档案管理制度汇编_百度文库..doc
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1、一、文件材料收集、整理、归档制度一、按照档案法 、 安徽省档案条例的有关规定, 本单位档案工作实行集中统一管理的原则,各门类档案由有 关部门负责收集齐全,并进行整理、立卷(件 ,定期移交 档案室。由档案人员负责审查 把关,分类排列,编制检索工 具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为 己有或 拒绝归档。二、收集、归档范围凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文 件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种 载体的文件材料都应列入归档范围。认真落实专兼职档案人 员 “ 四参加” 工作, 即参加单位重大活动、 参加 项目验收会、 参加设备开箱、参加单位有关会议,确保单位各类文件
2、材料 的收集齐全、完整。三、收集、归档时间各部门要按时收集、整理各类文件材料。文 书档案应归 档文件材料在次年三月底前收集齐全,六月底前整理归档完 毕。 会计档案在会计年底终了后, 可暂由财务部门保管一年, 期满后,由会计人员编制移交清册,移交综合档案室统一保 管。业务 档案在案件办理结 束后归档。声像档案和 实 物档案 随时归档。采用逻辑归档的 电子文件即时进行,并定期完成 物理归档,采用物理归档的电子文件定期进行。四、归档要求凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、 书写工整、字迹清晰、签署手续完备,手写材料一律使用碳 素墨水或蓝黑墨水,打印件采用激发打印机,电子文件的脱 机载体使
3、用光盘。不得使用 铅笔、 圆珠笔、纯蓝墨水、 针式 打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在 前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前 图纸在后的 原则有序排列。一般要求归档原件,会计凭证、 账本、报表 必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签 章手续 完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明(内容、时 间、地点、人物、拍 摄者 ,音像带要附内容提要和解说词, 电子文件要求真实、完整,并准确说明配套的软硬件环境, 且使用标准化的文件格式。五、归档份数本单位发文一般留存两份,其中一份归入相应门类档 案,另一份编制“ 本单位发 文汇编” 。基建档案本单位必须保存一套原件。电子
4、档案脱机保存三套,一套封存保管,一套供查阅使 用,一套异地保管。其他各类档案均归档一份。六、归档手续各部门整理归档后按规定移交综合档案室,并履行交接 手续、填写交接清单,交接双方在清单上签字,以备查考。二、档案保管制度一、严格执行档案法有关加强档案管理的要求,增 强法制观念,依法办事,保管好本单位的全部档案。二、各门类档案由综合档案室集中统一管理,档案与档 案库房由专人管理,未经允许,无关人员不得擅自进入档案 库房。三、档案柜排列要按照有关规则整齐统一排放、 编号; 档案要按照不同门类、载体等有关规则进行分类存放,做到 规范化、 标准化,并编制档案存放示意图。四、及时做好档案资料的收进和移出登
5、记,建立健全档 案工作基本情况台账。凡接收 进档案室的档案,都必须认真 先进行清理核对,经加工整理符合管理规范后方能入库,必 要时还须进行防虫、除尘处 理。五、档案员对室藏档案要经常进行检查,对破损或字迹 变退变色的档案及时修补、复制或作其他技术处理。六、 切实采取措施, 做好档案库房的防火、 防水、 防潮、 防尘、防盗、防鼠、防虫、防高温、防污染等九防安全保护 工作。七、每日做好温、湿度的测记工作,温度要经常保持在 14 24 , 相对湿度要保持在 45 60%, 每周通风一至二次, 根据需要及时除( 加湿,增(降温度发现问题及时采取有效措施进行处理,防止危害档案的现象发生。八、档案室内要经
6、常打扫卫生,保持室内清洁、整 齐、 美观,严禁吸烟、饮食,严禁存放易燃、易爆危险品,严 禁 堆放任何杂物,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器 具。九、 离开时关好门窗,关闭电源。 经常检查档案保管 设施,做好设备的维护工作,确保器械正常运行。三、档案借阅利用制度一、 借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应 自觉履行借阅手续。二、凡借阅档案,需经主管领导批准。外 单位人员借阅 档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅 手续,并在借阅期限内按时归还。三、借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以 任何理由转借他人。四、 借阅人员未经领导批准, 不得复印、 抄写档案资料。 对
7、摘抄、复制的档案材料, 经认真核对,正确无误时,方能 签字盖章。五、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查, 确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。六、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失 等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责 任。四、档案统计制度一、档案工作人员应对档案收进、移出、整理、鉴定销 毁、保管、利用的数量和质量情况及时进行统计。二、 档案工作人员应熟悉的、 档案业务、 掌握室藏数据 , 及时、准确上报各种档案统计报表,做到账物相符。五 、 档 案保 密 制 度一、档案人员必须严格遵守保密纪律,自觉执行中华 人民共和国保密法以及党和国家规定的各项保密制
8、度,依 法办事。二、档案人员必须加强自身修养,牢固树立保密意识, 忠于职守,不将档案带到公共场所,不将档案带回家中,不 得与无关人员谈论档案内容。三、对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提 供和扩大使用范围,确保档案资料的政治安全,不发生档案 资料被窃和失密事故。四、查阅保密档案,必须严格执行审批手续,非经本所 领导批准不得调阅。查阅人 员只能查阅经批准查阅部分内 容,不得翻阅其他内容。五、本室档案一般不得外借,只限在阅档室查阅,如确 需借出室外,须要领导批准;在查阅中,如需复印、摘抄档 案内容的,需要档案管理人员同意,并由专人负责保管,利 用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容,以确保
9、档案安 全。六、外单位查阅本所档案,必须持有单位介绍信,否则 不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的,需要经本所分管 领导批准,摘抄或复制内容需经档案工作人员审核,有保密 内容的,利用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。七、查找提供档案一律由档案人员进行,非档案人员严 禁进入库房内。八、档案材料的转递可按机要文件转递要求办理。九、经鉴定需销毁的保密文件资料,必须编造清册,经 领导批准后按保密规定统一组织销毁,并做好销毁记录。 十、发生泄密事件,必须及 时上报,立即追查,视情节 轻重进行处理。六、档案鉴定销毁制度一、档案领导小组负责对已到期的各类档案进行鉴定、 审核、 销毁工作。二、根据国家档案
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