文书档案管理归档整理操作方法与技巧10424.docx
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1、文书档案案管理归归档整理理操作方方法和技技巧 文书档案案归档整整理操作作方法-收集集装订订归档档判断分类排列编目装盒 档案案管理分分为文书书档案盒盒、科技技档案(基基本建设设、科学学研究、设备仪器器、产品品)、会会计档案案、干部部职工档档案(人人事档案案)、诉诉讼档案案、还有有照片档档案、音音像档案案、电子子档案等等等,不不同种类类,不同同载体的的档案有有不同的的整理方方法和要要求。但但整理原原则是相相同。即即“遵循循文件的的形成规规律,保保持文件件之间的的有机联联系,区区分不同同价值,便便于保管管和利用用”。 一一、文书书档案管管理基本本要求 要要整理好好文书档档案就必必须学习习领会中中华人
2、民民共和国国档案行行业标准准文书书档案管管理归档档文件整整理规则则(DDA/TT22-20000)和和文书书档案管管理归档档文件整整理规则则实施细细则。 二、文文书档案案管理基基本概念念 (一)文文书档案案管理归归档文件件:立档档单位在在其职能能活动中中形成的的,办理理完毕应应作为文文书档案案保存的的纸质文文件材料料。 (二二)文书书档案管管理归档档文件的的整理,将将文书档档案管理理归档文文件以件件为单位位进行装装订、分分类、排排列、加加盖归档档章(编编号)、编目(编编制文书书档案管管理归档档文件目目录)、装盒,使使之有序序化的过过程。 归归档的意意义:归归档是文文件向档档案转化化的标志志,是
3、文文书处理理的终点点、档案案管理tthlddl.oorgxx的起点点。 (三三)全宗宗:指一一个独立立的机关关、团体体或其它它的组织织、个人人在社会会活动中中形成的的档案有有机整体体,设立立全宗的的主要资资格是立立档单位位具有独独立的法法人资格格,可以以独立行行使职权权,并能能主要以以自己的的名义单单独对外外行文。一般来来说,一一个立档档单位的的全部档档案就是是一全宗宗。 (四四)全宗宗号:是是档案馆馆给立档档单位的的代号。 三、文书档档案管理理整理方方法 (一一)文书书档案管管理收集集:收集集是归档档文书档档案管理理整理的的前提、根本,没没有收集集齐全完完整的文文件材料料,归档档整理就就不能
4、很很好地反反映立档档单位的的历史面面貌和工工作情况况。因此此,收集集应归档档的文件件材料必必须保证证齐全完完整;收收集范围围是本单单位的收收文、发发文、内内部文件件。必须须采取以以下相应应措施: 1、立立档单位位要建立立健全收收发文登登记制度度,有完完整的收收文登记记本、发发文登记记本、印印章登记记本、依依据归档档范围,收收集所登登记的“红红头文件件”的归归档。 22、检查查本单位位在年度度工作中产产生的“白白头文件件”材料料是否收收集归档档。如会议材材料:本本单位年年度工作作会议材材料(总总结、计计划)、表彰材材料,专专业会议议材料,代代表发言言材料;本单位位在上级级工作会议议上发言言、汇报
5、报、经验验材料、典型材材料、交交流或发发表论文文、考察察报告。综合材材料:会会议记录录本(党党委、党党组会议议,行政政、办公公会议)等等;各类类花名册册、登记记簿(干干部职工工、党员员、专业业技术人人员等花花名册及及主要业业务工作作登记簿簿);年年报表(业业务、党党员、人人事劳资资等各种种统计报报表);各种介介绍信存存根(党党团组织织关系、干部调调动、行行政事务务等)、协议、合同。 以上收收集到的的“红头头文件”和和“白头头文件”材材料是本本单位工工作过程程中形成成的属于于立档单单位应收收集的文文件材料料。 (二二)文书书档案管管理归档档判断:立档单单位将收收集到的的材料,依依照机机关文件件材
