某公司内审会议管理制度8191.docx
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1、会议制度1 目的和范围: 会议是公司内部沟通的最有效方式之一,建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作,以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道,从而有利于持续有效的制度化改进。其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参加的会议。2 职责2.1 总总经理/副总经经理2.1.11 主主持经理理例会、公公司专题题会议、管管理评审审会议、全全体员工工大会;2.1.22 指指定专人人追踪经经理例会会事项的的落实情情况;2.1.3 经理例会后后,指定专专人整理理会议记记录,形成并并发放会会议纪要要; 2.1.44 参参加相关关会议。2.2 总
2、经经理室2.2.11 总总经理秘秘书负责责经理例例会的通通知、召召集;总总经理室室有关人人员参加加经理例例会。2.2.22 总总经理室室通知召召开公司司员工大大会;2.2.33 组组织召开开公司专专题会议议;2.2.44 负负责组织织与质量量管理体体系有关关的会议议;2.2.55 总总经理室室副主任任负责经经理例会会和公司司专题会会议的会会议记录录、会议议纪要发发放、会会议布置置工作执执行情况况的追踪踪、落实实和反馈馈等工作作。 2.33 各部部门2.3.11 经经理例会会前向总总经理室室递交本本部门工工作周记记,部门门正职经经理和项项目部正正职经理理参加经经理例会会,布置置执行会会议安排排工
3、作;2.3.2 部门经理主主持召开开本部门门周会,负负责周会会精神在在本部门门内部的的沟通;2.3.3 业务主管部部门负责责业务专专题会议议的召开开,并组组织相关关部门参参加;指指定专人人做会议议记录,发发放会议议纪要、追追踪落实实会议布布置工作作;2.3.4 部门经理、人人力资源源部经理理审定并并批准员员工外出出参加外外部会议议(高级级员工由由总经理理批准);2.3.5 人力资源部部负责公公司员工工大会等等会议的的具体会会务安排排。3 工作流程 3.1 会会议类别别3.1.1 例会,包括括经理例例会、各各部室周周会、项项目部例例会、施施工监理理例会等等;3.1.2 专题会议,包包括公司司专题
4、会会议和部部门业务务专题会会议(针针对业务务专题由由业务主主管部门门牵头组组织有关关人员召召开,如如图纸会会审会议议、开标标评标会会议、合合同评审审会议等等);3.1.3 与质量管理理体系有有关的会会议,包包括内外外审首末末次会议议,内、外外部审核核会议,管管理评审审会议等等;3.1.4 全体员工大大会,包包括各种种动员大大会、年年初计划划动员会会、年终终总结表表彰会等等;3.1.5 其他内部会会议;3.1.6 外部会议:指公司司员工外外出参加加的由政政府、行行业协会会和其他他组织机机构主办办的各种种会议。3.2 会议组组织流程程 3.2.11 例例会3.2.11.1经经理例会会A经理例例会由
5、总总经理/副总经经理主持持,总经经理秘书书负责召召集,原原则上每每两周一一次。与与会人员员为各部部室正职职经理、总总经理室室有关人人员以及及总经理理指定的的其他员员工。原原则上每每三个月月召开一一次经理理例会扩扩大会议议,与会会人员范范围扩大大至公司司本部以以及各分分支机构构的所有有中、高高级职员员。B在例会会前,各各部室应应向总经经理室递递交部门门工作周周记一式式四份(分分发至总总经理、两两位副总总、记录录存档各各一份)。周周记包括括“本周工工作主要要情况”、“存在的的问题及及改进意意见”、“下周主主要工作作计划”三个栏栏目。总总经理室室指定专专人追踪踪上次经经理例会会事项的的落实情情况,并
6、并整理成成“经理例例会落实实情况” 一式四四份(分分发范围围同部门门工作周周记)。C在经理理例会上上,由副副总经理理通报上上次例会会已落实实事项和和未落实实或正在在办理中中的事项项;总经经理主持持讨论各各部室周周记“存在的的问题及及改进意意见”栏目中中提出的的问题,并并确定改改进意见见;总经经理主持持讨论会会上提出出的其他他问题。D在经理理例会后后,由总总经理室室副主任任整理会会议记录录,形成成会议纪纪要。会会议纪要要送呈副副总经理理审阅后后,及时时发放至至各与会会者手中中。与会会者应向向本部门门员工传传达会议议精神,安安排落实实会议布布置工作作。会议议纪要必必须编号号,标明明“机密”字样,注
