ERP系统使用作业指导书.doc
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1、 1目的: 为使本公司ERP系统运行正常化与程序化特制订之。2范围:ERP系统所涉及到的所有部门(业务/工程/PMC/采购/品质/生产/IT/人力资源行政部/财务部)。3定义:ERP:企业资源计划(Enterprise Resource Planning) 4职责: 业务部:负责顾客要求的识别与评审,客户资料、成品报价、客户订单等数据的建立和维护。工程部(研发):负责新产品的开发与试产安排,改良产品的首件制作与确认,图面、物料编码及BOM的建立与完善,各类工程资料的制作与发放,工程更改通知单的制作与发放,与产品相关的标准的发放。工程部:参与理解订单的各项要求,负责产品生产流程与工艺标准的制定(
2、含工时定额),生产中制程异常的分析与解决,设计改良方案的提出并报研发部确认,工具、夹具、治具的设计与制作,工装夹具清单的制作与发放。PMC部:(生管,物控,仓库):负责订单需求消化;物料需求,工单等资料的建立和维护并分发相关工单到研发部与工程部、品质部、生产各车间、仓库、采购部; 负责生产计划(含试产计划)的安排和控制,物料计划的安排和控制;原材料、成品出入库严格管理及其资料的建立和维护。采购部:负责供应商资料、材料报价、采购单等数据的建立和维护,物料的采购及其交期的控制,协助品管搞好供方交货的品质.品质部:负责按生产订单检验标准的实测,负责生产首件的确认和针对生产物料、成品及半成品的品质检验
3、工作.(ERP中仅限IQC检验。)生产部:负责生产计划的落实, 生产进度和品质的控制,生产过程的物料领退料,半成品/产成品入库开单的管理与维护。(暂未设ERP站点) 人力资源行政部:ERP相关使用人员信息的提供,部门间的协调沟通。财务部:负责收付账款的维护,产品成本的核算及维护(控制车间用料尽量以每一张工单为准,从材料成本和标准工时两方面管控),日常凭证的建立和维护。IT部:负责操作权限的分配,系统异常的处理, 网络环境维护,根据公司要求系统凭证、报表的个性化设置及管理, erp系统的后期维护。目前ERP必须录入单据:如总单据流5作业程序说明: 5.1报价作业:5.1.1客户以邮件或传真的方式
4、将图纸及要求发给业务员,营销部业务员负责与顾客进行沟通,并将图纸及具体要求转发给技术部.5.1.2如需要产品开发,将顾客所需新开发样品信息制作开发项目建议书交给技术部; 如需制作量产产品改进样品(B2类订单),将顾客所需样品信息制作新样板生产指令单交给技术部;由技术部评估是否能达到客户要求,是否能够开模,评估后由技术把是否能够达到客户要求能否开模通知业务,由业务把信息反馈给客户。5.1.3若能够达到客户要求,由技术部按照样品管理规定制作样品,并将制作好的样品交营销部,营销部业务员接到技术部做好的样品寄给顾客确认,业务员对样品进行跟踪记录。5.1.4送样后客户确认样品可以进行报价,由业务员向技术
5、部索取BOM表进行报价(报价单需由总经理审核),报价完成后由业务跟单员在30分钟内把报价资料输入ERP系统。 5.2 订单处理作业: 5.2.1 订单评审:市场接到客户订单后,营销部业务员将顾客原始订单进行识别分类(A标准量产订单;B需改进后量产订单(B1类订单:指性能不改变,仅外观、颜色、包装等更改的;B2类订单:指性能改变的);C全新开发产品主订单), 根据分类做好订单评审表分发给生产部PMC或技术部评审,由技术部确认图面、BOM资料,评审OK后,是新型号时由技术部绘制图面,编制新料号,制作新BOM,并交由BOM文员将相关资料录入ERP系统,BOM文员需在新料号及新BOM表从该部门流出后半
6、个工作日内完成系统录入动作)。评审表流经物控(会同采购)确认材料交期后交生管确认交货日期(A当顾客要求的交货日期明确时,营销部发出订单评审表时, 填在订单评审表上的交期不是顾客的交期,而是在顾客交期的基础上提前4天,以此日期交给生产部PMC组进行订单评审.B当顾客没有明确的交期时,营销部在订单评审表上不填写交期,并加以备注. 以PMC组评审回来的交期加上4天为顾客的交期,将PI发给客户确认。)5.2.2订单下达:由营销业务员根据订单评审表上的交期制作Proforma Invoice回复客户交货日期且客户同意交货日期后,在确认约定的付款条件得到有效执行后,由业务员在30分钟内将订单资料录入ERP
