公路工程项目文件材料立卷归档制度cqxx.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.公路工程程项目文件材料料立卷归归档实施施办法第一章 总则为规范公公路工程程项目文文件材料料立卷归归档工作作,保证证工程项项目档案案内在质质量,根根据交通通部令20004年第3号公公路工程程竣(交交)工验验收办法法和山山东省交交通厅鲁鲁交办200035号山山东省公公路工程程项目文文件材料料立卷归归档实施施办法,结结合我局局实际,特特制定本本办法。本办法适适用于全全市新建建、改建建和大修修工程项项目(包包括独立立的公路路桥梁、公公路隧道道和公路路渡口)。公路工程
2、程建设项项目从规规划、立立项、勘勘察设计计、施工工到竣工工使用全全过程中中形成的的,具有有查考利利用价值值应归档档保存的的文件材材料,均均按本办办法归档档。第二章 公路工工程文件件材料的的收集、整整理与组组卷公路工程程项目档档案文件件材料由由建设单单位组织织各参建建单位根根据交通通部及山山东省交交通厅所所规定的的文件归归档范围围和编制制办法,按按文件形形成的不不同阶段段、施工工工序先先后顺序序分别收收集、整整理、组组卷。原原件组卷卷后移交交建设单单位,各各单位形形成的文文件材料料如需保保存,由由各单位位复制归归档。组卷应遵遵循文件件材料的的自然形形成规律律和项目目档案的的成套性性、连续续性、系
3、系统性的的原则,科科学分类类,便于于查找利利用。一、竣工工文件编编制要求求1、竣工工文件应应全面正正确反映映工程实实施过程程的实际际情况。2、项目目准备阶阶段工程程管理性性文件和和交、竣竣工验收收阶段形形成的文文件材料料,由建建设单位位各承办办机构负负责收集集组卷。项项目建议议书、可可行性研研究及批批复、总总体规划划设计、审审批的各各阶段设设计及有有关文件件、竣工工验收鉴鉴定书、验验收委员员会名册册、征地地拆迁文文件、招招标投标标与评标标文件、承承包合同同、合同同协议,以以及交、竣竣工验收收文件、竣竣工决算算及审计计、环保保、档案案验收等等报告,应应分别根根据文件件材料形形成的阶阶段和内内容分
4、类类收集、整整理、组组卷。3、工程程设计文文件由建建设单位位负责收收集。地地质勘察察材料、总总体规划划设计、初初步设计计、方案案设计、技技术设计计、施工工图设计计、工程程概算等等文件材材料,按按项目、阶阶段、专专业结构构分别整整理组卷卷。变更更设计文文件和变变更图纸纸,按文文件在前前,图纸纸在后顺顺序组卷卷。4、工程程施工阶阶段形成成的文件件材料,由由施工单单位负责责收集、整整理、组组卷。路路基依路路线进行行方向,按按起讫里里程及整整桩号整整理归档档并依次次排列,桥桥涵构造造物依路路线进行行方向单单独组卷卷。开工工报告、施施工组织织设计、施施工计划划、施工工日志及及中间验验收等,分分别按合合同
5、段的的完成顺顺序组卷卷。单位位、分部部、分项项(汇总总表)工工程质量量检验报报告单、施施工检查查、检测测表及该该分项工工程质量量评定(放放在首页页),按按检验顺顺序组成成专卷。原原材料出出厂证明明、成品品半成品品出厂证证明和各各种试验验记录(不不含工程程检验性性试验记记录)等等,按单单位工程程分别单单独组卷卷(试验验台帐放放在首页页,并将将自检、抽抽检送检检试验记记录按顺顺序排列列,其中中抽检不不含监理理抽检)。若若一个单单位工程程试验文文件较多多时,可可按若干干分部(项项)工程程组卷。重重大质量量事故处处理和施施工中遇遇到的非非正常情情况记录录,分别别单独组组卷。会会议纪要要和监理理文件,按
