制作ppt简报技巧.docx
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1、简报技巧谢宝暖国立台湾大学图书信息学系副教授电子邮件:pnhsiehccms.ntu.edu.tw个人网站站:这篇稿子子原是990年7月在政政治大学学研究究方法研习营营信息息搜集与与信息组组织的的教材,是个人人的心得得,挂上上网是希希望大家家能给我我建议和和指教,文章是是永远没没有写完完的时候候,网页页的好处处是我有有了新的的学习或或体验,或接到到顾客客的赐赐教,我我都可以以随时将将内容加加进来。一、前言言我们不知知道看过过多少人人做演示示文稿,听过多多少场演演讲,相相信大家家也都做做过演示示文稿,被邀请请演讲无无数次!演示文文稿,多多么容易易的一件件事!以以前我不不这么认认为,现现在还是是无
2、法这这么告诉诉自己。演示文稿稿的目的的在传达达讯息,所以有有演讲者者将整页页的文字字稿直接接影印成成投影片片;有演演讲者深深怕遗漏漏重要讯讯息,照照着投影影片的内内容逐字字宣读;有演讲讲者准备备的投影影片花俏俏得让我我觉得他他好象是是在教演演示文稿稿软件;也曾经经有过经经验,听听完一场场演讲回回来,我我竟不知知道演讲讲者长什什么模样样,因为为他始终终和我们们一样看看着屏幕幕自说自自话,我我只能看看到他的的背景。到底一场场成功的的演讲该该注意那那些细节节,一直直希望有有机会将将演示文文稿技巧巧的理论论与PoowerrPoiint实实务结合合,借着着这次研研习的机机会,将将初步的的汇整结结果与大大
3、家分享享,也请请大家不不吝指正正。二、演示示文稿成成功的关关键演示文稿稿成功的的关键可可以归纳纳为内容容、态度度/形象、和声音音三部份份。请您您猜猜看看那项是是演示文文稿成功功的关键键呢?想想想我们们每次为为了演示示文稿搜搜索枯肠肠地找资资料写脚脚本,答答案当然然是内容容啰!错,我们们辛辛苦苦苦准备备的内容容只占77;演演示文稿稿成功最最主要的的关键是是能度/形象,占了558;其次是是声音,占355。回回想一下下所谓的的名嘴,那么这这层道理理也就不不说自明明了。小记:还还记得有有一次去去听一场场智能财财产权的的演讲,因为初初初接触触这个领领域,这这演讲者者的身份份背景都都不是很很清楚,只是觉觉
4、得题目目很有兴兴趣就wwalkk inn,结果果那位演演讲者真真是令我我惊讶,他是穿穿了西装装,可是是皮带有有一大截截在外头头晃,衬衬衫我不不知道他他是要扎扎进去还还是放出出来,要要是我这这样妈妈妈和所有有可以念念我的人人都会叫叫我把衣衣服扎好好,我开开始怀疑疑,我要要不要听听他的演演讲?理理智告诉诉我不可可以以貌貌取人,所以我我还是坐坐下来了了,没错错,他的的演讲正正和他的的穿著一一样的sslopppy,投影片片有做的的说不细细讲,讲讲的说没没有做投投影片。演示文稿稿是说服服的艺术术,要说说服观众众接受我我们的观观点,首首先要抓抓住观众众的注意意力,然然后帮助助观众清清楚地了了解我们们要传达
5、达的讯息息,引导导观众同同意我们们的观点点,最后后建立共共识。做为信息息时代的的演讲者者,可以以运用信信息科技技来帮助助我们建建构讯息息,優質質的內容容,難不不倒我們們,但是是真正能能夠說服服觀眾的的不是資資訊科技技,也只只是豐富富的內容容,而是是我們誠誠懇的態態度、專專業的形形象。所所以,下下回再有有簡報機機會時,讓我們們多花些些精神來來準備佔佔成功簡簡報933的態態度、形形象和聲聲音!态度 我能做好演示文稿我的内容很有价值我的观众很重要(顾客焦点)我要让观众很有收获形象情绪我很高兴来做演示文稿我要用热情感染我的观众衣着我很专业我很有精神男:西装(深色)兄衬衫(白)女:套装裙子包鞋(最好有点
6、高度,这样可以让自己时时保持抬头挺胸)声音运用声调技巧停顿感情目光接触节奏快慢加强三、成功功演示文文稿七步步骤(一)观观众如果能够够事先知知道观众众的基本本信息,那么在在设计演演示文稿稿讯息时时,就可可以将观观众的特特性融入入演示文文稿中。观众为为什么会会来听我我们演讲讲,想从从我们的的演讲中中得到什什么?我我们的演演示文稿稿内容能能不能符符合观众众的需求求?观众众的人数数有多少少?观众对主主题的熟熟悉程度度如何?所有人人都很熟熟悉,还还是只有有部分人人熟悉?观众的的背景、教育程程度、工工作性质质等同构构型有多多高?如如果我们们的观众众对我们们所要讲讲的主题题已经很很熟悉,我们还还讲众人人皆知
