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1、 会 计 软 件 应 用 第六课第六课山东经济学院会计学院山东经济学院会计学院 李香梅李香梅第四章 UFO报表管理bb 4.1 系统概述bb 4.2 报表管理bb4.3现金流量表的编制实验五实验五实验六实验六4.1 系统概述bbUFOUFO报表管理系统是报表事务处理的工具,它与用友报表管理系统是报表事务处理的工具,它与用友账务等各系统有完善的接口,具有方便的自定义报表账务等各系统有完善的接口,具有方便的自定义报表功能、数据处理功能,并内置多个行业的常用会计报功能、数据处理功能,并内置多个行业的常用会计报表。表。4.1.1 4.1.1 会计报表简介会计报表简介 4.1.2 UFO4.1.2 UF
2、O报表管理功能概述报表管理功能概述 4.1.3 UFO4.1.3 UFO报表管理系统与其他系统的主要关系报表管理系统与其他系统的主要关系 4.1.4 4.1.4 会计报表的数据处理流程会计报表的数据处理流程 4.1.5 UFO4.1.5 UFO报表管理系统的基本工作过程报表管理系统的基本工作过程 4.1.6 UFO4.1.6 UFO报表管理系统的业务处理流程报表管理系统的业务处理流程 4.1.7 UFO4.1.7 UFO报表管理系统的基本概念报表管理系统的基本概念4.1.1 会计报表简介会计报表的编制过程,就是对有关会计信息进行集中、整理和再加工的过程。会计报表以表格和数字及附带的文字说明来提
3、供会计资料。会计报表按不同的标准有不同的分类,分类标准分别为:按报送的对象、按照编制的日期、按报表的编制单位、按报表的结构。资产负债表、损益表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的最基本的报表。会计报表的分类bb按报表反映的内容、性质,可分为财务状况报按报表反映的内容、性质,可分为财务状况报表、经营成果报表和成本费用报表。表、经营成果报表和成本费用报表。bb按服务对象,可分为内部报表和外部报表。按服务对象,可分为内部报表和外部报表。bb按编制单位,可分为单位报表、汇总报表和合按编制单位,可分为单位报表、汇总报表和合并报表。并报表。bb按编制时期,可分为定期报表和不定期报表。按编制时期,可分为定
4、期报表和不定期报表。bb按计量用的货币,可分为记账本位币报表和外按计量用的货币,可分为记账本位币报表和外币报表。币报表。bb按结构的复杂程度,可分为简单报表和服和报按结构的复杂程度,可分为简单报表和服和报表。表。4.1.1 会计报表简介4.1.1 会计报表简介会计报表项目的数据来源会计报表项目的数据来源(1 1)根据总账有关账户的期末余额直接填列。)根据总账有关账户的期末余额直接填列。“应付福利费应付福利费”(2 2)根据总账科目余额计算填列。)根据总账科目余额计算填列。“货币资金货币资金”(3 3)根据明细科目余额计算填列。)根据明细科目余额计算填列。“应收账款应收账款”(4 4)根据总账科
5、目和明细科目余额计算填列。)根据总账科目和明细科目余额计算填列。“长期借款长期借款”(5 5)根据科目余额减去其备抵科目后的净额填列。)根据科目余额减去其备抵科目后的净额填列。“无形资产无形资产”(6 6)根据本表其他项目计算填列。)根据本表其他项目计算填列。“流动资产合计流动资产合计”(7 7)可根据上一期的资产负债表填列。)可根据上一期的资产负债表填列。(8 8)可根据其他报表填列。)可根据其他报表填列。“未分配利润未分配利润”4.1.1 会计报表简介4.1.2 UFO报表功能概述 报表管理系统具有:文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印功能和二次开发功能。4.1.3 U
6、F0与其他系统的主要关系 UFO报表系统主要是从其他系统中提取编制报表所需的数据。总账、工资、固定资产、应收、应付、财务分析、采购、库存、存货核算和销售子系统均可向报表子系统传递数据,以生成财务部门所需的各种会计报表。4.1.3 UF0与其他系统的主要关系4.1.4 会计报表的数据处理流程手工处理流程 在手工会计信息系统中,书面记载的会计账簿数据是会计报表的依据。会计账簿中的余额和发生额是会计报表的直接数据来源。手工会计报表系统数据处理流程会计凭证登记总账明细账日记账会计账簿编制编制编制现金流量表资产负债表利润表辅助管理报表4.1.4 会计报表的数据处理流程计算机数据处理流程以手工方式或计算机
