工作分析(工作分析).ppt
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1、工作分析考前辅导工作分析考前辅导 南京大学政府管理学院 刘春苓2021/9/301题型及分值题型及分值n一、单选:25*1n二、多选:5*1(多选、少选、错选均不得分)(多选、少选、错选均不得分)n三、名词解释:5*4n四、简答:5*6n五、论述:2*102021/9/3021.1 系统工作分析的源起系统工作分析的源起n工作分析最初产生于美国的工业企业中,当时又被称为岗位研究,后来又被应用于政府文官管理中,被称为职位分类。系统的工作分析最早出现于19世纪末至20世纪初。作为一项管理工具,它是在美国“科学管理之父”FW泰勒的科学管理理论的基础上发展而来的。工作分析的系统研究始于二十世纪40-50
2、年代,七八十年代趋于成熟,并获得广泛应用。2021/9/3032.1 工作分析的概念工作分析的概念n一、工作分析的概念一、工作分析的概念n工作分析也叫职务分析,是指在组织中通过采用标准的程序和科学的方法,经过系统的岗位调查,收集有关工作职务的信息,包括职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等全面的信息,进行分析与整理,进而制定出岗位规范、工作说明书、岗位分类图等各种人力资源管理文件,为组织的人员甄选、员工培训与开发、薪酬设计、劳动关系、工作设计等一系列基础职能活动提供客观依据的系统过程。n二、工作分析的相关术语二、工作分析的相关术语n1、工作要素(Job Elements)
3、n工作要素是指工作活动中不能够再继续分解的最小动作单位,是形成职责的信息来源和分析基础,并不直接体现于岗位说明书中。2021/9/3042.1 工作分析的概念工作分析的概念n2、任务(Task)n任务是指一系列为了不同的目的所担负完成的不同的工作活动,即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。n3、职责(Responsibility)n职责是指由一个人负担的一项或多项相关联系的任务集合,常用任职者的行动加上行动目标加以表达。n4、权限(Authority)n权限是指为了保证职责的有效履行,任职者必须具备的,对某事项进行决策的范围和程度n5、职位(Position)n职位即岗位,是某一时间内某一主
4、体所担负的一项或数项相互联系的职责集合。2021/9/3052.1 工作分析的概念工作分析的概念n6、职务(Job)n职务指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。一个职务可以有一个职位,也可以有多个职位。n7、职业(Profession)n职业是指不同时间、不同组织中,工作要求相似或职责平行(相近、相当)的职位集合。n8、职位分类(Position Classification)n职位分类是指将所有的工作岗位,按其业务性质分为若干职组、职系(从横向上讲),然后按责任的大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等(从纵向上讲),对每一职位给予准确的定义和描述,制作成职位
5、说明书,以此作为对聘用人员管理的依据。2021/9/3062.1 工作分析的概念工作分析的概念n9、职系(Series)n职系又被称为工作族,由两个或两个以上的工作组成,是职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件不同,但工作性质充分相似的所有职位集合。如人事行政、社会行政等就属于不同的职系。n10、职组(Group)n职组是指若干工作性质相近的所有职系的集合,也叫职群。如人事行政与社会行政可并入普通行政组,而财税行政与保险行政可并入专业行政组。n11、职级(Class)n职级是同一职系中职责繁简、难易、轻重及任职条件充分相似的所有职位集合。将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格都很相似的职位划分
6、为同一职级,实行同样的管理和同样的报酬。n12、职等(Grade)n职等是指不同职系之间,职责的繁简、难易、轻重及任职条件要求充分相似的所有职位的集合。2021/9/3072.1 工作分析的目的工作分析的目的n工作分析的目的工作分析的目的n总的来说,工作分析的目的是为了收集人力资源管理人员所需要的总的来说,工作分析的目的是为了收集人力资源管理人员所需要的一切有关员工及工作状况的详细资料,为企业有关人力资源决策提一切有关员工及工作状况的详细资料,为企业有关人力资源决策提供依据。但是从具体的层面讲,工作分析又具有多方面不同的目的,供依据。但是从具体的层面讲,工作分析又具有多方面不同的目的,而工作分
