人力资源Excel培训手册4283.doc
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1、Excel培训手册 Exceel培训手手册本手册的的阅读对对象=if(你=Exxcell初级,请继续续阅读,请请关闭本本手册)。什么?看不懂懂这是什什么意思思?那你可可以直接接阅读本本讲义了了J。准确确地说,本本手册的的阅读对对象为Exccel初级用用户,而而不是什什么都不不懂的Exccel入门者者。通过过本手册册的学习习你可以以掌握很很多实用用的技巧巧。Exceel20003的用户户使用本本手册无无任何问问题,Exccel997、Exccel220000、Exccel220022等版本本的用户户可能只只有900%至99%的适用用性。目 录前言1第一讲、键盘高高手使用快快捷键22第二讲、懒人懒
2、懒到底使用用鼠标66第三讲、双剑合合璧鼠标键键盘组合合8第四讲、Exccel的的枷锁99第五讲、使用EExceel应具具备的良良好习惯惯11第六讲、实用功功能介绍绍及技巧巧之一112一、设置置顶端标标题行左端标标题列112二、选择择性粘贴贴12三、查找找、替换换14四、定位位一五五、插入入行、列列16六、插入入工作表表16七、插入入图表117八、插入入符号117九、插入入分页符符17十、插入入函数一一八十一、插插入名称称19十二、插插入超链链接200十三、设设置单元元格格式式20十四、隐隐藏工作作表、设设置工作作表标签签颜色、设置背背景244十五、条条件格式式25第七讲、实用功功能介绍绍及技巧
3、巧之二227一、共享享工作簿簿27二、保护护工作表表、工作作簿288三、自定定义工具具栏299四、工作作簿选项项设置330五、对数数据进行行排序330六、筛选选数据331七、对数数据进行行分类汇汇总333八、设置置数据有有效性334九、分列列35十、合并并计算36十一、数数据透视视表366Excel培训手册 前言-啊啊?!Exccel还有这这个功能能?!在阅读本本手册之之前,先先轻松一一下,听听一个真真实的故故事:有有一个老老会计,一一直都是是手工做做账、手手工制表表,有一一天公司司终于给给财务部部配上了了电脑,老老会计也也学会了了用Exccel电子表表格工具具制表,用用上Exccel制表后后
4、,老会会计感慨慨:“Exccel电子表表格真是是好,以以前制一一张表格格要划半半天,划划错了一一个地方方还很不不好修改改,现在在方便多多了”。有一天,他他发现他他的下属属制表从从来不去去一一加加减数字字,老会会计每次次复核时时用算盘盘敲半天天,都没没发现其其计算错错误,问问其原因因才发现现Exccel还有自自动求和和的功能能,不禁禁惊叹:“啊?!Exccel还有这这个功能能?!我我每次都都用算盘盘敲出结结果再填填上去!”听完这这个故事事你是否否会心一一笑?你你是否也也曾惊呼呼:啊?!Exccel还有这这个功能能?!Exceel有太多多的功能能未曾为为我们所所认识,更更未曾被被我们使使用,我我们
5、已学学会使用用的功能能也许不不到Exccel功能的10%。本手手册的目目的,不不是引导导你系统统地学习习Exccel,仅是是只鳞片片甲、浮浮光掠影影地介绍绍一些常常用的功功能或非非常实用用的技巧巧。只要要你不故故步自封封、懒于于学习、不思进进取,每每天学习习一点点点,你就就可以由由潜龙升升级为飞飞龙。如如果你愿愿意花一一两天时时间来阅阅读本手手册,就就可以更更快地掌掌握Exccel的基本本功能和和学到不不少非常常实用的的技巧。要想系系统地学学习Exccel,本人人认为最最好的方方法就是是:没事事就看Exccel的联机机帮助、经常登登录cllub.exccelhhomee.neet或xooffi