7、方式编制的会计报表,其数据的基本来源是一致的,对规定编制的会计报表的格式与内容的要求也相同。通用会计报表软件,数据来源通常采用用户自定义方式,给用户提供了重新制表的余地,减少了软件维护的工作量,但增加了人为因素,因此必须加强内部控制和严格审计。计算机会计报表系统的数据处理流程图4.1.5 UFO报表的基本工作过程 报表管理的工作过程基本可以分为报表的格式和公式设置,报表的数据处理,报表输出。4.1.6 UFO报表的业务处理流程定义报表格式定义报表单元公式定义报表审核公式调整报表模板调用报表模板输出报表审核报表生成报表生成图表报表初始化报表日常处理自定义报表利用报表模板会计报表软件简介bb专用报
8、表软件专用报表软件bb通用报表软件通用报表软件bb电子表软件电子表软件 一般的通用报表软件目前都采用了将会计软件一般的通用报表软件目前都采用了将会计软件与与ExcelExcel捆绑的方法,通过在会计软件中提供公捆绑的方法,通过在会计软件中提供公开的数据接口或取数公式,使用户可以方便的开的数据接口或取数公式,使用户可以方便的从从Excel Excel 中通过数据接口或使用取数公式从账务中通过数据接口或使用取数公式从账务系统中调用会计数据。系统中调用会计数据。会计报表的特点和目标bb手工输入数据量小。bb不设置报表数据的直接修改功能。bb输出信息规范性强。bb通用性更强、适应面更广。bb图表并用进
9、行报表分析。4.1.7 UFO报表系统的基本概念报表基本结构分析 报表可以分成简单表和复合表两类,复合表可以由简单表嵌套而成,也可由多个简单表拼合而成,因此复合表在处理上不如简单表那样方便 简单表和复合表的结构都由两大部分组成:基本固定的表格式 随会计期间不同而不同的表中的数据部分简单表复合表4.1.7 UFO报表系统的基本概念报表的格式 标题、表头、表体和表尾是组成报表的基本要素,不同报表的区别实际上是报表中各要素的内容不同。报表管理系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置标题、表头、表体和表尾的功能,用户只要运行这些功能,就能得到满足需要的报表。4.1.7 UFO报表系统的基本概念简单表的
10、格式一般由四个基本要素组成:标题、表头、表体和表尾。4.1.7 UFO报表系统的基本概念其他基本概念 格式状态和数据状态 单元 区域和组合单元 表页 二维表和三维表 固定区和可变区 关键字概念单元格单元格单元格 c5c5n报表中由表行和表列确定的方格称为单元。n单元属性包括:单元类型、对齐方式、字体颜色等。n单元类型有数值型、字符型和表样型。概念区域区域区域 c5:e9c5:e9n区域也叫块,由一组相邻的单元组成的矩形块。n组合单元由同行(或同列)相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。概念表页当前报表处于当前报表处于“格式格式”状态状态当前报表处于当前报表处于“数据数据”状态状态表页表页概念关
11、键字时间用关键字来表示时间用关键字来表示关键字一般包括:单位名称、单位编号、年、季、月、日等,也可以自行定义关键字。4.2 报表管理bb4.2.1 4.2.1 报表定义及报表模板报表定义及报表模板 报表格式定义报表格式定义 报表公式定义报表公式定义 报表模板报表模板bb4.2.2 4.2.2 报表数据处理报表数据处理bb4.2.3 4.2.3 表页管理及报表输出表页管理及报表输出bb4.2.4 4.2.4 图表功能图表功能报表格式定义bb报表的格式设计在格式状态下进行,格式对整个报表报表的格式设计在格式状态下进行,格式对整个报表有效。包括以下操作:有效。包括以下操作:设置表尺寸设置表尺寸 定义
12、组合单元定义组合单元 画表格线画表格线 输入报表中的项目输入报表中的项目 定义行高和列宽定义行高和列宽 设置单元风格设置单元风格 设置单元属性设置单元属性 确定关键字在表页上的位置确定关键字在表页上的位置报表公式定义计算公式 计算公式为报表数据单元进行赋值,一般由目标单元、函数和运算符序列组成。报表数据一般是来源于总账系统或报表系统本身,取自于报表的数据又可分为从本表取数和从其他报表的表页取数:A.账务取数公式 函数名(“科目编码”,会计期间,“方向”,账套号,会计年度,编码1,编码2)账务取数可直接在此录入公式可直接在此录入公式也可点此进行参照也可点此进行参照报表公式定义计算公式账务函数报表
13、公式定义计算公式账务函数报表公式定义计算公式账务函数报表公式定义计算公式账务函数报表公式定义计算公式账务函数报表公式定义计算公式账务函数账务完报表公式定义计算公式自本表页取数的函数 B.本表页内部统计公式 报表公式定义计算公式自本表页取数的函数单元格和常数之间可进行加、减、单元格和常数之间可进行加、减、乘、除的运算乘、除的运算如:如:f4=(d4-e4)/e4*100求和公式求和公式如:如:d15=d5+d6+d7+d13+d14可写为:可写为:d15=ptotal(d5:d14)*注:求和公式只适用于单行或单列的求和注:求和公式只适用于单行或单列的求和报表公式定义计算公式本表它页取数的函数