7、析的目的不同,其分析的侧重点也不同,因此,明确工作而工作分析的目的不同,其分析的侧重点也不同,因此,明确工作分析的目的是开展工作分析工作的基础和前提。分析的目的是开展工作分析工作的基础和前提。n具体来具体来说说,工作分析有以下几个方面的目的(,工作分析有以下几个方面的目的(9个个):n1、促使工作的名称与含、促使工作的名称与含义义在整个在整个组织组织中表示特定、一致的意中表示特定、一致的意义义,实实现现工作用工作用语语的的标标准化。准化。n2、明确工作要求,以确定适当的指、明确工作要求,以确定适当的指导导与培与培训训内容。内容。n3、确定、确定员员工工录录用与上用与上岗岗的最低条件。的最低条件
8、。n4、为为确定确定组织组织的人力的人力资资源需求、制定人力源需求、制定人力资资源源计计划提供依据。划提供依据。2021/9/3082.1 工作分析的目的工作分析的目的n5、确定工作之、确定工作之间间的相互关系,以利于合理的晋的相互关系,以利于合理的晋升、升、调动调动与指派。与指派。n6、获获得有关工作与得有关工作与环环境的境的实际实际情况,利于情况,利于发现发现导导致致员员工不工不满满、工作效率下降的原因。、工作效率下降的原因。n7、为为制定考核程序及方法提供依据,以利于管制定考核程序及方法提供依据,以利于管理人理人员执员执行行监监督督职职能及能及员员工工进进行自我控制。行自我控制。n8、辨
9、明影响安全的主要因素,以及、辨明影响安全的主要因素,以及时时采取有效采取有效的措施,将危的措施,将危险险降至最低。降至最低。n9、为为改改进进工作方法工作方法积积累必要的累必要的资资料,料,为组织为组织的的变变革提供依据。革提供依据。2021/9/3092.1 工作分析的内容工作分析的内容n工作信息分析从管理的角度可以归纳为七个问题,即6W1H。n6W:n1、做什么(What),即从事的工作活动。n2、为什么做(Why),指任职者的工作目的。n3、谁来做(Who),是指对从事该项工作人员的必备要求。n4、何时做(When),指该项工作活动所进行的时间安排。n5、在哪里做(Where),表示工作
10、进行的环境。n6、为谁做(for Whom),工作中与其他岗位的关系及相互的影响。n1H:n即如何做(How),任职者如何进行工作以获得预期的工作结果。2021/9/30102.2工作分析的特征与原则工作分析的特征与原则n二、工作分析的原则二、工作分析的原则n为了提高工作分析研究的科学性、合理性,在企业中实施工作分析应注意遵循以下八条原则:n1 1、科学原则、科学原则 n这不仅要求工作分析者采用科学的工作分析方法,以高度的责任心投入到工作分析的工作中去,也要求企业在选择工作分析者时要考察其专业水平及责任心。还要动员各级员工以对企业负责的态度大力支持工作分析的实施,对他们进行有关工作分析内容方面
11、的必要培训,确保收集的信息是客观、真实、有效的。n2 2、系统原则、系统原则 n在对职位进行分析的过程中,不能仅仅从静态的角度分析某个职位的特征和任职资格,还应分析这个职位在组织中的位置,以及同其他职位的工作联系,这样才能从总体上把握这个职位的全部特征。n3 3、动态原则、动态原则 n工作分析工作决不是一劳永逸的事,而应是基础性、常规性的工作。工作分析的结果也不是一成不变的,要根据实际情况及时加以调整。n4 4、目的原则、目的原则n在工作分析中,要明确工作分析的目的。根据工作分析的目的,注意工作分析的侧重点不一样。2021/9/30112.2工作分析的特征与原则工作分析的特征与原则n5 5、参
12、与原则、参与原则n工作分析一般由人力资源部门组织实施,但不能把这项工作看成仅仅是人力资源部的事情。工作分析是一项基础性的管理工作,它需要各级管理人员以及员工的广泛参与。n6、经济原则、经济原则 n工作分析是一项非常费心费力费钱的工作,它涉及企业组织的各个方面。因此,应本着节约、经济的原则来选择工作分析方法就很重要。n7、岗位原则、岗位原则 n工作分析的出发点是从岗位出发分析其内容、性质、关系、环境以及任职资格等,即分析完成这个职位工作的从业人员需具备什么样的资格与条件,而不是分析在岗的人员如何。n8、应用原则、应用原则n工作分析一旦形成职务说明书后,管理者就应该把它应用于企业管理的各个方面,无