7、注明会议议时间、地地点、参参加人员员、缺席席人员。经经理例会会纪要共共分“上次例例会未完完事项”和“本周例例会事项项”两个栏栏目。总总经理室室保存经经理例会会纪要、各各部室周周记、“经理例例会落实实情况”,并按按年度整整理成册册,按规规定,每每两年向向公司图图书档案案室移交交一次。3.2.11.2 各部室室周会 由各各部室经经理负责责主持召召开,会会议内容容包括传传达经理理例会精精神、安安排执行行经理例例会上布布置的工工作、通通报本周周工作主主要情况况、讨论论存在的的问题及及改进意意见、安安排下周周主要工工作计划划等等。原原则上每每隔一至至二周一一次,与与会人员员为各部部室全体体员工。各各部室
8、周周会应形形成书面面纪要或或以周记记的形式式体现,以以适当的的形式(如如在部门门办公室室的看板板上张贴贴)在部部门内部部传递,并并在当周周经理例例会前送送呈总经经理室。3.2.11.3项项目部例例会和项项目部参参与的施施工监理理例会 项目目部例会会和项目目部参与与的施工工监理例例会的有有关制度度参见施施工管理理程序。 3.2.22 专专题会议议3.2.22.1 公司专专题会议议总经理/副副总经理理根据公公司业务务运作的的需要确确定公司司专题会会议议题题、议程程时间、地地点、与与会人员员等,由由总经理理室根据据总经理理的意见见负责召召集有关关人员召召开专题题会议,并并负责会会议记录录、会议议纪要
9、发发放(发发放范围围:每一一位与会会者)和和会议布布置工作作的追踪踪落实等等。公司司专题会会议根据据具体情情况不定定期举行行。总经经理室保保存专题题会议纪纪要,并并按年度度整理成成册,定定期送公公司图书书档案室室存档。3.2.22.2业业务专题题会议由业务主管管部室负负责召集集,与会会者为各各有关部部室人员员。会议议应形成成书面纪纪要分发发至所有有与会部部门的主主管手中中,并由由专人对对会议布布置的工工作进行行追踪。业业务专题题会议根根据业务务开展情情况不定定期举行行,必要要时可针针对同一一专题举举行多次次会议,形形成系列列纪要。会会议纪要要的发放放和存档档同3.2.22.1的的有关规规定。
10、3.2.33 与与质量管管理体系系有关的的会议 与质质量管理理体系有有关的会会议,包包括内外外审首末末次会议议、内外外部审核核会议、管管理评审审会议等等,其有有关规定定参见工工作改进进管理程程序。 3.2.44 全全体员工工大会员工大会由由总经理理/副总经经理主持持,总经经理室通通知召开开,并布布置有关关部室准准备会议议资料,人人力资源源部负责责具体会会务安排排。员工工大会不不形成会会议纪要要,但总总经理室室应保存存会议有有关材料料,并定定期整理理归档。 3.2.55 其其他内部部会议 其他他内部会会议的有有关制度度参照上上述适用用的条款款执行。 3.2.66 外外部会议议公司员工外外出参加加
11、由政府府、行业业协会和和其他组组织机构构主办的的各种会会议,必必须征得得部门主主管同意意,如需需出差,必必须按照照人力力资源管管理办办理出差差申请手手续。员员工外出出开会期期间,必必须做好好会议记记录,返返回公司司后,必必须在一一周内整整理有关关资料,向向部门主主管或总总经理室室提交报报告,必必要时召召集有关关会议进进行传达达。 33.3 会会议纪要要及其他他会议文文件的归归档 会议纪纪要及其其他会议议文件归归档参照照档案案管理的的有关规规定执行行。4 相关文件4.1施施工管理理程序 4.2内内审程序序 4.3管管理评审审程序 4.4工工作改进进管理程程序 4.5人人力资源源管理制制度5. 相
12、关关表单、记记录 工作周周记 各种会会议纪要要6. 附表表 工作周周记(见见文件件管理程程序)编制:改革革领导小小组日期:20003.12.23审核: 日期: 批准: 日期: 27内审审程序1 目的和范围围:确定定质量管管理体系系是否符符合产品品实现的的策划要要求、本本标准要要求以及及组织自自定的质质量管理理体系要要求,确确保质量量管理体体系的有有效实施施和保持持。本程程序适用用于本公公司内部部质量审审核工作作,包括括与质量量管理体体系相关关的公司司领导层层、所有有的相关关部门和和项目部部等。2 职责2.1 管理者者代表2.1.1 确定审核核目的,下下达审核核指令;2.1.2 批准成立审审核组
13、,任任命审核核组组长长和组员员,并对对其实施施领导;2.1.3 审批内审报报告;2.1.4 协调解决内内部质量量审核中中出现的的其他问问题,批批准纠正正措施。2.2 总经经理室2.2.11 编编制公司司年度内内部质量量审核计计划;2.2.22 挑挑选与被被审核对对象无直直接关系系的内部部审核员员,报管管理者代代表审批批,组成成审核小小组;2.2.3 组织内部审审核的实实施;2.2.4 审核资料、文文件的管管理。2.3 审核核组长编制审核实实施日程程表、审审核实施施计划,组组织编制制审核检检查表,起起草审核核报告,对对审核报报告的全全面性和和准确性性负责,审审核纠正正措施。2.4 审核核员2.4