14、C.自本表其他表页取数的函数 d4=c4+上月的上月的d4报表公式定义计算公式自它表取数的函数 D.自其他报表取数的函数 取自取自syb2000的的d4报表公式定义审核公式 审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系。由验证关系公式和提示信息组成。审核公式格式:MESS“说明信息”审核公式与计算公式设置类似,区别在于审核公式除计算公式允许使用的运算符外还可以使用“”等逻辑运算符。假设假设C43C43是资产负债表中资产总计期初数所在的单元格是资产负债表中资产总计期初数所在的单元格G43G43是负债及所有者权益期初数所在的单元格是负债及所有者权益期初数所在的单元格B43B43是资产负债表中资产总计期末数
15、所在的单元格是资产负债表中资产总计期末数所在的单元格H43H43是负债及所有者权益期末数所在的单元格是负债及所有者权益期末数所在的单元格11代表表页代表表页1 1正常情况下应为:正常情况下应为:C431=G431 C431=G431 并且并且B431=H431B431=H431否则就表示资产与负债及所有者权益不等。否则就表示资产与负债及所有者权益不等。上面等式只要一个条件不满足,就显示信息(上面等式只要一个条件不满足,就显示信息(massagemassage)“资产与负债及所有者权益不等!资产与负债及所有者权益不等!”。报表公式定义舍位平衡公式 将以货币单位元为计量单位的报表通过进位计算变成以
16、千元、万元为单位的报表时,由于小数的原因,原报表的平衡可能被破坏,应进行调整,使得报表经舍位后仍能保持平衡关系。操作人员若在报表中定义舍位平衡公式,则系统将自动、快捷地进行计算,并生成舍位后的报表。定义舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范围、以及舍位位数,并且必须输入平衡公式。报表公式定义平衡公式是为重新建立平衡而定义的公式,该公式定义时应注意以下几点:(1)倒顺序写,首先写最终运算结果,然后一步一步向前推。(2)每个公式一行,各公式之间用“,”隔开,最后一条公式不用写“,”。(3)公式中只能使用“+”、“-”符号,不能使用其他运算符号及函数。4.2.2 报表数据处理bb报表数据处理主要包
17、括生成报表数据、审核报表数据报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等工作。数据处理必须在数据状态下和舍位平衡操作等工作。数据处理必须在数据状态下完成。完成。bb报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的,因此报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的,因此在数据处理时还涉及到表页的操作,如增加、删除、在数据处理时还涉及到表页的操作,如增加、删除、插入、追加表页等。插入、追加表页等。bb报表的数据包括报表单元的数值和字符以及游离于单报表的数据包括报表单元的数值和字符以及游离于单元之外的关键字。元之外的关键字。4.2.3 表页管理及报表输出bb报表的输出包括报表的屏幕输出和打印输
18、出,输出时报表的输出包括报表的屏幕输出和打印输出,输出时可以针对报表格式输出,也可以针对某一特定表页输可以针对报表格式输出,也可以针对某一特定表页输出。输出报表格式需在格式状态下操作,而输出表页出。输出报表格式需在格式状态下操作,而输出表页时需在数据状态下操作,输出表页时,格式和报表数时需在数据状态下操作,输出表页时,格式和报表数据一起输出。据一起输出。bb输出表页数据时会涉及到表页的相关操作,例如:表输出表页数据时会涉及到表页的相关操作,例如:表页排序、查找、透视等。屏幕输出时还可以对报表的页排序、查找、透视等。屏幕输出时还可以对报表的显示风格、显示比例加以设置。打印报表之前可以在显示风格、
19、显示比例加以设置。打印报表之前可以在预览窗口中预览,打印时还可以进行页面设置和打印预览窗口中预览,打印时还可以进行页面设置和打印设置等操作。设置等操作。4.2.4 图表功能bb报表数据生成之后,为了对报表数据进行直观的分析报表数据生成之后,为了对报表数据进行直观的分析和了解,方便对数据的对比、趋势和结构分析,可以和了解,方便对数据的对比、趋势和结构分析,可以利用图形对数据进行直观显示。利用图形对数据进行直观显示。UFOUFO图表格式提供了图表格式提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图直方图、圆饼图、折线图、面积图4 4大类型共大类型共1010种格种格式的图表。式的图表。bb图表是利用报表文件中的