13、论是人员招聘、选拔、培训还是考核、激励都需要严格按工作说明书的要求来做。2021/9/30123.1 3.1 工作分析的基础性方法工作分析的基础性方法n工作分析的基础性方法主要是用于收集工作信息,主要包括工作分析的基础性方法主要是用于收集工作信息,主要包括访谈法、问卷调查法、资料分析法、观察法和工作日志法。访谈法、问卷调查法、资料分析法、观察法和工作日志法。n一、访谈法一、访谈法n访谈访谈法既适用于短法既适用于短时间时间可以把握的生理特征的分析,又适用可以把握的生理特征的分析,又适用于于长时间长时间才能把握的心理特征的分析。才能把握的心理特征的分析。访谈访谈法的形式,主要法的形式,主要有个有个
14、别访谈别访谈和集体和集体访谈访谈两种。在搜集工作分析信息的两种。在搜集工作分析信息的时时候,候,可以使用以下三种可以使用以下三种访谈访谈。n1、对对每个每个员员工工进进行个人行个人访谈访谈。n2、对对做同种工作的做同种工作的员员工群体工群体进进行的群体行的群体访谈访谈。n3、对对完全了解被分析工作的主管人完全了解被分析工作的主管人员进员进行的主管人行的主管人员访谈员访谈。2021/9/30133.1 3.1 工作分析的基础性方法工作分析的基础性方法n二、问卷调查法二、问卷调查法n问卷调查法是工作分析中广泛运用的方法之一,它是以问卷调查法是工作分析中广泛运用的方法之一,它是以书面的形式、通过工作
15、任职者或其他相关人员单方面信书面的形式、通过工作任职者或其他相关人员单方面信息传递来实现的工作信息收集方式。是除访谈法外国内息传递来实现的工作信息收集方式。是除访谈法外国内目前运用最广、效果最好的工作分析方法之一。目前运用最广、效果最好的工作分析方法之一。n(一)调查问卷的分类(一)调查问卷的分类n(1)结构化问卷)结构化问卷n结构化问卷是在一定的假设前提下,多采用封闭式调查结构化问卷是在一定的假设前提下,多采用封闭式调查表收集信息。表收集信息。n(2)非结构化问卷)非结构化问卷n非结构化问卷中的问题多是开放式的,可以全面地、完非结构化问卷中的问题多是开放式的,可以全面地、完整地收集信息,能够
16、对不同的组织进行个性化设计,因整地收集信息,能够对不同的组织进行个性化设计,因此具有适应性强和灵活高效的优势。此具有适应性强和灵活高效的优势。2021/9/30143.1 3.1 工作分析的基础性方法工作分析的基础性方法n(二)问卷调查法的优缺点(二)问卷调查法的优缺点n1 1、问卷调查法的优点、问卷调查法的优点n(1)利用)利用问问卷卷调查调查表采集信息,采集的信息准确、全面。表采集信息,采集的信息准确、全面。n(2)信息采集快速、)信息采集快速、简简便、便、经济经济。n(3)员员工比工比较较容易接受。容易接受。n(4)它弥)它弥补补了工作分析者水平不一的弱点。了工作分析者水平不一的弱点。n
17、(5)通)通过员过员工自己填写本工自己填写本岗岗位的工作分析位的工作分析调查调查表,可表,可对对本本岗岗位工作位工作的的职责职责、工作、工作权权限、工作流程、任限、工作流程、任职资职资格等格等进进行一次梳理,行一次梳理,进进一步一步增增强强对对本本岗岗位工作的位工作的认识认识和和责责任感。任感。n(6)问问卷卷调查调查法的信度和效度比法的信度和效度比较较高。高。2021/9/30153.1 3.1 工作分析的基础性方法工作分析的基础性方法n2、问卷调查法的缺点、问卷调查法的缺点n(1)问卷设计质量不高时,会严重影响分析的结果。)问卷设计质量不高时,会严重影响分析的结果。n(2)员工缺乏表达能力
18、的情况下,这种方法也不理想。)员工缺乏表达能力的情况下,这种方法也不理想。n(3)某些员工出于种种原因在填写问卷时可能会夸大其)某些员工出于种种原因在填写问卷时可能会夸大其词,这时所得到的答案不能真实地反映实际情况。词,这时所得到的答案不能真实地反映实际情况。n(4)员工对工作分析技术不太清楚,在填写问卷调查表)员工对工作分析技术不太清楚,在填写问卷调查表时不知如何填写,往往需要多次反复填写与修订才能达时不知如何填写,往往需要多次反复填写与修订才能达到要求。到要求。2021/9/30163.1 3.1 工作分析的基础性方法工作分析的基础性方法n三、资料分析法三、资料分析法n通过对现有资料的收集
19、,借助资料分析通过对现有资料的收集,借助资料分析的工具,直接提炼有用的工作分析信息的工具,直接提炼有用的工作分析信息的一种方法。的一种方法。2021/9/30173.1 3.1 工作分析的基础性方法工作分析的基础性方法n四、观察法四、观察法n所谓观察法,又名观察分析法,一般是由有经验所谓观察法,又名观察分析法,一般是由有经验的人,通过直接观察的方法,记录某一时期内工的人,通过直接观察的方法,记录某一时期内工作的内容、形式和方法,并在此基础上分析有关作的内容、形式和方法,并在此基础上分析有关的工作因素,达到分析目的的一种活动。的工作因素,达到分析目的的一种活动。2021/9/30183.1 3.