6、按单位(项项)工程程组卷。收收尾工程程或后评评价形成成的文件件按本办办法有关关规定整整理归档档。5、公路路工程监监理工作作形成的的监理文文件材料料由监理理单位负负责收集集、整理理、组卷卷。监理理工程师师与建设设单位、施施工单位位等单位位之间的的有关质质量、进进度和费费用,以以及合同同管理的的往来函函件和报报告等,均均应分类类编号归归档保存存。管理理性文件件如监理理工作指指令、开开工令、临临时停工工令、复复工令、备备忘录、会会议纪要要、监理理日志(记记)以及及与有关关单位的的来往文文件等,监监理单位位按阶段段、问题题分类整整理组卷卷。其中中,监理理日志按按时间先先后顺序序单独组组卷。依依据性文文
7、件如监监理规划划(或监监理大纲纲)、监监理实施施细则等等,在文文件形成成后组卷卷。工作作性文件件如工程程质量控控制、计计量管理理、进度度控制、技技术管理理、工程程变更、计计量支付付(含变变更支付付、索赔赔支付)、合合同管理理(含价价格调整整、争端端处理、索索赔与延延期处理理等),要要分别单单独组卷卷。监理理月报按按年度组组卷。组组卷时过过程文件件(如请请示与批批复、来来文与复复文等)一一并归档档。没有有结论的的请示和和报告可可单独存存放,待待竣工验验收后处处理。监监理独立立检查、抽抽查的标标准试验验或平行行试验,按按分项分分部工程程排序单单独组卷卷。6、科研研课题文文件材料料由承办办单位负负责
8、收集集和整理理。7、交通通安全设设施和机机电系统统项目文文件材料料由承包包单位负负责收集集和整理理。竣工文件件是工程程实际反反映,是是工程重重要档案案。为了了做好这这项工作作,特提提出对文文字材料料、竣工工图表、音音像资料料的编制制要求:(一)文文字材料料1、项目目公文的的格式必必须规范范。2、归档档文字材材料要齐齐全、完完整、准准确,布局要要美观、整整洁、合合理,左左侧留出出15mmm的装装订线。3、归档档文件材材料,必必须书写写工整,字字迹、线线条清晰晰耐久,表表格统一一规范(文文字、表表格A4,图纸A3),禁禁止涂改改,禁止止使用不不能长久久保存的的书写工工具书写写。凡由由易褪色色书写材
9、材料制成成的文件件材料应应复印保保存。(二)竣竣工图表表1、竣工工图要全全面、准准确地反反映竣工工路线、路路基、路路面、桥桥梁、隧隧道、涵涵洞、路路基防护护,以及及互通式式交叉工工程等全全部施工工实际造造型和特特征。2、施工工图没有有变动的的,由竣竣工图编编制单位位在施工工图上加加盖竣工工图章作作为竣工工图,如如有一般般性图纸纸变更及及符合划划改要求求变更的的,可在在原图上上修改,并并加盖竣竣工图章章作为竣竣工图。3、凡结结构、工工艺、平平面布置置等重大大改变及及图幅变变更面积积超过10%的,应应重新绘绘制竣工工图,重重新绘制制的竣工工图应保保留原设设计图图图表的内内容,图图纸标题题栏上应应增
10、加一一栏“编制人”、“技术负负责人”、“驻地监监理”等栏目目,并加加盖竣工工图章。4、竣工工图章应应使用不不褪色的的红印泥泥,竣工工图章的的内容包包括XXXXX工程竣竣工图、编编制单位位名称、编编制人、技技术负责责人、编编制日期期、监理理单位名名称和监监理负责责人,图图章规格格尺寸为为80*60mmm。图图章所盖盖位置应应在图纸纸右下方方,或盖盖在不压压图形和和文字的的空白处处,如当当页已满满,可盖盖在图纸纸的反面面左下角角(见下下图)。(编制单单位名称称)竣 工工 图编制人技术负责责人编制日期期 监理单单位名称称监理负责责人6cm8cm注:图章章字体用用4号仿宋宋刻制。5、竣工工图章内内容要
