集团费用报销管理制度.doc
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1、集团费用报销管理制度集团公司费用报销管理制度1 目的与适用范围1.1目的:为进一步标准和完善集团公司费用报销管理制度,加强费用控制,简化审批程序,适应管理需要,特制定本制度。1.2适用范围:本制度适用于各类行政管理费用。主要包括交际费、差旅费、交通费、通讯费、车辆费、培训费、会议费等。本制度适用于集团公司,各子公司、分公司根据本单位实际情况,参照本制度的费用报销标准,拟定本单位的费用报销制度,并报集团财务部审批后执行。2 职责2.1 费用经办人:对费用实际发生前需经审批前方能发生的费用,应事先履行业务办理审批程序,按审批结果办理相关业务;应在费用发生过程中自觉控制、压缩费用,提供记载费用真实发
2、生的合法、有效单据;费用发生后按本规定履行费用报销审批程序并提供审批记录,对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责。2.2 各部门负责人:在部门工作安排中主动控制、压缩费用,对本部门的各项费用的必要性、合理性负责,对本部门总体费用水平的合理性负责。2.3 财务部会计:负责审核所有报销凭证合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合公司的有关规定。2.4 财务部出纳:负责审查付款手续的完备、负责正确付款,对审批手续不全、对金额和收款人不明确的单据不予付款。2.5 财务部负责人:维护本规定的正常执行,审核付款,组织费用报销工作和信息通报工作。2.6 财务总监:对重大开支发表意见,审核非例常费用、对外
3、捐款及预算外费用。2.7 分管领导:审核或批准例常性开支及批准小额非例常性费用,确认这些费用发生的必要性和合理性。2.8 集团总经理:批准较高费用和资产购置开支以及对外捐款和预算外费用,具有立项权和否决权。3 方法和过程控制3.1 总那么3.1.1集团公司费用本着以下原那么进行管理:u 从严控制原那么。从工作需要出发,厉行节约,从严控制,在合理前提下争取费用最低;u 责任明确原那么。集团公司各职能部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人,对本部门发生费用的真实性、必要性和总体费用水平负责,部门第一负责人在年度述职报告时应将本部门年度费用水平作为重要事项予以说明,且作为各职能部门第一负责人年度绩
4、效考核的重要指标之一;u 受益者承当费用原那么。如果费用经办人不是费用的受益人,那么此项费用归属于受益人部门名下。此项原那么适用于集团公司各职能部门之间。3.2 集团公司费用管理方式3.2.1 分项核算、总体考核。3.2.1.1集团公司按年度考核每个部门的职能运行总费用。集团公司财务部在费用发生时,按照费用类别分项归集到受益部门名下。3.2.1.3集团公司每项费用均由一个职能部门负责统筹管理,当某项费用发生时,如不能直接确定到受益单位,那么归属在该分管部门的职能分管费用内。3.2.2 年度预算方案年初各职能部门编制本部门费用、职能分管费用支出方案,经财务部审核,分管领导审核,报集团总经理批准。
5、部门职能总费用应控制在预算费用之内,如果突破年度预算,部门应报专题费用报告经总经理审批确定。部门预算总费用中的非例常工程,于预算报批时应附专项说明,于实际发生时仍应事前书写专题报告,按程序报批。集团公司将逐步开展全面预算管理工作,在未能编制年度费用预算前,由各职能部门于本季度最后一个月10日前编制下一季度每个月费用方案,经财务部审核,分管领导审核,报集团总经理批准。对年中实际发生的预算外、方案外事项需新增的费用,由各职能部门在业务办理前编制预算外事项的费用方案,经财务部审核,分管领导审核,报集团总经理批准。3.2.3 费用控制方法:限额控制:确定明确的单项费用报销标准,如交际应酬费、差旅费、通