20、1 工作分析的基础性方法工作分析的基础性方法n观察法优缺点n1、观察法的优点、观察法的优点n根据工作者自己根据工作者自己陈陈述的内容,再直接至工作述的内容,再直接至工作现场现场深入了解状况,可深入了解状况,可以了解到广泛的信息,取得的信息比以了解到广泛的信息,取得的信息比较较客客观观和准确。和准确。n2、观察法的缺点、观察法的缺点n(1)干)干扰扰工作正常行工作正常行为为或工作者的心智活或工作者的心智活动动。n(2)无法感受或)无法感受或观观察到特殊事故,如果工作本察到特殊事故,如果工作本质质上偏重心理活上偏重心理活动动,则观则观察的成效有限。察的成效有限。n(3)要求)要求观观察者有足察者有
21、足够实际够实际操作操作经验经验。n(4)不能得到有关任)不能得到有关任职职者者资资格要求的信息。格要求的信息。n(5)不适用于工作循)不适用于工作循环环周期周期长长、脑脑力力劳动劳动等工作。等工作。2021/9/30193.1 3.1 工作分析的基础性方法工作分析的基础性方法n五、工作日志法五、工作日志法n工作日志法是为了了解员工实际工作的内容、责任、权利、人际关系及工工作日志法是为了了解员工实际工作的内容、责任、权利、人际关系及工作负荷,而要求每个员工都要将自己所从事的每一项活动按照时间顺序以作负荷,而要求每个员工都要将自己所从事的每一项活动按照时间顺序以日志的形式进行记录,以实现工作分析目
22、的一种工作分析法。日志的形式进行记录,以实现工作分析目的一种工作分析法。n(一)工作日志法的优缺点(一)工作日志法的优缺点n1、工作日志法的优点、工作日志法的优点n(1)信息可靠性很高,适于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳)信息可靠性很高,适于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息。动强度等方面的信息。n(2)所需费用较少,对分析高水平与复杂的工作,显得比较经济、有效。)所需费用较少,对分析高水平与复杂的工作,显得比较经济、有效。n(3)适用于管理或其他随意性较大、内容较复杂的岗位分析。)适用于管理或其他随意性较大、内容较复杂的岗位分析。2021/9/30203.1
23、 3.1 工作分析的基础性方法工作分析的基础性方法n2、工作日志法的缺点、工作日志法的缺点n(1)将注意力集中于活动过程,而不是结果,且容易干扰员工工作。)将注意力集中于活动过程,而不是结果,且容易干扰员工工作。n(2)使用这种方法必须做到,从事这一工作的人对此项工作的情况)使用这种方法必须做到,从事这一工作的人对此项工作的情况与要求最清楚。与要求最清楚。n(3)使用范)使用范围较围较小,只适用于工作循小,只适用于工作循环环周期周期较较短,工作状短,工作状态稳态稳定、定、无大起伏的无大起伏的职职位。位。n(4)整理信息的工作量大,)整理信息的工作量大,归纳归纳工作繁工作繁琐琐。n(5)员员工可
24、能会夸工可能会夸张张或或隐隐藏某些活藏某些活动动,填写者因不,填写者因不认认真可能会漏填真可能会漏填某些内容,可能某些内容,可能带带有主有主观观色彩,从而影响工作分析的色彩,从而影响工作分析的结结果。另外在果。另外在一定程度上填写日志会影响正常工作。一定程度上填写日志会影响正常工作。2021/9/30213.2 3.2 工作分析的系统性方法工作分析的系统性方法n工作分析的系统性方法工作分析的系统性方法是指工作分析从实施、问卷量表的使用、结果表达与运用等方面都体现出高度的结构化特征,通过量化的方式刻画工作性质、工作特征的工作分析方法。n工作分析的系统性方法主要包括:n(1)职位分析问卷法 n19
25、72年美国普渡大学教授麦考密克(E.J.McCormick)詹纳雷特和米查姆等人用了10年时间研制开发。n(2)管理职位描述问卷法n(3)职能工作分析法2021/9/30224.1 环境分析环境分析n正式与非正式正式与非正式组织组织n正式正式组织组织是指人是指人们们按照一定的按照一定的规则规则,为为完成某一完成某一共同的目共同的目标标,正式,正式组织组织起来的人群集合体。起来的人群集合体。n非正式组织是正式组织的对称。这一概念最早由非正式组织是正式组织的对称。这一概念最早由美国管理学家梅奥在美国管理学家梅奥在“霍桑实验霍桑实验”中提出的。是人中提出的。是人们在共同的工作过程中自然形成的以感情、
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