7、系统,依并打印出交总经理批准,订单批准后开始生效,同时下达给生管安排生产, 营销部业务员按与顾客签订的订单要求对订单进行跟进。5.3 物料编码: 订单评审过程中涉及新产品(或旧产品改良中涉及到新物料等)采用前必须进行物料的编码动作,由技术部负责按产品承认规格书依据现有物料编码原则编制新料号(编码原则未涉及到部分则同步维护编码原则),编制完成后, 以料号发行通知单形式会签采购,PMC后经研发经理核准后分发各相关部门,BOM文员则依据此单半小时内于ERP进行相应的商品信息建立作业.5.4 BOM制作及ECN变更: 5.4.1 BOM制作:技术部IE根据研发人员发出新机种之材料清单及所提供之样品,依
8、据BOM分层原则绘制出BOM结构图及详列出相应物料清单经技术经理核准后发行,BOM文员收到后2小时内完成ERP产品结构(BOM)建立作业(生效日期尽量大于当前日期),准确完成后交由IE校核, 校核完成后将生效日期改回当天.(目前易助ERP系统无BOM审核功能)5.4.2ECN变更: 因生产过程中产品品质改良,呆料代用等需求经批量测试ok后由研发发出规定格式之纸质ECN,会签相关物流,品质部门,先后研发经理审核,总经理批准后分发各相关部门,BOM文员2小时内于ERP系统中变更更新旧有BOM.其它相关部门若有任何要求R/D修改BOM之需求,均可填写ECR给技术部确认,确认可行则执行ECN变更流程.
9、 5.5物料需求计算:PMC部物控人员接到营销部订单后,先查成品库存量。若库存量大于订单中产品数量,则通知营销部填写发货申请单(ERP销货单)交仓库安排出货。若库存量小于订单中产品数量,则PMC依据订单及BOM结合当前的库存状况、生产状况在ERP系统物料需要模块选择合适展算公式进行物料需求分析,得出物料的实际需求量,及相应的生产工单/委外单或采购底稿建议,PMC据实际状况对相关建议(如:数量及交期)进行维护,确认无误后打印出需求分析建议,会签采购/生产并依次交部门主管审核,核准后由物控发放采购底稿/工单/委外单/,同时以系统短信形式通知相关部门人员,并把签核后的采购底稿交采购。对客供物料部分,
10、营销部通知技术部加入BOM之客供物料(制作BOM时可将此类物料列为可选配件),采购跟进有关客供物料供货商及时交货并交PMC仓库进行收货确认,以配合生产出货5.6采购管理:5.6.1采购部根据PMC提供的物料需求单制定内部采购计划与物料跟催表,经采购部主管经理审批后,于ERP中制作相应的采购单(或由采购底稿抛转,也可于采购作业中取来源单生成)(主要是价格,供应商,交货日期,相关备注)经采购经理批准后FAX或E-MAIL给供应商,并进行交货跟踪.供应商由采购部按供应商管理规定进行评价、选择与管理,并切实维护ERP之供应商信息及供应商商品价格信息,原辅料价格按价格管理规定进行询价、议价、比价和定价。
11、行政、办公等用品的采购按行政用品采购管理规定执行。仪器、设备的采购按仪器设备采购管理规定执行。(询价单是否于系统内制作?) 非订单方式请购物料,各部门提出请购单(ERP中统一由物控建立)核准后采购在ERP系统中开采购单并取请购单,采购单经核准后依规定进行物料采购动作。5.7 仓库收料:仓库仓管员接到供应商送货单后首先核对供应商所送货物与送货单、采购单所写采购单号,货物,数量是否一致,若有差异应及时在送货单上填上实收数据,签名盖章交送货人回单,点收无误后由仓管员于ERP系统录入收料单并发送消息通知仓库组长审核,仓库组长审核收料单后后发送消息通知品质部IQC检验来料。IQC按来料检验标准检查货物,
12、IQC检验完成后,对检验合格物料于ERP系统录入验收单,对检验不合格物料于ERP系统录入验收退回单。验收单、验收退回录入后由品质部经理审核。对于验收单审核后需打印并分发至PMC、仓库及财务部门。物料验收退回后,若需要特采物料,则需重新走收料、验收流程,并且在验收单的“性质”属性选择“特采”。 5.8 采购发票:外购入库后,采购人员依据供应商提供的采购发票(若为定金则开立预收发票),在ERP收付系统采购发票(预收发票)作业中建立相应发票, 将发票与相应的进货单据进行关联,并传送给财务主管审核,并根据采购发票成立应付账款,以便后续对应付账款作账务处理。可同时处理蓝字发票和红字(退货单)发票.5.9
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