6、讯费、交通费等,单项费用的发生不得超出规定的标准;程序控制:根据费用工程和费用发生额,确定相应的审批程序;台帐制度:各部门费用报销人员应对经常发生的大额费用支出建立台帐制度,使其直观反映付款进度和年度支出情况,如公司上市费、新工程考察费、交际应酬费等。3.2.4 及时通报制度。财务部每月按费用类别将各职能部门运行费用支出明细情况进行通报。3.3 费用报销标准和程序3.3.1 交际应酬费3.3.1.1交际费用包括对外接待费用、部门活动费用、部门加班餐费等不含食堂工作午餐。具体包含交际住宿安排、接待用餐、文娱活动、赠送礼品等。3.3.1.2交际应酬费的使用应以“厉行节约,合理开支,严格控制,超标自
7、负为原那么。3.3.1.3业务招待坚持对口接待的原那么。下属子公司、分公司总经理级领导,由办公室统一安排接待;下属子公司、分公司部门负责人及一般工作人员,由集团公司对口职能部门与办公室会商后安排接待;外部单位一般人员,由集团公司对口职能部门或业务部门安排接待,外部单位重要领导应与办公室会商接待。3.3.1.4业务招待陪同人员坚持对口陪同的原那么。招待子公司、分公司总经理级领导,由集团公司高管成员、办公室或相关部室负责人陪同;招待子公司、分公司部门负责人,一般由一至二名集团公司领导和对口职能部门负责人陪同;招待子公司、分公司一般工作人员,一般由对口职能部门负责人与相关人员陪同。确因工作需要招待重
8、要客人,各相关部门可请分管领导出席。各类业务招待,接待部门应适当从紧控制陪同人员,陪同人员一般不应超过需接待人员的3倍。假设需接待人员为1人,3倍的陪同人员数量限制可以有所放宽,但最多不能超过6倍。陪同人数超过3倍必须事先经分管领导批准,该书面批准文件作为费用报销必备附件。 3.3.1.5接待标准: 3.3.1.6交际应酬费严格实行预算方案额度控制和事前审批制度,各部门突破预算总额指标或费用方案总额、单次招待标准后的支出应报集团总经理批准。各部门执行交际业务前,应填写?业务招待费申请单?,经部门负责人签字后报办公室审核,由办公室复核招待标准并报分管领导同意前方可执行。?业务招待费申请单?一式两
9、份,申请部门和办公室各执一份。交际费要坚持不超时序的原那么即一月费用必须在四月前报销,以此类推,下同,超出当季度时序进度的不予报销列帐。考虑到企业经营工作实际,董事长和集团公司高管不须填写?业务招待费申请单?,但也要坚持不超时序、总额控制的原那么。3.3.1.7一次报销6000元以下的逐级上报,由分管领导最终批准;一次报销6000元含以上的逐级上报,最后由集团总经理最终批准,详见?费用报销授权权限一览表?。公司重大接待活动主办部门应专项申请费用额度,在额度 部门负责人发生的交际费经部门第二负责人签字,按审批的权限报分管领导或集团总经理审批;分管领导及高管级以上人员的交际费用由集团总经理授权签批
10、;3.3.1.8各部门分别设置各部门交际应酬费台帐,集团高管级以上人员单设个人交际应酬费台账,财务部应按部门、费用工程建立明细账,各项交际应酬费报销后,各部门须按真实原那么逐笔记录交际时间、地点和具体内容,按月送交财务部会计审核无误后签字。各部门交际费台账根据需要提交部门领导、分管领导、总经理审阅。3.3.1.9交际应酬费报帐时实行两单一票的原那么。招待费发票必须用中文注明开支内容、日期、人数、金额等, 并由经办人签字。由接待人员在招待任务完成之后的一周内凭财务规定的费用报销单、业务招待费申请单和招待费用的正式发票、到办公室验证,由办公室确认单次招待节超情况后,再持费用报销单、业务招待费申请单
11、和正式发票按报销审批程序审批,由出纳办理付款。3.3.1.10负责接待人员未按规定将业务招待申请单送交办公室复核招待额度及验证招待节超情况,每发生一次扣罚经办人部门领导和负责接待人员各200元;办公室收到业务招待申请单而未能在招待前严格按标准复核招待额度、未能在招待后验证招待费节超情况,每发生一次罚办公室负责人200元,各部门未能做好每季度时序进度控制的,每发生一次罚相关部门负责人200元,负责接待人员在申请中有虚假行为,每发生一次扣罚该部门负责人和接待人员各500元并通报批评。3.3.1.11财务部按年度评审各部门执行交际应酬费制度情况,对实行交际应酬费总额控制和严格执行单次招待标准且厉行节
