“再看OA”系列讲座为OA正本清源bpx.docx
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.“再看OAA”系列讲讲座之一:为OA正正本清源中国软件行行业协会副副秘书长 吴克克忠20022-7-229伴随着企业业ERP建建设、政府府电子政务务建设的热热潮,曾经经淹没在IInterrnet、.comm中的一个个名词OA(办办公自动化化 Offfice Autoomatiion,简简称OA)开开始再次频频频牵动人人们的眼球球。此次OOA回潮,裹裹挟着电子子商务、电电子政务甚甚至知识管管理的内容容。有人认认为OA(即即广义OAA)包含了了电子政务务和电子商
2、商务,有人人认为电子子政务和电电子商务包包含着OAA,对于知知识管理,它它是OA的的新衣,还还是OA真真正长大了了?借助近近日召开OOA20002办公公自动化国国际学术研研讨暨展览览会召开之之际,中中国计算机机用户特特邀相关领领域的多位位专家,与与我们共同同探讨OAA这个话题题,希望通通过OA发发展过程、实践应用用、技术演演变等方面面的系列讲讲座,梳理理一下OAA的脉络,勾勾画一个OOA的新形形象。 OA是是集成的办办公环境办公自自动化(OOfficce Auutomaationn,简称OOA)是220世纪770年代中中期发达国国家迅速发发展起来的的一门综合合性技术。我国的OOA经过从从80年
3、代代末至今110多年的的发展,已已从最初提提供面向单单机的辅助助办公产品品,发展到到今天可提提供面向应应用的大型型协同工作作产品。现现在,办公公自动化到到底要解决决什么问题题呢?我们们说,办公公自动化就就是要创造造一个集成成的办公环环境,使所所有的办公公人员都在在同一个桌桌面环境下下一起工作作。具体来来说,主要要实现下面面七个方面面的功能:(一一)建立内内部的通信信平台。建建立组织内内部的邮件件系统,使使组织内部部的通信和和信息交流流快捷通畅畅。(二)建立立信息发布布的平台。在内部建建立一个有有效的信息息发布和交交流的场所所,例如电电子公告、电子论坛坛、电子刊刊物,使内内部的规章章制度、新新闻
4、简报、技术交流流、公告事事项等能够够在企业或或机关内部部员工之间间得到广泛泛的传播,使使员工能够够了解单位位的发展动动态。(三)实实现工作流流程的自动动化。这牵牵涉到流转转过程的实实时监控、跟踪,解解决多岗位位、多部门门之间的协协同工作问问题,实现现高效率的的协作。我我们都知道道,各个单单位都存在在着大量流流程化的工工作,例如如公文的处处理、收发发文、各种种审批、请请示、汇报报等,都是是一些流程程化的工作作,通过实实现工作流流程的自动动化,就可可以规范各各项工作,提提高单位协协同工作的的效率。(四)实实现文档管管理的自动动化。可使使各类文档档(包括各各种文件、知识、信信息)能够够按权限进进行保
5、存、共享和使使用,并有有一个方便便的查找手手段。每个个单位都会会有大量的的文档,在在手工办公公的情况下下这些文档档都保存在在每个人的的文件柜里里。因此,文文档的保存存、共享、使用和再再利用是十十分困难的的。另外,在在手工办公公的情况下下文档的检检索存在非非常大的难难度。文档档多了,需需要什么东东西不能及及时找到,甚甚至找不到到。办公自自动化使各各种文档实实现电子化化,通过电电子文件柜柜的形式实实现文档的的保管,按按权限进行行使用和共共享。实现现办公自动动化以后,比比如说,某某个单位来来了一个新新员工,只只要管理员员给他注册册一个身份份文件,给给他一个口口令,他自自己上网就就可以看到到这个单位位
6、积累下来来的东西,规规章制度、各种技术术文件等等等,只要他他的身份符符合权限可可以阅览的的范围,他他自然而然然都能看到到,这样就就减少了很很多培训环环节。(五)辅辅助办公。它牵涉的的内容比较较多,像会会议管理、车辆管理理、物品管管理、图书书管理等与与我们日常常事务性的的办公工作作相结合的的各种辅助助办公,实实现了这些些辅助办公公的自动化化。(六六)信息集集成。我们们每一个单单位,都存存在大量的的业务系统统,如购销销存、ERRP等各种种业务系统统,企业的的信息源往往往都在这这个业务系系统里,办办公自动化化系统应该该跟这些业业务系统实实现很好的的集成,使使相关的人人员能够有有效地获得得整体的信信息