6、iceffanss.neet看贴贴学习。言归正传传,我们们开始学学习:真正的EExceel高手不不只是擅擅长函数数、数组组和VBA,也擅擅长于键键盘和鼠鼠标操作作,因为为这是基基本功。善用快快捷键和和鼠标不不但可以以大大提提高操作作效率,还还可以唬唬到Exccel菜鸟,菜菜鸟一见见你运指指如飞,鼠鼠标狂点点,三两两下就完完成了他他要五六六下才能能搞定的的作业,恨恨不得拜拜你为师师,梦想想着成为为Exccel高手。不用数数组、VBA这等高高精尖武武器就可可骗到一一个徒弟弟,何乐乐而不为为呢,哈哈哈0。学习Exccel,就从从如何最最大限度度地发挥挥键盘和和鼠标的的作用开开始。第一讲、键盘高高手使
7、用快快捷键逸凡云:懒人用用鼠标,高高手用键键盘J,大凡高高手从来来不依赖赖鼠标,他们更更偏爱键键盘。在在输入数数据时尽尽量少用用鼠标多多用键盘盘快捷键键将提高高你的工工作效率率。下面面是一些些常用的的Exccel快捷键键:Ctrll+箭头键 移动到当当前数据据区域的的边缘。 (用鼠标标实现此此功能的的方法参参见本手手册“鼠标高高手”)Homee 移动到行行首。 Ctrll+Hoome 移动到工工作表的的开头。 Ctrll+Ennd 移动到工工作表的的最后一一个单元元格,该该单元格格位于数数据所占占用的最最右列的的最下行行中。是是曾经编编辑过(即便后后来已删删)的最右右下角单单元格,与与定位条条
8、件里的的“最后一一个单元元格”同。Enteer 在选定区区域内从从上往下下移动。(可以在在工具选项编辑按Entter后移动动方向里里设置上上下左右右)Shifft+EEnteer 在选定区区域内从从下往上上移动。朝Entter原方向向相反的的方向移移动。Tab 在选定区区域中从从左向右右移动。如果选选定单列列中的单单元格,则则向下移移动。Shifft+TTab 在选定区区域中从从右向左左移动。如果选选定单列列中的单单元格,则则向上移移动。Alt+Entter 在单元格格中强制制换行。 (逸凡注注:这个个功能很很实用,一一定要记记住!不不要再去去用空格格将文本本挤到下下一行了了)Ctrll+En
9、nterr 先选定单单元格区区域,输输入完后后按住Ctrrl回车将将当前输输入项填填充至选定的的单元格格区域。链接1:同时在在多张工工作表的的同一单单元格区区域中输输入或编编辑相同同的数据据按住Cttrl选定需需要输入入数据的的工作表表(可多张), 再选定定需要输输入数据据的单元元格或单单元格区区域, 键入或或编辑相相应的数数据,回回车。链接2:在其他他工作表表中输入入相同的的已有数数据选中含有有输入数数据的源源工作表表,以及及复制数数据的目目标工作作表,选选定包含含需要复复制数据据的单元元格,在在【编辑辑】菜单单上,指指向填填充,再再单击“至同组组工作表表”。Ctrll+D 向下填充充。链接
10、接:用鼠鼠标实现现此功能能的方法法参见本本手册“鼠标高高手”Ctrll+R 向右填充充。 F4 或或 Cttrl+Y 重复上一一次操作作。链接:在在编辑公公式时选选择要更更改的引引用,按按F4可切换换引用类类型(指指绝对引引用、相相对引用用)Ctrll+Z 撤消上一一次操作作。Ctrll+;(分号号) 输入日期期。 Ctrll+Shhiftt+:(冒号号) 输入时间间。Alt+=(等号号) 用 SUUM 函数插插入“自动求求和”公式。 Ctrll+C 复制选定定的单元元格。 Ctrll+C,紧接接着再按按一次 Cttrl+C 显示 MMicrrosooft Offficee 剪贴板板(多项项复
11、制与与粘贴)。 Ctrll+X 剪切选定定的单元元格。 Ctrll+V 粘贴复制制的单元元格。 Ctrll+在显示公公式和计计算结果果之间切切换。逸凡注:在英文文、智能能ABC输入状状态下有有效,极极品五笔笔、全拼拼状态下下无效,其他未未测试。Ctrll+F99 将工作簿簿窗口最最小化为为图标。 Ctrll+F110 最大化或或还原选选定的工工作簿窗窗口。 PrtSScr 将屏幕图图片复制制到剪贴贴板中。 Alt+Priint Scrreenn 将当前窗窗口的图图片复制制到剪贴贴板中。(注:如果果要复制制单元格格区域为为图片请请使用“照相机”功能)Ctrll+空格键 (与输输入法切切换冲突突时
