检索检索信息咨询信息咨询定题查询定题查询加工加工(三)信息的反馈(三)信息的反馈 1信息反馈的形式信息反馈的形式(1)正反馈和负反馈。(2)纵向反馈和横向反馈。(3)前反馈和后反馈。 2信息反馈的方法信息反馈的方法 (1)系列型反馈信息)系列型反馈信息 (2)广角型反馈信息)广角型反馈信息 (3)连续型反馈信息)连续型反馈信息三、相关链接三、相关链接 商务信息利用中的商务信息利用中的“八忌八忌”y 忌不选择忌不选择 对信息不加分析,听到或看到就盲目利用。对信息不加分析,听到或看到就盲目利用。y 忌不对比忌不对比 信息
7、量少,没有对比的渠道,得到只言片语的信息量少,没有对比的渠道,得到只言片语的信息就使用。信息就使用。y 忌质量不高忌质量不高 所获得的信息欠准确,主要资料、数据失实所获得的信息欠准确,主要资料、数据失实或模棱两可。或模棱两可。y 忌来源不准忌来源不准 对信息来源不做具体的认真调查,真假难辨。对信息来源不做具体的认真调查,真假难辨。y 忌时间性不强忌时间性不强 已过时的信息当作有价值的信息,或利用已过时的信息当作有价值的信息,或利用不及时,延误了时机。不及时,延误了时机。y 忌空间性失误忌空间性失误 忽视不同地域因素对信息运用的制约,不忽视不同地域因素对信息运用的制约,不从地区实际情况出发,盲目
8、照搬。从地区实际情况出发,盲目照搬。y 忌不注意市场变化忌不注意市场变化 应用信息时不注意市场变化,凭个人应用信息时不注意市场变化,凭个人兴趣和爱好搜集与应用信息。兴趣和爱好搜集与应用信息。y 忌范围有限忌范围有限 只注重商品信息、市场信息,而相关的必要只注重商品信息、市场信息,而相关的必要的政治、科技信息注意不够。的政治、科技信息注意不够。 综合实训综合实训实训要求:实训要求: (1)请将下述信息资料分类存储。)请将下述信息资料分类存储。 (2)请将下述信息资料进行手工存储。)请将下述信息资料进行手工存储。 (3)请将下述信息资料进行计算机存储。)请将下述信息资料进行计算机存储。 (4)请将
9、下述信息资料进行电子化存储。)请将下述信息资料进行电子化存储。 下面是未经有序存储的信息材料,按照上页要求就行再下面是未经有序存储的信息材料,按照上页要求就行再从(只列标题,实训时可根据标题增设相关内容):从(只列标题,实训时可根据标题增设相关内容): (1)市场活动信息;)市场活动信息; (2)市场情报;)市场情报; (3)目标完成情况分析;)目标完成情况分析; (4)市场统计分析;)市场统计分析; (5)订单统计分析;)订单统计分析; (6)客户验收报告;)客户验收报告; (7)客户服务通知;)客户服务通知; (8)客户服务统计;)客户服务统计; (9)客户投诉报告;)客户投诉报告; (1
10、0)客户反馈信息;)客户反馈信息; (11)退货清单;)退货清单; (12)客户联系人;)客户联系人; (13)客户统计分析;)客户统计分析; (14)经销商资料;)经销商资料; (15)科研机构资料;)科研机构资料; (16)最新动态)最新动态。第第6章章 调研工作调研工作 调研工作调研工作 6 6.1 .1 调研工作概述调研工作概述 6 6.2 .2 调研的内容与程序调研的内容与程序 6 6.3 .3 调研的方式、方法调研的方式、方法 6 6.4 .4 技能训练技能训练 教教 学学 目目 的的 通过本模块的学习,了解调研工通过本模块的学习,了解调研工作的涵义、特点、作用、内容、程作的涵义、
11、特点、作用、内容、程序及方式、方法,掌握调研工作的序及方式、方法,掌握调研工作的基本技能。基本技能。教学重点与难点教学重点与难点1 1、教学重点、教学重点调查研究工作的基本程序和工作要求;调查研究工作的基本程序和工作要求;调研计划的写作;调研计划的写作;调研问卷的设计;调研问卷的设计;调查报告的写作。调查报告的写作。2 2、教学难点、教学难点调查报告的写作;调查报告的写作;调研工作案例分析;调研工作案例分析;技能训练。技能训练。 案例导入案例导入 某市机关办公室抽调一些秘书人员组成一个调查工某市机关办公室抽调一些秘书人员组成一个调查工作组,下基层进行卫生工作调查研究。在调查中了作组,下基层进行
12、卫生工作调查研究。在调查中了解到这样一个情况:有大批麻风病人从周围的几个解到这样一个情况:有大批麻风病人从周围的几个地区流人该市,其中该市的一个县在两年多时间内地区流人该市,其中该市的一个县在两年多时间内就流人麻风病患者就流人麻风病患者600600多人。这个情况引起了调查组多人。这个情况引起了调查组的高度重视。他们就此进行了认真细致的分析,认的高度重视。他们就此进行了认真细致的分析,认为麻风病是一种慢性传染病,传染速度不会这么快,为麻风病是一种慢性传染病,传染速度不会这么快,更不可能在短期内增加这么多的麻风病人。同样,更不可能在短期内增加这么多的麻风病人。同样,其他省市也不可能让这么多的麻风病
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