14、.1 理解并向受受审核部部门阐明明审核计计划的要要求,编编制“内部质质量检查查审核表表”;2.4.2 客观公正地地收集证证据、记记录,分分析写成成书面材材料向组组长报告告,保管管好与审审核有关关的文件件或开具具不合格格项报告告单;2.4.3 配合并支持持审核组组长的工工作。2.5 受审核核部门2.5.1 将审核目的的、范围围通知全全部有关关人员,提提供保证证审核过过程所需需有效的的资源,配配合审核核工作;2.5.2 制定和实施施针对审审核结果果采取的的纠正措措施;3 工工作程序序3.1 总经理室根根据质量量体系运运转的情情况,并并考虑以以前审核核的结果果,于年年末制订订出次年年“年度内内部质量
15、量体系审审核计划划”,交公公司管理理者代表表审批。一一般十二二个月内内至少进进行一次次,且两两次的间间隔少于于十二个个月。当当公司质质量管理理的内外外部环境境或条件件有重大大变化时时应及时时增加审审核频次次,原因因可包括括如机构构的变化化、严重重的客户户投诉、外外部审核核等。3.2 “年度内部部质量体体系审核核计划”必须覆覆盖公司司质量体体系所涉涉及的各各个部门门,各过过程、各各部室,每每年至少少进行一一次内部部质量审审核,对对较重要要的或问问题较多多的部门门审核次次数可以以适当增增加。年年度计划划执行中中,若发发现不合合理或不不合适时时,可由由管理者者代表在在执行中中任何时时候修改改。“年度
16、内内部质量量体系审审核计划划”的内容容主要为为:3.2.1 审核目的和和范围3.2.2 审核及受审审核的时时间安排排3.2.3 审核部门、单单位3.3 审核核准备:3.3.1 管理者代表表根据审审核部门门和工作作内容任任命具有有内部质质量审核核员资格格的人选选担任审审核组长长和审核核员。3.3.2 由审核组长长根据初初步确定定的审核核时间拟拟定审核核通知并并发给各各部门,各各部门确确认后编编制审核核实施计计划。3.3.3 由审核组长长组织审审核组成成员制定定审核实实施计划划。内容容包括:a. 受审核的部部门b. 审核的目的的、范围围和日期期c. 依据的文件件d. 审核的涉及及过程及及时间安安排
17、e. 审核员分工工审核实施计计划由管管理者代代表批准准。现场场审核前前,由审审核组长长提前向向受审核核部门发发出审核核实施计计划。 33.3.4准备备好审核核所依据据的文件件。审核核以GBB/T119000120000为标标准,公公司质量量管理体体系文件件、相关关法律、法法规、标标准、规规范、合合同等为为依据,以以客观、公公正为原原则,注注重审核核各个过过程的效效果和体体系的有有效性。3.3.55审核员员应事先先作好审审核准备备,包括括编写检检查表、明明确对分分工审核核的过程程和区域域如何审审核等。检检查表由由审核组组长审批批。3.4 审审核实施施3.4.11 召开首首次会议议(即动动员大会会
18、,总经经理、管管理者代代表、部部门经理理、审核核员参加加)。首首次会议议确认审审核的目目的、范范围、方方法、审审核依据据、审核核中注意意事项、日日期安排排等。3.4.22 现场审审核A. 审核的具体体内容按按照“内部质质量审核核检查表表”进行。 B. 审审核员通通过查阅阅文件、检检查现场场、交谈谈、收集集证据,检检查质量量体系运运行情况况,发现现不合格格项时,审审核员应应当场取取得受审审核部门门对不合合格事实实的确认认,若出出现意见见分歧,审审核员必必须耐心心说明,仍仍有异议议由审核核组长提提请管理理者代表表仲裁。3.4.33现场审审核后,召召开末次次会议,参参加会议议人员与与首次会会议人员员
19、相同,参参加者应应签到,会会议由总总经理室室作记录录。会议议上,审审核组长长应全面面总结质质量管理理体系的的运行情情况,并并说明不不合格项项的数量量与分类类,提出出纠正措措施的实实施要求求。3.5 “内部质质量审核核报告”由审核核组长编编写,管管理者代代表批准准后,报报送总经经理、管管理者代代表和有有关部门门,并作作为管理理评审的的输入。3.5.11 审核核报告内内容:A审核目目的,范范围,日日期B. 受审审核部门门C . 审审核依据据的文件件D .审核核员,受受审核部部门主要要参加人人员E . 审审核描述述F. 质质量管理理体系的的符合性性、有效效性G . 不不合格报报告及纠纠正要求求3.6
20、 审核报报告发放放范围: 3.66.1 总经理理,管理理者代表表3.6.22相关部部门3.6.33 受审审核部门门3.6.44 不合合格项所所涉及的的相关部部门3.7受审审核部门门在收到到审核报报告两天天内,对对不合格格项制定定纠正措措施,审审核组长长批准。对对短期内内无法纠纠正的不不合格项项,应继继续采取取纠正措措施。3.8总经经理室与与审核组组对纠正正措施中中的工作作项目进进行跟踪踪检查,检检验其有有效性并并记录在在内审审纠正措措施记录录表上上。3.9将审审核工作作的全部部记录,包包括审核核结果、不不合格项项报告、纠纠正或纠纠正措施施及其验验证、审审核结论论、审核核计划、各各审核员员的审核
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- 某公司 会议 管理制度 8191
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