7、,提高高整体的反反应速度和和决策能力力。(七七)实现分分布式办公公。这就是是要支持多多分支机构构、跨地域域的办公模模式以及移移动办公。现在来讲讲,地域分分布越来越越广,移动动办公和跨跨地域办公公成为很迫迫切的一种种需求。OA的的这些功能能也就规定定了它的存存在范畴。OA是使使政府和企企业的办公公自动化并并辅助工作作人员办公公。国内实实现办公自自动化应用用软件在短短短10多多年时间内内,已经经经历了三个个发展阶段段,实现了了两个革命命性的飞跃跃。第第一代OAA从880年代中中期起步的的第一代办办公系统以以个人电脑脑、办公套套件为主要要标志,实实现了数据据统计和文文档写作电电子化,完完成了办公公信
8、息载体体从原始纸纸介质方式式向电子比比特方式的的飞跃。第二代代OA从20世世纪90年年代中期开开始,随着着以Lottus NNotess为代表的的工作流群群件技术的的面世,以以及网络通通信技术的的长足发展展,办公自自动化系统统发生了第第一次革命命性演进,第第二代办公公自动化系系统以网络络技术和协协同工作技技术为主要要特征,实实现了工作作流程自动动化,收发发文从传统统的手工方方式向工作作流自动化化方式的飞飞跃。第三代OOA随随着21世世纪知识经经济时代的的来临,知知识成为经经济增长和和社会发展展及企业成成长的关键键性资源,最最大限度地地掌握和利利用知识越越来越成为为企业与政政府信息化化建设的核核
9、心。对知知识前所未未有的重视视,使以工工作流为中中心的办公公自动化系系统开始提提升到以知知识管理为为核心的第第三代办公公自动化系系统。与前前两代相比比,第三代代OA是集集信息处理理、业务流流程和知识识管理于一一体的应用用系统。它它把现有的的“决策支支持系统”发展为“决策智能能系统”,并并以知识管管理为核心心,提供了了丰富的学学习功能与与知识共享享机制,确确保使用者者能够随时时随地根据据需要向专专家学习、向单位现现有知识学学习,使员员工在办公公自动化系系统中的被被动地位转转向主动,从从而在提升升每个员工工创造能力力的过程中中,大大提提高企业与与机关的整整体创新和和应变能力力。可以说说,第三代代O
10、A是一一个帮助用用户从“如如何做”转转到“知道道如何做”的过程。电子子政务与OOA电电子政务基基于网络的的应用主要要包含:政政府部门内内部的电子子化办公;政府各部部门之间以以及与金融融、电力等等重要营运运部门之间间通过计算算机网络进进行的信息息共享和实实时通信;政府部门门与民众之之间通过网网络的双向向信息交流流。政政府电子化化办公(OOA)包括括:第一,实实现内部信信息共享、内部资源源整合、内内部决策支支持;第二二,对外提提供公众服服务方面,只只要是当前前政府应该该做的事情情,电子政政务都应该该涵盖,像像网上工商商、网上税税务、网上上社保等。概括起来来,网上业业务的模式式应包括GG to B、
11、G to CC和G tto G。所以,电电子政务的的第一方面面是OA的的范畴。第第二方面,像像网上工商商、网上税税务、网上上社保等具具体业务就就不属于它它的范畴了了。由此可可见,OAA是电子政政务的主要要内容之一一。与与OA相关关的信息技技术包括WWeb应用用、数据库库、全文信信息检索、数据仓库库与挖掘分分析、网络络连接、数数据通信、安全技术术等。这就就需要建立立OA处理理流程的规规范标准,使使数据交换换和业务自自动处理能能够在异构构平台中实实现,做到到灵活、有有效、多元元化的信息息流管理。电子政务务同样需要要这些技术术的支持。所以OAA为电子政政务建立了了应用平台台,OA是是电子政务务的基础
12、。企业业信息化与与OA在网络时时代里,企企业的管理理重点已从从物流、资资金流逐渐渐向信息流流跨越,信信息流更多多地体现为为电子文档档,它的交交互性能有有效改善办办公的效率率,而“办办公”实际际上又是通通过单位内内部人与人人、人与部部门、部门门之间信息息的收集、组织、共共享、传播播等行为的的协调来实实现单位整整体目标的的过程。因因此,实现现办公自动动化正是控控制管理信信息流的直直接手段,办办公自动化化能够帮助助我们对信信息流进行行科学合理理的控制,提提高办公效效率。所以以OA是管管理信息系系统(MIIS)的基基础。OAA 要从MMIS、EERP、电电子商务等等系统中提提取信息,用用于辅助决决策。