7、的的基本观观念,是是会让人人很厌烦烦的;反反之,如如果我们们的观众众对主题题一点也也不熟悉悉,而我我们一下下子就切切入核心心,让观观众一头头雾水,或者满满口听不不懂的专专有名词词、英文文简称,让观众众充满挫挫折,那那么观众众也不会会赞美我我们的。所以,根根据观众众分析来来准备演演示文稿稿内容,需要为为观众建建立背景景知识时时,请大大方地加加以解释释,再把把焦点拉拉回主题题,让所所有观众众都能同同步。所所以,也也不要在在中途塞塞给观众众太多的的参考资资料,这这样观众众会分心心,还跟跟不上进进度,请请把所以以补充资资料全部部放在最最后面,甚至另另外制作作附录,让观众众带回去去参考。(二)讯讯息演示
8、文稿稿最主要要的目的的是传达达讯息,所以的的内容都都应该辅辅助讯息息的传达达,与此此目标无无关的,都不应应该在演演示文稿稿中出现现。演示文稿稿设计的的原则是是KISSS (Keeep IIt SSimpple andd Sttupiid)。其实准准备演示示文稿内内容和写写文章是是一样的的,订好好题目后后,先列列出大纲纲,把重重要的观观念和关关键词的的关连性性架构出出来,接接下来再再加上创创意,以以数据、图表、动画等等视觉工工具来辅辅助说明明。文字的使使用善用PoowerrPoiint的的演示文文稿设计计模板,可以省省去我们们配色定定字型的的时间。切记演演示文稿稿是辅助助我们传传达讯息息,真正正
9、在传达达讯息,说服观观众的是是我们,所以不不要将投投影片设设计成小小抄或脚脚本,照照本宣科科。我们们可以从从行销的的角度来来看,如如果我们们只是照照念的话话,那么么同样的的内容,以后可可能就是是下面听听讲的人人来念,而不是是我们了了,所以以每场演演讲都应应该建立立我们的的无可取取代的优优势,传传达不是是演示文文稿投影影片就好好了,要要有我们们演讲才才成功。再从智智能财产产权的角角度来说说,如果果投影片片的内容容是满篇篇文字,信息就就完全揭揭露了,下次再再讲就缺缺少了新新颖性,就得追追求进步步性;君君不见著著名的演演讲者,一套投投影片走走天下,场场瀑瀑满,没没有人嫌嫌投影片片一样,因为诠诠释不同
10、同。所以制作作投影片片请掌握握Maggic Sevven原原则,每每张投影影片传达达5个概念念效果最最好,77个概念念人脑恰恰恰好可可以处厘厘,超过过9个概念念负担太太重了,请重新新组织。(7士259)字体大大小投影片的的字体要要大、行行数要少少,为什什么,请请看下图图便知分分晓: 记住:我我们是来来演讲,不是来来做视力力检查!字体大,行数自自然就少少,当然然就符合合Maggic Sevven原原则!我的建议议是:大标题至至少要用用44点以以上的字字,如果果会场很很大、很很深的话话,点数数最好再再提高。还有,千千万别忘忘了,投投影片的的大小标标题,请请尽量用用粗体,不要说说我在计计算机屏屏幕上
11、看看很清楚楚啊!我我们是要要投影出出来给观观众出来来给观众众看,而而不是请请观众一一个一个个来计算算机屏幕幕上看的的。另外,除除非是自自备nootebbookk,否则则请不要要选用细细明体和和标楷体体以外的的字型设设计,因因为会场场的计算算机可能能无法支支持,千千万不要要冒这个个险!标题的使使用标题是每每张投影影片的主主轴,请请简洁有有力地传传达每张张投影片片的重点点,最好好是以559个字来来说明,因为再再多字一一行就挤挤不进去去了,就就算挤得得进投影影片,也也挤不进进观众的的脑中,而后者者显然是是比较重重要的。因为标题题只能取取59个字,所以冗冗赘之字字就无须须出现,例如:的图图形(难到我我
12、们画得得让观众众看不出出来是图图吗?)百分分比分析析(由由表中不不就看出出来了。其实每张张投影片片就是大大小标题题的组合合,也就就是概念念的串连连,除非非是要引引述一段段文字,或是名名言,否否则是不不会出现现超过两两、三行行的文字字的,就就是是要要引用一一段文字字,或者者是名言言,也应应该帮观观众掌握握讯息,以不同同颜色或或是画线线标示重重点。勿用标点点符号既然投影影片就是是大小标标题的组组合,那那么就不不需要出出现标点点符号,尤其是是冒号和和句点,更是可可以直接接省略。投影片上上的讯息息都已经经分类串串连好了了,也都都以项目目符号、字型字字体等加加以分段段组织,所以大大部份的的标点符符号都是
13、是多余的的。至于括号号,也尽尽量少用用,特别别是在标标题上若若加上括括号就好好象在大大庭广众众咬耳朵朵一样,如果在在大标题题中真的的觉得有有加括号号的必要要,那就就把它放放到次层层标题中中,这样样可以让让我们的的标题简简洁有力力。缩写的使使用用英文缩缩写字可可以让演演示文稿稿内容更更精简,更专业业!那可不一一定,缩缩写的效效果只有有对非常常熟悉主主题的人人才有用用,所以以除非我我们非常常确定觏觏众的背背景,否否则还是是将全文文拼出较较佳。还好,演演示文稿稿不像看看书或文文章,我我们希望望带着观观众跟着着演示文文稿的进进度走,所以不不能期望望观众在在第二张张投影片片学会的的缩写就就能马上上应用到
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