6、料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定(国国家档案案局令第第8号)的的归档范范围和不不归档范范围,剔剔除不归归档的文文件材料料,剩下下的就是是立档单单位应归归档的文文件材料料,必须须进行归归档。不不归档的的文件材材料主要要有三方方面的文文件:重份文文件。指指本单位位的发文文及部分分收文的的重份文文件。普发性性文件。主要指指上级、本级非非隶属单单位给本本单位的的普发性性不需本本机关办办理的文文件材料料,任免免、奖励励非本机机关工作作人员的的文件材材料,供供工作参参考的抄抄件等。未生效效文件。如本单单位代上上级机关关起草的的未成为为正式文文件的稿稿本等。 (三)文文书档案案管理装装订:用用不锈
7、钢钢钉或线线将归档档范围中中的文书书档案管管理归档档文件以以“件”为为单位固固定在一一起即单单“件”装装订,便便于保管管利用。 1、整整理单位位:确定定以件为为文书档档案管理理归档文文件的整整理单位位。一般般以每份份文件为为一件,文文件正本本与定稿稿为一件件,正文文与附件件为一件件,原件件与复制制件为一一件,转转发文与与被转发发文为一一件,重重要文件件的正本本与历次次修改稿稿可各为为一件;计算机机及其网网络环境境中形成成的文件件,无定定稿的或或打印出出来的定定稿上无无领导修修改手迹迹、批示示而定稿稿不存档档的,将将正本与与发文稿稿纸为一一件,报报表、名名册、图图册、会会议记录录、介绍绍信存根根
8、等按其其原来的的装订方方式,一一个自然然本(册册)为一一件,未未装订的的式样同同一的表表格,以以一定的的单位组组合,可可装订在在一起的的为一件件;来文文与复文文可为一一件,未未装订成成套的会会议材料料各为一一件,正正文与文文件处理理单为一一件。 22、文件件的装订订:文书书档案管管理归档档文件按按件装订订具体要要求:正正本在前前,定稿稿在后;正文在在前,附附件在后后;原件件在前,复复制件在在后;转转发文在在前,被被转发文文在后;复文在在前,来来复在后后;汉文文在前,少少数民族族文字在在后;不不同文字字的文本本,无特特殊规定定的,中中文在前前,外文文在后;有文件件处理的的,文件件处理单单在前,正
9、正文在后后。 3、装订的的部位与与对齐方方式及注注意事项项:?文文件装订订时应以以左、下下侧对齐齐,以便便装订和和利用。?装订订时,应应将保管管期限为为永久的的文书档档案管理理归档文文件中去去掉不符符合保管管要求的的一般订订书钉,采采用不锈锈钢订书书钉装订订(注意意:采用用不锈钢钢订书钉钉装订的的档案不不能用微微波设备备进行消消毒,否否则可能能会引起起火灾)。或较厚厚的文件件采用“三三孔一线线”的线线装方法法装订。 (四)文文书档案案管理分分类: 文文书档案案管理归归档文件件采用年年度保管期期限分类类法进行行分类。同全宗宗应保持持分类方方案的稳稳定。 11、区分分年度 年度以以落款日日期为准准
10、。如220099年形成成的220088年工作作总结应应归入220099年。 跨年度度的文件件放入办办结的年年度。如如20008年形形成的220099-20010年年工作规规划应应归入220088年度;某单单位20007年年立案、20008年结结案的某某信访案案件,其其文件材材料统一一在结案案年度归归档,即即归入220088年。 几分文文件作为为一件,“件件”的日日期应以以装订时时排在最最前面的的文件日日期为准准。具体体地说来来文与复复文为一一件,以以复文为为准等。 会议记记录本以以该本最最后一次次会议记记录时间间为准。 文件没没有标注注日期时时,需要要分析该该文件内内容,制制成材料料、格式式、
11、字体体以及各各种标识识,通过过对照等等手段来来考证和和推断文文件的准准确日期期或近似似日期,并并据此按按年度合合理归类类。 2、文书档档案管理理区分保保管期限限 将每年年的文书书档案管管理归档档文件按按永久、定期分分开,定定期一般般分为330年、10年年。 永久久保管档档案的的的确定:属于归归档范围围的文件件,哪些些需要永永久保存存呢?规规定第第七条列列出了八八款,文文书档案案保管管管理期限限表中中列出了了41款款文件材材料,约约占整个个期限表表的一半半。可以以概括为为以下四四个方面面: 反映机机关主要要历史面面貌的文文件材料料。如:大事记记、组织织改革、机构设设置、人人员编制制等文件件材料。