11、逐逐项填写写,不留留空格,技技术负责责人要严严格审核核签字。6、 竣竣工图纸纸要清晰晰,按2977*4220mmm(A33)规格左左侧装订订成册对对折入盒盒,大于于A3规格的的图纸应应逐张按按手风琴琴式折叠叠成2977*2110mmm(A44)规格,图图标外露露装入盒盒,按图图号由小小到大排排列。(三)、音音像(电电子)档档案资料料1、声像像(照片片)档案由由形成单单位收集集按时间间整理。声声像(照照片)按照照片档案案管理规规范(GB/T111812220002)的要求求组卷。一一般以一一组照片片为单位位填写文文字说明明(分组组说明),表表示一组组照片的的内容基基本上反反映同一一组题材材。录像
12、像材料要要将文字字说明(包包括录制制说明、录录制单位位、录制制人)贴贴在背面面上,并并在卷脊脊处逐件件编号,标标明带长长及年、月月、日,并并逐张编编号,填填写卷内内目录。2、电子子文件的的管理和和归档,按按CAD电子文文件光盘盘存储、归归档与档档案管理理要求(GB/1767811999)办理。(四)、其其他交工申请请,施工工总结、监监理总结结单独交交业主装装订成册册。二、档案案案卷编编制及质质量要求求案卷是由由案卷封封面和卷卷脊、卷卷内文件件目录、卷卷内文件件及备考考表组成成。(一)、案案卷封面面的编制制1、档号号,填写写档案分分类号和和案卷顺顺序号本档号实实行六级级类目。一一级类目目采用两两
13、个汉字字拼音字字母表示示;二级级、三级级统一采采用阿拉拉伯数字字表示。既既先用汉汉语拼音音表示一一级类目目,字母母后第一一位数字字表示二二级类目目,圆点点表示类类级,圆圆点后的的数字为为三级类类目,其其它类目目依次类类推。如:GLL511S110341,2,3,n(4号宋体体字)GL:一一级类目目公路代代号5:二级级类目公路工工程 1:三级级类目道路S1033:四级级类目省道路路线代码码4:五级级类目依据八八大类排排序1,2,3n:案卷卷顺序号号2、档案案馆号,暂暂不填写写3、案卷卷题名,主主要包括括工程项项目的名名称、起起讫桩号号、单位位工程名名称及文文件名称称。案卷卷题名应应简明扼扼要、准
14、准确揭示示卷内科科技文件件材料的的内容。案案卷题名名从左至至右排列列首行空空二个字字,按段段落式填填写。4、编制制单位,指指案卷形形成单位位。5、编制制日期,指指案卷形形成日期期。6、保管管期限,填填写规定定的保管管期限。7、密级级,暂不不填写。8、卷脊脊,填写写档号和和案卷题题名,并并与案卷卷封面对对应内容容保持一一致。档号用四四号加粗粗宋体,分分二行横横排打印印,第一一行是分分类号到到四级类类目,第第二行是是五级类类目和五五级类目目案卷顺顺序号。案卷题名名从右至至左竖行行排列,首首行空二二个字,按按段落式式填写。根根据卷脊脊的厚度度用3号或4号加粗粗宋体字字打印。桩桩号打印印要横排排,字头
15、头向右。案卷封面面、卷脊脊内容统统一打印印在与卷卷盒颜色色相近的的牛皮纸纸上,贴贴在对应应的位置置。案卷封面面所填各各项内容容,各编编制单位位先以铅铅笔填写写,待验验收合格格后,由由编制单单位按上上述内容容填写。(二)、卷卷内文件件目录的的编制1、件号号:填写写文件排排列的顺顺序号,用用阿拉伯伯数字从从1起依次次标注(卷卷内目录录不编页页码)。2、文号号:填写写文件材材料的原原始编号号或图号号。3、责任任者:填填写科技技文件材材料的直直接编制制部门或或主要责责任者,可可采用通通用的标标准简称称。4、文件件题名:填写文文件材料料标题的的全称,如如没有标标题或标标题不能能说明文文件材料料内容的的,