13、一个理想想的企业OOA系统应应具备以下下平台:企业通通信平台: 建立本本企业范围围内的电子子邮件系统统,使企业业内部通信信与信息交交流快捷流流畅,并且且与Intterneet邮件互互通。信息发布布平台: 为企业的的信息发布布、交流提提供一个有有效的场所所,使企业业的规章制制度、新闻闻简报、技技术交流、公告事项项及时传播播,使企业业员工能及及时感知企企业发展动动态。协同工作作平台: 将企业的的传统垂直直化领导模模式转化为为基于项目目或任务的的“扁平式式管理”模模式,使普普通员工与与管理层之之间的距离离在物理空空间上缩小小的同时,心心理距离也也将逐渐缩缩小,提高高企业团队队化协作能能力,最大大限度
14、地释释放人的创创造力。公文流流转平台: 改变了了企业传统统纸质公文文办公模式式,企业内内外部的收收发文、呈呈批件、文文件管理、档案管理理、报表传传递、会议议通知等均均采用电子子起草、传传阅、审批批、会签、签发、归归档等电子子化流转方方式,真正正实现无纸纸化办公。日常常办公平台台: 改变变了传统的的集中办公公室的办公公方式,扩扩大了办公公区域,用用户可在家家中、城市市各地甚至至世界各个个角落通过过网络连接接随时办公公。信信息集成平平台: 现现代企业中中已存在的的MIS系系统、ERRP系统、财务系统统等存储着着企业一些些经营管理理业务数据据,对企业业的经营运运作起着关关键性作用用,但它们们都是相对
15、对独立的、静态的;OA系统统具备数据据接口功能能,能把企企业原有的的业务系统统数据集成成到工作流流系统中,使使企业员工工能有效获获取处理信信息,提高高企业整体体反应速度度。知知识管理平平台:系统统性地利用用企业积累累的信息资资源、专家家技能,改改进企业的的创新能力力、快速响响应能力,提提高生产效效率和员工工的技能素素质。OA的外外延应与国国际接轨虽然伴伴随信息技技术的飞速速发展,出出现了电子子政务和电电子商务等等新的ITT应用,但但是OA并并没有死亡亡,它也在在发展。因因此,我们们不能将OOA取代电电子商务,提提出所谓的的“广义的的OA”,也也不应把OOA看成一一成不变。目前在国国外延,OOA
16、技术在在不断发展展,OA的的新产品层层出不穷。因此,我我们对OAA的内含应应该与国际际接轨,同同时也使我我们对OAA有恰当的的认识。 “再看OAA”系列讲讲座之二:OA为何何用不好?中共中央对对外联络部部信息化工工作办公室室主任任锦华 22002-8-111每一罐罐牛奶都有有保鲜期,每每一个学位位也都有保保鲜期,每每一个应用用系统更有有保鲜期。要能使系系统应用跟跟上业务工工作发展变变化的需求求,系统开开发者和应应用者就要要不断学习习,才能“保鲜”。作者者简介:任任锦华,中中共中央对对外联络部部信息化工工作办公室室主任,中中共中央对对外联络部部办公厅信信息办暨机机要处处长长,兼任“政务GIIS专
17、业委委员会”委委员、国家家档案局科科研所OAA项目高级级顾问,以以及中共中中央国家机机关工委、中共中央央文献研究究室、国务务院港澳事事务办公室室办公自动动化顾问。虽然然办公自动动化(oaa)是个老老话题,但但它是政府府、企业信信息化管理理的基础,建建不好oaa、用不好好oa,如如同没有根根基的灯塔塔,再漂亮亮的塔尖也也是危险的的。所以,众众多为电子子商务、电电子政务建建设苦恼的的单位,可可以先考虑虑一下,ooa为何用用不好?没有把把握好定位位问题在我国政政府机关建建设OA,必必须认识到到OA工作作是一项综综合协调、涉及多方方面工作的的服务与管管理行为。只有同步步做好各方方面工作,并并将各方面面