12、,以以输入法法切换为为准。)选定整列列。 Shifft+空格键 (与全全角半角角切换冲冲突时,以以输入法法切换为为准。)选定整行行。 Ctrll+A 选定整张张工作表表。 (当前前区域:当前单单元格向向相邻单单元格(四面八八方)延伸,如如果遇到到非空单单元格,则则非空单单元格与与原单元元格一起起再向四四面八方方延伸,直直至无法法延伸,即即四面八八方全为为空单元元格,最最终所圈圈定的矩矩形区域域即为当当前区域域。光标标所在单单元格经经过延伸伸,区域域如果得得不到扩扩大(四周空空空如也也),按Ctrrl+AA,则选选定整表表。经过过延伸,区区域如果果得以扩扩大,按按Ctrrl+AA,则选选当前区区
13、域,此此时如果果再按Ctrrl+AA,则肯肯定选定定整表,因因为区域域没得到到扩大。这与Worrd不同,为为安全起起见,最最好按两两次。)请请在右侧侧附件里里做试验验。Ctrll+Shhiftt+(双引引号) 将活动单单元格上上方单元元格中的的数值复复制到当当前单元元格或编编辑栏。 Ctrll+shhiftt+8选定当前前区域(逸凡注:等同于使用“定位当前区域”功能,等同于Ctrl+A区域可以得到扩大的情况)。Ctrll+(撇号号) 将活动单单元格上上方单元元格中的的公式复复制到当当前单元元格或编编辑栏。Ctrll+9 隐藏选选中单元元格所在在行(取取消隐藏藏用Ctrrl+SShifft+99
14、)Ctrll+0 隐藏选选中单元元格所在在列(取取消隐藏藏用Ctrrl+SShifft+00)第二讲、懒人懒懒到底使用用鼠标 什么?“懒人用用鼠标,高高手用键键盘”?让那那些高手手用键盘盘去吧,懒懒人的口口号是:要懒就就懒到底底,能用用鼠标的的地方就就不用键键盘。但但是,懒懒也要懒懒得专业业,懒得得有技术术含量,懒懒就要懒懒出境界界来。以以下是使使用鼠标标的常用用技能:移动单单元格选定目标标单元格格区域,将将鼠标移移到单元元格区域域的边缘缘,拖动动至目标标区域。复制单单元格选定目标标单元格格区域,将将鼠标移移到单元元格区域域的边框框,按住住Ctrrl拖动至至目标区区域。在同一一行或列列中填充充
15、数据用鼠标拖拖动填充充柄经过过需要填填充数据据的单元元格,然然后释放放鼠标按按键。如如果要按按升序排排列,请请从上到到下或从从左到右右填充。如果要要按降序序排列,请请从下到到上或从从右到左左填充。注释:如如果复制制的数据据类型是是 Exxcell 中可扩扩展的数数据序列列,如数数字、日日期或其其他自定定义填充充序列,在在复制过过程中这这些数据据将在选选定区域域中递增增而不是是原样复复制。如如果发生生了这种种情况,请请重新选选定原始始数据,再再按住 Cttrl,然后后拖动填填充柄进进行复制制。(可可以理解解成按Ctrrl是递增增与不递递增之间间的转换换,即,如如果本来来递增,则则按Ctrrl就为
16、不不递增了了,如果果本来是是不递增增的,则则按Ctrrl就为递递增了。补充:普通的的数字是是复制而而非递增增,解决决此问题题,一种种方法是是按着Ctrrl拖动填填充柄,一一种方法法是输两两个数(比比如A1里输入1,A2里输入2),同同时选两两个单元元格(A1和A2),再再拖动填填充柄。)技巧1:如果旁旁边列有有数据,那那么向下下填充数数据时也也可双击击填充柄柄来向下下填充。(“旁边列列有数据据”?其实实可以这这么理解解:双击击填充柄柄向下填填充,“必须让让它知道道填充到到哪一行行为止”!这里里有一个个优先级级别,依依次是:本列、左侧列列、右侧侧列。即即当本列列下面连连续有数数据时,双双击填充充
17、柄,则则填充到到本列连连续有数数据的最最后一个个单元格格,注意意连续两两个字,中中间如果果有空单单元格,则则在空单单元格之之前停止止。如果果本列下下方接下下来没有有数据,则则双击时时参考左左侧列,如如果左侧侧接下来来也没有有数据,则则双击时时参考右右侧列。如果右右侧列接接下来也也没有数数据呢?则双击击填充柄柄是没有有用的。)技巧2:可通过过选择“自动填填充选项项” 来选择择填充所所选单元元格的方方式。例例如,可可选择“仅填充充格式”或“不带格格式填充充”。技巧3:使用鼠鼠标右键键拖动填填充柄。会有什什么效果果呢?试试看看。删除单单元格内内容用鼠标向向内拖动动填充柄柄经过需需要删除除的单元元格,