12、 反映机机关行政政管理、行政执执法活动动的重要要文件材材料。如如行政管管理工作作制度、行政管管理工作作中形成成的审批批、审查查、核准准等文件件材料;房产、地产、固定资资产、行行政审批批、行政政许可、合同、协议、国有资资产管理理等文件件材料。 反映机机关主要要职能活活动的重重要文件件材料。如:党党组(党党委)、行政办办公会议议记录、会议纪纪要、工工作会议议、专题题会议材材料,上上级机关关、上级级领导视视察本机机关工作作文件材材料;本本机关制制定的方方针政策策性法规规文件、业务文文件、调调研报告告、请示示、批复复、外事事活动文文件等。 反映机机关人事事管理活动动的文件件材料。如人事事任免、奖励材材
13、料与处处分材料料,录用用、转正正、聘任任、调资资、定级级、停薪薪留职、辞职、离退休休、死亡亡、抚恤恤材料;人事考考核、职职称评审审、职工工调动、职工名名册、党党团员名名册、党党团材料料等这些些文件材材料在反反映本机机关的历历史面貌貌,主要要职能活活动,维维护国家家、机关关和职工工权益等等方面具具有长远远的利用用价值和和凭证价价值,是是各机关关形成文文件的重重点和核核心。 准准确理解解保管期期价值的的鉴定是是文书档档案管理理归档文文件整理理工作的的难点。规定定把保保管期限限划分为为永久、定期两两种,在在具体划划分文书书档案保保管期限限时,突突出以本本机关文文件为主主(即以以我为主主),在在操作时
14、时,实现现对每级级文件(上上级、本本级、同同级、下下级)文文件进行行两分制制: 上级级机关文文件:针针对本机机关的文文件或属属于本机机关主管管业务的的永久保保存。如如同级党党委、政政府关于于本机关关机构设设置、领领导人任任免、人人员编制制等文件件;上级级机关对对本机关关或人员员的表彰彰文件;上级机机关对主主管业务务工作的的规划、意见、批复等等。其他他需要贯贯彻执行行或查考考的保存存10年年。 本机机关文件件:反映映本机关关主要职职能活动动的永久久保存;一般的的保存330年或或10年年(表中中界定具具体清晰晰) 同级级机关文文件:非非本机关关主管业业务但要要贯彻执执行的文文件材料料保存110年。
15、 下级机机关文件件:报送送的重要要的总结结、报告告保存330年,一一般的保保存100年。五)文书书档案管管理排列列 1、把把同一年年度、同同一保管管期限的的文件分分开排在在一起。即立档档单位每每年只编编永久、30年年、100年三条条流水号号分开排排列。不不同年度度、不同同保管期期限的文文件不能能排列在在一起。 2、在在同一保保管期限限内,把把同一机机构(或或问题、文号)有有内在联联系(如如同一次次活动、同一项项工作,同同一个会会议)的的文件排排在一起起,即同同一事由由的相关关文件应应当排列列在一起起。是“遵遵循文件件的形成成规律,保保持文件件之间的的有机联联系”整整理原则则的体现现。排列列顺序
16、应应保持相相对固定定。 3、最后在在同一保保管期限限、同一一机构、问题或或文号内内按成文文时间的的生后顺顺序排列列。 (六六)文书书档案管管理编号号 文书档档案管理理归档文文件编号号是指将将文书档档案管理理归档文文件在全全宗中的的位置标标识为符符号,并并以归档档章的形形式在文文书档案案管理归归档文件件上注明明。编号号是编目目工作的的起点和和基础,其其目的是是反映分分类、排排列这些些系统工作作的成果果。通过过编号,使使文书档档案管理理归档文文件在全全宗中的的位置得得以确定定,并为为后续的的编目工工作以及及将来查查找利用用时的实实体存取取提供了了条件。件号即即文件的的排列顺顺序号,它它是反映映文书
17、档档案管理理归档文文件在全全宗中的的位置和和固定文文书档案案管理归归档文件件的排列列先后顺顺序的重重要标识识。 文书书档案管管理归档档文件应应依分类类方案和和排列顺顺序逐件件编号,在在文件首首页上端端的空白白位置加加盖归档档章并填填写相关关内容。文件处处理单随随同归档档的,归归档章盖盖在文件件处理单单上,以以保护文文件正本本的原貌貌。归档档章设置置全宗号号、年度度、保管管期限、件号等等必备项项目。 11、全宗宗号:档档案馆给给立档单单位编制制的代号号。档案案室如没没有全宗宗号可暂暂时不填填。 2、年度:文件形形成年度度,以44位阿拉拉伯数字字标注公公元纪年年,如220088。 3、保管期期限:
18、文文书档案案管理归归档文件件保管期期限的填填写为永永久、330年、10年年。 4、件号:文书档档案管理理归档文文件的排排列顺序序号。以以年度为为界,每每年必须须从1编编起,不不能跨年年度连续续编号,各各期限分分别编流流失号(即即每年分分期限共共编三条条流水号号)。 件件号包括括室编件件号和馆馆编件,分分别在文文书档案案管理归归档文件件整理和和档案移移交后编编制。室室编件号号的编制制方法为为:在分分类方案案的最低低一级类类目内;按文件件排列顺顺序从“11”开始始标注,每每种保管管期限各各编一个个流水顺顺序号,如如20007年永永久件号号:1、2、33882 300年件号号:1、2、33773 1
19、00年件号号:1、2、332243 馆馆编件号号待档案案移交给给档案馆馆后,由由档案馆馆根据需需要填写写。 (七七)文书书档案管管理编目目 文书档档案管理理归档文文件应依依据分类类方案和和室编件件号顺序序编制文文书档案案管理归归档文件件目录。 文书档档案管理理归档文文件应逐逐件编目目。来文文与复文文为一件件时,只只对复文文进行编编目。通通过检查查复文来来实现对对相应来来文的查查找。 文文书档案案管理归归档文件件目录包包括件号号、责任任者、文文号、题题名、日日期、页页数和备备注等项项目。 11、件号号:填写写室编件件号。 22、责任任者:指指发文的的组织或或个人,即即文件的的发文机机关或署署名者
20、。填写责责任者时时一般应应使用全全称或通通用简称称,如“海海南省纪纪委“,不不能使用用“本厅厅”、“省省教育厅厅”等含含义不明明,难判判断的简简称。联合发发文责任任者过多多时,可可适应省省略,但但立档单单位是责责任者的的必须抄抄录。以以体现“以以我为中中心”的的精神。未署责责任者的的文书档档案管理理归档文文件,编编目时应应根据文文件内容容形式等等特征加加以考证证并填写写。 3、文号:文件的的发文字字号,是是由发文文机关按按发文次次序编制制的顺序序号,一一般由机机关代字字、年度度、顺序序号组成成。如琼琼府办200081198号号、琼邮邮管220088688号,没没有发文文字号的的不填写写。文号号
21、栏内不不得填写写诸如“会会议文件件之一”等等文件顺顺序号,亦亦不得填填写“情情况反映映”等刊刊物名册册。 4、题名:即文件件标题,一一般应照照实抄录录。没有有题名或或题名不不规范的的,应根根据文件件内容,重重新拟写写或补充充标题,外外加“”号号附于原原标题之之后。如如海南省省档案局局关于转转发档发发20008一八号号文件的的通知,应应重拟提提题名并并抄录为为海南声声省档案案局关于于转发国家档档案局关关于汛期期档案安安全管理理的几点点意见的通知知。 5、日期:文件的的形成时时间,以以8位阿阿拉伯数数字标注注年、月月、日,如如2000807708、2000811112表表示月、日的数数字可回回行填
22、写写,如22008807008。 66、页数数:每一一件文书书档案管管理归档档文件的的总页数数、文件件中有图图文的页页面为一一页。 77、备注注:用于于填写文文书档案案管理归归档文件件需要补补充和说说明的情情况。包包括密级级、缺损损、修改改、补充充、移出出、销毁毁等等。如果有有些条目目须说明明的情况况较多,备备注栏难难以填写写时,可可在备注注栏中加加注“*”号,将将具体内内容填写写入备考考表中。 (八)文文书档案案管理装装盒 装盒盒是将文文书档案案管理归归档文件件按室编编件号顺顺序装入入档案盒盒,填写写备考表表、编制制档案盒盒封面及及盒脊。不同年年度,不不同保管管期限的的文件不不能装在在同一档
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