18、的需求在在软件开发发中完整地地体现出来来,OA的的优势才能能充分地发发挥出来,有有价值的信信息才能得得到充分的的共享。但但在实际工工作中,这这一点还没没有得到充充分的认识识,致使多多数单位都都在走重复复的弯路。大家都重重视硬件系系统的建设设,轻视软软件的开发发。花1000万元可可以买三卡卡车微机,领领导看了也也满意,而而花1000万元开发发的软件,不不过就是几几张软盘或或一张光盘盘,领导看看了也觉得得不值。然然而,知识识的价值就就体现在其其中,这不不是人的主主观意志可可以改变的的。此此外,多年年来,不少少单位是按按常规进行行OA建设设的,这些些单位相继继成立了信信息中心,任任命了众多多的行政领
19、领导和高职职人员。技技术部门的的领导和技技术人员先先进行周密密的方案设设计,经过过层层领导导审批(这这也是机关关现有的、不科学的的规章制度度),再根根据已批方方案实施软软件开发。这要求开开发者不仅仅要在短时时间内把原原有的、不不同行业的的全部工作作方式完全全掌握,而而且要设计计出一套全全新的工作作方式,这这在实际工工作中是根根本做不到到的。首先,计计算机技术术人员仅仅仅是掌握运运用计算机机技术的能能力,而不不具备快速速学习掌握握其它行业业工作方式式的能力,短短期内技术术人员不可可能完全掌掌握本身并并不了解的的其它部门门原有的工工作内容,这这样全新工工作模式的的再创造也也就无从谈谈起,做出出来的
20、软件件多是简单单的模仿,操操作复杂,没没有什么实实用价值。其次次,一种新新的工作方方式的产生生与确定,必必然要经过过用户反复复的试验、修改与完完善,不可可能由技术术人员在机机房中凭借借设计图表表、编程算算法而一次次确定,更更不可能由由计算机自自动产生出出来。第三,有有些单位引引进了商业业公司开发发的一些通通用OA软软件,想在在本单位直直接推广应应用,但在在实际工作作中,每个个部委都承承担着其他他单位所不不承担的工工作,即各各单位OAA工作的业业务需求不不一样,在在其他单位位成功的OOA软件并并不一定适适合本单位位的实际需需求。要想想真正投入入应用,就就必须根据据本单位的的实际情况况进行二次次开
21、发,而而这又涉及及软件源程程序有关问问题、技术术水平问题题,以及是是否全面了了解本单位位业务需求求等一系列列问题。第四,有有个别单位位技术部门门的领导或或高职人员员以领导或或专家身份份自居,很很难做到礼礼贤下士,于于是愚者由由于不耻下下问而变得得聪明,智智者由于不不屑询问而而变得迂腐腐,而基层层技术人员员又不掌握握宏观情况况,个别单单位的技术术部门做不不出理想的的软件也就就是正常的的事情。缺乏复复合型人才才办公公自动化工工作与其它它工作不同同之处就在在于所有环环节工作之之和相当于于环形链条条,只有所所有工作都都同步做好好了,所有有链条都接接起来了,系系统才能全全面运转起起来。否则则,只要有有一
22、个环节节断了,一一辆再好的的自行车也也只能推着着走;功能能再齐全的的软件,只只要有一处处存在致命命的缺陷,整整个软件系系统就不能能投入使用用。这就需需要有综合合协调能力力、综合管管理能力和和综合知识识的建设者者的培养。我在建设设中联部政政务系统的的工作过程程中,深感感学习的重重要,一个个系统的建建设工作,涉涉及多学科科的知识,对对各方面工工作不仅要要精通或熟熟悉,还要要做到统筹筹兼顾,综综合平衡。而我国的的政府机关关目前普遍遍缺乏精业业务、懂技技术的复合合型人才,各各单位在OOA系统的的建设过程程中,普遍遍比较重视视掌握单一一学科知识识的技术人人员培养,容容易忽视复复合型人才才的培养。这是OA
23、A应用效果果有限的另另一个重要要原因。需要不不断自我“否定”一位学学者曾说过过:“每罐罐牛奶都有有保鲜期,一个工程程学位只有有三年的保保鲜期。如如果你不能能不断更新新你的知识识,你的个个人价值会会不断下降降。”我认认为这一观观点非常适适用于机关关软件建设设工作。信信息化软件件建设需要要相关责任任者不断学学习新知识识、新技能能,并将各各学科新知知识有机地地集成在一一起。有一一种说法,在在北京中关关村三个月月不学新东东西,就成成为知识的的落伍者。机关信息息化软件建建设工作是是一项综合合性高科技技工作,要要求主要承承办者不断断地学习新新的知识来来更新自己己原有的知知识。否则则,建设一一个适用的的计算
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