18、然然后释放放鼠标按按键。快速移移动至数数据边界界将鼠标移移至活动动单元格格/区域的的边缘,鼠鼠标指针针变成四四向箭头头时双击击鼠标左左键即可可。双击击左边缘缘快速跳跳至当前前数据区区域的最最左边,其其余类推推。设定合合适行高高列宽如果某单单元格未未完全显显示,双双击该列列列标题题的右边边界,可可以设置置为“最适合合的列宽宽”。如果某单单元格分分行后未未完全显显示,双双击该行行行标题题的下边边界,可设设置为“最适合合的行高高”。(可以以双击worrd里的表表格边框框,看一一个什么么效果?)第三讲、双剑合合璧鼠标标键盘组组合鼠标键盘盘联用来来完成某某些功能能将大大大提高操操作效率率,逸凡凡特地作作
19、诗一首首,以此此为证:鼠标键键盘,外外设至尊尊,联袂袂江湖,谁谁能相抗抗,双剑剑合璧,谁与争争锋。快速选选定单元元格区域域按住Shhiftt键,将将鼠标移移至活动动单元格格/区域的的边缘,鼠鼠标指击击变成四四向箭头头时双击击活动单单元格(区区域)的的边缘,可可快速选选定活动动单元格格区域至至此行或或此列中中下一个个空白单单元格为为止。 选取连续续单元格格区域先选取单单元格的的起始单单元格,再再按住Shiift,点击击目标单单元格区区域的最最后一个个单元格格,将选选取一个个以起始始单元格格为左上上角,最最后单元元格为右右下角的的矩形区区域。链接1:扩展选选定的单单元格区区域 按按下F8,再点点击
20、鼠标标或按下下方向键键,可增增加或减减少单元元格选定定区域。按Esc或F8退出扩扩展模式式。 链接22:选取取两张或或多张相相邻的工工作表先选中第第一张工工作表的的标签,再再按住 Shhiftt 单击要要选取的的最后一一张工作作表的标标签 选取不连连续单元元格区域域先选中第第一个单单元格或或单元格格区域,再再按住 Cttrl 选中其其他的单单元格或或单元格格区域。链接1:选取两两张或多多张不相相邻的工工作表单击第一一张工作作表的标标签,再再按住 Cttrl 单击其其他工作作表的标标签。 插入单元元格按住Shhiftt,拖动动填充柄柄 跨工作表表移动单单元格将鼠标移移到单元元格区域域的边缘缘,按
21、住Alt拖动鼠鼠标到目目标工作作表的标标签后至至目标区区域后释释放鼠标标。 调换单元元格的顺顺序按住Shhiftt,将鼠标标移到单单元格区区域的边边缘拖动动单元格格至目标标单元格格前三讲总总结:总体原则则是:输输入数据据时多用用键盘快快捷键,操操作时多多用鼠标标,尽量量少在鼠鼠标和键键盘之间间切换。不管是是菜鸟还还是高手手,如果果偏执地地使用鼠鼠标或键键盘,那那就是偏偏执狂了了!第四讲、Exccel的枷锁锁Exceel并不是是辽阔无无边的大大草原,可可让你信信马由缰缰。因设设计所限限,Exccel有很多多限制,在在此仅举举出一些些常见的的限制,有有空可以以了解一一下,应应知应会会的知识识点已用
22、用蓝色标标记。1、 工作表和和工作簿簿限制工作表大大小65,5536 行乘以 2556 列(offficee20007可实现100万行、160000列)列宽255 个字符符行高409 磅单元格内内容(文文本)的的长度32,7767 个字符符。单元元格中只只能显示示 1,0244 个字符符;而编编辑栏中中可以显显示全部部 322,7667 个字符符。工作簿中中的工作作表个数数受可用内内存的限限制工作簿中中的颜色色数56工作簿中中的单元元格样式式种类4,0000工作簿中中的名称称个数受可用内内存限制制窗口中的的窗格个个数4缩放范围围10% 到 4000%排序引用用的个数数单个排序序中为 3,如果果
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