12、约的部门给予1000-3000元奖励。3.3.2差旅费3.3.2.1审批权限:各部门执行出差任务前,应填写?出差申请表?,经部门负责人签字并报办公室审核后执行。差旅费要坚持不超时序的原那么,超出当季度时序进度的不予报销列帐。考虑到企业经营工作实际,董事长和集团公司高管不须填写?出差申请单?,但也要坚持不超时序、总额控制的原那么。部门职员的差旅费由部门领导批准,财务部审核,一次报销6,000元以下的差旅费用须报分管领导最终审批,一次报销超过6000元含以上的由集团总经理最终审批。部门负责人发生的差旅费经部门第二负责人签字,由财务部审核后,按审批权限报分管领导或集团总经理审批;集团公司高管领导的差
13、旅费用不管金额大小由集团总经理签批。3.3.2.2报销标准A往返交通费:公司职员公务出差可乘坐汽车、火车或飞机等交通工具。非紧急外出,原那么上以陆路交通为优先出行方式,如果有打折的机票比陆路交通票还要优惠的,也可乘坐飞机,费用按标准凭票报销,具体标准按本制度规定执行。B出差住宿费在以下规定的金额标准内或星级酒店标准内报销。12小时,可购同席卧铺票,凭票实报。订票费用按每张票最高30元标准执行,低于30元的按实际订票费用执行。出差人员乘坐汽车,应按票面载明起止地点的正规电脑打印汽车发票据实报销包括保险费。轮船原那么上按低于等于二等舱的标准据实报销。除乘坐火车外其余票不考虑订票费用。出差住宿费超出
14、规定金额或标准的,出差人员应先将报销发票呈分管领导在住宿发票上签批意见。然后经部门领导、财务领导审核后,按审批权限报批前方可报销。两人以上同行出差,可与职级最高者入住同一酒店,但限于标准间。入住酒店应选择签约酒店。C对于自行安排住宿而不报销住宿费者,每晚补贴100元;出差由对方单位提供住宿的、出差住在集团所属公司宿舍的、出差至父母及家庭所在地的,不发补贴。D出差伙食补助费:除董事长按实报销外,其他员工不分职级,按一般地区80元/天,特殊地区指北京、上海、深圳90元/天,港澳按120元/天。集团及部门异地会议、各种培训等食宿费用全包的,不发补助。出访欧洲、美国、加拿大、日本、新加坡、澳大利亚、新
15、西兰等兴旺国家伙食费用不得高于35美元/人/天;出访非洲、蒙古、哈萨克斯坦、东南亚等欠兴旺国家按不得高于20美元/人/天。 E出差交通费:可报销出发至机场的士费或机场大巴费。出差地市内交通优先采用公共交通,确因业务需要乘坐出租的,一天的出租车费用报销额度不得高于50元。出差地至机场的交通费在标准内按实报销。出租车费用超过标准,出差人须将出租车票呈分管领导在出租车票上签批意见。由出差地单位负责接送的不再报销交通费。实行机打票据的城市只认可机打票据。F因公差旅费等在报销标准内实报实销。事前经本部门领导批准, 出差期间就近返家探亲的,个人承当其绕道交通费,不发绕道及在家期间的出差补助费。出差一律按最
16、近路线计算里程,严禁绕道,绕道不予报销住宿费、伙食补助费。出差人员自带车辆的,一律不报销交通费。G集团公司人员应邀请出差到子公司、分公司,经协商由子公司、分公司承当的局部费用,应将机票、房费发票直接交由承当单位报销。已有承当单位报销的局部费用,集团公司不再重复报销。3.3.2.3报销要求A交通费、住宿费、伙食补助可于出国前由组团负责人或负责人指定专人从财务部借款,并统一掌握,统一使用,回国后凭有效发票报销,特殊情况可包干使用。B出差人返回后一周内在?出差申请表?上填写出差事项办理结果,并交办公室确认实际出差天数;各种有效报销凭证必须将开支内容、日期、人数、金额等不明确的内容用中文补全, 并由经
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