16、应自自拟题名名,并用用 括起起来。填填写时开开头空格格二个字字,以段段落式填填写,横横格内不不能超过过三行字字。5、日期期:填写写编制科科技文件件材料的的年、月月、日。填填写时可可省略“年、月月、日”字样,如如:“2000610026”。6、页数数:填写写每份文文件材料料的总页页数。如如有附件件的文件件,填写写每份文文件题名名所在的的页号,最最后一份份文件材材料填写写该文件件的首页页次至末末页的页页次。如如是一件件文件为为一卷填填写文件件,标注注文件起起止页号号。页号号用铅笔笔编写在在文件的的右下角角。双面面书写的的文件材材料的页页号,正正面在右右下角、反反面在左左下角编编写。7、备注注:留作
17、作对卷内内文件变变化时作作说明用用(如有有与科技技材料内内容相关关的特殊殊载体的的档案,要要求在此此栏标注注具体载载体的档档号)。 卷内目目录排列列在卷内内文件材材料的首首页之前前,独立立存放。(三)、卷卷内备考考表的编编制1、卷内内备考表表,排列列在卷内内文件材材料的尾尾页之后后,印刷刷在卷盒盒内右侧侧。其内内容应标标明案卷卷内文件件材料的的件数、总总页数以以及在组组卷和案案卷使用用过程中中需要说说明的问问题。总总页数要要求填写写卷内文文件件数数的页数数总和。2、立卷卷人:由由档案整整理组卷卷人签名名。3、审核核人:由由组卷单单位技术术负责人人或审核核人签名名。4、立卷卷时间:填写完完成立卷
18、卷的日期期。5、审核核时间:审核案案卷完成成的日期期。借阅守则则印刷在在卷盒内内左侧。(四)、档档号章档号章内内容包括括分类号号、案卷卷号、件件号和页页数(见见下图),填填写时用用4号仿宋宋体。6cm档 号2cm件 号页 数档号章盖盖在每份份文件首首面的左左上角,距距上边沿沿10mmm,左边边沿200mm的的位置。(五)、装装订案卷内文文件采用用三孔一一线(白白色档案案专用线线)方法法装订,天天、地各各距500mm,装装订线距距左纸边边15mmm。装订订前必须须去掉金金属物。文文件材料料装订边边和下边边一定要要取齐;横表格格的文件件材料,应应把表头头向左装装订。对对批示、签签注意见见写在文文件
19、装订订线上的的,应予予以粘贴贴补宽。对对用纸欠欠规范的的文件要要进行补补贴或折折叠。图图纸可以以装订或或不装订订,不装装订的图图纸需逐逐张加盖盖档号章章,并按按图号由由小到大大排列。施工过程程中形成成的文件件资料,可可分件装装订,每每件厚度度约20mmm左右。档案盒、卷卷内表格格的规格格档案盒规规格为:(山东东省交通通厅监制制)3100*2220*440mmm(20mmm、30mmm、50mmm)案卷目录录、卷内内目录、档档案移交交表等统统一规格格为:2100*2997mmm(A4)。(六)、案案卷质量量标准:1、归档档文件,齐齐全完整整;2、分类类清楚,保保持联系系;3、题名名确切,容容易查
20、找找;4、卷内内排列,系系统条理理;5、保管管期限准准确;6、案卷卷装订整整齐美观观;7、声像像资料清清楚清晰晰。三、照片片档案的的编制与与归档要要求:照片档案案按照照片档案案管理规规范(GB/T 111811220002)的要要求归档档。1、照片片档案的的整理要要求:(1)底底片、照照片、文文字说明明齐全完完整。(2)文文字材料料与图像像材料相相符。(3)编编制照片片档案总总说明、案案卷目录录。2、文字字说明的的编写:文字说明明应用简简洁的语语言概括括出照片片档案反反映的内内容。一一般包括括事由、时时间、地地点、人人物、背背景、摄摄影者六六要素。编编写文字字说明应应综合运运用六个个要素,概概
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