20、数据生成的,图表与报表数图表是利用报表文件中的数据生成的,图表与报表数据存在着密切的联系。报表数据发生变化时,图表也据存在着密切的联系。报表数据发生变化时,图表也随之变化;报表数据删除后,图表也随之消失。随之变化;报表数据删除后,图表也随之消失。实验五 实验目的 实验内容 实验准备 实验要求 实验资料 操作指导1.掌握报表编制的原理和流程。2.掌握报表管理的各项功能操作。3.掌握如何利用报表模板生成报表。1.引入自己做的“实验四”的内容。2.若“实验四”的内容未保存则引入光盘中“实验账套”|“实验四”文件夹下的账套数据。1.自定义一张报表。2.利用报表模板生成一张报表。教材P66操作指导bb1
21、.1.启动启动UFOUFO报表管理报表管理系统系统bb2.2.账套初始账套初始bb3.3.自定义一张货币资自定义一张货币资金表金表bb4.4.调用报表模板生成调用报表模板生成资产负债表资产负债表报表定义报表数据处理表页管理及报表输出图表功能调用资产负债表模板调整报表模板生成资产负债表数据启动UFO报表管理系统1 12 2账套初始1 12 23 3自定义报表报表定义格式定义设置报表尺寸1 12 23 31 12 23 3自定义报表报表定义格式定义定义组合单元1 12 23 34 4自定义报表报表定义格式定义画表格线1 12 23 3自定义报表报表定义格式定义输入报表项目1 12 23 34 45
22、 56 67 78 8自定义报表报表定义格式定义定义报表行高和列宽1 1 2 23 34 45 56 67 7自定义报表报表定义格式定义设置单元风格1 12 23 34 4自定义报表报表定义格式定义定义单元属性1 12 23 34 4自定义报表报表定义格式定义设置关键字1 12 23 3自定义报表报表定义格式定义调整关键字位置报表格式始mainsize_menu确定报表的大小确定报表的大小Size_end现在报表大小就是自己定现在报表大小就是自己定义的结果了(义的结果了(2323行行6 6列)列)组合表头选中需要组合的区域选中需要组合的区域现在第一行就被组现在第一行就被组合成了一个单元格合成了
23、一个单元格三种组合同一个区域用同一个区域用不同方式组合不同方式组合后的效果:后的效果:原原区域区域行高选择要调整的行选择要调整的行表头表头属性1表头属性2画线1先选中需要先选中需要画线的区域画线的区域画线2设置年首先选中关键首先选中关键字所在的位置字所在的位置设置年完设置月偏移取消此关键字此关键字要取消要取消取消完选中要取消选中要取消的关键字的关键字自定义报表报表定义公式定义定义单元公式(直接输入)1 12 23 34 41 12 23 34 45 56 67 78 89 910101111自定义报表报表定义公式定义定义单元公式(引导输入)1 12 23 3自定义报表报表定义公式定义定义审核公
24、式1 12 23 3自定义报表报表定义公式定义定义舍位平衡公式1 12 23 3自定义报表报表定义公式定义保存报表格式自定义报表报表数据处理打开报表1 12 23 31 12 23 3自定义报表报表数据处理增加表页1 12 23 34 4自定义报表报表数据处理输入关键字值1 12 2自定义报表报表数据处理生成报表1 1自定义报表报表数据处理报表舍位操作自定义报表表页管理及报表输出表页管理表页排序1 12 23 31 12 23 3自定义报表表页管理及报表输出表页管理表页查找1 12 23 3自定义报表图表功能追加图表显示区域自定义报表图表功能插入图表对象1 12 23 34 41 12 23
25、3自定义报表图表功能编辑图表对象编辑图表主标题1 12 23 3自定义报表图表功能编辑图表对象编辑图表主标题字样调用报表模板生成资产负债表调用资产负债表模板1 12 23 34 4 单击“数据/格式”按钮,将“资产负债表”处于格式状态。根据本单位的实际情况,调整报表格式,查看并修改报表公式。保存调整后的报表模板。调用报表模板生成资产负债表调整报表模板1 12 23 34 4调用报表模板生成资产负债表生成资产负债表生成报表数据生成报表数据1 1、打开报表、打开报表2 2、新增表页、新增表页3 3、选中新增的空白表页、选中新增的空白表页4 4、录入关键字、录入关键字5 5、执行取数公式、执行取数公式6 6、保存报表、保存报表单元公式单元公式批命令公式批命令公式步骤:步骤:打开报表打开报表1 1打开一张已有的报表打开一张已有的报表选择报表选择报表所在目录所在目录打开报表打开报表2 2选择所需的报表选择所需的报表打开了以前的报表打开了以前的报表增加报表增加报表已多了一张表页已多了一张表页选中选中录关键字录关键字单元公式法单元公式法自动计算得自动计算得出本月数据出本月数据保存保存保存报表保存报表Thanks your Thanks your attentionattention!
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